Последовательность выполнения функций управления

1.Последовательность выполнения функций управления

Под функциями управления понимаются особые виды специализированных управленческих действий, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда.

Функция управления – это направление или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый  специальными приемами и способами.

Функции управления характеризуют  ту или иную активность взаимодействия субъекта и объекта управления (управляющей  и управляемой систем). Для эффективного, целостного управления они должны образовать единый комплекс, характеризующий всю  полноту, весь спектр взаимодействия субъекта и объекта управления.

Функции управления занимают одно из центральных мест в управленческой деятельности. Они, по существу, такие  же древние, как само общество. В  течение всей истории переходят  от интуитивного, полусознательного  обеспечения условий жизнедеятельности  общества к научно обоснованному  управлению. 
Среди общих функций в научной литературе Роберт М. Фалмер называет планирование, организацию, выполнение, контроль; К. Киллен выделяет планирование, организацию, руководство, мотивацию, контроль; Г. Кунц, С. Доннел – планирование, организацию, комплектование штатов, руководство и лидерство.

В отечественной теории и  практике принято рассматривать  такие функции: планирование, прогнозирование, организация, регулирование, координирование, стимулирование, контроль.

Функция планирования

Планирование является активным управленческим процессом воздействия  на систему, посредством которого детерминируются  темпы, последовательность и формы  развития объекта или процесса для  достижения намеченной цели. 
Планирование – это обоснование и выбор целей функционирования и развития процесса (системы, организации, предприятия) и средств их достижения.

Особенность механизма планирования состоит в том, что здесь должна быть конкретно представлена диалектическая связь плановой работы с конечной целью.

Реализация логической схемы  процесса управленческой деятельности – потребность – задача – функция – решение (цель) –осуществляется посредством планирования. Планирование присутствует на всех уровнях иерархии управления. Сущность и технология планирования едина для всех объектов управления: области, района, города, предприятия. Планирование работы на локальном уровне повторяет в миниатюре всю технологию планирования работ, например, на  государственном уровне.

Планирование состоит  из процесса подготовки, обоснования и принятия решения. План показывает не только то, чего нужно достигнуть в конечном счете, но и как это сделать, каковы основные показатели плана и как должно развертываться его выполнение во времени и пространстве. План всегда должен иметь вид конкретного документа. Исходя из временных параметров и решаемых задач, различаются следующие виды планирования:

1. План-прогноз – 15-20 и более лет (долгосрочное прогнозирование). В задачи плана-прогноза входит прогнозирование будущего состояния социально-экономических процессов, определение вероятности наступления тех или иных положительных и негативных ситуаций. План-прогноз может быть представлен в виде дерева целей.
2. План-модель – 5-7 лет (среднесрочное прогнозирование). Моделирование – научное описание ситуаций и будущего состояния социально-экономических процессов, средств и методов их достижения. План-модель предполагает проведение точных расчетов и предоставления путей и способов реализации плана.
3. План-программа – 1 год, квартал (краткосрочное планирование). План-программа дает конкретное обоснование реализации решений по прогнозам и моделям на годы, кварталы в конкретных отраслях и сферах деятельности. План-программа – это выполнение определенных задач с помощью проверенных на практике средств и методов.

Функция прогнозирования.

Прогнозирование – это определение вероятностных целей функционирования и развития систем и вероятностных путей их достижения.

Приступая к прогнозированию, необходимо придерживаться следующих  общих требований:

1. Будущее следует рассматривать под углом зрения разрешения проблем настоящего, а не как его продолжение, и желательные цели нельзя смешивать со средствами, позволяющими их осуществить, а следует подчинить их конечному результату.
2. Следует попытаться переосмыслить долгосрочные всеобщие цели, не нарушая равновесия во всей системе. Т.е. внутри данной системы свода, права, изобилие, образование и т.д. должны носить всеобщий характер, а не относиться к части этой системы.
3. На нынешнем историческом этапе будущее человека должно мыслиться в рамках более общей, а не ограниченной системы. Например, предпочтительнее рассматривать систему как единое целое в первую очередь для группы стран, чем для страны, для мира в целом, чем для любой его части и т.д.
4. Спектр альтернатив, рассматриваемых с точки зрения будущего, должен быть настолько большим, а его элементы – настолько многочисленными и различными по своей ценности, насколько допускает современная техника обработки информации.   

Следует подчеркнуть, что  роль прогнозных разработок в планировании и проектировании, особенно в социальном планировании, недооценивается. В лучшем случае органы власти и управления рассматривают прогнозирование  как вспомогательную операцию.

Роль же прогнозирования  в планировании вытекает из концепции, в которой прогноз и план выступают  как равноценные и необходимые  стороны единого процесса  управления. Сущность концепции «прогноз – план» заключается в регламентации какого-либо процесса, с одной стороны, и периодической корректировке этих планов на основе прогнозной информации, с другой стороны (рис.1).

Рис. 1 Кривые прогнозов развития системы:

Yopt- оптимистический прогноз;

Ypess-пессимистический прогноз;

Ymed- среднее значение между Yopt  и Ypess;

t- период прогнозирования

to и t пл – базовый и плановый  периоды прогнозирования

Задача прогнозирования  заключается не в том, чтобы прогнозировать все подряд, а в том, чтобы выделить в системе планирования области  и показатели, где прогнозная информация абсолютно необходима.

В теории и практике регионального прогнозирования  различают два вида прогнозирования- поисковое и нормативное.

Поисковое прогнозирование выявляет, какова будет траектория развития системы социального прогнозирования при условии сохранения действующих тенденций и закономерностей развития без активного в них вмешательства; какой прогноз дает возможность увидеть динамику системы, определить ее вероятные состояния в будущем.

Нормативное прогнозирование направлено на исследование последствий вмешательства  в социальную среду, последствий активной социальной политики по достижению социальных целей.

Следует иметь в виду, что, ограничившись только поисковым  прогнозированием, можно преувеличить роль тенденций и принизить возможности  управления и регуляции социальными  процессами. С другой стороны, обращаясь  только к нормативному прогнозированию, можно оторваться от реальных тенденций  и закономерностей развития. Все  это снижает надежность прогноза.

Таким образом, целесообразно  применять и сочетать одновременно эти два вида прогнозирования. Соотношение  поискового и нормативного прогноза определяется спецификой прогнозируемого объекта и продолжительностью прогнозного периода. Если, например, прогнозируются общие характеристики социального планирования на небольшой период, то здесь доминирует поисковый прогноз. Если же прогнозу подлежит конкретный объект в его длительном развитии, то здесь усиливается нормативный момент прогнозирования, учитывающий активность и вмешательство управляющих систем. Сопоставляя результаты поискового прогнозирования с нормативным, можно получить информацию о диапазоне и степени необходимой регуляции социальных процессов, о возможностях и пределах управляемости объекта.

Организационная функция

Организация - это такая деятельность (функция), которая призвана обеспечить условия выполнения плана (задачи).

Цель  функции организации – сформировать управляющие и управляемые системы, а также связи и отношения между ними. 
В содержание функции организации входят следующие виды управленческих работ: образование подразделений, определение организационной структуры органов управления (формирование управленческих подразделений), обеспечение взаимодействия структурных элементов (отделов, служб и т.д.). 
Результатом выполнения функции организации является:

• создание органов управления на основе объективных функций управления;
• построение структуры аппарата управления;
• формирование управленческих подразделений;
• выработка положений об органах управления;
• установление взаимосвязи между управленческими подразделениями;
• расстановка управленческих кадров.

Организация создает кооперацию людей и машин, при которой  совместная деятельность должна протекать  с наивысшим эффектом при минимальных  затратах. Организация как процесс  означает переход от неорганизованной системы к организованной. 

Исключительность функции  организации требует создания в  рамках учреждений постоянно действующего органа управления, призванного заниматься исследованием организационных  проблем, обнаруживать симптомы неуправляемости, производственные потери и осуществлять рационализацию управления. 

Функция регулирования

Регулирование – это деятельность, посредством которой достигается необходимое состояние упорядоченности и устойчивости системы производства в случае отклонения от плановых заданий. 

Регулирование проявляется  в следующих формах:

• выравнивание отклонений действительно полученного результата от заданного (нормы);
• выравнивание в виде компенсаций;
• устранение возмущающих воздействий при использовании внутренних резервов, когда влияние внешней среды уже не может вызвать отклонение от нормы.

Регулирование охватывает, главным образом, текущие мероприятия  по устранению всякого рода отклонений от плановых заданий и графиков (рис. 1.1).

Этот традиционный вид  регулирования в управлении производством  получил название диспетчирования.

Рис. 1.1 ? Соотношение реальной (Y re) и плановой (Y пл) функций процесса:

Yre и Yпл- реальная и плановая функции процесса;

+ Y и -Y - верхний и нижний пределы допуска отклонений

Функции координирования.

Функция координирования обеспечивает согласованность  работ всех звеньев системы управления и специалистов.

Она выступает в форме  целесообразной соорганизованности их действий. 
Цель координирования – сделать слаженной работу всего коллектива (структурных подразделений организации и т.п.).

Основной предпосылкой хорошей  работы управленческого аппарата в  производстве является, прежде всего, организация сотрудничества между  отдельными руководителями и структурными подразделениями. Нередко бывает так, что один руководитель не информирован о мероприятиях другого и действует  совершенно обособленно, что приводит к нарушению сотрудничества. Такие  недостатки устраняются обычно путем  координации: проведением совещаний, установлением контактов между  руководителями и т.д.; важным моментом координации является согласование рабочих планов и графиков, внесение в них корректив, увязка между исполнителями. В результате координации согласуются действия не только руководителей внутри подразделения, но и руководителей подразделений.

Примером координации  в рамках предприятия является деятельность директора, который помимо прочих функций  управления координирует и направляет деятельность своих заместителей и  помощников, главных специалистов и  других руководителей. 
При координации допускается относительная свобода в действиях исполнителей.

Функция стимулирования

Стимулирование побуждает  элементы системы управления к исполнению своих функций. Посредством стимулирования осуществляется управление распределением материальных и духовных ценностей  в зависимости от количества и  качества затрачиваемого труда.

Функция стимулирования связана с использованием материальных и моральных стимулов, посредством которых направляется поведение людей, активизируются и  поощряются их действия.

Материальное стимулирование включает разработку системы экономических  рычагов как коллективной, так  и личной заинтересованности в результатах труда.

Моральное стимулирование связано  с механизмом воздействия на эмоции, чувства и сознание работников. Оно  предполагает такие формы, как словесное  поощрение, благодарность, вручение почетного  диплома и т.п.

Анализируя стимулирование как управленческую функцию, необходимо иметь в виду и обратное явление  стимулированию – создание не только положительных, но и отрицательных  стимулов. Последнее выражается в  форме определенных запретов, наказаний (лишение премии, выговор, понижение в должности и т.п.).

Организация системы стимулирования предполагает единство использования  стимулов. При этом стимулы морального характера должны подкрепляться  материальными стимулами, и, наоборот, материальное стимулирование должно сопровождаться моральным стимулированием.  
Одним из недостатков, нередко встречающихся в практике управления в вопросах стимулирования, является то, что необходимая информация поступает с запозданием, в результате чего решения принимаются несвоевременно, стимулирование перестает играть роль активного фактора в исполнении порученных обязанностей. В некоторых случаях руководители испытывают недостаток или избыток информации. Это затрудняет выработку объективного решения, в связи с чем значение стимула нивелируется.

Контрольная функция

Контроль  является важнейшей функцией управления, призванной постоянно давать информацию о действительном состоянии дела по выполнению решений.

Контроль основан на принципе организации обратной связи, которая  существует при любом взаимодействии субъекта и объекта в системе  управления и включает единство следующих  стадий:

• получение информации;
• критическая ее оценка;
• принятие решений.

Посредством контроля вскрываются  дополнительные резервы производства и вносятся необходимые коррективы в организацию производства и  разработку плана развития системы  производства. Контроль начинается с  получения информации о действительном состоянии управляемого объекта  и заканчивается принятием решений, которые преследуют соответствующую коррекцию в динамике системы для достижения запланированной цели. Без контроля процесс управления остается незавершенным.

Существуют следующие  виды контроля: постоянный, текущий, разовый, начальный, промежуточный, конечный.

В функции контроля должны гармонически сочетаться доверие к  людям и необходимость проверки их работы.

Следует помнить, что недостаток контроля снижает ответственность, излишний же контроль снижает инициативу, самостоятельность.

Материалы исследований показывают, что значительная часть рабочего времени руководителей затрачивается  на выполнение контрольных функций. Время, затрачиваемое на контроль линейными  руководителями, превышает время, заторачиваемое на выполнение всех остальных функций.

Система функций  органов государственной власти и управления

В связи с резким сокращением  сектора государственной собственности  и переходом к рыночным отношениям, местное самоуправление нашло свое отражение в функциях, методах  и формах государственного управления. 
Выявляются два аспекта проблем:

• функции государственного управления;
• функции его субъектов.

Происшедшие преобразования в обществе и государственном  управлении не обогатили представлений  о сущности и видах его функций  в главном, принципиальном. Появились  лишь новые элементы в их содержании и механизме реализации. Теперь они  проецируются с учетом наличия государственных  и негосударственных секторов и  различной степени влияния на них государства. 
В большей степени претерпевают изменения функции органов государственного управления. Сужены некоторые традиционные для советского периода функции (например, планирования, материально-технического снабжения и др.). Появились новые, обусловленные переходом к рыночной экономике (например, осуществление антимонопольных мероприятий, функции, связанные с появлением безработицы, разгосударствлением предприятий и учреждений в различных сферах и др.).

Среди функций на первый план выступают прогнозирование, координация, регулирование и контроль. Значение планирования как функции управления ослаблено и ограничивается как  бы в изолированном виде двумя  сферами: с одной стороны, центральной, с другой – локальной. Планирование  перестало быть ведущей формой и стержнем директивного и адресного централизованного управления.

Однако дискредитация  планирования при переходе к рыночным отношениям, отказ от него беспочвенны. Отказ от планирования вообще –  грубейшая ошибка. Планирование –  объективная необходимость нормальной организации государственной работы.

Государственное регулирование  – одна из функций государственного управления. Сейчас данная функция  является приоритетной не только в  управлении экономикой, но и социально-культурной сферой. 
Содержание и механизм осуществления этой функции включают:

• нормативное регулирование путем установления общих правил;
• его оперативную корректировку в соответствии с реальными задачами, которые надлежит решать управлению;
• контроль за исполнением правовых норм, регулирующих те или иные отношения;
• государственную защиту прав и интересов участников общественных отношений, урегулированных соответствующими правилами;
• координацию и общее направление их деятельности;
• содействие ее внешнему осуществлению;
• определение приоритетов в структурной политике;
• государственные контракты (договоры);
• регистрацию;
• лицензирование и др.

Традиционными инструментами  государственного регулирования являются налоги, стандарты, государственные  заказы, таможенные тарифы и пошлины. Они облекаются в те или иные правовые формы.

В современных условиях своеобразным выражением государственного регулирования  являются приватизация, применение процедур несостоятельности (банкротства) предприятий  и т.д.

Государственный контроль – функция, связанная не только с обеспечением дисциплины и законности, но и государственного регулирования.

Контроль, со свойственными  ему методами и в присущих ему  формах, способствует соблюдению режима деятельности субъектов управленческих отношений, коммерческих организаций  государственного и негосударственного типа.

В зависимости от субъектов, осуществляющих контроль, и характера  их полномочий можно выделить:

• контроль Президента Российской Федерации;
• контроль органов законодательной (представительной) власти;
• контроль органов исполнительной власти;
• контроль органов судебной власти.

Президентский контроль в  сфере управления осуществляется в  двух основных формах:

 
а) непосредственный контроль Президента Российской Федерации; 
б) президентский контроль через соответствующие президентские структуры. 
Контроль органов представительной власти осуществляется на уровне Российской Федерации, ее субъектов.

Контрольные полномочия Государственной  Думы проявляются в  том, что она дает согласие Президенту Российской Федерации на назначение Председателя Правительства Российской Федерации; решает вопрос о доверии Правительству Российской Федерации; назначает и освобождает от должности Председателя Центрального банка Российской Федерации.

Государственная Дума осуществляет контроль за деятельностью правительства Российской Федерации по разработке федерального бюджета, который оно представляет на рассмотрение Государственной Думой. 
Контроль органов исполнительной власти призван обеспечивать законность и дисциплину на порученных им участках работ по руководству хозяйственным, социально-культурным и административно-политическим строительством в системе подведомственных им органов, предприятий, учреждений и организаций.

2.Процедура принятия  управленческого решения

Управленческое решение  на предприятии представляет собой  творческий акт субъекта управления (индивидуального или группового лица), определяющий программу деятельности коллектива по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа  информации о ее состоянии.

В большинстве имеющихся  работ по управленческим решениям говорится, что момент выбора находится в  пределах комбинированного процесса принятия решений. Согласно этой точке зрения, управленческое решение проистекает  из ряда функций, которые взаимосвязаны  и все вместе образуют сам процесс  принятия решений. Графически данный процесс  представлен на рис. 2.1:

Рис.2.1 Процесс принятия УР.

Элементы процесса принятия решения являются функциями принятия решений.

• Постановка задач по управлению

Принятие решений начинается с постановки задач, и данный конкретный цикл заканчивается, когда выполнена  задача, которая послужила началом  данного цикла.

• Поиск вариантов

Такой поиск заключается  в «сканировании» внутренней и внешней  среды с целью получения необходимой  информации, затем использующейся для  выработки набора вариантных решений, которые, как представляется на данном этапе, могут привести к выполнению поставленной задачи или к достижению цели.

• Сравнительный анализ и оценка имеющихся вариантов

Производится сравнение  и оценка имеющихся вариантов  с использованием соответствующих  методов и критериев.

• Выбор

Менеджер, принимающий решение, выбирает подходящий образ действий из ряда вариантов, то есть он принимает  решение.

• Реализация принятого решения на практике

Решение переводится из плоскости  абстрактного умопостроения в плоскость профессиональной реальности.

• Последующий анализ и контроль

Необходимо убедиться  в том, что принятое решение действительно  приведет к исходу, удовлетворяющему тем задачам по управлению, которые  и привели к началу данного  процесса.

• Степень взаимосвязанности в процессе

Как показано на рис. 2.1, функции принятия решений очень тесно взаимосвязаны с процессом принятия управленческих решений. Эту взаимосвязь очень легко себе представить, поразмыслив над негативными последствиями, которые могут быть связаны с тем, что какой-либо функции не было уделено надлежащего внимания, или с тем, что был произвольно изменен порядок функций. В случае если выбранный вариант, после принятия на его основе соответствующего решения, не приводит к достижению желаемого результата, то здесь менеджер, ответственный за принятие решения по данному вопросу, может обратиться к любому из «подпроцессов», упомянутых на рис. 1: корректирующее действие, возобновление поиска альтернативных вариантов или переосмысление первоначальной задачи или цели.

• Динамика процесса

Динамика процесса, представленного  на рис. 2.1, предопределяется тем влиянием, которое функции принятия решения оказывают друг на друга по отдельности и в комбинации. Динамика данного процесса находит свое выражение, в частности, во взаимосвязи между функциями принятия решений. Существование такой взаимосвязи означает, что данные функции имеют большую значимость, когда они рассматриваются во взаимосвязи, в качестве компонентов процесса принятия решений, чем тогда, когда они рассматриваются по отдельности. Этот эффект взаимосвязи (или «синергии») означает, что управленческие решения, сделанные в рамках данного процесса, имеют больший потенциал для достижения успеха.