Правила оформления реквизитов

Правила оформления реквизитов

Что такое текст как  основной реквизит документа? Каковы требования, предъявляемые к смысловыми составным частям текста? Каким образом в тексте оформляется «примечание»? Каково написание порядковых числительных в документах?

Текст – основной реквизит документ №21.Формулировки должны быть правильными в юридическом отношении, основными чертами делового языка  является простота, ясность, точность. Его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.

Текст на бланках формата  А4 печатают на пишущей машине через  полтора межстрочных интервала  или одинарный на компьютере, на бланках А5–через один межстрочный  интервал или 14 пт на компьютере. Набор текста с использованием вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word.

Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина  создания документа, во второй - выводы, предложения, решения, распоряжения или  просьбы. Тексты сложных, больших по объему документов могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Номер каждой части должен включать номера соответствующих  составных частей.

Например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт

Перечисление требований внутри пункта, подпункта обозначают арабскими цифрами со скобкой (1), 2) и т.д.) и разделяют точкой с  запятой.

Текстовая часть документа  может быть построена в виде трафарета, анкеты или таблицы. Таблица должна соответствовать ТКП 1.5-2004.

Если в тексте документа  имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал 14 пт.

Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую  форму написания:

- буквенную (сто пятый),

- буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й);

- цифровую - римскими цифрами без наращивания падежного окончания (XXI век).

Традиционно римскими цифрами  обозначают: 1) номера съездов, конференций, конгрессов и т. п. (XX съезд); 2) века (XXI век); 3) номера международных объединений (III Интернационал); 4) номера выборных органов (IV Государственная дума); 5) номера продолжающихся спортивных состязаний (XX Олимпийские игры); 6) номера в имени императора, короля (Петр I, Николай II, Карл V, Людовик XIV); 7) обозначения кварталов года (IV квартал). Могут обозначаться римскими цифрами квадранты, части или разделы книг и т.п.

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов  привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой  для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась  еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования  работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией  понимается приведение чего-либо к  единой системе, форме, единообразию (БCЭ, 1991).

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых  в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных  требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости  баз данных, создаваемых в различных  отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется  набором функций, которые она  выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой  организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и  отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут  отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща  не всякой организации.

Каждая управленческая функция  реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для  данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации (ГОСТ Р 51141 -98).

Системы документации могут  быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих  видов деятельности и отражение  их специфики. Например, в систему  документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому  и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной  деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение  функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации  зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации  присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая  реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются  решения административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений  и должностных лиц, тесно связана  как с отраслевыми, так и с  функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так  важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках системы  унифицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов системы  с использованием, как правило, формуляра-образца;

разработку структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и  хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры  технических средств.

Результаты проведенной  унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют  обязательный характер в пределах сферы  его действия (страны, отрасли, отдельной  организации).

2.2 Стандартизация документов

Стандарты разрабатываются  на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации  «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик  в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Стандарт представляет собой  нормативно-технический документ, который  устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих  видов:

• международные (региональные) стандарты;
• государственные стандарты РФ (ГОСТ);
• стандарты отраслей (ОСТ);
• стандарты предприятий (СТП);
• стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным  документам по стандартизации относятся  правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в  унифицированных документах и системах документации. В настоящее время  в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

Государственные стандарты  и общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации принимает  Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной  регистрации. Контроль и надзор за соблюдением  требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные  органы управления в пределах их компетенции.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система  классификации и кодирования  технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные  системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание юридической  силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные  системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система  внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система  внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения  (В.А. Кудряев, 1999).

Порядок оформления документов.

Реквизиты, определяющие наименование вида документа  
 
Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Наименование вида документа  должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.

Например: только руководитель может издавать приказы; коллективное обсуждение каких-либо вопросов отражается в протоколе; рядовой специалист от своего имени вправе готовить только докладные записки, заявления.

 
Пример бланка распоряжения структурного подразделения  с угловым расположением реквизитов

 
 
 
Дата документа

Дата документа является важнейшим реквизитом, т. к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т. к. создание документа “задним числом”, равно как и издание документа с “опережением”, например следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т. к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.

Например, в случае обращения  в суд одной из сторон указанная  в документе дата будет рассматриваться  судом как документированное  доказательство.

 
Государственным стандартом установлены  три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации – арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.  
 
Например: 01.06.2004. 
Встречается оформление даты с расположением ее элементов в другой последовательности: год, месяц, день месяца. 
Например: 2003.09.01. 
Последний вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО 8601–88. 
 
Допускается словесно.цифровой способ оформления даты; 
например: 01 июня 2004 г.  
 
 
Регистрационный номер

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его  регистрации в организации –  авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после  обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация  проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).  
 
Регистрация документов – это прежде всего их учет, кроме того, это придание документу официальности и установление ответственности организации.автора за содержание документа (для исходящих и внутренних документов), его прохождение через управленческую систему (для входящих документов).  
 
Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.  
 
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа.  
 
 
Гриф утверждения  
 
Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). 
Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, орга. низаций.  
 
Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:  
 
– утверждение документа руководителем; 
– утверждение изданием специального распорядительного документа.  
 
В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения. Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.  
 
Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом:

 
Утверждение изданием распорядительного  документа практикуется в тех  случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого  документа.  
 
В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. 
Например:

 
Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите “Гриф утверждения” центрировать элементы относительно самой длинной строки.  
 
 
 
Подпись  
 
Подпись – это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.  
 
Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.  
 
Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц.

Например: документы, в которых  содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.

 
При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем  степени значимости занимаемых ими  должностей. 
Например:  
 
 
 
Документы, составленные совместно двумя (или более) организациями, подписывают руководители обеих (всех) организаций. 
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.  
 
Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:  
 

Две подписи оформляются  на документах коллегиальных органов  – протоколы и выписки из них  подписывают председатель и секретарь.  
 
Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.  
 
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации – автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.  
 
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2–3 межстрочных интервала. 
В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы “И.О.” или “зам” и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога “за” или сокращения “врио” не допускается.  
 
Допускается в реквизите “Подпись” центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:  
 
 
 
В практике документирования в настоящее время широкое распространение получило использование штампа факсимильной подписи.

Воспроизведение подписи  этим способом допустимо для заверения приглашений, извещений, внутренних документов. Документы, направляемые в другие организации, должны иметь собственноручную подпись. Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 160) только при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта.  
 
 
Гриф согласования  
 
Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т. е. в других организациях) согласования.  
 
Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева. 
Например:

 
В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или  коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в  грифе согласования указывается  наименование этого документа (в  именительном падеже), наименование организации, дата и номер. 
Например:

 
Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.