Правила подготовки и оформления документов

Правила подготовки и оформления документов

Содержание 

Введение

1.Документирование  управленческой деятельности

1.1 Требования  к изготовлению, учету, использованию  и хранению гербовых бланков

1.2 Особенности  подготовки и оформления отдельных  видов документов

1.3 Требования  к документам, изготовляемым с  помощью печатающих устройств;  размножение документов

2. Тираж документов

3. Особенности  оформления и передача телеграмм,  телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм

Заключение

Список использованной литературы 

Введение 

Делопроизводство  в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организации) осуществляется, как правило, специальным структурным  подразделением (или назначенным  за делопроизводство лицом), на которое  возложены функции документационного  обеспечения управления (далее служба ДОУ) в целях совершенствования  работы с документами, обеспечения  высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации  инструкция по делопроизводству (далее  – инструкция), положение о службе ДОУ, должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство.

Инструкция разрабатывается  в соответствии с действующими нормативно-правовыми  документами по делопроизводству и  устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для  всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением  и использованием документов.

Организация и  совершенствование ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдением  установленного порядка работы с  документами осуществляются службой  ДОУ.

При оформлении служебных документов рекомендуется  соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на документы, относящиеся к унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные. В  Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Стандарт устанавливает  состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам  документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными  для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс  подготовки документов, но и значительно  улучшают их восприятие работникам.

При подготовке документов рекомендуется применять  текстовой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером №12 ( для  оформления табличных материалов), 13, 14,15 через 1-2 интервала.

1.Документирование  управленческой деятельности 

1.. Документирование  управленческой деятельности заключается  в фиксации на бумаге или  других носителях по установленным  правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих  документов. Документирование осуществляется  на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том  числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также  при использовании вычислительной  технике – на машинном языке.

.2. Правила оформления  документов на бумажных носителях,  а также правила оформления  реквизитов документов определяются  ГОСТ Р 6.30-2003. 

1.1Требования  к изготовлению, учету,  использованию и  хранению гербовых  бланков 

1.1.1 Гербовые  бланки являются полиграфической  продукцией подлежащей учету.

1.1.2. Гербовые  бланки изготавливаются только  полиграфическими и штемпельно-граверными  предприятиями, имеющими лицензии  на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических  и технологических возможностей  для изготовления указанной вида  продукции на должностном качественном  уровне.

1.1.3. Гербовые  бланки подлежат учету. На них  типографическим способом или  специальным нумератором проставляются  учетные порядковые номера, а  при необходимости и серии  этих номеров. Учет гербовых  бланков ведется раздельно по  видам бланков в регистрационно-учетном  журнале, при этом используются  следующие реквизиты:

при поступлении  бланков: наименование вида гербового  бланка, дата поступления, номер сопроводительного  документа, наименование организации- поставщика гербовых бланков, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и  номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка  об уничтожении и т.д.).

1.1.4. Гербовые  бланки хранятся в надежно  запираемых и опечатываемых шкафах.

1.1.5. Уничтожение  гербовых бланков осуществляется  по акту с отметкой в учетно-регистрационном  журнале. 

1.1.6. Лица, персонально  ответственные за учет, использование  и хранение бланков, начинаются  распорядительным документом руководителя  организации. 

1.1.7. Проверка  наличия, использования и хранения  гербовых бланков осуществляется  не реже раза в год комиссией,  назначаемой распорядительным документом  руководителя. О проверках делаются  отметки в учетно-регистрационном  журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений  при учете, хранении и использовании  гербовых бланков комиссия проводит  служебное расследование, результаты  которого оформляются актом и  доводятся до сведения руководителя  организации. 

1.2 Особенности подготовки  и оформления отдельных  видов документов 

1.2.1 Приказ, постановление

Приказ, постановление  – распорядительные документы организации. Проекты приказов и постановлений  должны составляться на основе тщательного  и всестороннего изучения затрагиваемых  в них вопросов с тем, чтобы  содержащиеся в проектах предложения  были конкретными и реальными, соответствовали  действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и  исключали необходимость выпуска  дополнительных приказов, постановлений  в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа, постановления.

Текст приказа, постановления состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются основание или  причина составления документа.

В распорядительной части излагается решение руководителя.

Распорядительная  часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНАВЛЯЮ», напечатанными прописными буквами без разрядки с новой  строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля), В пунктах  распорядительной части приказа, постановления  указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Распорядительная часть делиться на пункты, если исполнение приказа, постановления  предполагает несколько исполнений и выполнение различных по характеру  действий.

В случае если управленческое действие предполагает конкретного  исполнителя, соответствующий пункт  документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после  фамилии) в дательном падеже.

Страницы приказа, постановления и их приложений нумеруются как единый документ.

До представления  на подпись проект приказа, постановления  визируется на оборотной стороне  последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической  службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, постановлением, соответствие проекта  приказа, постановления действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам, постановлениям.

В приказах о  назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении  к дисциплинарной ответственности  фамилии, имена и отчества пишутся  полностью.

К приказам о  командировании сотрудников организации  прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказы  подписывают руководители организации  или их по их поручению - заместители. 

1.2.2 Распоряжение

Распоряжение  – документ, издаваемый преимущественно  по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов. Инструкций и других актов.

Распоряжение  подписывают руководители организации  или по их поручению - заместители.

Подготовка и  оформление распоряжений проводиться  в соответствии с установленным  порядком подготовки и оформления приказов.

Последним пунктом  распоряжения возлагается контроль за его использованием на соответствующий  отдел или должностное лицо.

Распоряжение  нумеруется порядковыми номерами в  пределах календарного года. 

1.2.3 Инструкция

Инструкция –  документ. В котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны  деятельности организации.

В заголовке  к тексту инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых  делится на пункты, а при необходимости  – на подпункты.

Инструкции визируются руководителем структурного подразделения  – разработчика и утверждаются руководителем  организации или по их поручению  заместителям путем издания приказа  об утверждении инструкции или проставлением  грифа утверждения. 

1.2.4 Подготовка документов  к заседаниям коллегии

Подготовка и  представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей  отделов. Представляются следующие  документы: справка объемом 4-5 страниц  машинописного текста и (при необходимости) приложения к ней; проект решения  с указанием исполнителей и сроков исполнения; список лиц, приглашаемых на заседание коллегии. С указанием  их должности и организации.

Указанные документы  не позднее, чем за пять рабочих дней до заседания передаются секретарю  коллегии. Рассылаются документы  за три дня до заседания.

Решение – документ, принимаемый коллегией в целях  решения наиболее важных вопросов.

Текст проекта  любого решения, как правило, состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения  является документ вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается  наименование, дата, номер и заголовок  этого документа.

Распорядительная  часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения.

Слово «РЕШИЛА» печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы  левого поля).

В качестве исполнителей могут быть указанны организации, их структурные подразделения или  должностные лица.

Заседания коллегии оформляются протоколом.

Проекты решения  коллегии дорабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями  и через секретаря коллегии представляются на подпись руководству в трехдневный  или установленной коллегий срок. 

1.2.5 Акт

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и  подтверждающий установленные ими  факты или события.

Текст акта состоит  из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной част акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие ли действие, его номер  и дата. При перечислении лиц, участвовавших  в составлении акта, указываются  наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт  составлен комиссией, то первым указывается  председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся  с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной  комиссией работы, установленные  факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть  заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого табулятора, например:

Составлен в  трех экземплярах:

1-й экземпляр-

2-й экземпляр-

3-й экземпляр-

Количество экземпляров  акта определяются числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление  акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется  как реквизит «Отметка о наличии  приложений».

Акт подписывается  всеми членами комиссии. При расшифровке  подписей инициалы ставятся перед фамилиями. 

1.2.6 Доверенность

Доверенность  – это документ, фиксирующий факт представления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя, Официальные доверенности выдаются организацией своим представителям на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или  других действий от ее имени, В тексте официальной доверенности указывается  должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (сотрудника) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями. В тексте личной доверенности указываются  доверитель, доверенное лицо и вид  действий по доверенности. 

1.2.7 Письма

Письма как  вид документа по содержанию и  назначению могут быть инструктивными, гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-завещаниями, письмами-приложениями, письмами-ответами и т.д.

Письма могут  быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных  в административном или юридическом  отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две составные  части.

Письмо, состоящее  из одной части, - это просьба без  пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования и  др. Если письмо состоит из двух частей, то первая – это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая (заключительная) – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать одно - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим  подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать  до пяти страниц текста. Они состоят  из следующих основных частей: вступление, основное содержание, заключение.

Во вступлении формулируются тема письма, объясняющая  причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) или  его отдельные пункты, послужившие  юридическим основанием или поводом  для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляет описание события  или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. 

1.2.8 Подготовка и оформление  совместных документов

Организацией  могут быть приняты документы  совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). В том случае документ составляется не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются  полные наименования организации, участвовавших  в подписании документа. Первым указывается  наименование организации, являющийся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляется на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько организации участвовало  в его организации участвовало  в его создании. Каждый подписанный  экземпляр является подлинником  и хранится в делах организации-участников. Экземпляр совместного документа  с визами согласования хранится в  делах организации – инициатора создания документа. На подписанных  документах проставляются номера и  даты, присвоенные документу в  каждой организации. 

1.3 Требования к документам, изготовляемым с  помощью печатающих  устройств; размножение  документов 

К этим документам предъявляются следующие требования:

1.3.1. Документы  изготавливаются на пишущей машинке  или при помощи печатающих  устройств средств электронной  вычислительной техники. Отдельные  внутренние документы пишутся  от руки (заявление, объяснительная  записка и т.п.).

Проекты документов, подготовленные к печатанию на пишущей  машинке, должны быть написаны разборчиво синими, четными, фиолетовыми чернилами  и тщательно выверены.

Не принимаются  для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правильные карандашом.

При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое  написание фамилии, специальных  терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются  только общепринятые.

1.3.2. Тексты документов, не превышающие семи строк,  печатаются на листе формата  А5 (148*210 мм).

1.3.3. Тексты документов  на бланках формата А4 печатается  через 1,5 межстрочный интервал (межстрочным  интервалом называется расстояние  между основаниями смежных строк  машинописного текста). Тексты документов, подготавливаемых к типографскому  изданию, печатаются через два  межстрочных интервала.

1.3.4. Машинописный  текст должен быть напечатан  аккуратно, без ошибок, пропусков,  помарок и правильно расположен.

1.3.5. Реквизиты  документа (кроме текста), состоящие  из несколько строк, печатаются  через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов  «Адресат», «Гриф согласования»  отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

1.3.6. Реквизиты  документа отделяются друг от  друга 2-4 межстрочными интервалами.

1.3.7. Наименование  вида документа, а также слова  «СОГЛАСОВАНО», «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПОСТОНОВЛЯЕТ»  печатаются прописными буквами. Слово «Примечание», «Приложение», «Основание» печатаются строчными буквами.

1.3.8. Расшифровка  подписи (инициалы и фамилия)  в реквизите «Подпись» печатается  с пробелом на уровне последней  строки наименования должности.

1.3.9. Максимальная  длина строки многочисленных  реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает  150 печатных знаков, его допускается  продлевать до границы правого  поля документа или переносить  на следующую строку. Точка в  конце заголовка не ставится.

1.3.10. При печатании  документов используется восемь  стандартных положений табулятора (табулятором называется устройство, позволяющее останавливать каретку  пишущей машинки в заданных  положениях, в компьютерных текстовых  редакторах имеется аналогичная  функция):

0- от границы  левого поля для печатания  реквизитов «заголовок к тексту»,  «Текст» (без абзацев), «Отметка  о наличии приложения», «Отметка  об исполнителе», «Отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело» наименования должности  в реквизитах «Подпись» и «Гриф  согласования документа», заверительной  надписи «Верно», а также слов  «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,  «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1- после 5 печатных  знаков для начала абзацев  в тексте;

2- после 16 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

3- после 24 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

4- после 32 печатных  знаков для реквизита «Адресат»;

5-после 40 печатных  знаков для реквизитов «Гриф  утверждения документа» и «Гриф  ограничения доступа к документу»;

6- после 48 печатных  знаков для расшифровки подписи  в реквизите «Подпись»;

7- после 56 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

1.3.11. При наличии  нескольких грифов утверждения  и согласования они располагаются  на одном уровне вертикальными  рядами, начиная от 0-го и 5-го  положении табулятора.

1.3.12. Если в  тексте документа имеются примечания  или выделения в самостоятельный  абзац ссылка на документ, по  служивший основанием к его  изданию, слова «Примечание» и  «Основание» печатаются от 0-го  положения табулятора, а относящийся  к ним текст – через один  межстрочный интервал.

1.3.13. При изготовлении  документов на двух и более  страницах вторая и последующие  страницы нумеруются. Номера страниц  проставляются посредине верхнего  поля листа арабскими цифрами  и на расстоянии не менее  10 мм от верхнего края листа.

1.3.14. Документы,  поступающие в копировально-множительную  службу для размножения на  множительных аппаратах, должны  быть тщательно подготовлены  (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).

2. Тираж документов 

При определении  тиража для рассылки документов следует  исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до всех заинтересованных сторон, которых эти  документы касаются. 

3. Особенности оформления  и передача телеграмм,  телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм 

1.Телеграммы  посылаются только по срочным  вопросам и лишь в случаях,  когда другим способом передать  информацию нельзя. В состав телеграммы  входят следующие реквизиты: наименование  документа; указание на категорию  телеграммы («Срочная» т т.п.); подробный  адрес с указанием номера отделения  связи; текст – содержание  телеграммы; регистрационный делопроизводственный  номер, дата регистрации; сокращенное  наименование должности лица, подписавшего  телеграмму; подпись; расшифровка  подписи.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. При  адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый  исполнителем. Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и  печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала  без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки  препинания пишутся полными или  сокращенными словами: точка - тчк, запятая  – зпт, двоеточие – двтч, скобка – скб, кавычки – квч. Словами  указываются следующие знаки: «№» - номер, «+» - плюс, «-» - минус, «!» - знак восклицательный, «?»- знак вопросительный, «%» - процент. Все цифровые данные в  тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента. Конец текста телеграммы заканчивается  точкой «тчк». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как  в конце текста отделом документационного  обеспечения проставляется регистрационный  номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность  и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес организации; должность и фамилия лица, пописавшего  телеграмму; дата отправки, фамилия  и номер телефона исполнителя.

Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов «номер», «Ваш», «На ваш». Визирование телеграмм  аналогично визированию писем. Подпись  в телеграмме оформляется отдельной  строкой и начинается с абзаца.

Телеграммы с  одним и тем же текстом и  подписью, адресованные в несколько  пунктов и адресов, и подписываются  в одном экземпляре. На экземпляре, оставшемся в организации, указываются  все адреса и прилагается список адресатов.

2. Передача оперативной  информации в организации, имеющие  телексную связь, осуществляется  в виде телетайпограмм.

Требования к  оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес организации) аналогичны требованиям, предъявляемые  к телеграммам. Частью реквизита  «Адресат» телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату. Телетайпограммы должны содержать  не более 30-40 слов. Визирование и  подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.

Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с  приложением списка абонентов.