Федеральное государственное образовательное учреждение

  высшего профессионального образования  
«РГАУ – МСХА им. К.А. Тимирязева»

  РЕФЕРАТ

  По  дисциплине «Информационный менеджмент»

  на  тему:

  «Преимущества и недостатки автоматизации и информатизации предметной области с позиций информационного менеджмента»

                                           Выполнил:

                                           студент ----------------------

                                           Проверила:

                                           Преподаватель: ----------------------

Москва  2011

Оглавление

     Введение

     В настоящее время на рынке существует большое количество решений для автоматизации и информатизации практически любой деятельности организаций.

     Говорить  о том, что каждое из этих решений  идеально впишется в рамки бизнес процессов, протекающих в любой  организации не приходится. Стандартные  решения автоматизации и информатизации способны удовлетворить многие, но не все требования организаций. В независимости от отросли, или сферы ведения хозяйственной деятельности одно и тоже готовое средство может оказаться излишне функциональным – в лучшем случае, или иметь изъян в виду своей ограниченности.

     В связи с выше сказанным можно  выделить ряд проблем возникающих  у руководителей подразделений  и IT специалистов занимающихся разработкой, а так же внедрением подобных систем.

     Основные  проблемы автоматизации деятельности предприятий:

     · Недостатки функциональной части систем автоматизаций и информатизации;

     · невозможность сопряжения функциональных модулей, систем автоматизации и информатизации конкурирующих разработчиков;

     · различные форматы входных и выходных данных;

     · закрытость исходных кодов и ограничения связанные с соблюдением авторских и смежных прав;

     · отсутствие возможностей конфигурирования многих систем автоматизации и информатизации.

     Тема  автоматизации и информатизации в последнее время встаёт перед руководителями наиболее актуально. Поскольку большинство задач, которые предприятие вынуждено выполнять ежедневно не только не сокращается, а напротив стремительно увеличивается.

     Большинство задач предприятий из них являются рутинными, которые без проблем  можно возложить на «плечи систем автоматизации и информатизации». При этом повысив уровень эффективности работы персонала, сокращения временных и финансовых издержек, а самое главное иметь возможность сосредоточения на основных бизнес процессах предприятия.

     Понятие и цели автоматизации и информатизации

     Автоматизация позволяет увеличить продажи, эффективность  работы, снизить затраты на человеческий труд, освободить персонал от выполнения рутинных задач, тем самым сосредоточившись на основных бизнес-процессах работать более продуктивно, вовремя реагировать на изменения и эффективнее планировать дальнейшие действия.

     Автоматизация — одно из направлений научно-технического прогресса, применение саморегулирующих технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, существенно уменьшающих степень этого участия или трудоемкость выполняемых операций [2].

     Информатизация — политика и процессы, направленные на построение и развитие телекоммуникационной инфраструктуры, объединяющей территориально распределенные информационные ресурсы. Процесс информатизации является следствием развития информационных технологий и трансформации технологического, продукт-ориентированного способа производства в постиндустриальный. В основе информатизации лежат кибернетические методы и средства управления, а также инструментарий информационных и коммуникационных технологий [9].

     Понятие автоматизация не может существовать без понятия информационная система.

     Информационная система (ИС) — это система, реализующая информационную модель предметной области, чаще всего — какой-либо области человеческой деятельности. ИС должна обеспечивать: получение (ввод или сбор), хранение, поиск, передачу и обработку (преобразование) информации.

     Автоматизированная  информационная система - совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и/или управления данными и информацией и производствавычислений[6].

     Разработка  прикладного решения может быть осуществлена в короткое время благодаря  развитым средствам и возможностям готовых систем посредством конфигурирования.

     Проанализировав процесс разработки прикладного решения процесс конфигурирования можно определить, как полное изменение или дополнение системных настроек создаваемого прикладного решения.

     Информационная  система предприятия - это все информационные потоки, точки их возникновения, обработки, накопления и потребления конечными пользователями плюс технические средства и технологии обработки информации[3].

     Разрабатывая  средство автоматизации или информатизации, следует чётко определить цели создания системы.

     Целью автоматизации и информатизации предприятия является повышение производительности труда, улучшение качества продукции, оптимизация управления, устранение человека от производств, опасных для здоровья[1].

     Как правило, автоматизация уже действующей  информационной системы позволяет решить следующие проблемы:

     · общее повышение надежности информационной системы;

     · разгрузка персонала от рутинных и сложных операций;

     · уменьшение количества внутрифирменных сверок;

     · ускорение подготовки отчетности;

     · увеличение достоверности отчетности.

     Автоматизация и информатизация предприятий «сегодня»

     Автоматизация и информатизации «Сегодня» впитала в себя весь накопленный опыт предыдущего периода. К новым, определяющим тенденциям в развитии автоматизации и информатизации сегодня относятся:

     Во-первых, все более отчетливо проявляется логическое и информационное взаимопроникновение различных уровней автоматизации бизнес-уровня (АСУ), уровня проектирования (САПР) и производственно-технологического уровня (АСУТП). Интеграция этих систем позволяет автоматизации стать реальной производительной силой и охватить предприятие в целом, от технологов-операторов до высшего руководства. Предприятие едино и должно функционировать в едином информационном пространстве только в этом случае появляется возможность оптимального и оперативного управления его финансово-хозяйственной и производственной деятельностью автоматизированная система управления предприятием.

     Во-вторых, идет интенсивное сближение стандартов и технологий сопряжения (интерфейсов) различных аппаратных и программных средств автоматизации и информатизации, используемых как в рамках одного уровня автоматизации, так и при связи одного уровня с другими. Это позволяет без существенных дополнительных затрат объединять в одну систему оборудование от различных производителей, как приобретенное ранее, так и современное и планируемое к выпуску в будущем.

     Внедрение подобных открытых технологий позволит предприятию сохранить уже вложенные  и вновь вкладываемые в автоматизацию и информатизацию инвестиции в течение длительного срока.

     В-третьих, наблюдается бурное развитие технологий Интернет и их все более глубокое проникновение во все уровни системы автоматизации и информатизации предприятий. Это открывает принципиально новые возможности для взаимодействия пользователей с автоматизированной системой. С одной стороны, при работе в единой информационной среде пользователь может обходиться без специалиста-посредника между ним и системой автоматизации. С другой стороны, для приема и передачи компьютерной информации пространство и время сжимаются, доступ к информации становится такой же простой процедурой, как и звонок по телефону.

     И руководитель высшего звена, и менеджер по продажам, и бухгалтер, и оператор прокатного стана могут самостоятельно, с помощью специально для них разработанных графических панелей на экране дисплея, не только запрашивать и принимать необходимую информацию, но и осуществлять все необходимые настройки различных режимов своего информационного обслуживания.

     Автоматизацию и информатизацию начинать можно с разработки генерального плана развития информационных технологий предприятия (этот план, вообще говоря, является частью стратегии развития бизнеса в целом с учетом рыночных реалий и перспектив)[8].

     За  период развития средств автоматизации и информатизации был получен не маленький опыт реализации различных решений, а так же внедрения подобных систем. За время развития систем автоматизации были выявлены многочисленные плюсы и минусы, которые просто нельзя не брать в учёт при разработке новых систем или развитии уже зарекомендовавших систем автоматизации и информатизации.

     Для оценки систем автоматизации и информатизации, рассмотрим наиболее популярные из них.

     Обзор систем автоматизации  и информатизации

     ИНФОРМАТИЗАЦИЯ - глобальный процесс активного формирования и широкомасштабного использования информационных ресурсов. В процессе информатизации происходит преобразование традиционного технологического способа производства и образа жизни в новый, постиндустриальный на основе использования кибернетических методов и средств (универсальных или управляемых ЭВМ, микро- и персональных ЭВМ, микропроцессорных блоков, программируемых контроллеров). Информатизация в индустриально развитых странах становится стержневым звеном, объединяющим все стороны качественных преобразований в обществе. В результате информатизации на новый уровень поднимаются научные исследования и разработки, производство, управление, все сферы социальной жизни общества, качественно меняются параметры экономического роста.

     Фундаментом процесса информатизации является радиоэлектронное производство. Главными направлениями развития информатизации становятся: создание более прогрессивных и гибких средств обработки информации, снижение стоимости ее обработки, улучшение технических характеристик оборудования, расширение масштабов стандартизации устройств сопряжения, качественное улучшение подготовки кадров; разработка защитных мер против несанкционированного доступа к информации и др.

     За  все время развития теории информации предпринималось множество попыток  классифицировать ее. Почти все исследователи использовали разные признаки, по которым они проводили деление. Это зависело от того, для каких целей проводится эта классификация. Из-за различия в основополагающем признаке все классификации отличаются друг от друга.

     Пpoизвoдcтвeнныe инфopмaциoнныe cиcтeмы включaют в ceбя кaтeгopию cиcтeм oбpaбoтки тpaнзaкций. Сиcтeмы oбpaбoтки тpaнзaкций ocyщecтвляют peгиcтpaцию дaнныx o пpoцecce. Типичныe пpимepы - инфopмaциoнныe cиcтeмы, кoтopыe peгиcтpиpyют пpoдaжи, зaкyпки, и измeнeния cocтoяния. Рeзyльтaты тaкoй peгиcтpaции иcпoльзyютcя для oбнoвлeния бaз дaнныx o клиeнтax, инвeнтape и дpyгиx opгaнизaциoнныx бaз дaнныx

     Упpaвлeнчecкие инфopмaциoнные cиcтeмaмы - это инфopмaциoнныe cиcтeмы, пpeднaзнaчeнныe для oбecпeчeния мeнeджepoв инфopмaциeй для пoддepжки пpинятия эффeктивныx peшeний.

     Нaибoлee вaжны для нac тpи ocнoвныx типa yпpaвлeнчecкиx инфopмaциoнныx cиcтeм: cиcтeмы гeнepaции oтчeтoв, cиcтeмы пoддepжки пpинятия peшeний, cиcтeмы пoддepжки пpинятия cтpaтeгичecкиx peшeний.

     Сиcтeмы гeнepaции oтчeтoв - нaибoлee pacпpocтpaнeннaя фopмa yпpaвлeнчecкиx инфopмaциoнныx cиcтeм. Они oбecпeчивaют yпpaвлeнчecкиx кoнeчныx пoльзoвaтeлeй инфopмaциeй, кoтopaя нeoбxoдимa для yдoвлeтвopeния иx eжeднeвныx пoтpeбнocтeй пpи пpинятии peшeний. Они пpoизвoдят и oфopмляют paзличныe виды oтчeтoв, инфopмaциoннoe coдepжaниe кoтopыx oпpeдeлeннo зapaнee caмими мeнeджepaми тaк, чтoбы в ниx былa тoлькo нeoбxoдимaя для ниx инфopмaция.

     Сиcтeмы пoддepжки пpинятия peшeний - ecтecтвeннoe paзвитиe cиcтeм гeнepaции oтчeтoв и cиcтeм oбpaбoтки тpaнзaкций. Сиcтeмы пoддepжки пpинятия peшeний - интepaктивныe кoмпьютepныe инфopмaциoнныe cиcтeмы, кoтopыe иcпoльзyют мoдeли peшeний и cпeциaлизиpoвaнныe бaзы дaнныx для пoмoщи мeнeджepaм в пpинятии yпpaвлeнчecкиx peшeний. 

     Сиcтeмы пoддepжки пpинятия cтpaтeгичecкиx peшeний - yпpaвлeнчecкиe инфopмaциoнныe cиcтeмы, пpиcпocoблeнныe к cтpaтeгичecким инфopмaциoнным пoтpeбнocтям выcшeгo pyкoвoдcтвa. Выcшee pyкoвoдcтвo пoлyчaeт инфopмaцию, в кoтopoй oнo нyждaeтcя из мнoгиx иcтoчникoв, включaя пиcьмa, зaпиcи, пepиoдичecкиe издaния и дoклaды, пoдгoтoвлeнныe вpyчнyю и кoмпьютepными cиcтeмaми. Дpyгиe иcтoчники cтpaтeгичecкoй инфopмaции - вcтpeчи, тeлeфoнныe звoнки, и oбщecтвeннaя дeятeльнocть. Тaким oбpaзoм, бoльшaя чacть инфopмaции иcxoдит из нeкoмпьютepныx иcтoчникoв.

     Таким образом, информация является именно тем  “инструментом”, который уменьшает неопределенность, следовательно, для принятия наиболее правильного решения необходимо иметь как можно больше информации. Отсутствие достаточной информации приводит к принятию необоснованного решения.

     Вaжнo пoнимaть, чтo инфopмaциoнныe cиcтeмы нeпocpeдcтвeннo пoддepживaют пpaктичecки вce acпeкты yпpaвлeнчecкoй дeятeльнocти в тaкиx фyнкциoнaльныx oблacтяx, кaк бyxгaлтepcкий yчeт, финaнcы, yпpaвлeниe тpyдoвыми pecypcaми, мapкeтинг и yпpaвлeниe пpoизвoдcтвoм.

     Существует  большое количество систем направленных на автоматизацию той или иной деятельности. Одни из них претендуют, на звание комплексных систем автоматизации, другие не пытаются объять необъятное и специализируются на автоматизации конкретных бизнес процессов.

Автоматизация

     Автоматизация отдельных направлений — недорогой и эффективный способ осуществить управление и контроль наиболее важных сфер деятельности, которые определяются исходя из приоритетов компании. Например, дистрибьюторской фирме в первую очередь важно автоматизировать закупки, склад и логистику, а производственной — непосредственно производство. Иногда первоочередной задачей становится автоматизация финансовой службы и бухгалтерии, так как это позволяет снизить объем рутинной работы, упорядочить документооборот, ускорить подготовку различных отчетов и улучшить планирование, что в конечном итоге повысит эффективность работы предприятия в целом.

     Приоритетное  направление для автоматизации  следует выбирать после тщательного  анализа бизнес-процессов предприятия (их сложности, взаимосвязи и т. п.) и влияния каждого из них на итоговый финансовый результат деятельности компании. С помощью таких исследований выделяются и описываются наиболее важные процессы и операции, а на их основе определяются первоочередные задачи автоматизации. И только после этого можно приступать к выбору системы (нескольких систем), которая позволит решить поставленные задачи.

     При автоматизации отдельных направлений  можно использовать как отдельные  системы (в этом случае необходимо внимательно  отнестись к возможности их интеграции, иначе автоматизация превратится в «лоскутную»), так и модули интегрированных систем управления, что, по мнению специалистов, предпочтительнее. Такие системы включают блоки для автоматизации всех направлений деятельности — от производства до бухгалтерии. В этом случае вам не грозят проблемы с интеграцией программ: если какое-то время спустя предприятие захочет продолжить автоматизацию, достаточно будет докупить недостающие модули[4].

Комплексная автоматизация

     Комплексная автоматизация подразумевает одновременное внедрение целого ряда модулей интегрированной системы управления. Как правило, это так называемая «легкая» ERP-система («Галактика», «Парус», Microsoft Business Solutions — Axapta и др. —Примеч. редакции).

     Эффективность комплексной автоматизации обычно выше эффективности автоматизации по направлениям. Это объясняется тем, что комплексная интеграция позволяет не только получать информацию о ходе одного или нескольких бизнес-процессов, но и использовать единую базу данных и функций (применять одни и те же алгоритмы расчета и проверки для выполнения схожих задач), а также единый интерфейс.

     Однако  комплексная автоматизация имеет  и недостатки: требует значительных инвестиций, больших временных затрат и очень тщательного планирования. Поэтому комплексную автоматизацию выбирают, как правило, быстро развивающиеся или высокотехнологичные компании.

Классификация систем автоматизации

     Независимо  от того, какую стратегию автоматизации  предпочтет компания, очень важен  выбор конкретного программного обеспечения. Все системы автоматизации для малых и средних предприятий по степени учета специфики предприятия можно разделить на «коробочные», адаптируемые и заказные. Основные факторы, которые должна учитывать компания при выборе того или иного типа системы, — это функциональность, масштабируемость и стоимость каждой из них, а также их соответствие уровню задач, которые предприятие намерено решить с помощью автоматизации.

     Рассмотрим  более подробно преимущества и недостатки каждого типа систем автоматизации.

«Коробочные» системы

     «Коробочные»  системы получили свое название от упаковки — коробки с программой, — которую можно купить практически  в любом компьютерном салоне. Такая  коробка содержит набор дискет или  инсталляционный диск с программой, а также электронный ключ, без которого система не будет работать, и руководство по эксплуатации. К классу «коробочных» продуктов принадлежат большинство бухгалтерских и складских систем (отдельные модификации систем «Инфо-Бухгалтер», «ИНФИН», «Турбо-Бухгалтер» и т. п. — Примеч. редакции).

     Достоинства. Такие системы можно быстро установить на компьютере и после небольшой настройки (максимум месяц) приступать к работе. Они недороги, универсальны и просты в использовании.

     Недостатки. Узкая направленность и незначительная масштабируемость ограничивают возможности использования таких систем.

     Резюме. «Коробочные» системы подходят для малого и частично среднего бизнеса с оборотом до 20 млн долл. США в год и небольшим количеством одновременно работающих в системе сотрудников (не более 30 человек). Кроме того, такие программы можно использовать в качестве подсистем для автоматизации второстепенных функций, например в бухгалтерии или отделе кадров.

Адаптируемые системы

     Адаптируемые  системы отличаются от «коробочных» в первую очередь большей масштабируемостью (количество одновременно работающих в системе сотрудников может достигать нескольких тысяч), а также тем, что их нужно настраивать под конкретное предприятие. К адаптируемым относятся как системы для полной автоматизации компаний (например, Scala, Platinum, Microsoft Business Solutions—Axapta, Microsoft Business Solutions—Navision. — Примеч. редакции), так и специализированные системы для автоматизации только одного направления (например, Comshare для автоматизации бюджетирования и т. д. — Примеч. редакции).

     Достоинства. Все адаптируемые системы имеют модульную структуру, то есть состоят из отдельных подсистем (производство, склад, финансы, бухгалтерия и т. д.), благодаря чему подходят как для частичной, так и для комплексной автоматизации. Базовая комплектация подобных систем включает множество отчетов и функций, часть которых дорабатывается с учетом потребностей компании, а часть не используется вообще. Таким образом, адаптированные системы представляют собой компромиссный вариант между заказной системой, в которой принимается во внимание вся специфика бизнес-процессов (речь о таких системах пойдет ниже), и стандартизированным продуктом, не учитывающим специфику предприятия вовсе[4].

     Недостатки. Адаптируемую систему нельзя использовать сразу же после установки. Ее необходимо внедрить, то есть потратить время (от нескольких месяцев до нескольких лет) и деньги на комплексное обследование предприятия, написание технического задания, работу программистов и тестирование. Поэтому полная стоимость адаптируемых систем обычно во много раз превышает стоимость «коробочных».

     Резюме. Если предприятие готово потратить несколько десятков или сотен тысяч долларов на автоматизацию, то начинать имеет смысл с внедрения отдельных модулей адаптируемой системы, чтобы при необходимости потом докупить остальные. Если же компания не нуждается в глубокой аналитике, то можно остановиться и на «коробочной» системе.

Заказные системы

     Разработкой заказных систем может заниматься как  сторонняя компания, так и штатные  программисты предприятия. Часто основой таких программ становится один из продуктов на базе Microsoft Office — Access или Excel.

     Достоинства. Заказная система создается для конкретного предприятия и не подлежит использованию в других компаниях. Такие системы позволяют максимально учитывать все особенности конкретного бизнеса.

     Недостатки. Разработка заказных систем является очень дорогим проектом и сопряжена со многими рисками. Например, если созданием такой системы будет заниматься ИТ-служба вашей компании, то у нее могут возникнуть проблемы из-за отсутствия необходимого опыта технического описания бизнес-процессов компании. Если же вы доверите написание системы сторонней фирме, то, вполне вероятно, и обслуживанием системы смогут заниматься только сторонние специалисты. Кроме того, поскольку заказная система внедряется впервые, все ее недостатки придется устранять уже в ходе пробной эксплуатации.

     Резюме. Разработка и использование заказных систем целесообразны для фирм с уникальными бизнес-процессами (например, для военных организаций, курьерских компаний, организаций здравоохранения и предприятий с необычным производственным циклом). В остальных случаях лучше использовать типовые программы, модифицированные с учетом специфики отдельных отраслей и достаточно распространенные на современном рынке[4].

   
Заключение

     Держаться на рынке, успешно развиваться без  средств автоматизирующих деятельность предприятия, в XXI веке практически не возможно. Бухгалтерский учёта, управление торговлей, кадрами и некоторые другие виды деятельности автоматизированы в большинстве предприятий.

     В ходе работы, было выяснено, что большинство  основных проблем таких как:

     · Недостатки функциональной части систем автоматизаций;

     · невозможность сопряжения функциональных модулей, систем автоматизации конкурирующих разработчиков;

     · различные форматы входных и выходных данных;

     не  относятся к трудно решаемыми. Так  как лидирующее количество систем автоматизации  с возможностью конфигурирования позволяют  решать, либо уже содержат решения  «проблем вчерашнего дня»

Библиографический список

 1. Ашихмин И.  С. «Основы системного интегрирования»  [Текст] / Ашихмин И. С., Имасюк А.  А. – М.: «Вильямс», 2007.

     2. Багданов В. С. «Разработка  систем автоматизации. Проектирования. Настройка. Внедрение.» [Текст] / Багданов В. С. – СПб.: БХВ-Петербург, 2005.

     3. Большой юридический словарь. 3-е  изд., доп. и перераб. [Текст] / Под  ред. проф. А. Я. Сухарева. –  М.: ИНФРА-М, 2007.

     4. ГОСТ 34.601-90. «Автоматизированные системы.  Стадии создания».

     5. Ефимов С.Г. «Организация и создание АИС в экономике» [Текст] / Ефимов С.Г. – М.: «Вильямс», 2007

     6. Карпова И.П. «Требования и рекомендации разработчику АИС» [Текст] / Карпова И.П. – М.: «Диалектика», 2006.

     7. Лопатников, Л. И. Экономико-математический словарь: Словарь современной экономической науки [Текст] / Лопатников, Л. И – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Дело, 2004.

     8. Яковлева, М. К. «Автоматизированные информационные системы» [Текст] / Яковлева, М. К. – СПб.: БХВ-Петербург, 2005.

     9. Свободная энциклопедия [Электронный ресурс] / режим доступа: ru.wikipedia.org