Примерное положение о службе ДОУ

     Содержание 

     Введение…………………………………………………………………….3

     Служба  ДОУ, ее цели, задачи и функции………………………………...4

     Взаимодействие  службы ДОУ со структурными  
подразделениями организации………………………………………………..8

     Заключение………………………………………………………………..12

     Список  литературы……………………………………………………….13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Организация и совершенствование системы  документационного обеспечения  управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления

     Проблема  совершенствования организации  службы ДОУ является одной из наиболее актуальных в современном документоведении.

     От  правильной организации службы ДОУ  во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность  всего процесса управления.

     В Примерном положении о службе документационного обеспечения управления включен типовой состав функций, прав и обязанностей работников службы ДОУ.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Служба  ДОУ, ее цели, задачи и функции 

     Говоря  о наименовании службы документационного  обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

• структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
• требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
• существующие делопроизводственные традиции.

     Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

• в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:
• секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• инспекция при министре (руководителе ведомства);
• канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
• отдел писем (жалоб);
• отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
• центральный архив;
• на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:
• подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
• секретариат;
• экспедиция;
• копировально-множительное бюро;
• архив.

     Однако  для тех организаций, которые  категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно  предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.

     В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

     Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия,

является  организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота;
• унификация форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

     В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

     К технологическим функциям следует  отнести:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке.

     Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация хранения документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

     К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
• контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

     Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

     Взаимодействие  службы ДОУ со структурными  
подразделениями организации 

     Согласно Примерному положению, служба ДОУ должна взаимодействовать с другими структурными подразделениями организациями. 

     Примерное положение о службе ДОУ определяет следующие права службы:

     принимать меры и осуществлять контроль за сокращением  избыточной информации в организации  и подведомственной системе;

     контролировать  и требовать от руководителей  структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами  в организации;

     запрашивать от структурных подразделений и  организаций сведения, необходимые  для работы службы ДОУ;

     проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

     возвращать  исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

     подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции и др.

     Что касается обязанностей службы ДОУ, то она должна:

     обеспечивать  установленный порядок в работе с документами организации;

     выполнять указания и поручения руководства;

     соблюдать необходимые условия труда работников службы делопроизводства.

     Исходя  из вышесказанного, можно сделать  вывод, что служба ДОУ берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному  обслуживанию управленческой деятельности.

     Она должна решать конкретные задачи, выполнять  определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с  другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

     На  сегодняшний день работа службы ДОУ  с документами во многих организациях все еще осуществляется в стандартном  «бумажном» виде. Автоматизация обмена документами в таких организациях находится на уровне обмена файлами  в сетевой среде Windows и электронной почты. Такой способ имеет следующие недостатки:

     большие временные затраты на согласование и передачу документов;

     невозможность организации эффективного поиска документов;

     неэффективная организация отслеживания и контроля изменений, вносимых в документ;

     дублирование  операций обработки (необходимо перепечатывать документ при внесении изменений);

     неэффективная организация разграничения доступа  к документам;

     неэффективная организация контроля процесса обработки  документов и исполнения поручений, а в ряде случаев – отсутствие контроля и др.

     В качестве решения существующих проблем  документооборота и с целью значительного  повышения эффективности деловых  процессов и системы управления, считаю необходимым внедрять автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ). Эта система позволит устранить:

     разногласия между структурными подразделениями  и отдельными исполнителями, совместно  выполняющими работу, возникающие из-за плохой взаимной информированности  о состоянии деловых процессов;

     жалобы  специалистов всех уровней на информационную загруженность;

     отсутствие  целостной картины происходящего  в организации или в отельных структурных подразделениях;

     нежелательные утечки информации, происходящие вследствие неупорядоченного хранения больших объемов документации;

     неприемлемые сроки разработки и рассылки документов, поиска и получения информации;

     множество недокументированных эпизодов управления и отсутствие четких схем и механизмов контроля исполнения принятых решений.

     Таким образом, внедрение АСДОУ позволит оптимизировать процессы делопроизводства и документационного обеспечения  управления, а также интегрировать  разрозненные информационные ресурсы  в единую систему; будет способствовать созданию корпоративной культуры, основные принципы которой – открытость, достоверность, быстродействие, оперативность и качество. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     В заключении можно сделать следующие  выводы:

     Весь  процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

     Служба  ДОУ организует единую комплексную  систему делопроизводства (информационно-документационного  обеспечения управления) в организации, единый порядок работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы: 

1. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.
2. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. Пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.
3. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006.
4. Интернет – ресурсы.