Признаки и сущность документов

Тема 1.1 Документы  и способы документирования. 
 
1. Основные понятия, цели, задачи и принципы делопроизводства.

Понятие документационного  обеспечения управления и его  роль:

Деятельность любой организации  невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распостранения информации. Документационное обеспечение управления  –  сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в организациях, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок. От организации делопроизводства зависят оперативность, надёжность, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.  
Государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соотвествующее нормативно – правовые акты и методические документы (указания, рекомендации). Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию, создание, обработки, хранения и использование документов в текущей деятельности учреждения.  
Номативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и делопроизводства;
• Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб и др.) как общестраслевого, так и ведомственного характера.
• Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• Государственные стандарты на документацию:
• Унифицированные системы документации;
• Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• Государственную систему документационного обеспечения управления  (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;
• Нормативные документы по организации и охране управленческого труда;
• Нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов.

Объектом  ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. 
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа. 
Основные задачи ДОУ: 
1. создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); 
2. регистрация документов; 
3. передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения; 
4. систематизация документооборота в организации. 
 
Каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную. 
 
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря. 
 
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями. 
 
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства  выбирают с учетом размера  предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма) 

Тема1.2 Основные способы  документирования. Классификация документов.

Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как  раз "свидетельство", "доказательство". 
Согласно закону №24 ФЗ  «Об информации, информатизации и защите информации» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Запись информации  на различных носителях по установленным  правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.  
Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.  
Документирование может осуществляться на естественном языке (текстовые документы) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью вычислительных машин, т.е. диски, дискеты и др.) 
Документирование,  т.е. процесс создания и оформления документа. Может осуществляться, как физическими, так и юридическими лицами. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ. 
Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его профессиональной деятельности. 
Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (официальные документы обладают юридической силой – приказы, постановления).

Функции документа. 
Документы могут выполнять следующие функции: 
 
 

Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.  
 
Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:  
 
- ретроспективную (относящуюся к прошлому);  
- оперативную (текущую);  
- перспективную (относящуюся к будущему)  
 
Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.  
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.  
 
Социальная функция (информация о процессах, происходящих в обществе) тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.  
 
Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:  
 
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);  
 
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).  
 
Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).  
 
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.  
 
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.  
 
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)  
 
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией[8].  
 
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.  
 
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.  

Классификация документов 
 
Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. 
 
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации. 
 
По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д. 
 
По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д. 
 
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. 
 
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. 
 
По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения. 
 
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами. 
 
По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц. 
 
По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования. 
 
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. 
 
По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. 
 
 
ПРИЗНАКИ И СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

К основным свойствам  документа относят атрибутивность, функциональность, структурность.

Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материальная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность - это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения.

Основные  признаки документа.

1. Наличие смыслового  содержания. Содержание документа  заключает в себе выделенную  с определенной целью и/или  по определенному назначению  информацию с реквизитами, позволяющими  ее отождествлять и идентифицировать  с конкретными субъектами. С наличием  этой информации связаны определенные  отношения или юридические последствия. 

2. Стабильная вещественная  форма, которая обеспечивает долговременную  сохранность документа, возможность  многократного использования и  перемещения информации в пространстве  и во времени. Форма документа  представляет собой единое сочетание  физической формы материального  носителя, способа фиксации и  представления информационных данных  или атрибутов (внешняя форма)  и организационной формы структуры  представления, зафиксированной  на материальном носителе информации (внутренняя форма). Таким образом,  форму документа можно определить  как совокупность содержательной  информации и реквизитов, установленных  в соответствии с целевой направленностью  и характером правоотношений  и расположенных в определенном  порядке и формате на материальном  носителе.

3. Предназначенность  для использования в социальной  коммуникации, т.е. документы изначально  предназначены для хранения и  передачи во времени и пространстве.

4. Завершенность  сообщения, что обусловливается  областью применения документа.  Незавершенное сообщение, например  черновик, не может быть полноценным  документом. Требование завершенности  является относительным, так как  существует ряд незавершенных  сообщений, имеющих особое значение  для научных исследований.

Основные признаки документа, определяющие его родовое  понятие, не только не исключают, но и  предполагают дальнейшую классификацию  отдельных видов документов. При  этом используются не только указанные  основные признаки, но и признаки, выявляющие особенности их применения в общественных отношениях и отраслях права.

Такими признаками считаются: назначение; доказательное  значение

(юридическая сила); время появления документа; стадии  изготовления; сроки действия; средства  фиксации; вид деятельности; характер  правоотношений; субъектность и  т. д. 

По назначению документ может быть подлинником, дубликатом,

копией.

Подлинник (официального) документа - это «первый или единичный экземпляр официального документа»

Дубликат документа -это «повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу»

Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящий

информацию подлинного документа и все его внешние  признаки или 

часть их, не имеющий  юридической силы»

Под юридической  силой документа понимается «свойство  официального документа, сообщаемое ему  действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным  порядком оформления» Юридическую  силу копия приобретает только после  ее заверения в соответствии с  установленными правилами.

По юридической силе документы могут быть подлинными и подложными.

Подлинный документ - это «документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения»

Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично измененными реквизитами.

Документ может быть полностью  фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания); подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержания);

подлинный с точки  зрения содержания, авторства и времени  создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсификация  состава бланка).

По времени появления  документов во внешней среде различают  оригиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник  документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведения подлинников  в целях их размножения являются копиями. В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­мость создания «умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составляемых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет  одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

Таким образом, документы  можно классифицировать по разным

признакам.