Проблема государственных архивов и пути их решения

Проблема государственных архивов и пути их решения

Роль государственных архивов в современном обществе многопланова и многоаспектна. Их значение определяется, прежде всего, составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, т.е. документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации, Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации выходит на план, как показывает исторический опыт, в первую очередь в период различных реформаций, как политического, так и экономического характера, а также в кризисные периоды, возникающими в ходе вооруженных конфликтов и других чрезвычайных ситуаций. Наглядным примером тому служит период распада СССР и становления и развития новой России, который внес существенные коррективы в организацию процесса комплектования государственных архивов. На первый план в этот период вышла задача спасения, в прямом смысле этого слова, документального населения бывшего СССР, хранящегося вне государственных архивов и которые представляло собой совокупность архивных документов, образовавшихся в деятельности высших органов государственной власти и управления СССР, ликвидационных в результате распада  СССР, местных органов власти и управления, а также в деятельности партийных органов и организаций, хранившихся как в бывших партийных архивах, так и находящихся в текущем делопроизводстве этих органов и организаций.

Проблемы государственных архивов:

• внедрение автоматизированных архивных технологий;
• комплектование;
• хранение архивных документов;
• учет архивных документов и их сохранности;
• проблемы использования документов XX- XXI веков.

Далее рассмотрим каждую их вышеперечисленных проблем государственных архивов.

В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:

1. Централизованная разработка  и внедрение типовых баз данных  по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Головной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы - "развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений". Внедрение типовых баз данных предусматривается исключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным к исполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местные архивы, начиная с уровня областного архива.

2. "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами  и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. В различных архивах эта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА) (для всех архивов объединения), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА). Остальные ограничиваются по этому направлению работы текущим планированием. Однако реалии рыночной экономики вносят свои коррективы в любые программы, и зачастую, плановая работа отодвигается в сторону для разработки программного обеспечения под конкретного, как правило, иностранного потребителя информации (в виде справочника, БД, публикации и т.д.). Конечно, от этого в какой-то мере страдают научные разработки, вместе с тем, создание НСА к документам ставится в зависимость от частоты обращений к ним. Специально для работы с ААТ во всех архивах созданы самостоятельные организационные структуры.

Организационное оформление этого направления работы в условиях жесткого кадрового дефицита является, на наш взгляд, еще одним свидетельством того, что ААТ стали такой же повседневной реальностью, как экспертиза ценности или комплектование. Кроме того, в области ААТ наблюдается такое интересное явление, как свободная конкуренция в сфере автоматизации областных и бывших республиканских архивов, которые заказывают разработку компьютерных технологий для тех или иных задач своей работы. Автоматизация "сверху" и "снизу" развивается достаточно изолированно друг от друга. В стране нет ни только единого центра компьютеризации архивного дела, но и центра сбора информации в этой области. С другой стороны, нет и монополии на разработку ААТ. Для федеральных архивов преобладает второе ("стихийное") направление компьютеризации.

В настоящее время компьютеризация в большей степени затронула область создания информационно-поисковых справочников. Среди них преобладают БД простейшей структуры на большие и однородные массивы данных - имена, географические названия и т.п. Как правило, они дублируют традиционные указатели к фондам, каталоги и указатели к описям. Основная цель их создания - ускорить поиск по соответствующим массивам. Однако есть случаи создания новых справочников, технология разработки которых была значительно усовершенствована при помощи компьютера. Например, БД по военнопленным и интернированным, где при помощи использования автоматизированных словарей были созданы БД на разных языках, при этом удалось избежать привлечения переводчика для создания предмашинного формата (сведения вносятся непосредственно с именной карты военнопленного или опросного листа интернированного). Таким образом, на плечи машины переложили самую "грубую" техническую работу.

Существенный прорыв в области архивных технологий в целом с введением компьютеризации произошел и в сфере ведения систематических каталогов. Тезаурусы, разработанные еще 15 лет назад, и контекстный поиск с успехом заменили тематический поиск в массиве каталожных карточек, построенных по “Схеме единой классификации документальной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР” (СЕК). С 1995г. по решению Росархива прекращена каталогизация по СЕК в федеральных архивах и центрах документации. В области создания тематических межфондовых справочников на уровне документа следует отметить технологии РГАНТД. Использование компьютерных технологий позволило сократить такие этапы работы, как дублирование каталожных карточек, вливание их в каталог, индексацию, а также ускорило поиск. Однако это имеет и свои отрицательные последствия - распад единого систематического каталога на ряд тематических баз данных.

В отношении информационных справочников на уровне фонда (путеводителей и кратких справочников) - с применением компьютеризации усовершенствовался процесс подготовки их к изданию. Информационные справочники на уровне единицы хранения (автоматизированные описи) остаются наименее охвачены ААТ среди справочников системы НСА. Однако и в этой области существуют интересные разработки (РГВА БД "Опись"), которые можно применять для усовершенствования описей (сокращаются такие виды работ, как систематизация единиц хранения и указатели к описи).

Наибольший интерес представляют справочники по системе НСА архива в целом. Это базы данных сложной, иерархической структуры, состоящие из локальных БД ("фонд", опись", "документ") и "плоских таблиц" (именной, географический указатель, указатель учреждений).

Очень перспективное, на наш взгляд, направление,- решение проблемы однократного ввода, что очень существенно для больших массивов информации. Цель создания таких систем - возможность исполнения одного запроса на разных уровнях системы НСА, от архива до документа и документной информации одновременно. В Центре документации “Народный архив” система доведена до уровня фонда, в "Мемориале" до уровня дела (нет регистрации). Каталогизация не начата из-за отсутствия отлаженного рубрикатора. В "Мемориале" создан тематический рубрикатор информации "История диссидентского движения". Система БД и автоматизированных справочников также может использоваться и исследователями в читальном зале. Среди государственных архивов создаются системы такого рода, например "Справочный стол архива" (РГВА) и аналогичная система для читального зала ГАРФ.

Экспертиза ценности документов и обеспечение сохранности слабо затронуты компьютеризацией, эффективных экспертных систем в архивоведении фактически не существует.

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных “Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое состояние документов” и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

После внедрения типовых баз данных на следующем этапе автоматизации отрасли планируется объединить их в локальные сети на уровне областных архивных управлений и затем интегрировать в сети на основе стандартов ISAD, US MARC AMS. После этого будут внесены изменения в Основные правила и порядок централизованного учета. Однако, эти "децентрализаторские тенденции" компенсируются тем, что данные будут с определенной периодичностью отфильтровываться в банк данных Росархива и Центрального фондового каталога.

Интеграция "снизу" (в архивах) развивается путем объединения БД простой структуры в небольшие банки данных разными способами. Это и учет полей в "контрольной базе данных" (РГАЭ) , и создание локальных банков данных (например "Справочный стол" и др.). Интересное решение проблемы предложил РГВА, планирующий сканировать описи, а затем объединить их общей информационной системой. Еще одним способом интеграции являются локальные сети (РГВА, МГОА).

В 90-е годы выходит ряд интересных статей, посвященных проблемам автоматизации архивного дела и использованию электронных документов, в которых подчеркивается, что отсутствие технических средств сдерживает развитие информатизации, мешает выработке единой концепции и политики. Состояние этой проблемы в стране носит критический характер, прослеживается серьезное отставание от многих стран мира. Целесообразность проводить разработку автоматизированных архивных технологий в рамках единой концепции информатизации обосновывается тем, что это позволило бы более организовано решать вопросы технического оснащения автоматизации в архивных учреждениях, а самое важное, формировать поисковый аппарат на межархивном уровне, объединять информационные ресурсы государственных и ведомственных архивов, создавать актуальные для потребителей базы данных исторической информации и на этой почве интенсифицировать использование архивных документов в интересах общества.

В это же время выходит ряд аналитических обзоров по зарубежным и отечественным материалам об ААТ и архивах. Стали подниматься вопросы маркетинга информации автоматизированных баз данных по истории России.

Изучаются возможности использования гипертекстовых документов, оптических дисков в архивах. В последние годы вышло несколько работ, посвященных этим проблемам. На наш взгляд, этот вопрос заслуживает самого пристального внимания.

Одним из перспективных направлений автоматизированных технологий использования архивных документов является CD-ROM мультимедиа.

В качестве примера возможности использования CD-ROM в архивоведении можно назвать диск “Видеоархив Российской истории”, который выпущен фирмой “Кирилл и Мефодий” в комплекте CD-ROM “Большая энциклопедия Кирилла и Мефодия”. На диске содержится 9 видеосюжетов об интереснейших моментах истории России за последние 100 лет.

Данный мультимедийный диск существенно отличается от обычного документального кино. Он имеет интерактивную возможность поиска и просмотра этих фильмов по именам и событиям, датам. Любой фрагмент можно остановить и просматривать его по кадрам. Это чрезвычайно важно при источниковедческом анализе документального кино.

Интерес представляет и проект обучающей системы “Архивистика”, который разработан в историко-архивном институте. Проект представляет собой опыт создания учебного комплекса по архивоведению, основанный на современных информационных технологиях.

Естественно, приведенные примеры не отражают и маленькой части возможностей использования мультимедиа в архивном деле и исторической науке. Большие перспективы, на наш взгляд, новые информационные технологии открывают, например, перед Российским государственным архивом звукозаписи. Оцифровка звука не только помогает обеспечить высокое качество звучания, но и дает возможность реставрировать старые записи. Это, естественно, относится и к проблемам хранения кино-фотодокументов. Новые перспективы открываются и в деле публикации документов. Исследователь сможет, не выходя из дома, не только ознакомиться с текстами археографически оформленных документов, но и увидеть их подлинное изображение. В одной публикации могут быть и тексты, и изображения, и звук, и кино.

Используя имеющийся интеллектуальный потенциал историков-архивистов, богатейшую базу разнообразных исторических источников, хранящихся в отечественных архивах, технические возможности фирм-изготовителей CD-ROM сегодня

можно создать в короткий срок, например, диск “ИСТОРИЯ РОССИИ (в фактах, документах, искусстве)”.

Предлагаемый проект отличается от других широким использованием архивных документов, широтой охвата и фундаментальностью привлекаемого материала.

Можно приводить еще множество примеров возможностей использования новых автоматизированных технологий в архивном деле. Дело не в примерах, а в настоятельной необходимости разворачивания работы в этом направлении.

Ткаченко Н.А. с 1975 года занимается вопросами совершенствования информационных процессов в архивах, участвовала в создании и внедрении автоматизированных архивных технологий для государственных архивов, разработке типовых технологических решений для компьютеризации основных направлений деятельности архивов, тематических баз данных и межархивных автоматизированных банков данных.

Комплектование архива – это его периодическое пополнение документами структурных подразделений данной компании и других источников, к которым относятся подведомственные организации и физические лица.

  Комплектование архива  включает в себя следующие  элементы:

• непосредственное определение источников комплектования,
• определение точного состава документов, которые подлежат сдаче на хранение в архив,
• передача дел на архивное хранение.

  В большинстве случаев  в любой организации комплектование  архива производится документами постоянного (бессрочного), временного (сроком более 10 лет) хранения и документами по личному составу. Дела оперативного хранения (сроком до 5 лет) редко передаются в архив. В архив организации на временное хранение  могут передаваться и документы личного происхождения. По заявлению владельца документации, они сохраняются в течение определенного срока, а затем передаются в государственный архив на постоянное хранение. Комплектование архива компании также включает в себя передачу в архив документов от ликвидированных подчиненных компаний и организаций-предшественников.

  Комплектование архива  должно осуществляться по специальному  графику. Он составляется архивом, согласовывается с начальниками  структурных подразделений организации и утверждается руководителем компании. Каждое дело передается в архив в присутствие ответственного работника архива и руководителя структурного подразделения, к которому это дело относится.

   Комплектование архива  производится под контролем его  ответственного сотрудника. Прежде чем принять дело на хранение в архив, он проверяет правильность формирования дела и соответствие количества дел по описи реальному. Все ошибки в оформлении и формировании дел должны устраняться сотрудниками структурных подразделений. При отсутствии же какого-либо дела, указанного в описи, составляется специальная справка, а в организацию поступает запрос на это дело. А при приеме дел особой ценности, проверяется и количество листов в каждом.

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

• Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
• Налоговые декларации;
• Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
• Статистический отчет, который сформирован за год.
• К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:
• Квартальная отчетность деятельности предприятия;
• Рабочий план счетов;
• Квартальный отчет по налогам;
• Счет-фактура;
• Книга осуществляемых покупок;
• Книга продаж предприятия;
• Различные первичные документы;
• Путевой лист;
• Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
• Исполнительные документы;
• Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
• Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
• Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
• Вексельные документы;
• Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
• Договоры, а также соглашения;
• Акты;
• Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
• Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
• Прочие документы.
• Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Учет архивных документов—это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

Проблемы использования документов XX- XXI веков

Использование документов АФ РФ- одна из важнейших функций государственных архивов. С начала 1990-х гг. архивные документы были востребованы в целях подтверждения прав РФ на недвижимое имущество за рубежом, использовались при демократии границ РФ, в работе уполномоченных органов по реабилитации жертв политических репрессий, способствовали установлению судеб военнослужащих, погибших в годы различных войн, увековечению памяти россиян, погибших за пределами России, проведению работы по канонизации церковников и мирян, пострадавших в годы гонений на церковь, для решения имущественных споров хозяйственных субъектов, закрепления права собственности граждан и организации на землю и строения, восстановление и реставрации исторических заданий и т.д.

Рассмотрим некоторые проблемы в исполнении архивных документов, с которыми столкнулись архивисты на рубеже веков.

1. Исполнение запросов  социально-правового характера.

Всего в архивах РФ по состоянию на 1 января 2006г. на исполнении запросов социально- правового характера было занято 4190 чел.: 64 специалиста в федеральных архивах, 878- в государственных, 3248- в муниципальных. С 1990-х гг. повсеместно наблюдается стабильный рост исполняемых социально- правовых запросов. В последние годы увеличение количества исполненных запросов связанно с двумя факторами:

стабильный рост объемов документов по личному составу, принимаемых в государственные и муниципальные архивы;

принятие новых нормативных актов, связанных с обеспечением социально-правовых интересов граждан.

Так, например, 30 марта 2005 г. вышел Указ Президента РФ «О мерах по улучшению материального положения некоторых категорий граждан  РФ  в связи с 60-летием Победы в Великой Отечественной войне 1941- 1945 гг.».

Практически все последнее десятилетие велась и продолжается до сих пор работа архивных учреждений по исполнению запросов, связанных с реабилитацией жертв политических репрессий. Госархивами также с 1993 по 2005 гг. исполнено 560 тыс. запросов граждан, пострадавших от нацистов. За 2003-2005 гг. государственных и муниципальные архивы исполнитель 65,8 тыс. социально-правовых запросов, поступивших из-за рубежа.

 2. Рассекречивание архивных документов.

Всего за период с 1992 г. по 2005г. рассекречено около 10 млн дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах субъектов РФ. После принятия Закона «О государственной тайне» вырабатывался механизм рассекречивания ликвидационных организаций, не имеющих правопреемника, в первую очередь, документов партийных органов и высших органов государственной власти управления. С 1998 г. в 68 субъектах РФ были сформированы межведомственные комиссии. Благодаря их деятельности были сняты с секретного хранения зачисленные объемы архивных документов, что позволило обществу адекватно оценить собственную историю, обеспечить значительное приращение исторических знаний.

Дальнейший прогресс в изучении малоисследованных тем во многом зависит от того, как скоро будут рассекречены архивные документы по конкретным проблемам, темам.

3. Выставочная  деятельность архивов.

Выставки очень способствуют популяризации архивных документов. С 2000 г. создан и функционирует Выставочный зал федеральных архивов. Ежегодно в его стенах проводится 5-6 историко-документальных выставок, приуроченных к памятным датам российской и мировой истории. Многие выставки, такие как «1953 год. Между прошлым и будущим», «Императрица Мария Федоровна», и др. имели широкий общественный резонанс. Опыт федеральных архивов говорит о том, что документальные выставки надо проводить обязательно с широким использованием экспериментов музеев.

Директор РГАЛИ Т.М. Горяева указала на следующие проблемы в организации выставочной работы:  сотрудника отдела использование зарубежной справочной работой, у них нет времени повышать квалификацию в этом направлении, а здесь нужны люди с выставочным опытом, востребованные музеями и галерееми.

Список источников