Процедура запрошення на дипломатичний прийом

Міністерство аграрної політики та продовольства України

Харківський національний аграрний університет імені В.В. Докучаєва

Кафедра менеджменту організацій

РЕФЕРАТ з дисципліни

«Дипломатичний протокол»

на тему:

«Процедура запрошення на

дипломатичний прийом»

Виконала: студентка ОКР «Магістр»

першого року навчання

напряму підготовки «Менеджмент

організацій і адміністрування»

                                           Нікітенко М.О.

Перевірила: ст. викладач Никоненко С.В.

Харків – 2014

Зміст

Вступ………………………………………………………………………..3

1. Процедура запрошення на дипломатичний прийом………………….4

2. Етикет запрошення та відмова від нього……………………………..13

Висновки…………………………………………………………………..18

Список використаних джерел……………………………………………19

Вступ

Прийоми влаштовуються з нагоди завершення якої-небудь визначної події, національного, релігійного та професійного свята, ювілейних дат, важливих заходів - виставок, конференцій, симпозіумів, випуску ювілейного видання чи моделі, отримання великого виграшу, на честь прибулої на фірму іноземної делегації чи високого гостя.

Найпоширенішою формою ділового протоколу є прийоми, особливості організації яких необхідно знати як бізнесменам, підприємцям, так і менеджерам будь-якого рівня.

Прийоми - це зібрання запрошених осіб, де гостям пропонують різні страви і створюють умови для спілкування та знайомства, відпочинку, ритуальних процесій і церемоній.

Прийоми - найдавніша форма підтримки офіційних контактів. Сучасні правила їх підготовки, проведення, етикет поведінки гостей увібрали багатовікові традиції культури гостинності та застілля різних народів. 

Незважаючи на наявні і сьогодні національні особливості, у міжнародній практиці склалася певна класифікація прийомів, що носить в деякому сенсі умовний характер. Особливо це стосується критерію «офіційний». Так, прийом прийнято вважати офіційним, якщо на нього запрошені гості згідно їх службовому статусу: чоловіки без дружин, а жінки в силу офіційного положення - без чоловіків. Організатори, однак, за своїм розсудом можуть надати заходу статус офіційного, оскільки дружини (чоловіки), як відомо, розділяють старшинство подружжя. 

1. Процедура запрошення на дипломатичний прийом

Кожний прийом потребує ретельної підготовки, вирішення великого кола організаційно-протокольних питань. Перш за все, узгоджується питання, від імені кого влаштовується протокольний захід. Залежно від цього визначається його вид і характер, час і місце проведення, складається список запрошених осіб, розсилаються запрошення, складається план розміщення гостей за столом, якщо йдеться про сніданок, обід або вечерю. Необхідно передбачити тривалість заходу (залежно від його характеру, традицій і звичаїв країни), вирішити, хто зустрічає гостей біля входу, знайомить із розсадкою й супроводжує до зали. Важливо також передбачити місце, де господар, від імені якого проводиться прийом, зустрічає гостей, хто і як представляє йому запрошених. [2]

Необхідно проконсультуватися з місцевою владою щодо загального розпорядку, шляхів під'їзду й виїзду автомобілів, їх стоянки. Якщо погодні умови несприятливі, необхідно потурбуватися, щоб гості при виході з автомобілів або при від'їзді були захищені від несприятливих погодних умов. 

Потрібно своєчасно підготувати всю протокольну техніку: кувертні, розсадочні, планові картки, а також картки меню з перекладом мовою країни гостя. Необхідно також завчасно вирішити, де і як буде подаватися аперитив і кава (якщо влаштовуються вечеря, обід або сніданок). Якщо прийом проводиться в резиденції посла або посольстві, особлива увага надається підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом. [3]

Відповідальний момент прийому - обмін тостами: необхідно заздалегідь продумати, хто і коли буде виголошувати тост із боку господарів, якою буде його зміст і тривалість. Нарешті, необхідно ретельно продумати схему (порядок проведення) прийому, процедуру прощання після завершення протокольного заходу.

Вибір виду прийому, часу п місця проведення.  Вибір виду прийому визначається, перш за все, подією, якій він призначений, та фінансовими можливостями його організаторів. Також враховуються мета проведення заходу й протокольні традиції країни перебування.  

Прийом може проводитися в резиденції посла або посольстві. Якщо прийом влаштовується поза посольством, то обирається ресторан з гарною кухнею і високою культурою обслуговування. В орендованому посольством приміщенні можуть вивішуватися державні прапори акредитуючої країни і країни перебування, портрети глав держав. В особливо урочистих випадках (прийом на честь глави держави) може бути запрошений оркестр для виконання гімнів країни гостя і країни перебування. На таких прийомах нерідко організуються концерти, виконується національна музика. Відповідно й приміщення повинно відповідати формату прийому такого рівня.

Для проведення прийому з розсадкою бажано мати дві зали: одну для збору гостей, другу для банкету. У першій залі (аванзалі) ставлять крісла, низькі столики, на які можна покласти сигарети, розставити попільниці. Тут запрошені збираються до початку прийому й приходу головного гостя. Столи накриваються в другому, основному залі прийому. При проведенні прийому без розсадки гостей можна обмежитися однією залою. Розміри приміщень, де влаштовуються прийоми, повинні відповідати кількості запрошених і можливостям обслуговування. 

При визначенні дати прийому слід враховувати, що прийоми не влаштовують у святкові та неробочі дні в країні перебування, а також у дні національного трауру (у цьому випадку прийоми, призначені раніше, відміняються). Не рекомендується влаштовувати денні прийоми з запрошенням гостей-мусульман у період Рамадану.

Найбільш почесними видами прийомів, які підкреслюють важливість нагоди, з якої вони влаштовані, з денних є сніданок, з вечірніх - обід. Вони зазвичай проводяться з нагоди візитів високих гостей, а також у порядку повсякденної дипломатичної діяльності представництв. їх підготовка, однак, вимагає значних організаційних зусиль і фінансових витрат, специфіка проведення (необхідність розсадки гостей згідно із протокольним старшинством) примушує обмежувати число запрошених осіб. [1]

Більш прості в підготовці та більш демократичні за характером проведення прийоми без розсадки типу "коктейль", "а-ля фуршет", які отримали в останні роки широке поширення в міжнародній протокольній практиці. Означені види прийомів дозволяють значно розширити коло запрошених - до кількох сотень осіб. Гості самі обирають собі місце, мають можливість поспілкуватися з великою кількістю людей і встановити ділові контакти. Дипломатичними представництвами такі види прийомів влаштовуються, наприклад, з нагоди національних свят. 

Складання списку осіб, що запрошуються па прийом --  один із найважливіших елементів підготовчої роботи. Визначається загальна чисельність гостей, яка не повинна перевищувати нормальних можливостей обслуговування і розмірів приміщення, де відбуватиметься прийом. Необхідно враховувати певний відсоток гостей, які в силу різного роду обставин не зможуть бути присутніми на прийомі, що враховується при складанні кошторису витрат на його проведення.

На прийоми, що даються на честь високого гостя або іноземної делегації, які перебувають з офіційним візитом, крім супроводжуючих його осіб (членів делегації) запрошують посла та старших дипломатичних співробітників посольства країни гостя. Також запрошують осіб, які спілкувалися з гостями під час візиту. Якщо делегація гостей представлена подружніми парами (парою), то й офіційні особи приймаючої сторони на прийом запрошуються з дружинами. Якщо прийоми влаштовуються з нагоди ювілейних дат у двосторонніх відносинах, то запрошення дипломатичного корпусу не передбачається. Іноземні дипломати присутні на прийомах, присвячених національним святам країн, а також на протокольних заходах, які проводяться дипломатичними представництвами в порядку їх повсякденної діяльності.

Кожне представництво має власний список осіб, які запрошуються на прийоми, в якому указані офіційні посадові особи, глави та члени персоналу дипломатичних представництв, представники ділового світу, громадських організацій, культурних та наукових кіл країни перебування тощо. Протокольні служби зовнішньополітичних відомств, дипломатичних представництв ретельно перевіряють ці списки, регулярно їх уточнюючи. Зокрема, при підготовці запрошення не буде зайвим уточнити родинне становище, точну адресу запрошеної особи, переконатися, чи не змінився його службовий статус. При цьому враховується ділова необхідність контакту з тією чи іншою особою, яку передбачається запросити. У деяких країнах дипломатам слід виявляти особливу обережність щодо запрошення представників опозиційних партій. [4]

Підготовка та розсилка запрошень. На дипломатичні прийоми гостей запрошують за допомогою письмових запрошень. Кожне представництво має власну форму запрошень, як правило, двох типів. Бланки запрошень першого типу виготовляються друкарським способом, а від руки в них вписують прізвище особи, яку запрошують, її посаду, зазначають вид прийому, місце, дату (включаючи день тижня) та час проведення відповідно до конкретного заходу. Усі ці дані можуть бути й надруковані, але це вважається менш ввічливим. Запрошення першого типу використовуються установами, які часто влаштовують різні протокольні заходи, оскільки частково друковані запрошення завдяки своїй універсальності дешевші, ніж запрошення другого типу. 

Якщо прийом влаштовується з нагоди перебування високого гостя в країні, ювілейної дати, національного свята, то запрошення виготовляють типографським способом у вигляді спеціальних бланків. У таких запрошеннях (запрошення другого типу) від руки вписують лише ім'я та посаду запрошеної особи.

Запрошення друкуються на папері білого кольору чорною фарбою. Текст запрошень на офіційний прийом пишеться від третьої особи із застосуванням вислову "має честь запросити". У запрошенні рекомендують робити записи чорнилом чорного кольору (у минулому такі записи виконувались лише тушшю). Запрошення не підписуються. Бланки, які надсилаються від імені глави держави, уряду, керівників офіційних державних відомств (наприклад міністра закордонних справ), голів закордонних представництв, мають спеціальну форму, де в центрі вгорі друкується або виконується тисненням елемент державної символіки. Існує практика, коли на запрошеннях на протокольні заходи, які влаштовуються від імені високих посадових осіб, послів елементи державної символіки виконуються золотою фарбою, тоді як на запрошеннях, складених від імені дипломатів нижчого рангу - в іншій кольоровій гамі (чорній, черво ній тощо). Угорі, вище від імені особи - адресанта, або в тексті можна вказати, на чию честь або з якої нагоди влаштовується прийом. У запрошеннях на прийом типу "коктейль", "а-ля фуршет" указується час початку й закінчення прийому. У запрошенні на "сніданок", "чай", "обід", "обід-буфет", "вечерю" зазначається лише час початку прийому.

У запрошеннях на вечірні прийоми може бути вказівка на особливу форму одягу. У лівому нижньому куті бланку зазначається: "whitetie" (біла краватка, що означає - фрак); "black tie" (чорна краватка, тобто смокінг). Ці позначення також означають, що жінки повинні бути на прийомі у вечірньому одязі. У Великобританії іноді в запрошеннях зазначається "ewening dress" - вечірній одяг;"undress" - буквальний сенс - "без одягу", що означає побажання гостю бути в повсякденному костюмі.

З метою попереднього з'ясування можливості присутності гостя на прийомі в правому нижньому куті бланка запрошення проставляють літери R.S.V.P. (фр. repondez, s'il vous plait), що означає прохання відповісти. У Бельгії у відповідному випадку зазначається - R.S.L.P. Нижче літер R.S.V.P. можливе уточнення -"Regrets only" (українською - "Прохання повідомити про неучасть"або "У випадку відмови"), що означає необхідність повідомлення лише у випадку неможливості бути присутнім на прийомі. Якщо на запрошенні під літерами R.S.V.P. указаний номер телефону, то відповідь можна дати по телефону. [2]

При запрошенні головного гостя - президента, глави парламенту, прем'єр-міністра, міністра закордонних справ тощо - посол попередньо домовляється з ним усно і тільки після одержання згоди надсилає зарошення. У цьому випадку літери R.S.V.P. закреслюються і замість них пишуть "р.м." (фр. pour memoire - для нагадування) або "to remind' англійською. Таким же чином оформлюється запрошення, якщо з кимось вже досягнута особиста домовленість щодо його присутності на прийомі. На практиці означений спосіб запрошення виглядає таким чином: наприклад, секретарка посла 9 квітня телефонує до протокольного відділу МЗС і повідомляє, що посол і його дружина запрошують міністра і його дружину взяти участь у прийомі в другій половині травня. Міністр пропонує дату - 21 або 23 травня. Посол обирає 21 травня і повідомляє про цю дату службу протоколу. Під час розсилки запрошень міністру та його дружині надсилається запрошення з відповідним зазначенням. 

Запрошення прийнято надсилати за два-три тижні до прийому, обов'язково в білих заклеєних конвертах. Розсилка запрошень за тиждень До заходу може призвести до чисельних відмов взяти в ньому участь, як У зв'язку з прийнятими раніше запрошеннями на інші заходи, так і через эбразу з боку деяких осіб, які можуть вирішити, що їх запрошують через відмову запрошених раніше взяти участь у заході. Запрошення надсилаються з кур'єром, рідше поштою. Високим посадовцям, видатним діячам рекомендується завжди надсилати запрошення з кур'єром.

Подружнім парам надсилається спільне запрошення із зазначенням на першому місці імені або посади офіційної особи. Для інших членів родини, наприклад для дорослої дочки, складається окреме запрошення. На запрошення, яке містить літери R.S.V.P., і вони не закреслені, треба відповідати протягом 48 годин. Затримка із відповіддю, а тим більше її відсутність - свідчення неповаги до організаторів прийому. Якщо особа, яку запрошують, не певна в тому, чи зможе вона бути присутньою на прийомі, краще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент. Після того, як дана згода прибути на прийом, змінювати рішення вельми небажано, для цього повинна бути лише дуже серйозна причина, пов'язана зі станом здоров'я або вимушеною та неочікуваною поїздкою в інше місто. У випадку появи форс-мажорних обставин необхідно терміново попередити організаторів, не залишаючи це на день проведення прийому. 

На запрошення відповідають листом або листівкою. Відповідь пишеться чорним чорнилом на аркуші білого паперу, який має приблизно такий же розмір, що й запрошення. Відповідь на запрошення складається від третьої особи й не підписується. [1] 

Неможливість участі чоловіка-офіційної особи в прийомі виключає можливість участі в заході його дружини. Однак хвороба або від'їзд дружини -не перешкода для участі в заході чоловіка - офіційної особи. Він інформує про ситуацію і запитує, чи може взяти участь у протокольному заході сам.  

Запрошення на прийоми надсилаються кожному персонально, тому направляти замість себе на захід іншу особу не можна. Якщо запрошення укладається від імені високих посадових осіб -президента, глави парламенту, прем'єр-міністра, міністрів, послів і посланників - або їм адресується, то указується лише їхня посада. Якщо ж адресанти або адресати - заступники міністрів, радники тощо, то в запрошеннях після службового становища вказують їхні імена та прізвища. Зауважимо, що згідно із нормами етикету західноєвропейських країн в запрошенні не пишуть повний титул глав дипломатичних представництв. Якщо запрошується подружжя, то вважається неввічливим написати, що запрошується "посол... з дружиною". Буде правильним написати, що запрошуються "посол... і пані..."

У запрошенні на прийом, даний на честь особи, міститься мовна формула: " Посол (назва країни) має честь запросити на обід,даний на честь пана Міністра закордонних справ (назва країни)...". Якщо почесний гість присутній на заході з дружиною, то в запрошенні пишуть так: "Посол (назва країни) має честьзапросити на обід, даний на честь пана Міністра закордоннихсправ (назва країни) і пані..." . Якщо прийом дається на честь високого державного діяча, який прибув до країни з візитом, то в запрошенні пишеться: "З нагоди прибуття з візитом пана Міністра закордонних справ (назва країни) Міністр закордоннихсправ (назва країни) має честь запросити...". Позитивна відповідь на запрошення може мати таку форму: "Радник Посольства (повна назва країни) та (ім'я та прізвищедружини) дякують Послу (повна назва країни) і пані (ім'я тапрізвище дружини) за їхнє люб'язне запрошення на обід у середу 27 квітня о 20.00, яке вони із задоволенням приймають".

У випадку, якщо з будь-яких причин запрошені не можуть бути присутніми на прийомі, то в останньому рядку після зазначення часу слід про це повідомити, наприклад: "...на якому вони, на жаль,не зможуть бути присутніми у зв'язку з від'їздом у відпустку". Якщо із запрошеного подружжя дружина не зможе бути присутньою, то дипломату треба повідомити, що він приймає запрошення, але його дружина "пані (ім'я та прізвище), на жаль,не зможе бути присутньою на обіді...".

2. Етикет запрошення та відмова від нього

На прийом з розсаджуванням список запрошених готують завчасно, що пояснюється необхідністю скласти план розміщення гостей за столом.

На дипломатичні офіційні прийоми гостям надсилають відповідні запрошення, які можуть бути повністю або ж частково надрукованими. Для менш офіційних заходів допускається надсилання запрошень, повністю написаних від руки. Незалежно від виду запрошення завжди пишеться від третьої особи. Офіційний протокол вважає за можливе передати його телефоном або телеграфом. [5]

Запрошення на офіційні заходи завжди друкуються на білосніжному ("off white") папері чорною фарбою. Останнім часом при виготовленні запрошень серед усіх стилів написання літер перевага надається рукописному стилю.

Повністю надруковані запрошення використовують для особливих заходів — дуже великих або формальних, офіційних прийомів. Вважається, що такі запрошення демонструють особливу повагу до запрошених (вони ж є і найдорожчими). У повністю надруковане запрошення від руки вписується тільки ім’я гостя та, за потреби, його дружини.

Якщо господарем прийому є висока офіційна особа (глава держави, прем’єр-міністр, спікер парламенту, посол держави тощо), запрошення може мати вгорі зображення герба країни або ж печатку офісу посадової особи (наприклад, прем’єр-міністра). Існує практика, згідно з якою на запрошеннях на заходи, що відбуваються на державному рівні, використовується зображення державного герба, печатки офісу посадової особи, виконані золотою фарбою, а на запрошеннях на робочі сніданки, ланчі, інші менш офіційні заходи — некольорове випукле зображення герба або печатки. Усі запрошення від імені президента країни мають золоте зображення державного герба або ж президентської печатки.

Частково друковані запрошення можуть використовуватися для будь-якого виду прийняття, з будь-якої нагоди та для будь-якої дати і часу. Запрошення такого роду можуть надсилатися для ланчів, чаю, коктейлів тощо. [3]

Частково друковані запрошення дешевші, ніж друковані повністю, і тому вони активно використовуються особами та установами, які часто організовують різні протокольні заходи. Необхідна інформація (вид прийому, дата, день, час і місце проведення) вписується від руки чорним чорнилом відповідно до конкретного заходу.

Існують загальні вимоги до запрошень усіх видів. Якщо захід влаштовується на честь певної офіційної особи, високого гостя або ж на відзначення національного свята, відповідна інформація вказується вгорі на запрошенні або ж, якщо допускає розмір, у самому тексті. У тому випадку, коли відповідна фраза дуже довга, друкується окрема картка, яка прикріплюється до запрошення.

Запрошення, що надсилається почесному гостю, не пояснює причину заходу, а містить напис "То Remind" або "Pour Memoire" (P. M.).

Зазвичай, усі запрошення, зокрема запрошення на прийом з розсадкою гостей, обов’язково у лівому нижньому кутку містять літери R. S. V. Р. — прохання відповісти. Нижче можливе уточнення — "Regrets only" — повідомити тільки в разі неможливості бути присутнім. Таке прохання відсутнє на запрошенні, що надсилається почесному гостю, з яким обов’язково досягається попередня домовленість про його присутність, і таким чином запрошення у такому випадку є нагадуванням про захід. Якщо відповідь очікується по телефону, його номер пишеться під проханням дати відповідь.

У запрошенні, як правило, вказується форма одягу, передбачена для конкретного заходу. Це може бути:

— повсякденний одяг. Така форма визначається словами: "informai", "tenue de ville", "undress" (характерно для Великобританії);

—смокінг. У дипломатичному та офіційному протоколі для такої форми використовується визначення "black tie". Можливо також, для напівформальних заходів, "dinner dress", "tuxedo";

— фрак. У запрошеннях така форма визначається як "white tie". Можливо також "tenue de soire", "evening dress", "decorations" і просто "tails".

Якщо у запрошенні форму одягу не вказано, вважається, що в такому разі організатори передбачають неформальний, повсякденний одяг. У такій ситуації варто уточнити форму одягу напередодні прийому.

Запрошення на прийом можуть бути передані телефоном. Як тільки отримується згода на запрошення по телефону, одразу ж надсилається відповідне надруковане або написане від руки нагадування. Може бути воно надіслане також і телеграфом. Запрошення на офіційні заходи, передані телеграфом, дублюються надрукованими. Відповідь на запрошення такого роду дається також телеграфом або по телефону. [1]

Запрошення на прийом розсилаються заздалегідь. Мінімальний строк — за тиждень до проведення заходу. Щоправда, така розсилка може призвести до небажаних наслідків — численних відмов у зв’язку з тим, що раніше вже були прийняті запрошення на ті чи інші заходи, образи з боку деяких запрошуваних, які можуть подумати, що про них згадали в останній момент, коли хтось, кого запросили раніше, відмовився прийти.

Оптимальний час розсилки запрошень — за два-три тижні, у разі організації особливо важливого заходу — за чотири тижні.

Залежно від конкретних обставин запрошення надсилаються з кур’єром, рідше поштою (високим посадовим особам, визначним діячам рекомендується завжди надсилати з кур’єром).

У всіх випадках, коли у запрошенні є літери К. в. V. Р. або слова "прохання відповісти", необхідно якомога швидше дати відповідь про моясливість чи неможливість бути присутнім. Як заведено, відповідь дається протягом 1—2 днів після отримання запрошення. Якщо особа, яку запрошують, не певна у тому, чи зможе вона бути присутньою, краще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент. Затримка відповіді на запрошення ставить організаторів у складне становище тому, що вони не можуть прийняти рішення щодо розсадки за столом, а також не можуть запросити когось іншого. Це й змушує організаторів нагадувати про необхідність дати відповідь. Узагалі ж не відповісти на запрошення — серйозна помилка.

Якщо подружжя відмовляється від запрошення через відсутність чоловіка або дружини у місті або у зв’язку з отриманням раніше іншого запрошення для одного з них, він чи вона має сповістити про це організаторів, і тоді можливе надсилання запрошення одному — тому, хто вільний на час запрошення.

Вважається абсолютно прийнятним як для чоловіка, так і для жінки відповісти згодою на запрошення, направлене для обох, і самому/самій прийти на коктейль, обід-буфет, "а-ля фуршет", якщо це є бажаним і коли на його чи її присутність розраховують організатори.

На запрошення, які надходять від імені глави держави, необхідно дати відповідь протягом 24 годин з моменту його отримання. На запрошення, передане по телеграфу, слід відповісти негайно також по телеграфу або по телефону. Існує лише кілька ситуацій, коли можлива відмова прийняти запрошення від імені глави держави. Це — смерть члена сім’ї, хвороба запрошеного, весілля члена сім’ї, відсутність запрошеного у столиці, в країні у день проведення відповідного заходу.

Більш правильним вважається відповісти на запрошення листом чи листівкою, ніж надсилати візитну картку. У деяких країнах відповідь візитною карткою вважається нетактовною, особливо коли йдеться про офіційне запрошення. [4]

Відповідь на запрошення пишеться від руки чорним чорнилом на білому папері, розмір якого приблизно такий, як розмір запрошення. Відповідь дається від третьої особи. Запрошення на прийом з розсаджуванням надсилається кожному персонально і старшинство гостей визначається згідно з рангом кожного, тому направляти на офіційний сніданок, обід, ланч замість себе іншу особу не дозволяється. Така заміна можлива тільки за згодою організаторів.

Важливим моментом у протоколі та етикеті запрошень на дипломатичні офіційні прийоми є питання щодо можливості чи неможливості прохання надіслати запрошення. Вважається недопустимим просити запрошення для себе на жодні заходи. Офіційна особа може попросити запрошення для колеги або ж для особи, яка обіймає вищу посаду. Дипломатичний працівник може у разі, якщо його колега або вища офіційна особа з його країни проїжджає через столицю на місце нової акредитації, попросити своїх колег з дипломатичного корпусу включити гостя до списку на офіційні або дипломатичні заходи, на які список запрошених не має обмежень.

Висновки

Після вибору виду прийому можна переходити до складання списку запрошених. Особливу увагу при цьому необхідно звернути на те, щоб серед гостей не було людей, які вороже ставляться один до одного або ж дотримуються протилежних політичних поглядів.

У запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв'язку з чим, де і коли, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запрошення були виготовлені на яскравих бланках, а ім'я, прізвище та посада запрошених були вписані від руки або набрані на комп'ютері. Запрошення розсилають за один-два тижні до прийому - це етикетний мінімум. Але якщо врахувати час на доставку, термін на обміркування та прийняття гостям рішення, підготовку відповіді (після отримання якої можна починати конкретну підготовку до прийому), то їх краще розсилати за місяць.

У разі якщо візит гостя не зовсім бажаний, запрошення передають в день прийому. Таке запрошення розцінюється як формальне, від якого завжди можна відмовитись.

Якщо запрошується подружжя, то це зазначається окремо. На перше місце в такому запрошенні ставлять ім'я чоловіка. Якщо жінку запрошують як офіційну особу або з огляду на її положення у суспільстві, запрошення оформляється персонально. На прийомі їй відводиться місце залежно від рангу та статусу.

Прийом вважається офіційним, якщо запрошені - виключно посадові особи. Чоловіки мають бути присутні на офіційних прийомах без жінок, а запрошені з огляду на соціальне становище жінки - без чоловіків (сніданок, на який запрошуються чоловіки разом з жінками, вважається неофіційним незалежно від кількості запрошених). Офіційні запрошення відрізняються за формою від неофіційних. У запрошенні на офіційний прийом зазначається титул запрошеного без зазначення його імені та імені дружини. У тексті запрошення на дипломатичний прийом використовують форму "маємо честь запросити..."

Список використаних джерел:

1. Галушко В. П. Діловий протокол та ведення переговорів: Навч. посіб. — Вінниця: Нова книга, 2002.
2. Калашник Г. М. Вступ до дипломатичного протоколу та ділового етикету / Г. М. Калашник. – К. : Знання, 2007. – 143 с.
3. Сагайдак О. П., Олійник В.М. Принцип міжнародної ввічливості в дипломатичному протоколі. — Л., 2001.
4. Сагайдак О. П. Дипломатичний протокол та етикет : підручник / О. П. Сагайдак. – 2-ге вид., випр. – К. : Знання, 2012. – 262 с.