Процедуры, предшествующие заполнению форм бухгалтерской отчетности

Процедуры, предшествующие заполнению форм бухгалтерской  отчетности

Уточнение оценки активов и  пассивов

Процедура уточнения оценки активов и пассивов предполагает несколько последовательных шагов:

Шаг 1. Исправление ошибок, выявленных до даты представления бухгалтерской  отчетности и относящихся  к периоду, за который  составляется бухгалтерская  отчетность

Порядок исправления допущенных в бухгалтерском  учете ошибок не зависит от того, кто их обнаружил. Производимые исправления  оформляются справкой бухгалтера, которая  должна иметь обязательные реквизиты  первичного документа.

Согласно  п. 11 Методических рекомендаций о порядке  формирования показателей бухгалтерской  отчетности организации, утвержденных приказом Минфина России от 28.06.2000 № 60н, в случаях выявления неправильного  отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного  года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного  периода, когда искажения выявлены. При выявлении неправильного  отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская  отчетность не утверждена в установленном  порядке, исправления производятся записями декабря года, за который  подготавливается к утверждению  и представлению в соответствующие  адреса годовая бухгалтерская отчетность.

В случаях  выявления организацией в текущем  отчетном периоде неправильного  отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в  прошлом году исправления в бухгалтерский  учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения  в установленном порядке годовой  бухгалтерской отчетности) не вносятся. Такие ошибки отражаются в текущем  году (т.е. тогда когда они выявлены).

Шаг 2. Отражение на дату составления бухгалтерской  отчетности приобретенных  ценностей, находящихся  в пути или не вывезенных со складов поставщиков 

В инструкции по применению плана счетов к счету 10 "Материалы" предписано, что  стоимость материалов, оставшихся на конец месяца в пути или не вывезенных со складов поставщиков, в конце  месяца отражается в бухгалтерском  учете следующей записью:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками"

При этом оприходование этого имущества  на склад не производится.

В начале следующего месяца произведенная ранее  бухгалтерская запись сторнируется, и данные суммы числятся в бухгалтерском  учете как авансы выданные на счете 60 "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками".

Исходя  из смысла указанной нормы в сопоставлении  ее с предписаниями Федерального закона "О бухгалтерском учете" можно сделать вывод, что она  распространяется на материалы, оставшиеся на конец месяца в пути или не вывезенные со складов поставщиков, по которым:

1) право  собственности перешло к организации-покупателю; 
2) была произведена оплата или выполнено иное условие по встречному исполнению обязательства.

Данная  процедура позволяет показать в  бухгалтерской отчетности реальную величину имущества, принадлежащего организации  на праве собственности, и отсутствие задолженности за эти ценности.

Если  вышеуказанная бухгалтерская проводка не будет сделана, то это приведет к необоснованному уменьшению облагаемой базы по налогу на имущество, а также  к искажению данных в бухгалтерской  отчетности организации.

В аналогичной  ситуации осуществление указанной  процедуры возможно и по иным объектам имущества (основным средствам, товарам).

Однако, на наш взгляд, предложенная официальная  методика не лишена недостатка. Дело в  том, что при сверке расчетов у  контрагентов возникнут расхождения. В бухгалтерском учете продавца ценностей дебиторской или кредиторской задолженности (в качестве полученного  аванса) по расчетам с покупателем  числиться не будет, что соответствует  реальному положению дел. У покупателя по данным бухгалтерского учета будет  числиться дебиторская задолженность  поставщика (в качестве аванса выданного), что не соответствует действительности и неадекватно юридическому смыслу хозяйственной операции, так как  право собственности на ценности уже перешло к покупателю, и, следовательно, продавец свои обязательства выполнил.

Адекватное  отражение фактов хозяйственной  жизни должно быть не только в бухгалтерской  отчетности, но и в регистрах бухгалтерского учета на любую дату, что не может  обеспечить методика, предлагаемая планом счетов.

Вышеизложенного недостатка можно избежать, если в  бухгалтерском учете покупателя на момент перехода к нему права  собственности на оплаченные ценности производить следующую бухгалтерскую  запись:

Дебет счетов учета соответствующего имущества (07 "Оборудование к установке", 08 "Вложения во внеоборотные активы", 10 "Материалы", 41 "Товары" и  др.), субсчет "Ценности в пути или  не вывезенные со складов поставщиков, право собственности по которым  перешло к организации" 
Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

Одновременно  производится зачет ранее выданного  аванса:

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками" 
Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Авансы выданные"

В момент фактического поступления ценностей  в организацию составляется следующая  бухгалтерская запись:

Дебет счетов учета соответствующего имущества (07 "Оборудование к установке", 08 "Вложения во внеоборотные активы", 10 "Материалы", 41 "Товары" и  др.), субсчет "Ценности, фактически поступившие" 
Кредит счетов учета соответствующего имущества (07 "Оборудование к установке", 08 "Вложения во внеоборотные активы", 10 "Материалы", 41 "Товары" и др.), субсчет "Ценности в пути или не вывезенные со складов поставщиков, право собственности по которым перешло к организации"

Таким образом, в текущем бухгалтерском  учете покупателя (регистрах бухгалтерского учета) достигается адекватное отражение  произошедших фактов хозяйственной  жизни, и нет необходимости на конец месяца (дату составления бухгалтерской  отчетности) осуществлять процедуру  по отражению приобретенных ценностей, находящихся в пути или не вывезенных со складов поставщиков, на счетах учета  имущества.

Шаг 3. Уточнение оценки имущества, полученного  по неотфактурованным  поставкам 

Под неотфактурованными поставками следует понимать поступление  в организацию имущества без  сопроводительных документов поставщиков (накладных, актов приема-передачи и  т.п.).

Если  сопроводительные документы на неотфактурованные  поставки получены до даты представления  бухгалтерской отчетности, то цена данного имущества и кредиторская задолженность уточняются исходя из сведений, указанных в поступивших  сопроводительных документах.

Указанная корректировка производится сторнированием полной суммы ранее произведенной  проводки, отражающей поступление неотфактурованной  поставки, включающей в себя сумму  НДС, (так как отсутствие первичного документа не позволяет выделить НДС на основании составляемого  при приемке внутреннего акта) и составлением новых записей  на основании полученных сопроводительных документов.

Шаг 4. Проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности и отражение  результатов инвентаризации в бухгалтерском  учете

Проведение  инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является одним из обязательных случаев  проведения инвентаризации, установленных  в Федеральном законе РФ "О  бухгалтерском учете". Инвентаризация проводится в соответствии с методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденными  приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. При этом необходимо использовать унифицированные формы первичной  учетной документации по учету результатов  инвентаризации, установленные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного  приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, установлено, что проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности обязательно, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась  не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может  проводиться один раз в три  года, а библиотечных фондов - один раз  в пять лет. В организациях, расположенных  в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может  проводиться в период их наименьших остатков.

Пунктом 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы  по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных  сумм по этим расчетам не допускается.

Из анализа  данных норм Положения по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в РФ следует, что если инвентаризация дебиторской задолженности (входит в состав имущества) была произведена  на любую дату с 1 октября по 30 декабря, то перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности ее инвентаризацию проводить  не надо (кроме инвентаризации дебиторской задолженности по расчетам с банками и бюджетом).

Если  организация на любую дату до 30 декабря  провела инвентаризацию кредиторской задолженности, то она все равно  на дату составления годовой бухгалтерской  отчетности должна произвести инвентаризацию указанных объектов.

Чем ближе  проведена инвентаризация к дате составления бухгалтерской отчетности, тем достоверней бухгалтерская  отчетность. Для целей составления  годовой бухгалтерской отчетности наибольшую ценность представляет инвентаризация, проведенная на дату составления  бухгалтерской отчетности, т.е. 31 декабря.

Шаг 5. Создание оценочных  резервов на дату составления  бухгалтерской отчетности

Оценочные резервы уточняют оценку в бухгалтерской  отчетности отдельных объектов имущества  организации за счет уменьшения доходов (и соответственно также их уточнения), в случае если учетная стоимость  активов оказывается выше их реальной стоимости, сложившейся на дату составления  бухгалтерской отчетности.

Счета учета оценочных резервов являются контрактивными регулирующими счетами, уточняющими оценку в бухгалтерской  отчетности следующего имущества:

• материалов, незавершенного производства, готовой продукции, товаров (счет 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей");
• акций других организаций, котирующихся на фондовой бирже и котировка которых регулярно публикуется (счет 59 "Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги");
• сомнительных долгов за проданную продукцию, оказанные услуги, выполненные работы (счет 63 "Резервы по сомнительным долгам").

Вышеуказанное имущество показывается в бухгалтерском  балансе в активе в оценке-нетто, т.е. за вычетом соответствующего образованного  оценочного резерва. Оценочные резервы  создаются на основе результатов  проведенной инвентаризации по состоянию  на дату составления годовой бухгалтерской  отчетности. Целесообразно проводить  инвентаризацию товарно-материальных ценностей, финансовых вложений и дебиторской  задолженности по состоянию на 31 декабря, т.к. тогда инвентаризация может проводиться один раз и  объединять в себе две процедуры:

• инвентаризацию непосредственно ради сверки данных бухгалтерского учета с фактическим состоянием и
• инвентаризацию для уточнения в бухгалтерской отчетности оценки отдельных объектов имущества посредством создания оценочных резервов.

Прежде  чем создавать новые оценочные  резервы, необходимо присоединить неиспользованные ранее суммы резервов под обесценение  вложений в ценные бумаги и по сомнительным долгам к прибыли отчетного года, следующего за периодом их создания (восстановить оценочные резервы, образованные в  прошлом году).

Если  до конца отчетного года, следующего за годом создания резервов под обесценение  вложений в ценные бумаги и по сомнительным долгам, эти резервы в какой-либо части не будут использованы, то неизрасходованные суммы должны быть присоединены на дату составления  бухгалтерской отчетности к финансовым результатам. Данная процедура отражается бухгалтерской записью, обратной записи по их созданию:

Дебет 59 "Резервы под обесценение  вложений в ценные бумаги" (63 "Резервы  по сомнительным долгам") 
Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

Таким образом, происходит восстановление дохода, зарезервированного в предыдущем отчетном периоде и не использованного  на уточнение оценки соответствующих  объектов имущества организации. Согласно плану счетов резервы под снижение стоимости материальных ценностей (счет 14) восстанавливаются не в конце, а в начале периода, следующего за периодом, в котором они были созданы.

Создание  оценочных резервов отражается заключительными  записями декабря:

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" 
Кредит 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей" (59 "Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги", 63 "Резервы по сомнительным долгам")

То есть, на дату составления бухгалтерской  отчетности, доход, направляемый на уточнение  оценки в бухгалтерской отчетности отдельных объектов имущества, резервируется  на покрытие возможных в будущем  году потерь, связанных с обесценением соответствующих активов, числящихся на балансе организации.

Создание  оценочных резервов, при наличии  оснований, на дату составления бухгалтерской  отчетности является для организации  обязательной процедурой.

Шаг 6. Пересчет в рубли  на дату составления  бухгалтерской отчетности активов и обязательств, стоимость которых  выражена в иностранной  валюте (отражение  курсовых разниц)

Числящиеся  на балансе организации на дату составления  бухгалтерской отчетности (31 декабря 2002 года) активы и обязательства, стоимость  которых выражена в иностранной  валюте, должны быть пересчитаны в  рубли по курсу ЦБ РФ, действующему на отчетную дату. В соответствии с  пунктом 7 ПБУ 3/2000 "Учет активов и  обязательств, стоимость которых  выражена в иностранной валюте", утвержденного приказом Минфина  России от 10.02.2000 № 2н, к подлежащим пересчету  в рубли на дату составления бухгалтерской  отчетности относятся следующие  объекты бухгалтерского учета, стоимость  которых выражена в иностранной  валюте:

• денежные знаки в кассе организации;
• средства на счетах в кредитных организациях;
• денежные и платежные документы;
• краткосрочные ценные бумаги;
• средства в расчетах (включая по заемным обязательствам) с юридическими и физическими лицами;
• остатки средств целевого финансирования.

В результате пересчета в рубли на дату составления  бухгалтерской отчетности активов  и обязательств, стоимость которых  выражена в иностранной валюте, образуются курсовые разницы. Курсовая разница, определяемая на дату составления бухгалтерской  отчетности, представляет собой разницу  между рублевой оценкой соответствующего актива или обязательства, стоимость  которых выражена в иностранной  валюте, исчисленной по курсу ЦБ РФ, на отчетную дату составления бухгалтерской  отчетности за отчетный период, и рублевой оценкой этих актива и обязательства, исчисленной по курсу ЦБ РФ на дату принятия их к бухгалтерскому учету  в отчетном периоде или отчетную дату составления бухгалтерской  отчетности за предыдущий отчетный период. Если курс рубля по отношению к  иностранной валюте между двумя  указанными датами не изменился, что  бывает крайне редко, то курсовых разниц не будет.

Курсовая  разница зачисляется на финансовые результаты организации как внереализационные  доходы (положительная курсовая разница) или как внереализационные расходы (отрицательная курсовая разница).

Положительные курсовые разницы отражаются:

Дебет 50 "Касса", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках", 57 "Переводы в пути", 58 "Финансовые вложения" (в части краткосрочных  финансовых вложений), 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и  заказчиками", 66 "Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам", 67 "Расчеты  по долгосрочным кредитам и займам", 68 "Расчеты с бюджетом", 71 "Расчеты  с подотчетными лицами", 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредитоами", 86 "Целевое финансирование" 
Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

Выявленные  отрицательные курсовые разницы  отражаются следующей бухгалтерской  записью:

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" 
Кредит 50 "Касса", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках", 57 "Переводы в пути", 58 "Финансовые вложения" (в части краткосрочных финансовых вложений), 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам", 68 "Расчеты с бюджетом", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 86 "Целевое финансирование"

Исключением из порядка отражения курсовой разницы  на счетах бухгалтерского учета является выявление курсовой разницы, связанной  с формированием уставного (складочного) капитала, образующейся, соответственно, на счете 75 "Расчеты с учредителями". Данная курсовая разница подлежит отнесению  на увеличение (положительная курсовая разница) или уменьшение (отрицательная  курсовая разница) величины добавочного  капитала организации.

Пунктом 14 ПБУ 3/2000 установлено, что под курсовой разницей, связанной с формированием  уставного (складочного) капитала организации, признается разность между рублевой оценкой задолженности учредителя (участника) по вкладу в уставный (складочный) капитал организации, оцененному в  учредительных документах в иностранной  валюте, исчисленной по курсу ЦБ РФ на дату поступления суммы вкладов, и рублевой оценкой этого вклада в учредительных документах.

Исходя  из определения, приведенного в ПБУ 3/2000, можно сделать вывод о  том, что выявлять на дату составления  бухгалтерской отчетности курсовые разницы, связанные с формированием  уставного (складочного) капитала, не надо.

Однако, по нашему мнению, данное упущение является редакционной неточностью текста ПБУ 3/2000, и в соответствии с п. 1 ст. 1 Федерального закона "О бухгалтерском  учете", который предписывает формировать  полную и достоверную информацию о деятельности организации и  ее имущественном положении, необходимо выявлять на дату составления бухгалтерской отчетности курсовые разницы, связанные с формированием уставного (складочного) капитала.

Выявленная  на дату составления бухгалтерской  отчетности положительная курсовая разница, связанная с формированием  уставного (складочного) капитала, отражается по дебету счета 75 "Расчеты с учредителями" и кредиту счета 83 "Добавочный капитал". Выявленная на дату составления  бухгалтерской отчетности отрицательная  курсовая разница, связанная с формированием  уставного (складочного) капитала, должна быть отражена по дебету счета 83 "Добавочный капитал" и кредиту счета 75 "Расчеты  с учредителями".

Шаг 7. Отражение в бухгалтерской  отчетности условных активов и обязательств

В соответствии с ПБУ 8/01 "Условные факты хозяйственной  деятельности", утвержденным приказом Минфина России от 28.11.2001 № 96н, условным фактом является имеющий место по состоянию на отчетную дату факт хозяйственной  деятельности, в отношении последствий  которого и вероятности его возникновения  в будущем существует неопределенность, т.е. возникновение последствий зависит  от того, произойдет или не произойдет в будущем одно или несколько  неопределенных событий.

Последствиями условного факта, определяемыми  по состоянию на отчетную дату при  формировании бухгалтерской отчетности, могут быть условные активы и условные обязательства. Информация об условных активах раскрывается только в пояснительной  записке к бухгалтерской отчетности организации.

Под условными  обязательствами понимается такое  последствие условного факта, которое  в будущем с очень высокой (95-100%) или высокой (50-95%) степенью вероятности  может привести к уменьшению экономических  выгод организации.

К условным обязательствам относятся:

I тип:  существующее на отчетную дату  обязательство организации, в  отношении величины либо срока  исполнения которого существует  неопределенность;

II тип:  возможное обязательство организации,  существование которого на отчетную  дату может быть подтверждено  исключительно наступлением либо  ненаступлением будущих событий,  не контролируемых организацией.

Условные  обязательства организация должна оценивать в денежном выражении. Последствия каждого условного  обязательства оцениваются в  отдельности, за исключением случаев, когда по состоянию на отчетную дату существует несколько условных обязательств, аналогичных по характеру и порождаемой  ими неопределенности, которые организация  оценивает в совокупности.

При этом, несмотря на то, что вероятность  возникновения обязательства в  отношении каждого условного  факта в отдельности может  быть малой, вероятность уменьшения экономических выгод организации  в результате исполнения обязательств в отношении всей совокупности условных фактов может быть очень высокой  или высокой.

В бухгалтерской  отчетности должны быть отражены условные обязательства I типа. По ним на счетах бухгалтерского учета создаются  резервы. Информация об условных обязательствах II типа подлежит раскрытию в пояснительной  записке.

Пример 1

Организация на 31.12.2002 начислила резерв в сумме 500 000 руб. на гарантийное обслуживание проданной в отчетном году продукции. 
В бухгалтерском учете указанная хозяйственная операция будет отражена проводкой:

Дебет 23 "Вспомогательные производства" (или иных счетов учета затрат) 
Кредит 96 "Резервы предстоящих расходов"

- 500 000 руб. 

Пример 2

По состоянию  на 31.12.2002 организация вовлечена  в судебное разбирательство в  связи с несвоевременным исполнением  обязательств перед кредитором.  
По оценкам юридических консультантов организации, по итогам судебного разбирательства организации с большой вероятностью предстоит удовлетворить иск кредитора и уплатить требуемый штраф за просрочку платежа. Данное условное обязательство оценено в 300 000 руб. 
В соответствии с ПБУ 10/99 "Расходы организации" штрафы, пени и неустойки относятся к внереализационным расходам организации. Создание данного резерва вследствие возникновения условного обязательства будет отражено в бухгалтерском учете записью:

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" 
Кредит 96 "Резервы предстоящих расходов

- 300 000 руб. 

Следует помнить, что перед отражением в  бухгалтерской отчетности возникших  вновь условных обязательств необходимо уточнить созданные ранее (в предыдущих годах) резервы по условным обязательствам.

В соответствии с пунктом 10 ПБУ 8/01 правильность расчета  и обоснованность резерва по условным обязательствам подлежат инвентаризации в конце отчетного года. По результатам  инвентаризации сумма резерва может  быть:

• увеличена за счет тех расходов, за счет которых создавался резерв, при получении дополнительной существенной информации, позволяющей сделать уточнение расчета величины резерва;
• уменьшена с отнесением суммы корректировки на прочие внереализационные доходы организации при получении дополнительной существенной информации, позволяющей сделать уточнение расчета величины резерва;
• остаться без изменения;
• списана полностью на внереализационные доходы организации.

Шаг 8. Отражение в бухгалтерской  отчетности событий  после отчетной даты, подтверждающих существование  на отчетную дату хозяйственных  условий, в которых  организация вела свою деятельность

Порядок отражения в бухгалтерской отчетности организаций событий после отчетной даты установлен ПБУ 7/98 "События  после отчетной даты", утвержденным приказом Минфина России от 25.11.1998 № 56н.

ПБУ 7/98 определяет событие после отчетной даты как факт хозяйственной деятельности, который оказал или может оказать  влияние на финансовое состояние, движение денежных средств или результаты деятельности организации и который  имел место в период между отчетной датой и датой подписания бухгалтерской  отчетности за отчетный год.