Процесс организации документационного обеспечения управления

СОДЕРЖАНИЕ.

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..... 3

1. Проведение  анализа организационной структуры  предприятия………... 5

1.1. Знакомство с деловыми отношениями и должностными

инструкциями………………………………………………………………….. 6

2. Процесс организации документационного обеспечения управления…. 12

2.1. Ознакомление с основными реквизитами предприятия.

Документооборот …………………………………………………………… 14

3. Понятия конфликтов на предприятии и способы их разрешения……... 20

4. Психологический климат на предприятии………………………………. 23

5. Структура работы на персональном компьютере и оргтехнике……….. 33

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………… 36

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………… 38

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В данной работе будут рассматриваться основные вопросы построения и развития структуры предприятия. Рассматривая такую тему, можно выделить следующее:

-улучшение деятельности  предприятия;

-разработка  делопроизводства на предприятии;

-условия хранения  и обработки документов;

-деловые отношения  в коллективе;

          Актуальностью данной темы является приобретение и развитие навыков работы и организации делопроизводства – как сферы деятельности человека связанной с оформлением и разработкой документов. Актуальность темы заключается в том, что изучается наиболее рациональная организация и управление производством, документооборотом, коллективом. Основные функции делопроизводства – организация и оформление на предприятии документаций.         

Целью данной работы является изучение организационной  структуры документационного обеспечения управления на предприятии.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие  задачи:

1.Провести анализ  организационной структуры предприятия.

1.1.Знакомство  с деловыми отношениями и должностными  инструкциями.

2.Рассмотреть  процесс организации Документационного Обеспечения управления.

2.1.Ознакомление  с основными реквизитами предприятия.  Документооборот.

3.Изучить понятия  конфликтов на предприятии и  способы их разрешения.

4.Изучить психологический  климат на предприятии.

5.Рассмотреть  методику работы на Персональном компьютере и оргтехнике.

          Объектом данного научного исследования является документационное обеспечение управления на предприятии  Муниципального загородного стационарного учреждения отдыха и оздоровления «Северянка».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ПРОВЕДЕНИЕ АНАЛИЗА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Структура предприятия  будет рассмотрена на примере  учреждения отдыха и оздоровления «Северянка», которое осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «О некоммерческих организациях», другими законодательными актами Российской Федерации, решениями учредителя и настоящим уставом. Оно не преследует цели получения прибыли. Но вправе оказывать платные услуги и заниматься предпринимательской деятельностью, соответствующей цели его создания. Полученная в результате предпринимательской деятельности прибыль реализуется только для достижения целей создания учреждения.

Организация создана  для достижения следующих целей:

-отдых и оздоровление  населения;

-пропаганда  здорового образа жизни;

-организация  активного отдыха и досуга  в целях укрепления здоровья  населения.

Основными задачами данной учреждения являются:

-обеспечение  гражданам возможности отдохнуть,  улучшить свое здоровье;

-реализация  федеральных и окружных целевых программ, федеральных и окружных законов и нормативных актов, направленных на создания условий для развития физической культуры и спорта;

-улучшение качества  процесса физического воспитания  и образования населения, занимающегося  физической культурой и спортом, особенно детей и молодежи;

-формирование  у населения особенно у детей  и подростков, устойчивого интереса  и потребности в регулярных  занятиях физической культуры  и спорта и навыков здорового  образа жизни;

-организация  физкультурно-оздоровительной и спортивной работы среди людей среднего, старшего и пожилого возраста  с целью укрепления здоровья и творческого долголетия;

Предметом деятельности предприятия является:

-организация  летнего труда, отдыха и оздоровления  детей и подростков;

-привлечение  подростков в спортивные, досуговые  мероприятия с целью профилактики  преступности и безнадзорности  в подростковой среде;

 

1.1 Знакомство  с деловыми отношениями и должностными  инструкциями

 

Общее оперативное  руководство «Северянки» осуществляет директор Ананко Ирина Анатольевна. Обязанности директора:

 -осуществляет общее руководство административно-хозяйственной и экономической деятельностью, несет ответственность за все направления его деятельности;

-организует  оздоровительную работу;

-решает все вопросы, связанные с подготовкой и проведением всех спортивно-массовых  мероприятий;

-организует  спортивно-массовую и оздоровительную  работу среди населения, рекламу  и пропаганду спорта;

-решает все  вопросы в пределах предоставленных  ему прав по расходованию финансовых и материальных ресурсов;

-организует  своевременный капитальный и  текущий ремонт зданий, сооружений  и оборудования;

-определяет  условия и заключает договоры ,организует контроль над их  выполнением;

-открывает в  банках расчетные и иные счета;

-издает приказы  и дает указания, обязательные  для всех работников;

-подбирает работников  и делегирует им часть своих  полномочий;

-утверждает  внутренние документы (приложение 1).    

Далее директору  подчиняется Филиппова В.М. заместитель  директора по учебно-воспитательной работе. Она руководит работой тренеров-преподавателей; проводит семинарские занятия с тренерами и инструкторами; предупреждает возникновение случаев применения допингов; ведет систематический учет и анализ результатов работ секций; осуществляет методическое обеспечение и координацию спортивных секций; контролирует выполнение учебных программ по видам спорта.

Главный инженер  Куликов И.Г. по эксплуатации технически сложного, уникального оборудования и транспорта, в обязанности которого входит:

-внедрять государственные  стандарты безопасности труда;

-своевременно  расследовать несчастные случаи  и аварии, пожары, производственные  неполадки в «Северянке»;

-обеспечивать  своевременный ремонт и безопасность  оборудования;

-проводить профилактические работы по обеспечению соблюдения правил техники безопасности;

-возглавляет  работу квалифицированной цеховой  комиссии;

-обеспечивает  наличие, полноту и правильность  ведения технической документации  по эксплуатации и ремонту  оборудования;

 -участвует в обследовании состояния охраны труда и техники безопасности.

Главный энергетик  Кузнецов С.И., относящийся к категории  руководителя, но подчиняемый главному инженеру и директору. На должность  главного энергетика назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности не менее трех лет. Назначают на эту должность и освобождают от нее приказом директора учреждения «Северянка», по согласованию с главным инженером.

Для выполнения возложенных на него функций главный  энергетик «Северянки» осуществляет следующие обязанности:

-организует  технически правильную эксплуатацию  и своевременный ремонт энергетического  и природоохранного оборудования  и энергосистем;

-руководит организацией  и планированием работы энергетических  служб;

-обеспечивает  составление заявок и расчетов к ним;

-дает заключение  по разработкам проекта, участвует  в испытаниях и приемке энергоустановок  и сетей в промышленную эксплуатацию.

Делопроизводитель Андреева С.П. принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителя учреждения, организации, предприятия. Передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки. Ведет карточку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполнительную документацию адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы  текущего архива. Подготавливает и сдает в архив учреждения, организации, предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель должен знать:

-положения и  инструкции по ведению делопроизводства в учреждении,  организации и предприятии;

-основные положения  Единой государственной системы  организационно-распорядительной документации;

-структуру учреждения, организации, предприятия и его  подразделений;

-порядок контроля  над прохождением служебных документов;

-правила внутреннего  распорядка;

-основы организации  труда.

В учреждении отдыха и оздоровления «Северянка» три  администратора: Третьякова Е.А., Строганова И.В., Егорова В.И.

Администратор обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию отдыхающих, созданию для них комфортных условий. Организует расселение отдыхающих: проверяет удостоверение личности, правильность заполнения анкет, проводит инструктаж по технике безопасности с электроприборами и противопожарной безопасности, ведет журнал регистрации отдыхающих.

Бронирует места  по средствам почтовой, телефонной и иной связи с записью в  журнале. Эффективно использует номерной фонд учреждения. Информирует отдыхающих о графике работы столовой, спортивного  зала, бани-сауны, прокате спортивного инвентаря. Консультирует отдыхающих по вопросам предоставляемых платных услуг. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием отдыхающих и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.

Осуществляет  контроль за сохранностью материальных ценностей. Участвует в оформлении актов порчи имущества учреждения отдыхающими. Информирует руководство  учреждения о фактах нанесения материального ущерба, об имеющихся недостатках в обслуживании отдыхающих, принимает меры к их ликвидации.

Своевременно  сдает выручку и отчеты в централизованную бухгалтерию Комитета по делам молодежи, физической культуре и спорту.

В случае экстренной ситуации вызывает представителей соответствующих служб, организует эвакуацию отдыхающих и обслуживающего персонала, сообщает администрации учреждения.

Администратор должен знать: нормативно-правовые акты Думы Белоярского района, постановления, распоряжения главы Белоярского района, приказы и другие нормативные акты Комитета по делам молодежи, физической культуре и спорту, касающихся работы учреждения, приказы директора учреждения; структуру управления учреждения, режим работы учреждения, режим работы работников учреждения; перечень предоставляемых услуг, основы эстетики и этики; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, противопожарной безопасности и производственной санитарии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИИ  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ

 

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами соответствующей информации, то есть в создании документов.

Документы требуются  для того, чтобы в течение определенного  времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей. Документы классифицируются по таким признакам, как способность фиксации, содержание (виды деятельности), способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение,  степень гласности, юридическая сила и назначение. Организационные документы определяют статус предприятия, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

-создание организации,  включая выбор ее организационно-правовой  формы; установление ее структуры;

-определение штатной численности и ее состава должностей – руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по единой тарифной сетке;

-регламентацию  деятельности структурных подразделений  и работников;

-формирование  совещательных органов управления;

-регламентацию  деятельности аппарата управления.

Организационная деятельность учреждения выражается в  разработке  утверждении соответствующего комплекса организационных документов. Цель разработки организационных документов – рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Учреждение «Северянка» действует на основании устава. Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации учреждения [6, с 56].

Устав содержит набор обязательных  реквизитов: наименование организации, данные об организации, наименование вида документа (Устав), место издания, гриф (УТВЕРЖДЕНО), текст документа. Структура Устава состоит из следующих разделов:

-общие положения  (цели и задачи создаваемы организацией);

-организационная структура (состав, функции и взаимосвязь структурных подразделений);

-регламент организации  (система управления, права и обязанности  должностных лиц);

-финансово-материальная  база (источники финансирования, основные  и оборотные средства, порядок распоряжения средствами);

-отчетная и  ревизионная деятельность;

-порядок ликвидации  организации.

При прохождении  практики в спортивно-оздоровительном  комплексе мною был изучен Устав  этого учреждения. Он создан по всем параметрам, предусмотренным ГОСТом, все реквизиты составлены правильно и отвечают правилам.

2.1Ознакомление  с основными реквизитами предприятия.  Документооборот

 

При подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

01 – Государственный  герб Российской Федерации;

02 – Герб  субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема  организации или товарный знак

04 – код организации;

05 – основной  государственный регистрационный  номер юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП).

07 – код формы  документа;

08 – наименование  документа;

09 – справочные  данные об организации;

10 – наименование  вида документа;

11 – дата  документа;

12 – регистрационный  номер документа;

13 – место  составления или издания документа;

14 – адресат;

15 – гриф  утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок  к тексту;

18 – отметка  о контроле;

19 – текст  документа;

20 – отметка  о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – оттиск  печати;

23 – отметка  о заверении копии;

24 – отметка  об исполнителе;

25 – отметка  об исполнении;

26 – отметка  о поступлении;

27 – идентификатор  электронной копии документа.

Исходя из вышеизложенных реквизитов документов, мною были замечены следующие ошибки в оформлении документов. Рассмотрим их на примере приказа   [ 5, с.40 ]. В данном приказе отсутствует заголовок выражающий краткое содержание, которое должно начинаться с предлога «О….». Вместо этого сразу же следует констатирующая часть текста. Слово «приказываю» написано по центру, жирным шрифтом и прописными буквами, когда оно должно писаться с лево, обычным шрифтом и все буквы должны быть заглавными. Так же хочу отметить, что инициалы написаны не верно, так как следуя инструкциям ГОСТ Р 6.30 – 2003 сначала пишутся имя и отчество лишь потом следует фамилия.

Различают три  основных потока документации:

-документы,  поступающие из других организаций  (входящая документация);

-документы,  отправляемые в другие организации  (исходящая документация);

-документы,  создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренняя документация).

Документооборот – движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправления. Основные принципы документооборота:

-прохождение  документов должно быть оперативным;

-каждое перемещение  документов должно быть оправданным  необходимо исключить или ограничить  возвратные перемещения документов;

-порядок прохождения  и процесс обработки и основных  видов документов должны быть единообразны.

Регистрация документов на предприятии необходима для учета  количества документов, устранения потерь документов, обеспечение облегчения поиска документов в информационно-распорядительной справочной документации. Согласно ГС ДОУ регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования. Регистрируется отдельно входящие, исходящие и внутренние документы независимо от способа их создания, получения или отправки. Им присваивается регистрационный номер в пределах календарного года.

В управленческой деятельности исполнительная ранее  информация, содержащаяся в документе, является хранителем широкого спектра  сведений, памятью предприятия, в  обращении которой может возникнуть необходимость вновь через какое-то время. Как правило, таких документов накапливается много. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях правильного  формирования дел, обеспечивающего  быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация  документов в текущей работе с  документами, Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура  дел – это систематизированный  перечень заголовков дел, с указанием  сроков их хранения, оформленный в  установленном порядке [6, с 213].

Номенклатура  дел служит для распределения  и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схем построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура  дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного предприятия (структурного подразделения). Каждое предприятие должно иметь номенклатуру дел. Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в ходе реализации предприятия управленческих функций.

При составлении  номенклатуры дел используют: уставы и положения, планы и отчеты о  работе, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспонденции, описи дел постоянного и временного хранения.

 

Таблица 1 –  Сроки хранения организационно-распорядительных документов

 

Наименование  документов	Срок хранения
Устав	Постоянно до замены новым
Договор с учредителем	Постоянно
Приказы, инструкции вышестоящих организаций	До минования  надобности
Правила внутреннего  распорядка	1 год после  замены новым
Приказы и распоряжения директора	Постоянно
Исходящая и  входящая документация	Постоянно
Журнал исходящей  и входящей документации	3 года
Трудовые соглашения	75 лет

 

 

Служба документационного  обеспечения управления должна принимать  к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу. А так же присланные в полном комплексе при наличии приложения в противном случае документы возвращаются к автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

При формировании  и оформлении дел требуется строго соблюдать  объем дел, их принадлежность, содержание,  состав документов и так далее, которые должны помещаться в дело и находиться в архивах. В целом  документ – это результат коллективного творчества, определяющий статус предприятия и порядок их работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 ПОНЯТИЕ   КОНФЛИКТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ И  СПОСОБЫ ИХ РАЗРЕШЕНИЯ

 

Рассматривая  психологические аспекты деятельности человека, мы не можем не обратить внимание на то, что она никогда не осуществляется изолированно от внешней среды. Объекты и явления внешней среды постоянно оказывают определенное  воздействие на человека и определяют условия осуществления его деятельности, причем часто их взаимодействие носит отрицательный характер, а именно конфликты. В психологии под конфликтами принято понимать столкновение противоположно направленных целей, позиций, взглядов, интересов, возникающих в процессе взаимодействия. Обычно конфликтные ситуации сопровождаются негативными эмоциями.

Структура конфликта:

-объект конфликта (вещь);

-предмет конфликта  – основное противоречие, служащее  источником раздора

-стороны конфликта  – люди;

-внешние условия:

-пространство  и время;

-психологическая  атмосфера в группе;

- социальные.

-образы конфликтной  ситуации:

-представление  сторон о самих себе;

-представление  о противоположных сторонах конфликта;

-представление  сторон о среде, в которой  протекает конфликт.

 По локализации конфликтов выделяют четыре типа. Внутренний конфликт протекает при участии одного человека в его внутреннем мире. Он может возникнуть, в случае если намечается некое противоречие между целями, мотивациями, желаниями, при котором достижения одних целей предполагает отказ от других. Конфликт между личностью и группой в данном столкновении участвуют личность с одной стороны и группа с другой. Группа рассматривается, как нечто целостное, имеющее общие цели или интересы. Такой конфликт возникает, если поведение одного человека не соответствует нормам поведения, установленных в группе. Межгрупповой конфликт. Участниками такого конфликта выступают группы преследующие достижение целей несовместимых с целями другой группы. Часто такой конфликт происходит между отделами одной компании, в связи с тем, что каждый отдел рассматривает производственный процесс только с точки зрения своего отдела и считает свою деятельность ведущей. И, наконец, межличностный конфликт, возникает между двумя и более людьми, каждый из которых имеет свои цели, задачи и установки, противоречащие целям и задачам другого. В ситуации такого конфликта конфликтующие стороны придерживаются несовместимых норм, ценностей или же моральных установок. Решение конфликта деструктивным способом ведет к ухудшению личностных отношений, эмоциональной атмосферы и эмоционального состояния участников. Зачастую он становится независимым от причин, по которым возник; участники переходят на личности, вовлекая в конфликт своих сторонников, возрастает уровень негатива друг к другу. Ситуация протекает горячо и стремительно, возникают многочисленные искажения смыслов. Конфликтующие стороны спешат напасть первыми и уходят в глухую защиту. Такой конфликт не способствует налаживанию отношений, не помогает найти выход из ситуации и заканчивается неприятием между людьми вплоть до полного разрыва.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ  КЛИМАТ НА ПРЕДПРИЯТИИ

 

Кадры являются основой любой организации. Без  людей организации нет. Люди в  организации создают ее продукт, они формируют ее культуру и внутренний климат, от них зависит то, чем  является организация. Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение и т.п. все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведения других членов организации.

 

Методы социального  нормирования.	→	Разработка  и утверждение коллективом норм поведения (кодекс чести и т.п.).
Методы воспитания.	→	Понятие форм морали через агитации, убеждение и т.п.
Методы поведения  социально-трудовой активности.	→	Соревнование, обмен опытом, новаторство, критика, самокритика, пропаганда, агитация и  т.д.
Методы социальной преемственности.	→	Посвящение  в рабочие, чествование ветеранов, торжественные собрания, вечера, конкурсы на лучшего по профессии.
Методы социального  стимулировании.	→	Поощрения коллективов.

 

Рисунок 1 - Социально-психологические  методы управления.

 

Управление  персоналом связано с использованием возможности работников для достижения целей организации. Кадровая работа включает в себя следующие элементы:

-подбор и  расстановка кадров;

-обучение  и  развитие кадров;

-компенсация  за выполненную работу;

-создание условий  на рабочем месте;

-поддержание  отношений с профсоюзами и  разрешение трудовых споров.

 

Результаты  работы состоят из двух частей. Первая – то чего человек добился для себя, реагируя на стимулы, какие собственные проблемы, вызванные стимулирующими воздействиями он решил. Вторая – что он сделал для организационного окружения, для организации в ответ на стимулирующие воздействия, которое организация применяла по отношению к человеку.