Процесс принятия решения  и его реализация

      Содержание 
 

Введение

     Исходными моментами управленческого процесса являются: целевая функция (цель) и отклонения (проблемы), а задачей управления является устранение этого отклонения через принятие управленческого решения, определяемого в этом случае как нахождение связей между существующим состоянием объекта управления (ситуацией) и желаемым (целью).

     Принятие  решения — это процесс анализа, прогнозирования и оценки ситуации, выбора и согласования наилучшего альтернативного  варианта достижения поставленной цели. Следовательно, процесс принятия решения  — это процесс выбора лицом, принимающим решение, наиболее эффективного варианта из множества альтернатив.

     Данный  процесс — это деятельность, осуществляемая по определенной технологии с использованием различных методов и технических  средств, направленная на разрешение определенной управленческой ситуации путем формирования, а затем реализации воздействия на объект управления. В организационном аспекте данный процесс представляет собой совокупность закономерно следующих друг за другом в определенной временной и логической последовательности этапов, между которыми существуют сложные прямые и обратные связи. Каждому этапу соответствуют конкретные трудовые действия, направленные на выработку и реализацию решения. Эту повторяющуюся систему действий принято называть технологией процесса выработки и реализации решений.

     На  любом уровне менеджер должен справляться  с целым потоком решений. Некоторые  решения похожи на те, которые были приняты ранее, другие — совершенно новые, при этом столь важны, что  требуют тщательного обдумывания. Решения иногда следует принимать самостоятельно, иногда — взаимодействуя с другими людьми.

     В рамках данной работы рассмотрим понятие управленческого решения и основные этапы процесса его реализации.

1. Понятие управленческого  решения

     Управленческое  решение - это творческое и волевое воздействие субъекта управления, основанное на знании объективных законов функционирования управляемой системой и анализе управленческой информации о её состоянии, направленное на достижение поставленных целей.

     Объектом  управленческого решения является система или операция.

     Субъектом управленческого решения могут  быть как управляющая подсистема организационно-производственной системы, так и лицо, принимающее решение.

     Для практического осуществления целенаправленного  воздействия на объект управления принятое решение (в зависимости от уровня, на котором оно принято, сложности и времени действия) конкретизируется в виде соответствующей программы действий. Программа включает перечень мероприятий, методы их осуществления, сроки и границы действий, круг исполнителей и необходимые средства, а также необходимые результаты и критерии их оценки.

     Программа определяет место каждой производственной единицы в процессе достижения поставленных целей. При этом действия и ресурсы  структурных подразделений согласованы и увязаны в пространстве и времени. Вместе с тем решение, как правило, носит директивный характер и становится как бы сигналом, импульсом, побуждающим производственные коллективы к действию.

     Управленческому решению присущи как черты, свойственные всем решениям, принимаемым человеком независимо от сферы деятельности (наличие выбора осознанного и целенаправленного), так и особенные черты, характерные именно для решений, принимаемых в процессе управления.

     Управленческое  решение:

• формирует управляющее воздействие, связывая таким образом, субъект и объект управления;
• становится результатом творческой мыслительной деятельности человека, в основе которой лежат познание и сознательное использование объективных законов, привлечение личного опыта;
• определяет круг действий субъекта и объекта управления для достижения общих целей данной системы, т.е. ведет к действию, практическим результатам.

     Таким образом, управленческое решение —  это творческий акт целенаправленного  воздействия субъекта управления на объект, основанный на знании объективных законов и опыте и ведущий к практическим результатам.

     Необходимо  отметить, что отнюдь не каждое решение  руководителя является управленческим, а только такое, которое, как минимум:

     - принято в ситуации выбора  между несколькими альтернативами, приблизительно равноценными с точки зрения человека, принимающего решение (то есть приходится выбирать не между «хорошим» и «плохим»);

     - воспринимается теми, на кого  оно влияет, в качестве обязательного  к исполнению (нельзя играть роль руководителя, если никто не принимает роли подчиненного).

     Если  не выполняется первое условия, мы имеем  дело с так называемым ритуальным управлением, когда руководитель лишь изображает управление, а по существу его решения полностью продиктованы другими лицами или не зависящими от руководителя обстоятельствами.

     Если  не выполняется второе условие, то мы имеем дело с управленческой утопией (за исключением случаев, когда кто-либо управляет, не принимая роли руководителя), а не реальным управлением.

     Основными факторами, оказывающими влияние на качество управленческого решения, являются:

     - информация;

     - время, необходимое для разработки  и осуществления решения;

     - применение современных научных  подходов к менеджменту (системный,  ситуационный, комплексный, динамический подходы);

     - применение методов моделирования  (логические, математические, физические  модели);

     - системы поддержки принятия решений;

     - мотивация качественного решения.

2. Стадии процесса принятия решений

     Типовые процессы принятия решений, реализуемые в самых различных областях деятельности, имеют много общего, поэтому необходима некоторая универсальная «типовая» схема процесса принятия решения, устанавливающая наиболее целесообразный набор и последовательность действий. Данную схему следует рассматривать не как жесткий алгоритм выработки и принятия управленческого решения, а как логическую и наиболее приемлемую схему действий менеджера в часто встречающихся проблемных ситуациях.

     Типовой процесс принятия решений включает¹:

• предварительное формулирование проблемы;
• определение целей решения и выбор соответствующих критериев оптимальности;
• выявление и установление ограничений;
• составление списка альтернатив и их предварительный анализ с целью исключения явно неэффективных;
• сбор управленческой информации и прогнозирование изменений параметров решения в будущем;
• точное формулирование поставленной задачи;
• анализ и выбор метода решения задачи и разработку алгоритма решения;
• разработку модели решения, позволяющую оценивать эффективность каждой альтернативы;
• оценку альтернатив и выбор наиболее эффективных;
• принятие решения;
• доведение решения до исполнителей;
• выполнение решения и оценку результата.

     Необходимость в разработке управленческого решения  возникает при осознании проблемы. Наличие проблемы можно представить как критическое рассогласование между желаемым положением и реальным.

     Существуют  два подхода к определению  проблемы. Согласно первому проблемой  считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты. Во втором случае в  качестве проблемы рассматривают существующую потенциальную возможность. Осознание проблемы возникает при определенном критическом значении рассогласования между существующим и желаемым значениями эффекта. Это критическое значение определяют для каждой конкретной ситуации, используя типовые представления.

     Рассмотрим  каждый из этапов процесса принятия решений  подробнее.

1. Диагностика проблемы

     Диагностика проблемы включает в себя пять этапов².

     Первый  этап в диагностировании сложной  проблемы — выявление и осознание  симптомов затруднений или имеющихся возможностей (низкие прибыль, сбыт, производительность и качество, чрезмерные издержки, многочисленные конфликты и большая текучесть кадров). Обычно несколько симптомов дополняют друг друга, например чрезмерные издержки и низкая прибыль.

     Второй  этап — установление причин возникновения  проблемы.

     С этой целью необходимо собрать и  проанализировать внутреннюю и внешнюю (относительно организации) информацию, для чего могут быть использованы как формальные методы (вне организации  — анализ рынка, внутри нее — компьютерный анализ финансовых отчетов, интервьюирование, приглашение консультантов по управлению или опросы работников), так и неформальные (беседы о сложившейся ситуации, личные наблюдения). Следует использовать только релевантную информацию, т.е. данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели и периода времени. В силу сложных контактов и тесной взаимосвязи в организации зачастую определить проблему трудно. Работа управляющего маркетингом, например, влияет на работу управляющего по сбыту, мастеров на производстве, отдела исследований и раз­работок и любого другого человека в компании. В крупной организации могут быть сотни таких взаимозависимостей, поэтому правильно определить проблему и поставить задачу на основе анализа проблемы — значит наполовину решить ее, но это трудноприменимо к организационным решениям. В результате диагноз проблемы сам по себе часто становится процедурой в несколько шагов с принятием промежуточных решений.

     Третий  этап — определение характера проблемы.

     Это один из важнейших этапов диагностики  проблемы, поскольку от этого зависит  выбор основных подходов к ее решению.

     Проблема  носит функциональный характер, если она проявляется и, соответственно, может быть решена на уровне функций  организационно-производственной системы, т.е. если ее решение возможно:

• при переходе на выпуск нового товара или услуги;
• при изменении рыночного сектора;
• при изменении положения и характера взаимоотношений с поставщиками, конкурентами, системой распределения;
• при изменении форм собственности;
• при изменении отраслевой принадлежности и других изменений, затрагивающих основы работы организационно-производственной системы.

     Это наиболее сложные и ресурсоемкие проблемы, требующие перестройки  и изменения всей организационно-производственной системы в целом. При изменении  функций должны изменяться структура  и значения параметров.

     Проблема  имеет структурный характер и, соответственно, может быть решена при изменении структуры организационно-производственной системы, если ее решение еще не требует изменения функций, но уже не может быть достигнуто путем изменения числовых значений отдельных параметров. Необходимость в структурных изменениях может возникать:

• при изменении маркетинговой стратегии;
• разработке нового товара, схожего с выпускаемым;
• перехода на новый тип договорных отношений с существующими партнерами (оферта, лизинг, факторинг и т.п.).

     Проблема  носит параметрический характер, если она может быть устранена  изменением только параметров организационно-производственной системы.

     Судить  о том, носит проблема внешний  или внутренний характер, можно по тому, какая комбинация критических  рассогласований параметров наблюдается. Если критическое рассогласование наблюдается только для выходных параметров, а входные находятся в норме, то проблема имеет внутренний характер. Если одновременно наблюдается критическое рассогласование как входных, так и выходных параметров, то проблема безусловно имеет внешние причины и возможно наличие внутренних причин.

     Необходимо  помнить, что, как правило, изменение  функций потребует больших ресурсов, чем изменение структуры, а изменение  структуры — больших ресурсов, чем изменение параметров.

2. Формулировка  ограничений и  критериев принятия решений

     Весьма  важное условие правильного формирования альтернатив решений и выбора наиболее предпочтительной — определение  ограничений и формулировка критериев  принятия решения.

     Ограничения варьируются и зависят от ситуации и конкретных руководителей.

     Можно выделить следующие общие ограничения³:

• ограничения несоответствия (неадекватность ресурсов);
• кадровые ограничения (недостаточное число работников, имеющих требуемую квалификацию и опыт);
• финансовые ограничения (неспособность закупить ресурсы по приемлемым ценам);
• ограничения научно-технического прогресса (потребность в еще не разработанной технологии);
• рыночные ограничения (жесткая конкуренция);
• правовые и морально-этические ограничения (законы и нравственно-этические нормы поведения);
• ограничения полномочий.

     Как правило, для крупных организаций  существует меньше ограничений, чем  для малых или одолеваемых  множеством трудностей.

     Кроме ограничений, руководителю необходимо определить стандарты, по которым предстоит оценивать альтернативные варианты выбора, т.е. должна быть определена мера сравнения альтернатив. Такими критериями при заключении договора с производственным предприятием могут быть:

• качество продукции;
• оптовая цена;
• сроки исполнения заказа;
• имидж предприятия;
• дополнительные услуги.

     Весьма  важно также учитывать приоритет  критерия, так как от этого также  зависит выбор решения.

3. Определение альтернатив

     В идеале желательно выявить все возможные  варианты решения проблемы, т.е. сформировать «поле альтернатив». Однако на практике руководитель редко располагает достаточными знаниями или временем, чтобы сформулировать и оценить каждую альтернативу, поэтому он, как правило, ограничивает число вариантов сравнения всего несколькими альтернативами, которые представляются наиболее подходящими.

     С этой целью нередко используют метод  морфологического анализа (построение морфологических карт). Углубленный  анализ трудных проблем необходим  для разработки нескольких действительно  различающихся альтернатив.

     Проектирование  альтернатив сводится к разработке вариантов действий, удовлетворяющих  выявленным ограничениям и установленным  критериям на основе сбора необходимой  информации. Для этого могут быть использованы различные методы, например, «мозгового штурма», Дельфи и др.

4. Оценка  альтернатив

     После составления перечня вариантов  решения следует переходить к  оценке каждой альтернативы. Оценка альтернатив  включает определение достоинств и  недостатков каждой из них и возможных  последствий ее выбора. В силу неизбежности негативных по­следствий, связанных с любой альтернативой, почти все важные управленческие решения разрабатываются с учетом компромисса.

     Для сравнения решений используют критерии принятия решений, установленные на этапе формулировки ограничений и критериев. Некоторые из критериев выбора имеют количественное выражение, другие — качественную характеристику. Если какая-либо альтернатива не может удовлетворить одному или нескольким установленным критериям, ее нельзя рассматривать как реалистичную.

     Все решения необходимо представлять в  сопоставимой форме. Желательно, чтобы  это была та же форма, в которой  выражена цель. Для успешной реализации управленческого решения необходимо также выполнить следующие условия:

• обеспечить достаточную мотивацию исполнителей;
• предотвратить возможность возникновения искажений в понимании исполнителями принятого решения и, как следствие, риска ущерба.

     Важный  момент в оценке решений — определение  вероятности осуществления каждого  из них в соответствии с намерениями. Руководитель включает вероятность в оценку, принимая во внимание степень неопределенности или риска. Важнейшие аспекты проблемы принятия решений в условиях неопределенности и риска будут рассмотрены на дальнейших занятиях.

5. Выбор альтернативы

     Если предыдущие этапы разработки управленческих решений выполнены тщательно, альтернативные решения взвешены и оценены, то руководитель выбирает альтернативу с наиболее благоприятными оценками и последствиями. Нередко в случае решения сложных проблем приходится идти на компромиссы.

     К сожалению, не всегда удается найти  оптимальное решение из-за нехватки времени, невозможности учесть всю  необходимую информацию и все  альтернативы, поэтому руководитель выбирает то решение, которое, очевидно, наиболее приемлемо, при этом не обязательно, что оно наилучшее из возможных.

     Выбор управленческого решения зависит  от степени структурированности  проблемы. В соответствии с классификацией проблем, предложенной Г Саймоном, выделяют структурированные, слабо структурированные  и неструктурированные проблемы. Для структурированных проблем используют методы количественного анализа, позволяющего выбирать оптимальные решения на основе экономико-математических методов. В качестве критериев оптимизации выбирают размеры прибыли или затрат, объемы продаж, доходов и т.д. Для выбора решения слабо структурированных или неструктурированных проблем используют взвешенные критерии на основе экспертных оценок. В этом случае выбирают удовлетворительное решение, т.е. решение, выбранное в соответствии с заданными критериями, удовлетворяющее поставленным ограничениям и способствующее устранению проблемы.

6. Реализация  решений

     Реальная  ценность решения становится очевидной  только после его осуществления. Для успешного разрешения проблемы с помощью выбранной альтернативы необходимо в процессе реализации решения эффективно организовать и мотивировать исполнителей.

7. Обратная  связь (контроль выполнения решения)

     После того как решение начало действовать, необходимо установить обратную связь  для контроля и обеспечения соответствия фактических результатов тем, что планировались в период принятия решения. На этой фазе происходит измерение и оценка последствий решения или сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. Обратная связь — это поступление информации о том, что происходило до, в процессе и после реализации решения. Она позволяет руководителю скорректировать действия, не допустив значительного ущерба.

     В каждой организации практика разработки и принятия управленческих решений имеет свои особенности, обусловленные характером и спецификой деятельности, ее структурой, действующей системой коммуникаций, внутренней культурой. Однако общее, характерное для любого процесса принятия решений, заложено в основу технологии разработки и принятия решений, используемой в любой организации.

Заключение

     Управленческое  решение представляет собой устранение противоречия (отклонения), возникающего между ситуацией (фактическим состоянием) и целью (ожидаемым состоянием). Оно  понимается как единовременный акт окончательного выбора одного из возможных вариантов действий и является результатом деятельности менеджера, основные функции которого заключаются в анализе информации о внутренней и внешней среде организации, о ее сильных и слабых сторонах и принятии решений для достижения целей организации.

     Процесс разработки и принятия управленческого  решения является составной частью более общего управленческого процесса и может быть представлен в виде нескольких стадий. Среди основных, выделяемых практически всеми авторами, можно назвать: осознание необходимости принятия решения (разведывательную стадию), проектирование альтернатив (проектную), принятие и реализацию управленческого решения (выбора).

Список использованной литературы

1. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: Банки и бизнес ЮНИТИ, 1994. -685 с.
2. Евланов Л.Г. Теория и практика управленческих решений. - М.: Экономика, 2005. – 365 с.
3. Иванов А.И., Малявина А.В. Разработка управленческих решений - М.: Инфра-М, 2006. – 285 с.
4. Менеджмент организации / Под ред. З.П. Румянцевой и др. - М.: Инфра-М, 2005. - 432 с.
5. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 271 с.
6. Трофимова Л.А., Трофимов В.В. Управленческие решения (методические аспекты). – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2005. – 87 с.
7. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2007.- 208 с.