Работа с конфиденциальными документами (на примере)

Содержание:

 

1. Классификация управленческой документации.
2. Бланки документов: порядок оформления.
3. Основные разделы положения о структурном подразделении.
4. Какова процедура документирования распорядительных документов в условиях коллегиальности.
5. Работа с конфиденциальными документами (на примере).

Список литературы.

 

 

 

 

1. Классификация управленческой  документации.

 

Классификация управленческой документации - распределение всей управленческой документации на группы в зависимости от ее функционального  назначения.

Разновидности документов по функциям и задачам управления включены в Общероссийский классификатор  управленческой документации ОК, 011-93, введенный Госстандартом Российской Федерации. К организационно-распорядительным документам относятся: организационные документы (положение о совете директоров акционерного общества, положение о службе (отделе) управления, должностные инструкции работников подразделений организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание); распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения совета директоров, и указания - распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности организации; приказы, распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.); информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.).

К документам по персоналу  относятся: трудовые книжки, справки  с места работы, типовой трудовой договор (контракт), характеристики или  рекомендательные письма, резюме, автобиографии  и др. Из учетных документов следует выделить заявление о приеме на работу, личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней и т.д. Плановой документацией являются плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п. Отчетно-статистическая документация составляется по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д. К информационно-справочным документам относятся: протокол, письмо, гарантийное письмо, факс, претензия и др. К управленческой документации относятся документы по организации защиты коммерческой тайны: перечень сведений, памятка работнику, обязательство о неразглашении тайны; договоры о материальной ответственности; исковые заявления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Бланки документов: порядок оформления.

 

Бланк документа –  это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа, и местом для переменной информации.

Применение бланков  значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.

Максимальный набор  реквизитов бланка письма включает:

• Государственный герб РФ;
• Герб субъекта РФ;
• Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• Наименование организации;
• Справочные данные об организации;
• Дату документа;
• Регистрационный номер документа;
• Ссылку на регистрационный номер и дату документа (для писем-ответов).

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

• Государственный герб РФ;
• Герб субъекта РФ;
• Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• Код формы документа;
• Наименование организации;
• Наименование вида документа;
• Дату документа;
• Регистрационный номер документа;
• Место составления или издания документа.

На бланках организаций  субъектов РФ, имеющих наряду с  русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном уровне продольного бланка.

Расположение реквизитов на бланках ГОСТом предусмотрено  в двух вариантах: продольном и угловом.

При печати бланков рекомендуется  использование типографских шрифтов  размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Основные разделы  положения о структурном подразделении.

управленческий  документ письмо

Положения о структурном  подразделениях (службах) можно классифицировать следующим образом:

• Положения о структурных подразделениях;
• Положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.).

Положения о подразделениях включают следующие разделы:

1. Общие положения

2. Цель и основные  задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Ответственность

6. Взаимоотношения

В разделе «Общие положения» необходимо сформулировать и закрепить  следующий состав информации:

• Полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;
• Дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создан и действует подразделение;
• Какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности;
• Кем возглавляется и кому подчиняется подразделение;
• Порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения;
• Кем утверждается структура и штаты подразделения;
• Наличие у подразделения печати.

В разделе «Цель и  основные задачи» перечисляются  основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции»  указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение  для осуществления поставленных перед ним задач.

Раздел «Права» устанавливает какие действия имеет право осуществлять подразделение в лице его руководителя в целях выполнения возложенных на подразделение функций.

В разделе «Ответственность»  устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя.

В разделе «Взаимоотношения»  регламентируются информационные и  документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указываются, с какими подразделениями  и организациями осуществляется взаимоотношение, какую информацию получает и представляет подразделение, какова периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении  оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного документа являются:

• Наименование организации;
• Наименование вида документа;
• Дата и номер документа;
• Место составления;
• Заголовок к тексту;
• Подпись;
• Гриф утверждения.

 

 

4. Какова процедура  документирования распорядительных  документов в условиях коллегиальности.

 

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности  состоит из следующих стадий:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа
4. Принятие решения по рассмотренным материалам
5. Оформление протокола заседания
6. Издание распорядительного документа
7. Доведение решения коллегиального органа до исполнителя

Стадия 1 – проводится сбор информации по рассматриваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки.

Стадия 2 – подготовленные материалы (справка и проект) передаются секретарю коллегиального органа.

Стадия 3 – обсуждение материалов на заседании, которое включает два этапа:

• Вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения;
• Основной – непосредственно обсуждение вопросов на заседании.

Стадия 4 – отражает специфику  деятельности коллегиального органа –  это фиксация хода заседания в  протоколе.

Стадия 5 – составление  протокола заседания.

Стадия 6 – издание  распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решение  коллегиальных органов оформляются  постановлениями и решениями.

 

 

5. Работа с конфиденциальными документами (на примере).

 

Конфиденциальная информация  , в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите.

Все документы делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами в, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: "Общие положения" – на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; «Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну» – определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; «Организация работы с документами» – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Процесс обеспечения  сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями «жизненного» цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

2. Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

3. Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

4. Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

5. Контроль за соблюдением  правил хранения и использования  документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

 

Список литературы.

 

1. Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие. М.: РАГС, 2001.
2. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. 4-е изд., испр. И доп. М.: Новосибирск: СибАГС, 2001.
3. Организация работы с документами: Учебник, 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. проф. В.А. Кудряева. М.: ИНФРА-М, 2005.
4. Савенкова Т.М. Документирование и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. Новосибирск: СибАГС, 2002.
5. Шатина Н.В. Как работать с документами, составляющими коммерческую тайну // Предпринимательское право, 1997, № 9.

 

Размещено на Allbest.ru