Расчет с подотчетными лицами

Введение 

1.  Организация учета расчетов с подотчетными лицами 

2.  Аналитический и синтетический учет 

3. Приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных  ценностей, продукции 

4. Служебные командировки по России 

4.1.  Документальное оформление командировки   

4.2.  Сроки служебных командировок   

4.3.  Рабочее время и время отдыха командированного   

4.4.  Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных   

4.5.  Временная нетрудоспособность командированного   

4.6.  Порядок выдачи и расходования авансов при командировках  

4.7.  Отчет работника о командировке   

4.8.  Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы 

4.9.  Гарантии и компенсации при командировках   

4.10. Зарубежные командировки   

4.11. Выдача аванса работнику   

4.12. Отчеты  о служебной загранкомандировке   

4.13. Расчеты  с подотчетным лицом 

5. Представительские расходы   

5.1. Оформление  первичных документов   

5.2. Бухгалтерский  учет 

6. Выводы  и предложения по совершенствованию  учета расчетов с подотчетными лицами

Литература  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

       В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации.    В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Организация учета расчетов с  подотчетными лицами

       Не  все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и  другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

       Перечень  подотчетных лиц и правила  расчетов с ними можно включить в  учетную политику, определяющую правила  бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

       Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Они  предусмотрены Порядком ведения  кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого  документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под отчет  из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать  наличные деньги из выручки под отчет  в ОПСе согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, (Приложение 1).

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в  командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем  сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о  командировке. В нем указывают  фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой  целью, а также какая сумма  командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС  горюче-смазочные материалы для  служебного автомобиля, секретарь - марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

       Даже  если сотрудник не отчитался в  срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Аналитический и синтетический  учет

       Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это  предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина  России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти  расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер  № 7, форма которого утверждена письмом  Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

В Читинском облпотребсоюзе применяется журнал формы К-10 (Приложение 2). В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а  подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму  с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был  правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если  из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если  же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег  не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1)   руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2)   руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению  по кредиту счета 71 в корреспонденции  со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник  потратил свои деньги, а предприятие  их пока не вернуло).

В Читинском  ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета - журнал формы К-10, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Выдача  денег сверяется с кассой (с  проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной формы учета  является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих  счетов. Ордер регистрируется в регистрационном  журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге (Приложение 5). Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.  

В бухгалтерском  балансе дебиторскую задолженность  по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие  дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

3. Приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных  ценностей, продукции

Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны  идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер  кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации  необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась  заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер  и дата выдачи чека; стоимость ГСМ  с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках  указывается еще марка горюче-смазочных  материалов, оплаченное количество ГСМ  и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Пример

В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации «Нефтемаркет» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных  запасных частей водителем; 

Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.

Товарный  чек необходим для расшифровки  сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного  перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных  организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной  расшифровки приобретенных товаров  представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров  и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение  подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации  и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека.

При покупке  товаров у частных лиц и  индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный  акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина  России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Если  торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность  расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых  подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные  ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются  сделками между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а  уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти  цели денежные средства. При этом налоговые  органы в отдельных случаях рассматривают  такую операцию как факт покупки  организацией товара у физического  лица и требуют включить выплаченные  работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание  подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для  собственных нужд, а для организации  работнику следует оформить покупку  от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации  возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41  Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19  Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60  Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71  Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен  и другой вариант, когда работник может также заранее заключить  договор о предоставлении организации  возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых  товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете  организации должны быть сделаны  следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей  за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41  Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19  Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73  Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном  порядке.

Пример     

В Читинском  облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.) выписывается требование начальником  АХО куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:        

 Дебет  44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, –  на сумму закупленных канцтоваров (Приложение 3). В учетной политике указана возможность ведения таких записей.          

 Дебет  71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные деньги на расходы.  

Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными  деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При  этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной  сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). В  Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного сырья у юридического лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом выписывается счет-фактура.

Операции  по закупке должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать  свою форму этого документа, так  как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример (Приложение 8)

Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом  от 24 сентября. В нем указано, что  продукция (мясо говядина) закуплена  именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

В бухгалтерском  учете даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

Остатка или перерасхода нет.   

Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

Пример

В октябре 2003 года организация выдала под отчет  своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

Остаток неизрасходованных средств сотрудник  сдал в кассу организации.

В октябре 2003 года в бухгалтерском учете  предприятия будут сделаны следующие  проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

4. Служебные  командировки по России и за  рубеж

Служебная командировка – это поездка работника  по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

Инструкция  не указывает, что следует считать  местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается  расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная  его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена  трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации  находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается  то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Не признаются командировками служебные поездки  работников, постоянная работа которых  протекает в пути или имеет  разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

Рабочие и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении  в командировку. Отказ от такой  поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами  признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Нельзя  направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением  творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих  в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в  соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с  учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).

Направлять  в служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с  их письменного согласия и при  условии, что это не запрещено  им медицинскими рекомендациями. При  этом женщины, имеющие детей в  возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены  в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную  командировку.

Сказанное выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей  в соответствии с медицинским  заключением, а также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих  детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Для остальных  работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Работник - совместитель может также быть направлен в командировку. Средний  заработок сохраняется ему только в той организации, которая его  командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).

Только  штатные работники, заключившие  с предприятием трудовой договор, находятся  в административном подчинении у  руководителя и могут быть направлены им в командировку.

Если  физическое лицо не состоит в штате  предприятия, но выполняет для этого  предприятия какие-либо работы (оказывает  услуги), связанные с поездкой в  другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами  гражданского права.

К договорам  гражданско-правового характера  относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский  и иной договор возмездного оказания услуг  (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.