Разработка  информационной системы  управления транспортной логистикой ООО “Шерл”.

     Введение

     Значительное расширение масштабов хозяйственной деятельности  на современном этапе, а также возросшая потребность в усилении всех  видов взаимосвязей в процессах управления материальными и денежными потоками обусловили основные требования к новым формам и методам, связанным с повышением эффективности управления производством.

     Логистику по праву можно считать существенным фактором реализации мероприятий, направленных на увеличение экономической эффективности производства и сбыта. Значительный прогресс в деле рационализации этих сфер деятельности может быть достигнут путем максимальной координации материальных и информационных потоков при их объединении, что и является одной из основных задач логистики. Для ее решения необходимы широкое применение электронной обработки данных, стандартизация материально-технических связей, организация работы на основе научного функционального анализа и структуризации, а также применение новых технологий, ведущих к автоматизации операций.

     Изучение  информационной логистики является очень актуальным в настоящее  время, т.к. в связи с бурным развитием  информационных технологий стало возможным  использование новых способов обработки  и передачи информации в логистических системах. Информационные системы занимают в этих технологиях центральное положение. Предприятие является открытой системой, которая материальным и информационным потоками связана с поставщиками, потребителями, экспедиторами и транспортными организациями. При этом возникают трудности преодоления мест стыка между информационными системами предприятия и других организаций. Обеспечение плавного преодоления мест стыка является одной из важных задач логистики.

     Информационное  обеспечение логистического управления является одной из наиболее важных и актуальных проблем. Информация становится логистическим производственным фактором. Благодаря ей может сократиться складирование (лучшее управление запасами, согласованность действий поставщика и потребителя). Благодаря информации удается так же ускорить транспортировку (согласованность всех звеньев транспортной цепочки).

     Информационная  техника может значительно способствовать выполнению требований рынка. Определенного  роста эффективности можно достичь  и с помощью локальных и  вычислительных систем, а также в  результате применения интегрированных  информационных и управленческих систем, которые "перешагивают" границы  между подразделениями предприятий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Понятие и определение  информационной системы  в логистике

     1.1 Иерархия использования  логистической информационной  системы

     Любая структура организации (предприятия) в общем виде представляет по существу формализованную систему принятия решений, независимо от характера деятельности. Система организации обычно определяет конкретные задачи, которые должны решаться соответствующими службами предприятия (подразделениями, звеньями производства), а также закрепляет ответственность  в сложившейся иерархической  системе управления.

     Логистическая система организации управления устанавливает такой порядок, при  котором информация и складывающиеся на ее основе информационные потоки между  отдельными организационными единицами  имеют характер информационного  опережения. Целевой характер опрежающей информации позволяет проводить  в рамках управления объективный  систематический анализ ситуаций и  принимать необходимые решения. Сами объекты и предметы управления, находясь в процессе функционирования в целевой, информационной и организационной  взаимосвязи, образуют единую логистическую) систему управления процессами.

     В настоящее время в зависимости  от характера отношений между  объектами, структурами управления, а также их признаков сложились  следующие основные виды иерархических  организационных структур: линейные, линейно-функциональные и матричные [1] .

     Информационно-технические  базы логистических систем, вписываясь в принятую организационную структуру управления, вносят существенные корективы во взаимосвязь структур управления, в их субординацию и делают их более восприимчивыми к реальным процедурам принятия решений.Иными словами, это позволяет прежде всего наилучшим образом использовать физические и интеллектуальные возможности самого человека, характер разделения труда в сферах управления, количество уровней управления и состав входящих в них подразделений, а также определять необходимые требования к ним с целью эффективного управления материальными и денежными потоками.

     Синтез  информационно-технических баз, построенных  на логистических основах, и организационных  структур управления в целом позволяет  обеспечить:

     1) более эффективную организацию  планирования и управления материальными  и денежными потоками и четкое  распределение задач и функции  управления, прав и ответственности  между структурными звеньями, объектами  и предметами.

     2) наилучшее сочетание человеческих  и машинных звеньев в системах  управления, повысить оперативность  подготовки и принятия решении,  надежность и достоверность отображения  фактического состояния процессов  во всех звеньях материальных  и денежных потоков.

     3) выработку оптимальных управленческих  решений и экономичность их  выполнения.

     Информационно-техническая  база логистических систем управлении, органично вписываясь в структуру  управления конкретных подразделений  управления, а также взаимодействию при согласовании и оценке конечных показателей.

     Таким образом, логистика информационного  процесса, вписываясь в организационную  структуру управления, придает ей определенную жесткость и рациональность, вырабатывает у конкретных специалистов управления навыки высокого профессионализма принятия решений.

     Одним из наиболее сложных вопросов в обеспечении  эффективности управления традиционно  считался вопрос взаимосвязей между  подразделениями в самой организационной  структуре управления материальными  и денежными потоками. В этой связи  использование логистических подходов при построении организационных  структур позволяет равномерно распределять задачи по структурным подразделениям и уровням управления, требующие  решения. При этом формирование вертикальных и горизонтальных взаимосвязей должно происходить не на привычной иерархической  либо функциональной основе, а на основе разработки специальных экономико-организационных  моделей решения управленческих задач, позволяющих централизовать (либо децентрализовать) управленческие связи при решении конкретной задачи и повысить ответственность  конкретных подразделений и специалистов за конечные результаты решения задач  при управлении материальными и  денежными потоками. Иерархия использования  логистической информационной системы: (рис. 1).(1.1)

     1.2 Информационные системы  в логистике

     В центре эффективно управляемого материального  потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Информация – функция, приводящая в действие логистическую систему. Именно информация держит систему материального потока открытой- способной приспосабливаться к новым условиям. Для обеспечения гибкой, ориентированной на потребителя логистической системы необходимо, чтобы физическая система функционировала параллельно информационной системе.

     Значимым  элементом любой логической системы  является подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку информации, которая при ближайшем рассмотрении сама разворачивается в сложную  информационную систему, состоящую  из различных подсистем.

     Так же как и любая другая система, информационная система должна состоять из упорядоченно взаимосвязанных элементов и обладать некоторой совокупностью интегративных качеств. Декомпозицию информационных систем на составляющие элементы можно осуществлять по – разному.(2) Наиболее часто информационные системы подразделяют на две подсистемы: функциональную и обеспечивающую.(рис. 2)

     Функциональная  подсистема состоит из совокупности решаемых задач, сгруппированных по признаку общности цели. Обеспечивающая подсистема, в свою очередь, включает в себя следующие элементы:

     - техническое обеспечение, т.е.  совокупность технических средств,  обеспечивающих обработку и передачу  информационных потоков;

     - информационное обеспечение, которое  включает в себя различные  справочники, классификаторы, кодификаторы, средства формализованного описания  данных;

     - математическое обеспечение, т.е.  совокупность методов решения  функциональных задач. Логические  информационные системы, как правило,  представляют собой автоматизированные  информационные системы управления  логистическим и процессами. Поэтому  математическое обеспечение в  логистических информационных системах  – это комплекс программ и  совокупности средств программирования, обеспечивающих решение задач  управления материальными потоками, обработку текстов, получение  справочных данных и функционирование  технических средств.

     Организация связей между элементами в информационных системах логистики может существенно  отличаться от организации традиционных информационных систем. Это обусловлено  тем, что логистические информационные системы должны обеспечивать всестороннюю интеграцию всех элементов управления материальных потоков, их оперативное  и надежное взаимодействие. Информационно  техническое обеспечение логистических  систем отличается не характером информации и набором технических средств, используемых для обработки, а методами и принципами, используемыми для  их построения.

     Таким образом, определение информационной системы можно сформулировать следующим  образом: информационная система – это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств вычислительной техники, различных справочников и необходимых средств программирования, обеспечивающая решение тех или иных функциональных задач (в логистике – задача по управлению материальными потоками).(3)

     1.3 Виды информационных  систем в логистике

     Информационные  системы в логистике могут  создаваться с целью управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а могут способствовать организации логистических процессов  на территории региона, страны и даже группы стран (табл. 1). 

     Табл. 1 Виды информационных систем, применяемых в логистике

     На  уровне отдельного предприятия  информационные системы, в свою очередь, подразделяются на три группы:

     - плановые;

     - диспозитивные (или диспетчерские);

     - исполнительные (или оперативные).

     Логистические информационные системы, входящие в  разрядные группы, отличаются как  функциональными, так и обеспечивающими  подсистемами. Функциональные подсистемы отличаются составом решаемых задач. Обеспечивающие подсистемы могут отличаться всеми своими элементами, т.е. техническими, информационным и математическим обеспечением. Остановимся подробнее на специфике отдельных информационных систем.

     Плановые  информационные системы. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие: создание и оптимизация звеньев логистической цепи; управление условно – постоянными, т.е. малоизменяющимися, данными; планирование производства; общее управление запасами; управление резервами и другие задачи.

     Дизпозитивные информационные системы. Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логических систем. Здесь могут решаться следующие задачи: детальное управление запасами (местами складирования); распоряжение внутрискладским (или внутризавоским) транспортом; отбор грузов по заказам и их комплектование; учет отправляемых грузов другие задачи.

     Исполнительные  информационные системы. Создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущей момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением помещениями и т.п.

     Выше  рассмотрены особенности информационных систем различных видов в разрезе  их функциональных подсистем. Но, как  уже отмечалось, различия имеются и в обеспечивающих подсистемах. Рассмотрим более подробно на характерных особенностях программного обеспечения планов, диспозитивных и исполнительных информационных системах.

     Создание  многоуровневых автоматизированных систем управления материальными потоками связано со значительными затратами, в основном в области разработки программного обеспечении, которое, с  одной стороны, должно обеспечить многофункциональность  системы, а с другой – высокую  степень ее интеграции. В связи  с этим при создании автоматизированных систем управления в сфери логистики  должна исследоваться возможность  использования сравнительно недорогого стандартного программного обеспечения  с его адаптацией к местным  условиям.

     В настоящее время создаются достаточно совршенные пакеты программ. Однако применимы  они не во всех видах информационных систем. Это зависит от уровня стандартизации решаемых при управлении материальными  потоками задач.

     Наиболее  высок уровень  стандартизации при  решении задач  в плановых информационных системах, что позволяет с наименьшими трудностями адаптировать здесь стандартное программное обеспечение.

     В диспозитивных информационных системах возможность приспособить стандартный  пакет программ ниже, это вызвано  рядом причин, на пример:

     - производственный процесс на  предприятиях складывается исторически  и трудно поддается существенным  изменениям во имя стандартизации;

     - структура обрабатываемых данных  существенно различается у разных  пользователей.

     В исполнительных информационных системах на оперативном уровне управления индивидуальное программное обеспечение принимают  наиболее часто.

     1.4 Принципы построения  логистических информационных  систем

     В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала  должна исследоваться во взаимоотношении  с внешней средой, а уж затем  внутри своей структуры. Этот принцип, принцип последовательного продвижения  по этапам создания системы, должен соблюдаться  и при проектировании логистических  информационных систем.

     С позиций системного подхода в  процессах логистики выделяют три  уровня. (рис.3) 

     Рис. 3. Уровни в процессах логистики с позиций системного подхода. 

     Первый  уровень – рабочее место, на котором осуществляется логистическая операция с материальным потоком, т.е. передвигается, разгружается, упаковывается и т.п. грузовая единица, деталь или любой другой элемент материального потока.

     Второй  уровень – участок, цех, склад, где происходят процессы транспортировки грузов, размещаются рабочие места.

     Третий  уровень – система транспортирования и перемещения в целом, охватывающая цепь событий, за начало которой можно принять момент отгрузки сырья поставщиком. Оканчивается эта цепь при поступлении готовых изделий в конечное потребление.

     В плановых информационных системах решаются задачи, связывающие логистическую  систему с совокупным материальным потоком. При этом осуществляется сквозное планирование в цепи «сбыт – производство – снабжение», что позволяет создать  эффективную систему организации  производства, построенную на требованиях  рынка, с выдачей необходимых  требований в систему материально-технического обеспечения предприятия. Этим плановые системы как бы «ввязывают» логистическую  систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток.

     Диспозитивные и исполнительные системы детализируют намеченные планы и обеспечивают их выполнение на отдельных производственных участках, в складах, а также на конкретных рабочих местах.

     В соответствии с концепцией логистики  информационные системы, относящиеся  к различным группам, интегрируются  в единую информационную систему. Различают  вертикальную и горизонтальную интеграцию.

     Вертикальной  интеграцией считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков. Принципиальная схема вертикальных информационных потоков, связывающих плановые, диспозитивные и исполнительные системы. (табл. 2).

     Горизонтальной  интеграцией считается связь между отдельными комплексами задач в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.(4)

     В целом преимущества интегрированных  информационных систем заключается  в следующем:

• возрастает скорость обмена информацией;
• уменьшается количество ошибок в учете;
• уменьшается объем непроизводительной, «бумажной» работы;
• совмещаются разрозненные информационные блоки

     Табл. 2 Принципиальная схема информационных потоков в микрологистических системах

     При построении логистических информационных систем на базе ЭВМ необходимо соблюдать  определенные принципы.

     Принцип использования аппаратных и программных  модулей. Под аппаратным модулем понимается унифицированный функциональный узел радиоэлектронной аппаратуры, выполненный в виде самостоятельного изделия. Модулем программного обеспечения можно считать унифицированный, в определенной степени самостоятельный, программный элемент, выполняющий определенную функцию в общем программном обеспечении. Соблюдение принципа использования программных и аппаратных модулей позволит:

• обеспечить совместимость вычислительной техники и программного обеспечения на разных уровнях управления;
• повысить эффективность функционирования логистических информационных систем;
• снизить их стоимость;
• ускорить их построение.

     Принцип возможности поэтапного создания системы. Логистические информационные системы, построенные на базе ЭВМ, как и другие автоматизированные системы управления, являются постоянно развиваемыми системами. Это означает, что при их проектировании необходимо предусмотреть возможность постоянного увеличения число объектов автоматизации, возможность расширения состава реализуемых информационной системой функций и количества решаемых задач. При этом следует иметь ввиду, что определение этапов создания системы, т.е. выбор первоочередных задач, оказывает большое влияние на последующее развитие логистической информационной системы и на эффективность ее функционирования.

     Принцип четкого установления мест стыка. «В местах стыка материальный и информационный поток переходит через границы правомочия и ответственности отдельных подразделений предприятия или через границы самостоятельных организаций. Обеспечение плавного преодолевания мест стыка является одной из важных задач логистики».

     Принцип гибкости системы  с точки зрения специфических требований конкретного применения.

     Принцип приемлемости системы  для пользователя диалога «человек – машина». (5)

     1.5 Функциональная и  организационная  структура логистической информационной системы

     Функциональная  структура представлена в виде пирамиды. В основании функциональной пирамиды логистической информационной системы лежит система операций между звеньями логистической системы, определяющая взаимоотношения между функциональными подразделениями фирмы (в плане реализации логистических функций), логистическими посредниками и потребителями продукции фирмы. Указанные два функциональных уровня логистической информационной системы обычно непосредственно связаны с системой дистрибуции готовой продукции фирмы, в частности, с деятельностью центров распределения. На уровне анализа логистические региональные или административные менеджеры фирмы в основном используют информацию в тактических целях для маркетинга, прогнозирования финансовых и операционных производственных показателей. Наконец, на верхнем стратегическом уровне логистика определяет стратегию менеджмента и связана со стратегическим корпоративным планированием и миссией фирмы.

     Характеристики  системных уровней функциональной структуры логистической информационной системы связаны с достижением определенных стратегических и тактических целей фирмы и конкурентных преимуществ.

     Организационная структура логистической информационной системы может быть укрупненно сформирована из четырех подсистем: управления процедурами заказов, научных исследований и связи, поддержки логистических решений и генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента и связь с микро- и макрологистической внешней средой.

     В организационной структуре логистической информационной системы в качестве одной из основных подсистем выделена подсистема управления процедурами заказов, что обусловлено непосредственным контактом этой подсистемы с потребителями в процессах обработки и выполнения заказов. Большое значение здесь имеет использование концепции "электронного обмена данными" и основанных на ней стандартов ED1.

     Подсистема  научных исследований и связи  отражает влияние внешней и внутренней среды фирмы на процесс логистического менеджмента и осуществляет взаимодействие между звеньями логистической системы и функциями управления за счет:

• интеграции логистического планирования с корпоративным планированием;
• взаимодействия логистического менеджмента с другими корпоративными функциями;
• стратегических установок для организационной структуры логистической системы и персонала;
• интеграции информационных технологий;
• подготовки или покупки технологических решений и использования посредников;
• адаптации к условиям фирмы форм логистических цепей, каналов и сетей, а также функций управления;
• акцентирования на производительности и качестве услуг в логистике.

     Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении  изменений и требований как внешней, так и внутренней среды фирмы. Логистический менеджер может использовать эту подсистему для сканирования микро- и макросреды фирмы четырьмя способами:

     1) косвенным рассмотрением на основе  общего анализа получаемой информации, когда нет определенной заданной  цели;