Развитие компьютерной формы бухгалтерского учёта

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ» 

Кафедра бухгалтерского учёта, анализа и  аудита в АПК и транспорте 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

по дисциплине: Теория бухгалтерского учёта

на тему: «Развитие компьютерной формы бухгалтерского учёта » 
 
 
 
 

Студентка

УЭФ, 2-й  курс, ДЭТ                                                                             Д.Ч. Сержан 
 

Проверила                                                                                        Т.В. Алисиевич 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ОСНОВНЫЕ РАБОТЫ В КОМПЬЮТЕРНОЙ БУХГАЛТЕРИИ 4

2. ХАРАКТЕРИСТИКА АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ 10

3. ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ПРИНЦИПЫ СОЗДАНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 16

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 17

ВВЕДЕНИЕ

     Компьютерная (автоматизированная) форма бухгалтерского учета - форма, которая предусматривает  использование электронно-вычислительных машин.

     С помощью специальных программ данные первичных документов группируются и обобщаются непосредственно на компьютере, в результате чего пользователь получает информацию, эквивалентную  по содержанию регистрам синтетического и аналитического учета. Использование  электронно-вычислительных машин позволяет  автоматизировать процесс измерения  и регистрации хозяйственных  операций.

     Возникнув и развившись на основе ручных форм учёта, автоматизированная форма бухгалтерского учёта постепенно становится преобладающей  и оказывает решающее воздействие  на развитие первых.

     Компьютеры  относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие  места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие  места бухгалтера. Применение машинно-ориентированных  форм учета обеспечивает:

• механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса;
• высокую точность учетных данных; оперативность данных учета;
• повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности;
• увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.

1. ОСНОВНЫЕ РАБОТЫ В КОМПЬЮТЕРНОЙ БУХГАЛТЕРИИ

   Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости  от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение  учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

   Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять  некоторые утомительные действия. Даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А  человек, не сведущий в бухгалтерском  учете просто не сможет работать с  бухгалтерской программой. Современные  программы не предполагают полную автоматизацию  бухгалтерской деятельности, ограничиваясь  учетом и хранением  первичных  документов и выполнением простых  расчетов, а также построением  различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные  алгоритмы поведения в любой  ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать  в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, и она  автоматически выстраивала бы необходимую  последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию. При работе с существующими  программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет  выполнить их.

   Так как весь бухгалтерский и налоговый  учет ведется на основании первичных  документов, первая задача любой программы  – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы  создаются непосредственно в  программе, и она должна максимально  упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка  нужных дат, выбор значений из справочника  вместо ввода информации с помощью  клавиатуры существенно ускоряет и  упрощает создание документов. Если в  документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

   Остальные документы попадают в бухгалтерию  из других подразделений или из сторонних  организаций. В этом случае ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном  случае следовало бы воспользоваться  сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем  автоматически преобразовать его  в вид, удобный для хранения. Однако современные бухгалтерские программы  не способны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при  вводе множества однотипных документов.

   Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой  момент их можно было просмотреть  и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного  документа и продуманная структура  хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера. Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы  попадают в установленный срок и  в нужном виде. Иногда приходится вводить  информацию не из документа, а по устному  изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже.  Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа  позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные  после введения документа.

   На  основе первичных документов создается  журнал хозяйственных операций. При  отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером  вручную. Любая бухгалтерская программа  автоматически создается журнал операций на основе введенных документов. Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В  идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

   Каждая  хозяйственная операция порождает  одну или несколько проводок, которые  помещаются в журнал проводок. Эта  операция легко делается автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и  состоит в описании связанных  с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это  делается через журнал операций, а  не напрямую в журнал проводок. В  некоторых программах отдельный  журнал проводок отсутствует, и вся  работа ведется с журналом хозяйственных  операций.

   Требования  ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно  увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако, использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения  большинства налоговых регистров  достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив  несколько документов, можно автоматически  построить любой налоговый регистр. Главное, чтобы фирмы, производящие бухгалтерские программы, своевременно добавили ведение налогового учета  в свои продукты.

   Кроме первичных документов, журнал хозяйственных  операций и проводок, любая бухгалтерская  программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Выше отмечалось, что справочники  нужны для быстрого ввода документов. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и  многая другая информация должна храниться  в программе для ее правильного  функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

   Конечная  цель работы любой бухгалтерии –  составление отчетов по результатам  хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную  ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина в использовании  бухгалтерских программ – автоматизация  построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер  построит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале  проводок верна.

   В бухгалтерском учете имеется  ряд периодических действий, которые  следует регулярно выполнять. Начислять  и выплачивать заработную плату, рассчитывать амортизационные отчисления и переоценивать валюту. Эти операции в большинстве бухгалтерских  программ выполняются автоматически, при этом генерируются все необходимые  проводки.

   Для бухгалтерии крупных предприятий  чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская  программа позволяла работать одновременно нескольким бухгалтерам с одной  информационной базой. Также иногда возникает необходимость консолидации учета. Большинство бухгалтерских  программ реализуют эти требования, однако при этом необходимо использовать более дорогую версию программы. При работе с большими объемами информации чрезвычайно важна приемлемая скорость ее обработки. Чтобы несколько бухгалтеров  могли бы работать с одной информационной базой большого размера, и скорость работы при этом не снижались, программа  должна быть оптимизирована для такой  работы. К сожалению, при работе с  некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей, а также количества первичных документов и проводок.

   Бухгалтера  в своей работе часто используют калькулятор и календарь. Многие программы включают их поддержку, но часто обычный настольный калькулятор  или настенный календарь оказывается  значительно удобнее, чем встроенные в программу. Также некоторые  программы позволяют создавать  текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор Word. Если же программа позволяет создавать электронные таблицы, то они оказываются менее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие дополнительные возможности, встроенные в бухгалтерские программы, на практике используются достаточно редко.

   Хотелось  бы отметить некоторые недостатки, присущие всем современным бухгалтерским  программам. Они сильно уступают современным  универсальным программам в продуманности  пользовательского интерфейса, т.е. в принципах организации общения  человека с компьютером. Ведущие  фирмы, производящие универсальные  программы, такие как Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec  до мелочей продумывают интерфейс своих программ, постепенно вырабатываются единые приемы работы с программами. Пользователям проще освоить новую программу, если в ней использованы общепринятые правила общения.

   Кроме не слишком качественного интерфейса, подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки  и обновления. В большинстве случаев  для обслуживания этих программ потребуется  привлекать специалистов. В то время  как большинство универсальных  программ становится все дружелюбнее  и проще в освоении, бухгалтерские  программы становятся все сложнее  и запутаннее.

   Таким образом, несмотря на все недостатки, другого выхода, кроме использования  программ, автоматизирующих бухгалтерский  учет, не существует. Вручную вести учет в современной бухгалтерии если и возможно, то уж точно нерационально. Главное, выбрать наиболее подходящую программу и постараться лучше ее освоить. 

2. ХАРАКТЕРИСТИКА АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ 

   «Идеал» для системы бухгалтерского и  управленческого учета с точки  зрения руководителя компании и собственника – это получение всей необходимой  информации по всему предприятию  на любой момент времени, а не за прошлый месяц. Только в таком  случае можно управлять эффективно.

   Когда система работает эффективно, это  означает, что эффективно работает каждое ее звено, подразделение. Определен  круг задач, отлажены документооборот  и обмен информацией. Создание современной  автоматизированной системы влечет за собой необходимость переоснащения  технической базы и совершенствования  организации обмена данными.

   При выборе программного обеспечения для  предприятия возможны различные  варианты.

1. Приобретение у фирмы-производителя готового типового программного продукта, полностью отвечающего потребностям этого предприятия. Такие типовые программные продукты успешно реализуют бухгалтерский учет на предприятиях однородной деятельности с общей спецификой учета и находят широкое применение на малых предприятиях.
2. Составление индивидуального проекта, если невозможно  подобрать типовую программу для предприятия. Индивидуальное проектирование выполняется как силами программистов предприятия, так и с привлечением специалистов со стороны. Стоимость проектных работ при этом значительно увеличивается по сравнению с приобретением типового проекта. Индивидуальное проектирование рекомендуется проводить на предприятиях со своей спецификой учета, в основном на крупных и средних предприятиях.
3. Доработка и установка типового проекта «под ключ» осуществляется фирмами, занимающимися консалтингом в области информационных технологий, а также франчайзинговой сетью, обеспечивающими настройку системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, адаптацию к специфике учета на конкретном предприятии.

   Итак, выбор программ для реализации поставленных целей – довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной  организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.

3. ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ПРИНЦИПЫ СОЗДАНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 

Автоматизированная  форма учета основана на следующих  принципах:

• метод двойной записи;
• организация программно-последовательной взаимосвязи бухгалтерских счетов в соответствии с кодами стандартных ежемесячно повторяющихся операций;
• разукрупнения объектов учета;
• обеспечение автоматического ввода различных данных хозяйственных операций (исходной информации) из других пакетов программ;
• обработка первичной информации, хозяйственных операций по различным программам с учетом решения задач в зависимости от требований пользователей;
• дифференциация объемов учетной информации по объектам управления и обеспечения ее совместимости и взаимосвязи.

     Технологический процесс обработки учетных данных при автоматизированной форме учета  можно подразделить на несколько  этапов:

• сбор, регистрация и передача первичной учетной информации для автоматизированной обработки;
• формирование массивов учетных данных на ЭВМ: ввод классификаторов хозяйственных операций, вступительных сальдо и операций за отчетный период по счетам;
• обработка и контроль введенной информации;
• формирование итоговых результатов за отчетный период, подготовка баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

     Бесспорно, преимуществами автоматизированной формы  бухгалтерского учета являются:

• скорость обработки информации;
• возможность оперативного получения информации в различных разрезах аналитики;
• оперативность контроля, выявления и исправления ошибок.

     Полная  автоматизация всех участков учетной  работы позволяет исключить ручную обработку данных, преодолеть временной  разрыв между моментом совершения хозяйственной  операции и моментом ее отражения  в бухгалтерском учете.

     В настоящее время разработаны  десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях с помощью персональных компьютеров. Все программы предлагают стандартный  набор инструментов, позволяющих  облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности. К наиболее популярным программам ведения  автоматизированного бухгалтерского учета относятся: 1C: Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Парус и т.д.

     Основной  источник информации в программах автоматизации  бухгалтерского учета — журнал хозяйственных  операций. Данные вводятся в журнал в виде первичных документов, проводок или типовых операций, перечень которых  можно изменить и дополнить. Обрабатывая  этот журнал, программы делают разноску операций по счетам, определяют обороты  и сальдо, составляют оборотную ведомость, готовят итоговый баланс и другие отчеты. Программы позволяют вести  различные виды учета: синтетический  и аналитический, суммовой и количественный, валютный учет, проводить расчет заработной платы и действующих налогов. В комплект поставки программ входит стандартный набор бланков первичных  документов и отчетности, а также  других документов, соответствующих  текущему законодательству. В программах имеется возможность оперативно корректировать план счетов, ставки налогов, добавлять новые отчетные формы в соответствии с любыми изменениями в законодательстве.

     К специфическим методам бухгалтерского учёта в условиях электронной  обработки учётной информации можно  отнести механизмы настройки, сервисные  средства и средства программирования. Эти элементы метода не существуют сами по себе обособленно, а являются инструментами, позволяющими адаптировать традиционные методы к использованию  информационных ресурсов современного предприятия посредством электронной  вычислительной техники. Без них  организация автоматизированного  учёта так же невозможна, как в  принципе невозможна организация бухгалтерского учёта без двойной записи.

     Настройка на конкретные особенности учёта  отдельного предприятия — исходный этап работы с любой бухгалтерской  системой, от которой во многом зависит  эффективность её эксплуатации. Как  правило, вначале заполняются только основные каталоги, справочники, задаются глобальные параметры работы, а потом  они пополняются и при необходимости  изменяются — уже в процессе работы. Каждая система имеет свои инструменты, режимы и последовательность настройки. Однако общим является то, что благодаря  её механизму увязываются другие элементы метода бухгалтерского учёта, а это позволяет пользователю приступить к непосредственной эксплуатации системы. В общем, сам этот механизм можно рассматривать как самостоятельный  элемент, присущий только автоматизированной форме учёта.

     Сервисные средства реализуют вспомогательные  операции и функции, позволяя пользователю настроиться на наиболее благоприятный  режим работы с программой. Этому  способствуют, прежде всего, меню, содержащее сведения о действиях, которые доступны в текущем режиме, и позволяющее  выбрать любое из них, и панель инструментов (в современных системах), обеспечивающая быстрый доступ к  некоторым командам с помощью  мыши.

     Другой  неотъемлемый атрибут — контекстная  помощь (во многих современных системах она реализована в виде гипертекста), которая присутствует во всех без  исключения программах и предназначена  для описания возможных действий пользователя и доступных функций  на каждом шаге работы с программой. Ещё одним наиболее простым и  характерным для всех программных  продуктов сервисным средством  является встроенный калькулятор, модель реализации которого в каждом пакете своя. Наиболее сложные калькуляторы позволяют не только производить  арифметические расчёты, но и работать с макроязыком программы.

     Таким образом, обработка учётно-аналитической  информации в условиях использования  вычислительной техники имеет свои особенности и специфику, которая  должна найти отражение в развитии методологии автоматизированной формы  учёта. Представляется, что современный  подход к определению формы учёта, и в частности автоматизированной, выходит за рамки традиционного  представления о форме, сложившегося исторически. Определение формы  следует дополнить новыми элементами, такими как механизмы настройки, сервисные средства и средства программирования, что соответствует специфике  организации бухгалтерского учёта  в условиях электронной обработки  учётно-аналитической информации. 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Для того чтобы перевод бухгалтерии  на компьютер был эффективен и  дал результат,  следует учесть следующие аспекты.

     Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

     Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.

     - Принять в штат технического  специалиста, который будет отвечать  и поддерживать исправную работу  техники, компьютерной сети, системного  программного обеспечения.

     - Целесообразно предварительно провести  обучение сотрудников работе  за компьютером, новой программе  и новым возможностям, которые  она дает.

     В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.

     В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.

     При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило  эффективность работы бухгалтерии  и улучшило контроль над финансово-хозяйственной  деятельностью предприятия, что  в свою очередь увеличит эффективность  управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Астахов В.П. Бухгалтерский(финансовый) учёт. Москва, 2000 г. – 671с.
2. Суворова Е. Автоматизация предприятия: когда и как // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №1. – С.15-21
3. Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7. в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета. – СПб.: Элби, 2002. – 250с.
4. Балабайченко Е.Е., Муштоватый И.Ф. Компьютер для бухгалтера. - М., 2001. - 320с.