Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания

Озерский  технологический  институт – филиал

Федерального  государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального  образования

«Национальный исследовательский  ядерный университет  «МИФИ» 
 

      Кафедра экономики и управления 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

Тема: Регистрация  документов и организация справочно-информационного  обслуживания. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Преподаватель  

Студент гр. 1ЭК-11Д Костенко О. К. 
 
 

Озерск, 2011 
Оглавление:

1. Введение 2
2. Регистрация документа 3
3. Формы регистрации 6
4. Журнальная форма 6
5. Регистрационно-контрольные карточки 9
6. Автоматизированная форма 10
7. Заключение 11
8. Литература 12

1. Введение

     Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и  движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

     Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами. [2, c.9]

     Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом  и инструментом этой деятельности.

     Полное  упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться  и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения  системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и  редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном  документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при  существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с  электронными документами. Когда говорят  об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают  любые информационные технологии, связанные  с обработкой документов - от использования  текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту  категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов.

     Процесс принятия управленческих решений основан  на сборе и обработке объективной  и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел  в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее  место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные  записки, предложения, переписка и  др.Документы этой системы играют служебную роль по отношению к  организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения, иначе  говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или  иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. 

2. Регистрация документа.

     Регистрация документа - "запись учетных данных о документе по установленной  форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

     Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном  месте. Если документ зарегистрирован  службой ДОУ, в структурном подразделении  он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном  подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.

     Регистрация прежде всего придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

     Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

     Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

     Каждый  документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно  меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

     Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении, фирме все документы  регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

     Из  документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий № (индекс);

- дата документа;

- индекс документа;

- регистрационный номер документа;

- автор (корреспондент) -т.е. чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен)

- № дела (куда документ помещен после исполнения)

     При регистрации отдельных видов  документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные  формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

     Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

3. Формы регистрации  могут быть трех видов : журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

4. Журнальная  форма регистрации документов

     Журнал  регистрации входящей корреспонденции

     Регистрационным номером при журнальной регистрации  является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа. Сведения в  графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента). В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графу 4 последовательно  вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются. В графе 5 последовательно  отражается информация о действиях  исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных  документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный  документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

     Журнал регистрации исходящей корреспонденции

     Регистрационным номером при журнальной регистрации  является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. Сведения в графу 2 переносятся  из реквизита 14. Достаточно указать  только наименование организации. В  графу 3 переносится заголовок (17) отправленного  документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графе 4 указывается номер  дела, куда помещается копия отправленного  документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.

     Журнал  регистрации внутренних документов (примерная форма)

     Регистрационным номером при журнальной регистрации  является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. В графу 2 переносится  заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие  приложений и т.д.). В графе 3 указывают  фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа). В графе 5 последовательно  отражается информация о действиях  исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных  документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный  документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

     Заголовки граф иначе называются реквизитами  регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме  регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы  целесообразно использовать, если в  течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.

     Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место  составления или хранения документа. В качестве условных обозначений  могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или  должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:

02 - должное  лицо - адресат;

12 - корреспондент;

156 - порядковый  регистрационный номер.

     Наиболее  оптимальной принято считать  индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку  номер дела одновременно указывает  и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01-20/156, где:

01-20 - номер  дела по номенклатуре дел;

156 - порядковый  регистрационный номер.

     При индексации входящих, исходящих и  внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой  лежат следующие правила:

     Расположение составных частей индекса должно быть постоянным; система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

     Если  в конкретной организации при  небольшом объеме документооборота для оперативного поиска документа  или информации о нем необходимым  и достаточным является использование  только порядкового регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.

5. РКК

     Массив  регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые  признаки) РКК:

алфавитный;

географический (региональный);

корреспондентский;

номинальный (по видам и разновидностям документов);

предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);

структурный (по структуре организации, по отделам);

хронологический (по дате) и т.д.

     При расстановке РКК, как правило, удается  активизировать несколько поисковых  признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы  расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать  по названиям регионов, расположенных  по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить  в алфавитном порядке и т.д.

     Внутри  каждой рубрики карточки расставляют  по хронологии или в валовом порядке  регистрационных номеров. Традиционно  применяется обратный (...5, 4, 3, 2,1) порядок  регистрационных номеров и дат.

     Справочная  картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.

     Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные  формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.

6. Автоматизированная  форма.

     Автоматизированная (электронная) форма регистрации  документов – способ регистрации документов с использованием специального программного обеспечения.

При использовании  автоматизированной формы регистрации  документов сведения о документе  вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки могут быть разными. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Автоматизированная  форма регистрации документов в  настоящее время широко применяется  во многих организациях, т.к. она имеет  ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной  формами регистрации, а именно:

- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

- автоматический контроль исполнения документов;

- возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

- возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах в одной базе.

7. Заключение.

     Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное  управление требует некоторой системы  работы с документами. Чем шире сфера  и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную  роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок  документооборота.

     Отсутствие  действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в  произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами  работает учреждение, какова история  и текущее состояние того или  иного вопроса, чем конкретно  заняты исполнители.

     Общегосударственные нормы регламентируют только форму  готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с  проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены  произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы.

8. Литература.
1. Смирнова Е. П. «Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие.» Издательство "Омега-Л", 2007
2. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. Издательство "ПРИОР", 2007
3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Издательство "ИндексМедиа", 2006
4. Vprikaz.com
5. Profis.ru