Ревизия денежных средств

   Содержание

Введение………………………………………………………………………..….3

Оценка  системы внутреннего контроля………………………………………....5

Контроль  соблюдения законодательства……………………………………..…6

Контроль  финансовой отчетности…………………………………………….…8

Контроль  эффективности.……………………………………………………….10

Специальные контрольные мероприятия………………………………………12

Документальное  оформление ревизии кассы…………………………….……18

Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств………………....19

Заключение……………………………………………………………………….21

Список  использованных источников………………………………………...…22 

    Введение

   Ревизия денежных средств и операций с  ними предполагает проверку порядка  ведения кассовых операций.

   Ревизия кассы производится ревизором в  присутствии лица, которому поручено вести кассу, и главного бухгалтера или его заместителя немедленно после предъявления полномочий на проведение ревизии. На время ревизии все кассовые операции прекращаются.

   В процессе проверки материально ответственное  лицо по кассе обязано составить  отчет об операциях кассы за текущий  день, вывести по кассовой книге остаток денег на день ревизии и на последнем отчете, дать расписку, что все приходные и расходные кассовые документы включены в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и не списанных в расход денег не имеется.

   Необходимо  проверить наличие письменных договоров о материальной ответственности с лицами, которые ведут кассы, а также с лицами, на которых приказами руководителей учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, возложены обязанности по выдаче заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и др.

   Денежное  наличие проверяется путем полного  перерасчета всех денег, находящихся  в кассе. После этого ревизор  сопоставляет наличие денежных средств  с остатком, отраженным в кассовой книге и отчете кассира.

   Выданные из кассы суммы по частным распискам считаются недостачей. В случае выявления излишка или недостачи денег в кассе ревизор должен установить причину их возникновения. На обнаруженные излишки денежных средств составляется приходный кассовый ордер, который заносится в кассовую книгу, а излишки сдаются в доход бюджета. При выявлении в ходе ревизии недостачи наличных денег должны быть приняты меры к взысканию. 

   После проверки денежной наличности проверяются  бланки документов строгой отчетности и ценные бумаги.

   Результаты  ревизии кассы оформляются отдельным  актом. Один экземпляр акта вручается  главному бухгалтеру или заместителю  руководителя проверяемого учреждения.

   При проверке полноты оприходования  денег, полученных из обслуживаемого банка, от организаций, необходимо сличить записи в кассовой книге с записями в выписках банка и корешками чеков, приходными кассовыми ордерами. В случаях исправлений, подчистки следует провести сверку записей в выписках банка с подлинными записями в лицевых счетах, хранящихся в обслуживаемом банке.

   Приходные и расходные кассовые документы  должны проверяться сплошным порядком с целью выявления:

   1) случаев хищения денежных средств;

   2) незаконного и нецелесообразного  использования их;

   3) нарушений правильности оформления  документов.

    Оценка системы  внутреннего контроля

   1.  Обсудите с представителями проверяемой  организации, как они оценивают  риски искажения данных о величине  денежных средств в бухгалтерской  отчетности.

   2.  Обсудите, какие меры принимаются  ими для снижения риска искажения сотрудниками организации таких данных.

   3.  Запросите документы, регламентирующие  проведение таких процедур.

   4.  Запросите документы, подтверждающие  проведение таких мер. Изучите  содержание таких документов, результаты  контроля, степень выполнения установленных регламентов или положений. Побеседуйте с лицами, проводившими мероприятия и подписавшими итоговые документы.

   5.   Повторите (по возможности) такую  же контрольную процедуру.

   6.  Сделайте предварительный вывод  о состоянии внутреннего контроля  на данном участке.

   Иллюстрация. В большинстве случаев такими мерами являются инвентаризации денежной наличности. Попросите акты инвента­ризаций за отчетный год. К сожалению, во многих случаях эти акты заполняются формально, без проведения реальной проверки состояния денежных средств. Ревизор может побеседовать с членами инвентаризационной комиссии (с каждым в отдельности) попросив их описать, как проходила инвентаризация (в какое время: утром и вечером, что пересчитывали вначале, что потом и т.д.).Отдельной контрольной процедурой является внезапная инвентаризация. Необходимо изучить, как она была организована, если она проводилась, была ли возможность предупредить кассира о ее проведении.

   При значительном объеме кассовых узлов  эффективной контрольной процедурой является ротация кассиров. В этом случае ревизор может ознакомиться с планом ротации и проверить по табелям и кассовым документам, было ли реальное перемещение кассиров. В этом случае, как правило, путем инвентаризации должны выявляться небольшие излишки или недостачи (наверное, каждый сталкивался в магазине с ситуацией «занесете потом», или «к сожалению, нет мелких монет»). Отсутствие в течение всего отчетного периода факта выявления недостачи или излишков при инвентаризации кассовых узлов требует дополнительного изучения. Элементом среды контроля является наличие в организации формального запрета кассирам иметь при себе собственные денежные средства. Ревизор может проверить документальное наличие такого запрета и подпись кассира об ознакомлении. Другой разновидностью контрольных процедур является классическая физическая охрана средств, помещения, а также самих сотрудников кассовых узлов. Как минимум, ревизор должен убедиться в наличии сейфа, железных дверей и тревожной кнопки в помещении кассы, а также действительности договора с соответствующими охранными службами. Ревизор может провести повторную процедуру внезапной проверки, попросить кассира показать последние кассовые ордера. Отсутствие на них нумерации, подписей руководителя и т.д. свидетельствуют о типичной, но далеко не лучшей ситуации в области внутреннего контроля. Ревизор также может попробовать ввести в используемую компьютерную базу реквизиты расходного кассового ордера с номером, идентичным уже выданному, проведя корректировку нумерации вручную. Если это возможно, он может сделать вывод о ненадежности встроенных в компьютеризированную систему средств контроля. 

   Контроль  соблюдения законодательства

   В отношении денежных средств проверка законодательства включает проверку соблюдения двух основных законов — о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) и о противодействии легализации доходов, добытых незаконным путем.

   Проверка  соблюдения закона о ККТ является компетенцией органов налогового контроля, полномочия других контролеров определяются в соответствии с законодательством. Например, внутренний контролер может проверить соблюдение этого закона, если это предусмотрено положением. Лучшим методом проверки в этом случае является метод «таинственный покупатель», известный в советской ревизии как метод контрольной покупки, когда, не афишируя свой статус, контролер производит закупку как обычный покупатель, наблюдая за всем процессом фиксации полученных от него денежных средств. Более сложным вопросом является включение в реализацию этого метода элемента провокаций типа «Я спешу, чек не нужен» и т.д. Но в настоящее время ведется дискуссия о допустимости применения этого метода.

   Соблюдение  закона о противодействия легализации  также находится в сфере органов  государственной компетенции. Однако ряд организаций обязан создавать специальную систему внутреннего контроля для соблюдения положений данного закона. Так, в п. 2 ст. 7 Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 07.08.01 г. № 115-ФЗ четко определены требования к содержанию правил внутреннего контроля, разрабатываемых организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом.

   При этом правила внутреннего контроля организаций (за исключением кредитных организаций) разрабатываются с учетом Рекомендаций по разработке организациями, совершающими операции с денежными средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утвержденных распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.07.02 г. № 983-р.

   В соответствии с п. 3 Рекомендаций правила  должны содержать порядок документального  фиксирования необходимой информации, обеспечения конфиденциальности информации, квалификационные требования к подготовке и обучению кадров, порядок приостановления операций с денежными средствами или иным имуществом в случаях, предусмотренных п. 10 ст. 7 упомянутого федерального закона, а также критерии выявления и признаки необычных сделок с учетом специфики деятельности соответствующей организации.

   Кроме того, при разработке организациями, совершающими операции с денежными  средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля целесообразно  использовать Рекомендации по отдельным положениям правил внутреннего контроля, разра­батываемых организациями, совершающими операции с денежными средствами или иным имуществом, в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утвержденные приказом Комитета по финансовому мониторингу России от 11.08.03 г. № 104.

   В других случаях внутренний контроль может проводить такие проверки по своей инициативе.

   Кроме того, проверяется соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе и соблюдение предельного расчета наличными де­нежными средствами между юридическими лицами.  

   Контроль  финансовой отчетности

   Данный  контроль состоит из нескольких частей:

   1) проверка операций с наличными  денежными средствами:

   •   проверка операций о движении наличных денежных средств;

   •    проверка данных об остатках наличных денежных средств на конец года;

   2)  проверка операций с безналичными  денежными средствами.

   Проверка  операций с наличными денежными  средствами за отчетный период предполагает изучение того, что:

   •  все отраженные в учете операции действительно имели место (предпосылка «возникновение);

   •    все операции, которые действительно  имели место, отражены в учете (предпосылка  полноты);

   •   правильно отражены суммы и другие идентификационные признаки (кому, за что, когда и т.д.).

   Обычная формальная проверка каких-либо ошибок не выявляет. Можно открыть наугад 2—3 кассовых отчета и внимательно  про­смотреть приложенные к отчету за этот день кассовые документы. Сверить  сумму, указанную в расходном кассовом ордере цифрой и прописью получателем, с отраженной в кассовом отчете.

   Проверка  данных об остатках наличных денежных средств на конец года. Следует  сравнить сумму в кассовой книге, в отчете кас­сира за последний рабочий  день отчетного года и данные бухгалтерского счета. Здесь также крайне редко выявляются ошибки.

   Более интересные результаты дает анализ количества выписанных приходных и расходных  кассовых ордеров в среднем в  день с показателями последней декады декабря. Однако выявленное возрастание объема может иметь два различных объяснения: обычное стремление завершить все расчеты к концу года (например, получить депонированную заработную плату) или «подтасовка» для достижения «нужных» показателей.

   Проверка  операций с безналичными денежными средствами. Наиболее надежным методом проверки является получение от банка оригинала подтверждения остатка на расчетном счете на отчетную дату с указанием оборотов по счету за отчетный год. Данные сверяются с учетными, подтверждение банка подшивается к материалам ревизии.

   Необходимо  запросить информацию о всех банках, в которых открыты счета организации. По мере необходимости и возможности  сверить эти данные с данными  налогового органа. Выборочно можно  открыть два-три разных договора и сверить указанные в договорах реквизиты с предоставленной информацией о счетах. Очень часто реквизиты меняют письмами, оставляя в договорах неизмененные данные. Для этого нужно посмотреть порядок учета исходящих писем. Отсутствие четкой архивации или уничтожение таких писем после отправки являются сигналом для более подробного изучения этого аспекта. Для этого бухгалтера можно попросить вывести список дебиторов, оплативших свои долги в отчетном году неденежными средствами (зачетами, поставками, векселями и т.д.). Подозрение могут вызывать средние и мелкие по объему задолженности, часто повторяющиеся в данных отчетности дебиторов. В этом случае ситуация требует более детального рассмотрения.

   Проверка  правильности составления отчета о  движении денежных средств. Часто этой отчетной форме не уделяется должного внима­ния при контроле, хотя она в большой мере является отражением реального состояния дел на данном участке. Самым простым способом контроля является проверка движения средств по инвестиционной деятельности (покупка или продажа основных средств, ценных бумаг и т.д.). Как правило, организация в течение года приобретает хотя бы одно основное средство. Следует попросить бухгалтера распечатать данные о стоимости приобретенных за год основных средств и сравнить с данными отчета о движении денежных средств по инвестиционной деятельности. Примерно схожие цифры подтверждают правильность отчетности; расхождение может объясняться тем, что приобретенные основные средства еще не оплачены (или наоборот, оплачены, но еще не получены), или ошибкой в отчете.  

   Контроль  эффективности

   Оценка  эффективности начинается с изучения вопроса о наличии бюджетов денежных средств, регламентации их разработки, утверждения и изменения.

   Ревизор может попросить предоставить документы, подтверждающие проведение анализа исполнения бюджета, выяснение причин неисполнения и т.д.

   Отдельным вопросом является оценка эффективности  самого денежного обращения. Не надо забывать, что, к сожалению, некоторые  законодательные акты содержат нормы, препятствующие наиболее эффективному распоряжению денежными ресурсами. Этот аспект следует учитывать при формировании выводов. Например, организация получила деньги, но они понадобятся ей только через три недели. Они могут лежать на расчетном счете, быть положены на депозит, вложены в ценные бумаги и т.д. Оценка эффективности, но и риска различна. Понятно, что вложения в ценные бумаги могли дать большую прибыль, чем депозиты, а могли и вообще «прогореть». В ряде случаев, например, при получении целевых средств, размещение их даже на депозит четко законодательством не урегулировано.

   На  оценку эффективности могут повлиять и изучение результатов расходования денежных средств.

   На  примере изучения обстоятельств  конкретных платежей анализируются  условия платежа, выбор их наиболее эффективной формы.

   При оплате поставщику изучается, была ли это предоплата или последующая  оплата, и можно ли было заплатить  позже, предусмотрен ли платеж бюджетом, как он проведен по отчету, были ли отклонения от бюджета и т.д.

   Зачастую  организации получают значительные суммы, сдают их в банк, платят за инкассацию, пересчет наличных денег, а на следующий день забирают примерно такую же сумму для выдачи заработной платы, опять платят за инкассацию, а также за выдачу наличных денег. При выявлении таких фактов ревизору следует рассмотреть вопрос о возможности без нарушения требований за­конодательства сократить расходы на сдачу и получение денег, например согласовать графики поступления средств от покупателей с днями выдачи заработной платы или получить разрешение банка на выдачу заработной платы из выручки и т.д.

   В некоторых случаях организации  платят своему банку высокий процент  за сдачу и получение наличных денег, в то время как дру­гие  банки предлагают более льготные условия, вплоть до бесплатного зачисления наличных средств на расчетный счет. Ревизору следует проверить, анализировались ли условия работы банка с наличными денежными средствами, какие аргументы были решающими при выборе обслуживающего банка.

   Выдача  значительных денежных сумм под отчет  работникам на длительные сроки (в том числе с периодическим оформлением возврата подотчетных сумм) могут рассматриваться как операции беспроцентного кредитования физического лица.

   Исследованные графики и результаты их анализа  также приобщаются к материалам ревизии.  

   Специальные контрольные мероприятия

   Риск  того, что не все поступившие наличные деньги отражены в учете. В этом случае полученные денежные средства не приходу­ются в кассу организации. При этом сами приходные кассовые документы  либо вообще не оформляются, либо оформляются, но затем уничтожаются.

   Выявляются  данные случаи путем проведения процедуры  «таинственный посетитель»: ревизор  производит закупку, а затем про­веряет отражение уплаченных им денег в  бухгалтерских документах организации-продавца.

   Нарушение может быть выявлено путем наблюдения за работой кассира. Подозрение могут вызывать запись всех платежей не сразу в кассовую книгу, а в отдельный лист, тетрадь, отсутствие нумерации выданных документов, явный разрыв в нумерации выдаваемых в течение дня квитанций приходных кассовых ордеров и ордеров за прошлый день, наличие неоформленных листов кассовый книги за последний рабочий день, предшествующий ревизии, наличие двойной нумерации кассовых документов, нумерации с использованием дробей и букв, например выписка приходных кассовых ордеров № 343/2 и № 344/а.

   Инвентаризация  кассы в данном случае, как правило, не результативна, поскольку кассир предъявляет все реально выданные до­кументы, и ни излишков, ни недостач в кассе не выявляется. Аналитически может быть выявлен необычно высокий оборот в день ревизии. Например, обычная выручка за день составляет 100 тыс. руб., в день ревизии по результатам инвентаризации кассы выручка составила 300 тыс. руб. Но работники имеют, как правило, заготовленный ответ «прошла реклама», «нашли хороших распространителей», «не знаем, почему сегодня все вдруг решили закупиться» и т.д. Подтвердить факт наличия «двойной бухгалтерии» может кассир, однако вероятность получения от него письменного подтверждения данного факта мала.

   Риск  того, что не все выплаты наличными деньгами отражены в учете. Перевод наличных в сферу неофициального оборота может производиться различными путями:

   •    оформление наличных выплат за неосуществленные работы, например по фиктивным договорам  подряда, или за частично осуществленные. Проверятся методами фактического контроля: проверка реальности оплаченной работы, а также встречная проверка организации — получателя средств;

   •   оформление наличных выплат «подставным» лицам. В этом случае подставные лица могут даже получить определенную часть выписанных на них денег. Подозрения вызывают выплачиваемые по отдельным платежным ведомостям премии, надбавки, в особенности лицам нештатного состава организации. Нарушение выявляется путем опроса лиц, получивших деньги;

   •   оформление наличных выплат по фиктивным договорам поставки. При данном нарушении используются пустые квитанции расходных кассовых ордеров и накладные с печатями фирм-«однодневок», найти которых и организовать в них встречные проверки почти невозможно. Как правило, по таким документам оформляется покупка канцтоваров, запасных частей, материалов для ремонта, т.е. материалов, которые сразу оформляются на списание. Подозрение вызывают документы, написанные от руки почерком, визуально похожим на почерк бухгалтера проверяемой организации; написанные от руки одинаковым почерком накладная и квитанция к приход­ному кассовому ордеру; отсутствие кассового чека. Выявляется данное нарушение либо путем инвентаризации приобретенных ценностей, если еще не оформлено их списание, либо путем опроса лиц, приобретавших по документам данные ценности, и лиц, якобы «израсходовавших» эти материалы. Можно также проверить наличие данных ценностей по месту использования, например в отношении запасных частей к автомашине, но это требует специальных познаний ревизора. Например, согласно документам были приобретены и уста­новлены на служебную автомашину шины определенной марки. Для проверки ревизор должен уметь определять марки и «возраст» шин, иначе проверка невозможна. То же можно сказать о виде и количестве краски, якобы израсходованной в ходе ремонта, и т.д.

   Риск  хищения наличных денежных средств. Хищение возможно различными способами:

   •   путем подделки подписей на расходных  кассовых документах — присвоение наличных денежных средств кассиром путем оформления изъятия поддельными расходными кассовыми ордерами, в которых подделана подпись получателя денежных средств.

   Выявление поддельной подписи на документах требует  специальной подготовки. Существуют различные признаки подделки подписей. Наиболее простым способом их выявления является визуальное сличение подписей одного лица на различных документах. Естественно, данная задача очень трудоемка, поэтому рекомендуется данную процедуру проводить выборочным способом.

   Последовательность  проверки документов на предмет наличия поддельных подписей может быть следующей.

   Первоначально путем просмотра документов выявляется факт наличия близких по написанию  подписей: характерные (особенные) начало или конец росписи, размер подписи, размах и т.д. Особое внимание при  проверке уделяется платежным или расчет-но-платежным ведомостям, особенно на выдачу заработной платы или иных выплат работникам территориально удаленных подразделений, временных или уволенных работников, в том числе пенсионеров. При выявлении схожих подписей анализируются фамилии, указанные в платежных документах. При возникновении подозрений ревизор запрашивает другие документы, подписанные указанным получателем средств, например заявление о приеме на работу. Хорошие результаты в этом отношении дает изучение платежных ведомостей по одному подразделению за два-три месяца, что позволяет выявить визуально различные подписи одного получателя.

   Однако  окончательный вывод о поддельности подписи может быть сделан только после специальной почерковедческой экспертизы. В зависимости от полномочий ревизора он может изъять подлинники или сделать ксерокопии подозрительных документов. Для проведения почерковедческой экспертизы необходимы только подлинные документы, так как такие характеристики росписи, как степень нажима, на ксерокопии не отражаются. Внутренним ревизорам или контролерам необходимо согласовать с руководством порядок своих действий в таких ситуациях; •   путем двойного учета документов — присвоение наличных денежных средств кассиром путем учета дважды одного и того же документа или двух документов, подтверждающих одну операцию. Как ни парадоксально, такой способ хищений получил распространение в связи с выходом закона, обязавшего при осуществлении наличных расчетов с юридическими лицами выдавать чеки контрольно-кассовой машины. Одновременно порядок кассовых операций в РФ, утвержденный Банком России, обязывает выдавать юридическим лицам квитанцию приходного кассового ордера. Поэтому на один платеж возможно получение двух документов: кассового чека и квитанции кассового ордера, что может использоваться недобросовестными кассирами, которым предоставляются оба документа. Кроме того, аналогичная ситуация возможна с путевками, когда приносят и кассовый чек на стоимость путевки, и в самой путевке — бланке строгой отчетности — указано «оплачено». Кроме этого, возможно наличие дубликатов документов, которые запрашиваются у получателя денег якобы из-за «потери» основного документа. Выявление таких задвоенных сумм является крайне сложным, в основном из-за незначительности суммы и значительного объема аналогичных мелких реальных хозяйственных операций. Поскольку дата таких платежей одинаковая, они, вероятнее всего, подложены в документах одного отчетного периода, или, по крайней мере, двух соседних. Часто один документ пришивается как основание списания подотчетной суммы, а другой — как основание выдачи наличных денежных средств из кассы. Может помочь только хорошая память ревизора, который может запомнить название организации-продавца или приобретенный предмет.