Ревизия и контроль

21

ВИДЫ КОНТРОЛЯ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ             

1 Понятие и виды внутрифирменного  управленческого контроля             

2 Формы и методы контроля             

3 Функции контроля             

ЗАКЛЮЧЕНИЕ             

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ             

ВВЕДЕНИЕ

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль включает установление стандартов, измерение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Ошибки, возникающие внутри организации, переплетаются, множатся и если их вовре­мя не исправить, могут привести к катастрофе, банкротству коммерческой организации, к развалу учреждения. Известно, что в большинстве создающихся мелких предприятий не понимают важности функции контроля, допущенные ошибки накладываются и нарастают, пока не происходит банкротство. Нередко организа­ция не гибнет, а существует, но постоянно находится в кризисной ситуации.

Функция контроля состоит в выявлении проблемы и корректи­ровке деятельности до того, как проблемы перерастают в кризис.

Поддержка успешных действий — это функция контроля, которая состоит в поддержке всего того, что является успешным в деятельно­сти организации. Для оказания поддержки необходимо определить, какие именно действия эффективно способствовали достижению це­лей организации. Это также позволяет найти область расширения дея­тельности организации.

Широта контроля должна позволять ему быть всеобъемлющим. Любой руководитель независимо от ранга должен осуществлять кон­троль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Планирование, создание организационных структур, мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.

Таким образом, изучение сущности контроля в современных условиях представляется особенно актуальным.

Целью данной работы состоит в том, чтобы изучить природу и сущность контроля.

1 Понятие и виды внутрифирменного управленческого контроля

Контроль можно определить как процесс, обеспечивающий эф­фективное достижение цели организации. В функцию контроля вхо­дят учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических ре­зультатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения поставленных це­лей. Появление отклонений в деятельности организации от плана мо­жет потребовать срочных решений, что осуществляется через рас­смотренную функцию координации и регулирования.[1]

Таким образом, место и значение контроля определяются тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения.

Контроль позволяет видеть всю действительную картину состоя­ния производства. И потому от его эффективности, в конечном счете, зависит качество принимаемых решений и своевременное их испол­нение.

Прежде всего, выделим два типа контроля - стратегический (или управленческий) и тактический (или административный).

Стратегический, или управленческий, контроль направлен на ре­шение стратегических задач и тесно связан, естественно, со стратеги­ческим планированием и управлением.

Тактический, или административный, контроль призван система­тически следить за обеспечением выполнения текущих задач, про­грамм, планов.

Выделяют также предварительный, текущий и заключительный контроль в организациях.

В литературе существует целый ряд подходов к выделению форм контроля. Так, например, выделяют четыре формы: контроль финан­совых ресурсов; контроль материальных ресурсов; контроль челове­ческих ресурсов и контроль информационных ресурсов.[2]

Некоторые авторы выделяют следующие формы контроля: про­изводственный контроль: управление запасами; контроль качества; финансовый контроль.[3]

Кроме того, выделяют и такие виды контроля, как финансовый, качества продукции, ценообразования, административный (текущий Здесь присутствует как функциональный, так и ресурсный подход. Ес­тественно, каждая методика при определенном подходе правомерна, но, на наш взгляд, они страдают некоторой узостью, однобокостью. Поэтому, наряду с вышеуказанными типами контроля, на наш взгляд, следует выделить следующие формы контроля: финансовый, произ­водственный, маркетинговый контроль и контроль качества.

Финансовый контроль является основой общего управленческого контроля и осуществляется на основе получения от каждого подраз­деления финансовой отчетности по стандартным формам. Финансо­вый контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности организа­ции - производство, маркетинг и непосредственно само управление. Он включает в себя бюджеты, анализ рентабельности, анализ относи­тельных показателей и отдачу инвестиций.

Производственный контроль включает в себя шесть функций:

1. Маршрутизация, то есть последовательность операций.

2. Загрузка, то есть распределение работ.

3. Производственные   графики,   определяющие   время,   когда
должна производиться каждая операция.

4. Предварительная оценка стоимости выполнения работы.

5. Диспетчирование - процесс текущего упорядочения работы.

6. Отправка - завершающая деятельность, в которой проверяется,
выполнены ли планы.

Маркетинговый контроль базируется на:

-  анализе возможностей сбыта;

-  анализе доли рынка;

-  анализе соотношения между затратами на маркетинг и сбытом;

-  наблюдении за отношением клиентов.

Контроль качества, включая новизну, технический уровень, от­сутствие дефектов при исполнении, надежность в эксплуатации, явля­ется одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке.

Процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, может быть све­ден к трем этапам:

1. Установление норм (стандартов);

2. Измерение степени выполнения этих норм;

3. Коррекция отклонения от норм и планов. Более подробно этот
процесс представлен на рисунке 1 . [4]Система контроля организации, для
того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований:

1.              Контроль должен  быть  всеобъемлющим.   Он  не  является
прерогативой какого-то отдельного менеджера. Каждый менеджер
должен   осуществлять   контроль   как   неотъемлемую   часть   своих
должностных обязанностей, даже если этого ему не поручали.

2. Контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтраль­ным.

Главным в контроле является вопрос, что, а не как, контролиро­вать. Он должен быть операционным.

Начало

Рис. 1 – Контур обратной связи управленческого контроля

3.              Контроль следует сосредоточить на результатах.
Контролировать можно лишь  измеряемые  явления.  Контроль должен быть экономичным. Суммарные затраты на него не должны превышать достигаемых с его помощью результатов. Чем меньше требуется контроля, тем эффективней он является.

4.              Система контроля должна быть простой. Избыточная слож­ность создает беспорядок.

5.              Контроль должен быть непрерывным во времени.

В соответствии с указанными требованиями получила развитие система контроля, которая имеет название "Контроллинг". Суть этой системы, как и маркетинга, заключается в умении мыслить с позиции клиента. Контроллинг как целостная система ориентирован на выяв­ление всех шансов и рисков организации как внешнего, так и внут­реннего характера, которые связаны с достижением стратегической цели.

2 Формы и методы контроля

В результате реализации задач финансового контроля укрепля­ется финансовая дисциплина, выражающая одну из сторон закон­ности. Финансовая дисциплина — это четкое соблюдение уста­новленных предписаний и порядка образования, распределения и использования денежных , предприятий, организаций, учреждений. Тре­бования финансовой дисциплины распространяются не только на предприятия, организации, учреждения, граждан, но и на органы государственной власти и местного самоуправления, их должност­ных лиц. Тем самым финансовый контроль обеспечивает интересы государства, муниципальных образований, а также способствует соблюдению прав и интересов конкретных граждан, предприятий, учреждений (например, контроль за соблюдением законодательст­ва о предоставлении льгот по платежам в бюджет, за правильнос­тью взимания налогов, за своевременностью выделения бюджет­ных ассигнований и т.д.).

Однако объект финансового контроля не ограничивается про­веркой только денежных средств. В конечном итоге он означает контроль за использованием материальных, трудовых, природ­ных и других ресурсов страны, поскольку в современных условиях процесс производства и распределения опосредуется денежными отношениями.

Таким образом, объект финансового контроля можно представить в виде схемы (рис. 2)

Рис.  2 - Объект финансового контроля

Эффективность финансового контроля предполагает необходи­мость глубокого экономического анализа финансово-хозяйствен­ной деятельности, разработки контролирующими органами пред­ложений по улучшению качества работы проверяемых органи­заций.

Одной из форм финансового контроля выступает контроль руб­лем, свойственный сфере коммерческих отношений. Это контроль за финансово-хозяйственной деятельностью предприятий, объеди­нений, организаций посредством таких экономических категорий, как цена, себестоимость, прибыль и др., при использовании систе­мы финансирования, кредитования, расчетов. Контроль рублем позволяет определить качество работы предприятий и экономичес­ки воздействовать на него. Например, анализ прибыли предпри­ятия, ее объема, источников получения (или причин неполучения) выявляет результаты работы предприятия. Несвоевременность возвращения ссуды, полученной в банке, сигнализирует о неблаго­получном финансовом положении предприятия.

На современном этапе произошли изменения в организации фи­нансового контроля, в его содержании.

В условиях перехода к рыночным отношениям, хозяйственной самостоятельности предприятий, организаций, учреждений уси­ливается значение повседневного внутрихозяйственного самокон­троля, контроля собственников.

Успешная реализация контрольных мероприятий зависит от того, насколько они соответствуют сложившейся экономической ситуации, задачам бюджетной политики, структуре объекта контроля. Существуют различные формы финансового контроля, которые можно классифицировать по разным признакам: в зависимости от времени проведения, субъекта (кто осуществляет контроль) и т.п.

              Для осуществления контроля могут использоваться различные методы (рис. 3), к числу которых относятся:

Рис. 3 – Методы контроля

а) проверки, которые подразделяются на документальные и камеральные. Документальные проверки проводятся непосредственно на предприятии или в организации. При этом изучаются сметы расходов, бухгалтерская и статистическая отчетность, расчеты с бюджетом по налогам и другим обязательным платежам, иные финансовые документы. Контрольные органы имеют право изымать документы, свидетельствующие о сокрытии объектов налогообложения и незаконном использовании бюджетных средств в том случае, если их сохранность не гарантируется (то есть если они могут быть подменены или уничтожены). Особенностью камеральных проверок является то, что они не связаны с посещением проверяемых организаций. Такие проверки проводятся по месту нахождения контрольного органа на основе документов, предоставленных предприятиями и организациями, а также иных сведений, имеющихся в его распоряжении;

б) обследование. Основано на личном ознакомление проверяющего с отдельными сторонами деятельности предприятий и организаций по месту их нахождения. При этом могут не только изучаться финансовые документы, но и проводиться наблюдение, опрос сотрудников, контрольные замеры, обследование помещений, используемых для осуществления хозяйственной деятельности, и др.;

в) экономический анализ, который предполагает анализ исполнения доходной и расходной части бюджета, а также смет бюджетополучателей. Он позволяет выявить проблемы и противоречия бюджетного процесса, пути повышения его эффективности. Поскольку бюджетная система является одним из важнейших инструментов регулирования социально-экономических процессов, важно проанализировать ее влияние на отдельные стороны общественной жизни. Результаты такого исследования служат основой для выработки стратегии экономической политики государства на перспективу;

г) ревизия. Это наиболее распространенный метод бюджетного контроля. Ревизия – это комплекс взаимосвязанных проверок финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений, организаций. Проверкой может быть также охвачена работа финансовых органов по составлению и исполнению бюджета. Ревизии проводятся в органах государственной власти и их отдельных структурных подразделениях; во внебюджетных фондах; на предприятиях и в организациях с государственным участием; в организациях всех форм собственности, получающих бюджетное финансирование, и др. Они служат основой для принятия управленческих решений, способствуют профилактике нарушений в бюджетной сфере. Формы и методы финансового контроля в РФ можно представить в виде рисунка 4.

Рис. 4- Виды и формы контроля

Документальная ревизия часто сочетается с фактическим контролем (инвентаризацией, лабораторными анализами и т.д.).
      Общими задачами документальной ревизии являются:

      проверка законности и целесообразности совершенных хозяйственных операций;

      проверка соблюдения финансовой и сметной дисциплины;

      борьба с хищениями собственности и другими злоупотреблениями должностных лиц;

      проверка выполнения плана;

      проверка правильности постановки бухгалтерского учета и достоверности показателей учета и отчетности;

      содействие режиму экономии и укреплению хозяйственного расчета.

      Документальные ревизии различают по назначению, объему охватываемых проверкой операций, методу проведения и другим признакам. (рис. 5).

Рис. 5– Приемы  ревизий

      В зависимости от повторяемости контрольных функций различают ревизии первичные, повторные и дополнительные.

      По методу проведения ревизии могут быть сплошные, выборочные и комплексные.

Сплошные методы документальной ревизии подразумевают комплексную проверку  состояния учета и отчетности проверяемого субъекта.

      При этом наряду с проверкой головного предприятия изучается деятельность подведомственных ему предприятий и организаций. При таких ревизиях на основе сравнительного анализа вскрывают не только характерные недостатки и положительные моменты, но и оценивают эффективность управления подчиненными предприятиями.

В этом случае могут проводится встречные проверки, т.е. проверки проводимые у двух, связанных между собой какими-либо действиями предприятий. Например, проверяемая организация ООО «Ритм» приобретала у ОАО «Марк» товары. Ревизор может провести проверку наличия счета-фактуры у того и другого предприятия, сверит их суммы, даты и наименование приобретенных товаров.

При проведении выборочных проверок ревизор проводит выборочную проверку документов предприятия. Для этого он методом случайного отбора производит выборку документов, например по датам, по номерам, по участкам учета.

Комплексные проверки предполагают проведение проверки состоянии документов всего предприятия

Вид контроля, сочетающий приемы документальной и фактической проверки, представляющий собой всестороннюю и взаимосвязанную проверку всех участков деятельности предприятия.

      В комплексной ревизии принимают участие специалисты, хорошо знающие экономику и технологию производства, организацию труда и другие вопросы производственной и финансово-хозяйственной деятельности. Привлечение различных специалистов позволяет значительно расширить круг проверяемых вопросов

В процессе ревизии используются нормативные материалы, первичные документы и учетные регистры, данные отчетности, данные фактического контроля, приказы и распоряжения, материалы предыдущих ревизий. Результаты оформляются актом. Акт составляет ревизор в нужном количестве экземпляров. Его подписывают, кроме ревизора, руководитель ревизуемого предприятия и главный бухгалтер. Если последние не согласны с актом, они все равно должны его подписать, а свои возражения в письменном виде приложить к акту ревизии. Если имеют место факты злоупотреблений, наказуемых в уголовном порядке, то дело передается следственным органам.

3 Функции контроля

Установление стандартов — это определение конкретных целей, степень приближения к которым поддается измерению. Стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочис­ленных целей и стратегий организации.[5]

Цели, которые могут быть использованы для контроля в каче­стве стандартов, должны обладать двумя важными особенностями: 1) иметь временные рамки, в которых должна быть выполнена ра­бота; 2) иметь конкретный критерий, по которому можно оценить степень выполнения работы.

Примером цели, которую можно использовать в качестве стан­дарта контроля, может быть получение прибыли в размере 10 млн руб. в 2006 г. Конкретный критерий — 10 млн руб. — и определенный пери­од времени — один год — называют показателями результативности.

Показатель результативности точно определяет, что должно быть получено, для того чтобы достичь поставленных целей. Эти показатели позволяют руководству сопоставить реально сделан­ную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь запланирован­ных целей?» и «Что осталось не сделанным?» Если руководство обнаруживает, что за первые полгода прибыль фирмы составила только 4 млн руб., то оно понимает, что необходимо существенно поднять производительность, чтобы достичь намеченной цели — заработать 10 млн руб. к концу года.

Не все цели и задачи организаций можно выразить непосред­ственно в числах. Например, повышение морального уровня, рас­сматриваемое в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно. Но организации, работающие эффективно, должны преодо­леть трудности, связанные с выражением целей в количественном виде. Например, информацию о духовном состоянии работников можно получить путем обследований и опросов. Некоторые из явно не поддающихся количественному измерению величин можно пред­ставить в численном виде косвенно, измеряя некоторый показатель. Так, количество увольнений обычно является мерой удовлетворен­ности работой. Таким образом, количество увольнений может ис­пользоваться как показатель результативности при выработке стан­дартов в области удовлетворенности работой. Опасность использо­вания косвенных проявлений каких-либо величин вместо прямых измерений этих величин состоит в том, что на косвенные проявле­ния могут оказывать воздействие и совершенно другие факторы. Однако даже субъективный показатель при условии, что осознает­ся его ограниченность, лучше, чем ничего.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стан­дартами составляет второй этап процесса контроля. Менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он должен понимать, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.[6]

Уровень допустимых отклонений и принцип исключения. Одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели. Например, если целью было получить в наступающем году при­быль в размере 10 млн руб. в месяц, а предприятие получило при­быль в размере 9,8 млн руб., то отклонение составит 2%. Это откло­нение от установленного стандартного уровня незначительно, од­нако руководство должно заблаговременно установить величины допустимых отклонений, в пределах которого отклонение результа­тов от намеченных не должно вызывать тревоги.

Определение допустимых отклонений — вопрос очень важный, поскольку сокращение допустимых отклонений может требовать больших затрат. Затраты на систему контроля состоят из затрат вре­мени, расходуемого менеджерами и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды

оборудования, используемого для осуществления контроля, и зат­рат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с воп­росами контроля.

Измерение результатов. Для измерений необходимо выбрать единицу, соответствующую виду контролируемой деятельности, причем такую, которую можно преобразовать в единицы стандарта. Так, если установленный стандарт — это прибыль, то измерение следует вести в рублях или процентах, в зависимости от формы выражения стандарта. Общее правило — стандарт в специфической форме предопределяет те величины, которые впоследствие долж­ны быть измерены.

Необходимо, чтобы скорость, частота и точность измерений были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю. Например, за­вод, производящий реактивные снаряды, должен вести исключительно строгий и точный контроль качества своей продукции, система измере­ний при контроле качества должна быть точной и действовать доста­точно оперативно, чтобы отсортировать брак, прежде чем он уйдет с завода. Но производитель снарядов не может проверять путем испыта­ний большую член, своей продукции. Если проводить испытания чрез­мерно часто снаряды будут очень дорогими. Поэтому на заводе подвергают проверке лишь отдельные выборки снарядов из каждой партии

Использование компьютеров для контрольных измерений сдела­ло эти проверки гораздо более оперативными, дешевыми и точными. Компьютеризированные кассовые аппараты позволяют торговым организациям определять и выдавать в табличной форме данные о состоянии наличности и материальных запасов на момент покупки. Но любая система сбора и обработки информации относительно до­рога. Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, стоит ли вообще осуществлять контроль.

Передача и распространение информации. Чтобы система контро­ля действовала эффективно, необходимо доводить до сведения соот­ветствующих работников организации установленные стандарты и достигнутые результаты. Эта информация должна быть точной, по­ступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответ­ствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Необходима, кроме того, уверен­ность, что установленные стандарты поняты сотрудниками, для этой цели должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты, и теми, кто должен их выполнять.

Участие сотрудников организаций в процедуре контроля — эф­фективное средство улучшения контроля на всех уровнях. Необходи­мо, по возможности, обеспечить участие подчиненных в разработке стандартов, хотя это обычно является прерогативой менеджера.

Оценка информации о результатах — это заключительная ста­дия этапа сопоставления результатов и стандартов. Менеджер решает, нужна ли информация и важна ли она. Важной считают ин­формацию, которая адекватно описывает исследуемое явление и необходима для принятия правильного решения. Мерой оценки может служить масштаб допустимых отклонений, установленный ранее. Нередко, однако, менеджеры должны давать личные оценки, интерпретировать значимость полученной информации и устанавли­вать связь запланированных и фактически достигнутых результатов. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение о необхо­димости действий.

Действия, проводимые после сопоставления результатов с уста­новленными стандартами, можно подразделить на три вида.

Ничего не предпринимать следует, если сопоставление факти­ческих результатов со стандартами говорит о том, что установлен­ные цели достигнуты. При этом измерения необходимо продолжать, повторяя цикл контроля.

Устранить отклонения необходимо, если оценки свидетельствуют о том, что масштаб отклонения от стандарта превысил установлен­ный уровень, при этом система контроля должна точно указывать причину столь больших отклонений. Поскольку большая часть ра­бот в организации выполняется объединенными усилиями групп людей, точно установить первопричины той или иной проблемы бывает трудно, а иногда и невозможно. Корректирующие действия по устранению отклонений должны начинаться с выяснения при­чин этих отклонений с тем, чтобы добиться возвращения органи­зации к верному образу действий.

Прежде чем выбирать корректирующее действие, необходимо взвесить все имеющие отношения к данной проблеме внутренние факторы и их взаимосвязи. Поскольку все подразделения организа­ции так или иначе связаны между собой, любое крупное измене­ние в одном из них затронет всю организацию. Менеджер должен вначале убедиться, что предпринимаемое им корректирующее дей­ствие не создаст дополнительных трудностей.