Система документооборота торговых организаций

Государственный комитет Российской Федерации по рыболовству 

«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ  ЭКОНОМИКИ 

                                                                                Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ хозяйственной

деятельности  и аудит »

Реферат

ПО  ДИСЦИПЛИНЕ : Особенности учета в торговле

НА  ТЕМУ: «Система документооборота торговых организаций» 

                                                                                       Выполнила

                                                                                       студентка гр.ДФБ-52                                                                                     

                                                                                      Султанова А. Р. 

                                                     Проверила        

                                           к.э.н. доцент Гришина С.В. 
 
 
 
 
 
 

Астрахань 2009 год 

Содержание 

Введение………………………………………………………………………………………….….3

1. Документ, документооборот, классификация бухгалтерских документов ……………….…4

2. Требования к оформлению документов…………………………………………………..…….9

3. Сроки хранения документов и порядок их уничтожения………………………………….....12

4. Документирование операций, связанных с учетом товаров……………………………..….20

5.  Документальное  оформление приемки товаров ……………………………………………..21

6.  Документальное оформление отпуска товаров……………………………………………....35

7.  Складской  учет товаров и товарные отчеты материально ответственных лиц………..…..38

8.  Документальное  оформление инвентаризации……………………………………………...50

9.  Продажа  товаров в кредит (документальное  оформление)…………………………...……..56

10. График документооборота  торговой организации…………………………………………..58

Заключение…………………………………………………………………………………………61

Список  литературы…………………………………………………………………………...….62

Приложение………………………………………………………………………………...……..63 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Тема организация документооборота в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

    При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.

Создание  носителей первичной учетной  информации является ответственным  моментом, при этом следует иметь  в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

    В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

      Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать систему документооборота торговых организаций.

      Для постановки цели определим следующие задачи: рассмотреть документооборот и классификацию бухгалтерских документов, а также требования к оформлению документов; проанализировать обработку документов; рассмотреть сроки хранения документов и порядок их уничтожения, а также оформления первичных документов по приемке , хранению и отпуску товаров; рассмотреть документирование операций, связанных с учетом товаров. 

1. Документ, документооборот,  классификация бухгалтерских  документов

   Слово «документ» происходит от латинского documetum - доказательство. Под термином «документ» следует понимать письменное доказательство, свидетельство.

   Согласно  ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная  информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

   Документ  получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).

      Бухгалтерская документация является частью системы  управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299                   (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам: 

       Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции.

   Оформление  хозяйственных операций документами  называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация - это одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.

   Существует  понятие классификации бухгалтерских  документов. Это группировка документов по определенным признакам с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.

   Ниже  приведена группировка документов по перечисленным признакам: 

     Дадим определение перечисленным видам документов.

Распорядительные  документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Такими документами являются приказы, распоряжения и т. п. Например, приказ на перетаривание, подработку или подсортировку товара, приказ на назначение и выплату премий, на направление работника в командировку. Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете. К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправдательные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, которая совершилась на основании распорядительного документа, то хозяйственная операция отражается при наличии двух документов (распорядительного и оправдательного).

   Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию организации оправдательные документы вместе с авансовым отчетом (служебное задание с отметкой о его выполнении, командировочное удостоверение, авиабилеты, счет на проживание в гостинице и т.п.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. Приказ на командировку и служебное задание принимаются бухгалтером к учету, если они составлены по унифицированным формам.

   Другой  пример. Руководитель торговой организации издает приказ о проведении контрольной проверки яиц. На основании этого приказа производится проверка и составляется акт унифицированной формы № ТОРГ-22. В результате проверки был обнаружен бой яиц, а также технические отходы. На основании акта бухгалтер делает проводку о списании забракованной продукции с материальной ответственности кладовщика, но только при наличии приказа руководителя на проведение контрольной проверки.

   Оправдательные  документы - это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и пр.

   Комбинированные документы - это бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы либо главный бухгалтер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу). Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, то есть разрешает возместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, так как расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).

  Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. Это распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т. д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и пр.

   Первичные документы - это документы, которые составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа является началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичными документами являются приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и пр.

   Сводные документы - это документы, составляемые на основании первичных документов. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Применение сводных документов позволяет уменьшить количество записей на счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.

   Разовые документы - это документы, отражающие одну или несколько хозяйственных операций и составляемые единовременно в один прием. Эти документы оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. Разовые документы - накладные, требования, приемо-сдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.

   Накопительные документы - это бухгалтерские документы, которые составляются постепенно, в течение определенного периода времени. В этих документах отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Применение накопительных документов сокращает количество документов и учетных записей, так как один накопительный документ заменяет несколько разовых.

   Внутренние  документы - документы, составленные в данной организации.

   Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и пр.).

   Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

   Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.

   Документы составляются в хозяйственных подразделениях организации (в управлениях, отделах, на складах и т. д.). После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию. В бухгалтерии также устанавливается определенный порядок обработки документов. Здесь документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах.

   По  окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в архиве организации. Архив организации - это совокупность документов, относящихся к деятельности этой организации. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.

   В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот  представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

   Таким образом, документооборот в бухгалтерском  учете организации включает:

а) все стадии движения первичных документов:

   • создание или получение от других организаций первичных документов

   •  принятие к учету первичных документов

• обработка первичных документов
• передача в архив принятых к учету и обработанных документов;

   б)  движение учетных регистров, сформированных по первичным 
документам: от составления до сдачи в архив;

   в) движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;

   г) движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;

   д) движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, представление пользователям, сдача в архив.

Организация документооборота подразумевает:

• разработку форм первичных документов в случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм;
• доработку унифицированных форм (при необходимости);
• разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;
• создание графика документооборота;
• определение механизма принятия документов к учету;
• выбор системы обработки документов;
• порядок хранения и уничтожения документов.

   В приказе по учетной политике организации  обязательно должен быть график (план) документооборота. Схематично этот график можно представить в таком виде: 

   Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждает график документооборота руководитель организации.

   Пример  графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

   Каждому исполнителю вручают выписку из графика. В выписке перечисляют документы, которые оформляет исполнитель, сроки составления и представления документов в другие подразделения организации. Работники организации создают и представляют документы в соответствии с полученным графиком.

      Например, выписка из графика для продавца мелкорозничной торговой точки может выглядеть так:

2. Требования к оформлению  документов

   Закон «О бухгалтерском учете» содержит требование оформлять все хозяйственные операции первичными документами, составленными по унифицированным формам. Эти формы утверждает Госкомстат России и публикует в виде альбомов унифицированных форм.

   В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены поля, в которых надо проставить коды в соответствии с общероссийскими классификаторами (ОКУД, ОКПО, ОКОФ, ОКЕИ, ОВДП). Если в кодах нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, вид операции, код товара и др.), то поля с этими кодами заполняют в соответствии с принятой в организации системой кодирования для машинной обработки документов.

   В настоящее время унифицированные формы разработаны не для всех хозяйственных операций. Например, нет унифицированных форм для учета наличия и движения бланков строгой отчетности. Организация может разработать формы самостоятельно или использовать ведомственные. При этом должны быть соблюдены следующие условия :

1. форма должна быть утверждена приказом руководителя организации в составе учетной политики;
2. форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование  документа;
• код формы документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование  должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц;
• расшифровки подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

   Следует также отмстить, что унифицированные  формы бланков, содержащиеся в альбомах, носят рекомендательный характер. Организация может ввести в эти формы дополнительные реквизиты и показатели. Также допускается изменение внешнего вида формы (расширение и сужение строк, граф, включение дополнительных строк и вкладных листов и т. п.). Вносимые изменения должны быть оформлены приказом или распоряжением руководителя организации. Обратите внимание: удаление отдельных реквизитов и показателей из унифицированных форм не допускается.