Система документации

     Содержание 

     Введение           3

     1. Понятие о системе документации      5

     2. Основные функциональные системы  документации в 

         Российской Федерации        9

     3.Унифицированные  системы документации            14

     4. Классификаторы документированной  информации          17

     Заключение                 24

     Список  использованных источников и литературы           26 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Конечный  результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит  от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность  и гибкость в принятии решений. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой  организации. На основе ее принимаются  соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение термина  «документ» как «способ доказательства». Делопроизводство координирует все  этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

     Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что  может негативно отразиться на деятельности предприятия. Руководители предприятий  несут персональную ответственность  за состав, сохранность и правильное оформление документов. При работе с документами необходимо руководствоваться  нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление  документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для  обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Для нормального  функционирования и развития любой  организации необходимо постоянно  владеть как оперативной, так  и стратегической информацией в  соответствующей области деятельности.

     Вся совокупность документов той или  иной страны, находящихся в оперативной  и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную  систему. Эта система состоит  из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению  к их структурным составляющим. Такая  системная классификация документированной  информации, базирующаяся на основе комплекса  признаков, чрезвычайно важна для  решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации.

     Целью данной работы является изучить, что  же такое  системы документации, какие основные функциональные и  унифицированные системы документации применяются в РФ. А также, какие  классификаторы документной информации существуют.

     В первую очередь я просмотрела  два основых источника: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Изучила следующую литературу: Кокарев В.И. Основы стандартизации в информационных системах, Додонова М.И. Стандартизация документов управления, Кузнецова Т.В., Степанова Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация и многих других авторов. 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Понятие системы  документации 

     Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней  информации - массовой, специальной  или личной, является элементом более  крупной документной системы.

       В основе классификационных систем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков.  Применительно к управленческой  документации в Российской Федерации  определение понятия «система  документации» стандартизировано.  Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой  документации называется «совокупность  документов, взаимосвязанных по  признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых  требований к их оформлению».  В самом общем виде всё многообразие  систем документации можно разделить  на два основных типа: функциональные  и корпоративные (атрибутивные). Наиболее долговечными и универсальными  являются функциональные системы,  поскольку положенные в их  основу в качестве главных  признаков основные функции документа  остаются, как правило, неизмененными  в течение длительного времени.¹ К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

     · Система организационно-распорядительной документации

     · Система плановой документации

     · Первичная учетная документация

     · Отчетно-статистическая

     · Документация по труду

     · Система бухгалтерской документации

     · Система финансовой и расчетно-денежной документации

     · Система статистической и ведомственной  отчетности и др.

     В число функциональных систем входят также комплексы документации, в  которых находит отражение специфическая  деятельность целого ряда организаций  и учреждений. Это системы:

     · Проектно-конструкторской документации

     · Документации оперативного управления

     · Медицинской

     · Учебной и др.

     По  оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует  в настоящее время более 40 крупных  функциональных систем документации²

     Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных  для реализации управленческих функций  в определенной сфере государственной  деятельности, отрасли хозяйства, а  также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской  структуры). Сюда же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. В корпоративной системе  документации может быть объединен  ряд функциональных систем, предстающих  в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем  организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. В каждом конкретном учреждении, организации, на предприятии имеется свой определенный набор функциональных подсистем  документации и видов документов, в совокупности называемый документальным фондом. Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документального массива еще в Древнем Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные гражданские, семейные отношения т.е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу³. Система общего делопроизводства стала складываться уже в XVI веке одновременно с процессом становления центральных органов управления - приказов и местных учреждений Российского государства.

     Система бухгалтерского учета, возникшая в XVI-XVII веках, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а в последствии пополнявшаяся  более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные  книги и т.д.

     Тогда же появляется система статистического  учета, включавшая писцовые книги (содержали  описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII веке к ним добавляется  статистическая отчетность, а начиная  со второй половины следующего столетия, - материалы первой всероссийской  переписи населения, переписи населения  крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики.

     Во  второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации - контракты, соглашения, акции, облигации  и т.п. Еще в условиях дореволюционной  России сложилась система дипломатической  документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы  и т.п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки обзоры прессы и др.). Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и др. В дореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистических предприятий.

     Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства  и общества сформировались десятки  функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности  социума, основой информированного обеспечения управления. Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются  функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая  оснащенность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Основные функциональные  системы документации  в Российской Федерации 

     Система организационно-распорядительной документации (ОРД)

     Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие  решения самых различных вопросов управления и функционирования органов  власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

     Система организационно-распорядительной документации состоит из двух подсистем, которые  иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

     1. система организационной (или  организационно-правовой) документации

     2.     система распорядительной документации.

     Подсистема  организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д. Система организационно-правовой документации.

     Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать  ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции  выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры  и штатной численности, распределение  обязанностей между руководством, регламентация  деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием  организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации  во всех ее аспектах.

     К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение  об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных  органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные  направления деятельности организации, должностные инструкции.

     В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др. 

     Система плановой документации

     Фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой  и т.д.), а также график, смета  расходов и некоторые другие.

     Общим назначением плановой документации является установление целей и задач  деятельности организации, определение  необходимых ресурсов и распределение  их по целям и задачам. Плановые документы  – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным  направлениям деятельности и подразделениям.

     Плановые  документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации  или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся  на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.  
 

     Система информационно-справочной и информационно-аналитической  документации

     Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению  к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная  записка, объяснительная записка, заявление, служебное )деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное  сообщение и некоторые другие. В состав информационно-аналитических  документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список. 

     Система отчетной документации

     состоит из документов, содержащих сведения о  результатах деятельности учреждений, организаций, предприятий за определенный период времени. Основной вид документов этой системы - отчет. Достаточно широкого используется также, отчетный доклад. 

     Кадровая  информационно-документационная система

     состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также  о деятельности самой кадровой службы. Основную массу документов этой системы  составляют персональные документы, к  числу которых относятся: 

     1. документы, выданные гражданам  соответствующими государственными  органами и юридически подтверждающие  сведения, сообщенные гражданами  о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство,  аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

     2. документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим  работникам с целью подтверждения  тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка  (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п. 

     3. документы, составляемые гражданами  и направляемые в адрес администрации  или профсоюзной организации  с целью установления, изменения  или прекращения трудовых или  иных правоотношений: заявление,  автобиография, резюме, объяснительная  записка и др.;

     4. служебные документы, характеризующие  деловые, профессиональные, личностные  качества работника, но не предназначенные  для передачи этому работнику:  представление к назначению на  должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования,  справка-объективка, докладные и  служебные записки и т.п. 

     Кадровая  информационно-документационная система  имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные  специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней  как подсистемы кадровой документации:

     - документация по получению гражданином  среднего и высшего образования,  специальности, рабочей профессии  (студенческий билет, зачетная  книжка, академическая справка, диплом  об окончании учебного заведения  и т.п.);

     - документация по присуждению  учетных степеней и ученых  званий (стенограмма заседания диссертационного  совета, диплом доктора, кандидата  наук; аттестат профессора, доцента  и т.д.);

     - документация по прохождению  воинской службы;

     - документация по повышению квалификации  рабочих и служащих и т.д.⁴  

     Система научно-исследовательской  документации

     возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических  разработок. К основным видам этой системы относятся:

     - отчеты о результатах научно-исследовательских,  опытно-конструкторских, опытно-технологических  и экспериментально-проектных работ;

     - отчеты, доклады о научных экспедициях,  научных и технических командировках  специалистов;

     - программы научно-исследовательских  работ;

     - технико-экономические обоснования,  обзоры, доклады, записки и др.;

     - заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

     - монографии, диссертации и авторефераты  к ним, другие научные публикации  и отзывы на них;

     - депонированные рукописи;

     - первичная документация, образующаяся  в ходе проведения научно-исследовательских  работ (результаты анализов, журналы  записей экспериментов и т.п.)⁵  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Унифицированные  системы документации 

     В последней трети XX столетия, с началом  широкомасштабного использования  новых информационных технологий, встал  вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971г  было принято специальное постановление  Правительства СССР об ускорении  работ по созданию унифицированных  систем документации и классификаторов  технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной  и зарубежной практике была создана  система документационного обеспечения  управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах  государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная  система делопроизводства). В общей  сложности в Советском Союзе  было разработано 16 унифицированных  систем документации.

     Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизированному определению, - это  «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»⁶

     Главной целью создания унифицированной  системы документации является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных  технико-экономических и социальных показателей.

     Унифицированная система документации способствует:

     1. сокращению затрат ручного труда  в информационных процессах (в  результате чего от человека  требуется минимум усилий для  заполнения или прочтения документов);

     2. широкому использованию электронно-вычислительной  техники, поскольку унифицированные  формы документов удобны для  электронной обработки (это достигается  обеспечением программной, технической  и информационной совместимости  документов, разработкой соответствующих  форм документов, классификаторов,  словарей и т.п.);

     3. упорядочению информационных потоков;

     4. сокращению количества документов;

     5. дальнейшему совершенствованию  культуры документа и в целом  информационной культуры.

     Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как  достигается большая оперативность  в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого  труда, уменьшаются финансовые затраты  на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому унифицированная  система документации представляет собой комплекс государственных  стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы  и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

     Ядро  всей унифицированной системы документации составляют унифицированные формы  документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются  на следующие категории:

     - общероссийские;

     - отраслевые (ведомственные);

     - формы документов субъектов Федерации;

     - формы документов объединений,  предприятий, организаций. 

     В настоящее время в Российской Федерации действует 8 унифицированных  систем документации, в том числе: 

     - унифицированная система организационно-распорядительной  документации;

     - унифицированная система банковской  документации;

     - унифицированная система отчетно-статистической  документации;

     - унифицированная система документации  по труду;

     - унифицированная система Пенсионного  фонда РФ;

     - унифицированная система внешнеторговой  документации и др.

     На  предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов - единых нормативный  документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые  необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела Табель форм документов - это справочник, где в упорядоченном  виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     4. Классификаторы документированной  информации 

     В настоящее время в условиях бурного  развития информационных технологий единицей хранения, обработки, информационного  обмена и поиска стал выступать не только документ как единое целое, но и отдельные его реквизиты, а  также показатели содержания. Это  потребовало создания единого языка  формализованного описания данных, используемых в управлении, с целью единообразного представления одних и тех  же реквизитов в различных документах для решения в конечном счете  задачи создания единого информационного  пространства страны. Таким стандартным  языком, обеспечивающим информационную совместимость различных систем документации, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации⁷

     Координация работы по созданию классификаторов  и унифицированных систем документации осуществлялось Госстандартом СССР и непосредственно - Всесоюзным научно-исследовательским  институтом классификации и кодирования  информации (ВНИИКИ).

     Классификаторы  подразделяются на категории. Категория  классификатора указывает на его  принадлежность к определенной группе в зависимости от уровня утверждения  сферы применения. Различают классификаторы общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Вся совокупность общероссийских классификаторов в зависимости  от вида информации, являющейся объектом классификации и кодирования, распределена на восемь групп: