Система ECM, как важная составляющая ведения бизнеса

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний  день IT рынок позволяет выбрать огромнейшее количество различных систем, позволяющих автоматизировать различные бизнес процессы на предприятии. Но нельзя забывать от том, что каждая система автоматизирует лишь малую часть бизнес-процесса деятельности всей организации, таким образом осуществляется «кусочная» автоматизация частей бизнес – процессов деятельности всей организации. Система класса ERP покрывает наибольшее количество решаемых задач, при этом содержат модули, покрывающие определенные решения -  ECM - система управления контентом предприятия.

ECM - система является для любого предприятия объективной необходимостью эффективного ведения бизнеса. Можно привести массу различных аналогий, в которых маленькие размеры хозяйства могут функционировать при помощи самых простых инструментов, тогда как рост возможностей непременно требует более совершенных и производительных решений. В этом случае следует понимать, что более совершенные инструменты сложны в понимании, поэтому требуют от пользователя определенных знаний и навыков.

Целью реферата является изучит ECM –систему, как важную составляющую ведения бизнеса.

Задачи :

1. Изучение понятия ECM –системы и ее сущности
2. Показать ECM –систему как необходимый элемент эффективного управления предприятием
3. Изучить прогнозы на будущее относительно данной системы.

1.ОПРЕДЕЛЕНИЕ И СУЩНОСТЬ ECM – СИСТЕМ

ECM-система  (Enterprise Content Management) – система управления информационными ресурсами предприятия (или информационным контентом). ECM-система предназначена для хранения и обработки неструктурированной информации (то есть информации, не имеющей четко определенной структуры – это текстовые документы, изображения, электронные таблицы и многое другое). По статистике ежегодный рост объема только неструктурированного контента на предприятиях составляет 65–200% в зависимости от отрасли. ECM-система позволяет не только создавать данные в распространенных приложениях, но и получать доступ к ним из разных источников и легко манипулировать ими. За счет возможностей создания схем категоризации информации, метаданных и тегов, обеспечиваемых ECM, эти программные средства получают мощные инструменты поиска и извлечения данных. С помощью программного обеспечения управления корпоративным контентом можно выполнять просмотр, модификацию и одобрение любых сведений в соответствии с заданным деловым регламентом. По определению Gartner ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:

• Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
• Управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами.
• Управление записями (или  управление документами) — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
• Управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
• Управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
• Управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
• Управление знаниями (Knowledge Management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
• Документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Основная  цель ECM-системы – обеспечить эффективное  управление накопленными информационными  активами предприятия с целью  повышения производительности и  обеспечения компании устойчивого  конкурентного преимущества. Предприятия, не применяющие полноценной системы  организации электронного документооборота, сталкиваются с неупорядоченным  нагромождением своего контента. Его трудно должным образом классифицировать, часто к нему нельзя получить доступ, а также нет возможности узнать версию документа; в компаниях с разветвленной структурой проблематично избежать дублирования и добиться совместного применения важной информации; сотрудники не могут надлежаще сохранять плоды коллективного труда и содержать в порядке большое количество электронных писем. ECM обеспечивает инфраструктуру, которая позволяет устранять эти и другие проблемы.

Системы управления корпоративным контентом создавались и создаются прежде всего для управления информацией, которая накапливается в организации в процессе ее жизнедеятельности, причем лидерами по количеству такой информации традиционно выступают банки и страховые компании. Для обеспечения работоспособности в условиях больших потоков документации они вынуждены затрачивать немалые средства на эффективную организацию работы с информацией. ЕСМ-системы предназначены именно для того, чтобы сократить эти затраты. Обеспечивая возможность сбора, хранения и предоставления информации по запросу, они позволяют структурировать получаемую информацию и устанавливать единые стандарты ее обработки, хранения, предоставления по запросу и удаления.

Самыми  распространенными информационными  системами управления контентом являются системы электронного документооборота (СЭД). Фактически СЭД и ECM стали понятиями взаимозаменяемыми, а непрерывно расширяющийся функционал систем электронного документооборота и добавление к ним системы автоматизации бизнес-процессов (WorkFlow) уравняли данные понятия полностью. Это обосновано прежде всего тем, что распространенная модель управления и отчетности предполагает использование для принятия и осуществления управленческих решений именно документов, то есть информационных структур, состоящих из контента и комплекса атрибутов, позволяющих их идентифицировать.

Основнмие вендорами на рынке ECM -  EMC: EMC Documentum, ,IBM: FileNet Platform,, DB2 Content Manager, Microsoft: Microsoft Office SharePoint Server  . Open Text: LiveLink, ECM Suite, Oracle: Universal Content Management (UCM).

Условно-бесплатные ECM: Nuxeo 5 — Open Source ECM от Nuxeo, Alfresco — Open Source ECM от Alfresco Software, Inc., Jahia — Open Source ECM от Jahia Solutions Group.

Архитектура большинства современных ЕСМ-систем построена на основе концепции SOA (сервисно-ориентированной архитектуры). В общем виде ее можно представить в виде следующей четырехуровневой системы

(рис 1).

Рисунок 1

На первом, самом низком, уровне такой системы находятся СУБД (системы управления базами данных), которые обеспечивают хранение как контента документов системы, так и их метаданных и поисковых индексов. Используемые в системах ECM СУБД можно условно разделить на 2 типа в зависимости от методологии размещения данных. К первому типу реляционных СУБД относят системы SQL производства Microsoft, Informix производства IBM и системы Oracle одноименного производителя. Ко второму типу относят Lotus Domino/Notes производства корпорации IBM. Также на этом уровне находятся системы, обеспечивающие управление информационной безопасностью как хранимого документационного контента (путем криптографической защиты документальных материалов), так и непосредственно процедур делопроизводства (с помощью электронной цифровой подписи).

Второй уровень системы включает в себя универсальные сервисы, предназначенные для реализации стандартных, унифицированных задач, используемых при выполнении процедур делопроизводства. Так, практически все процедуры организационного документооборота содержат несколько таких сервисов, важнейшим из которых является сервис согласования, позволяющий проводить ознакомление должностных лиц с текстом определенных документов с одновременным получением от них ответной реакции в виде полного или частичного согласия с текстом документа (виза "согласовано") либо несогласия с возвратом на доработку и указанием причин.

Третий уровень (уровень прикладных модулей) представляет собой непосредственную реализацию автоматизированных процедур управления контентом. На этом этапе следует остановиться подробнее, так так подходов к реализации автоматизированных модулей великое множество, но в рамках работы мы их разделим на два основных типа.

Первый  подход, прекрасно зарекомендовавший  себя на протяжении последних лет, - модульная разработка автоматизируемых процессов. Данный подход предполагает использование либо единичных модулей, либо их взаимодействия в рамках SOA для автоматизации каждой конкретной документоориентированной процедуры. Так, уже упомянутый кредитный скоринг в этом случае может быть реализован самим модулем, выполняющим обработку данных, вводимых в систему кредитным экспертом, при этом в рамках процедуры согласования этот модуль предоставляет часть необходимой информации офицеру службы безопасности, который осуществляет согласование на уровне проверки избранных фактов анкеты заемщика.

Второй, более новый и значительно  более эффективный, подход представляет собой WorkFlow-реализацию аналогичного системного функционала. При этом сам программный механизм, осуществляющий продвижение документов в рамках документоориентированного потока, представляет собой один из сервисов предыдущего, т. е. второго уровня системы и, как все сервисы, имеет стандартизованный интерфейс для любого процесса, который создает соответсвующий запрос.

Четвертый уровень – уровень систем взаимодействия с пользователем. В настоящий момент существует основная дифференциация интерфейсов пользователя на два больших класса. Это так называемый толстый клиент, обеспечивающий полный функционал взаимодействия с ECM-системой. Приложение "толстого клиента" обычно разрабатывается производителем самой системы, однако периодически встречаются и сторонние разработки. Так, например, системы, использующие решения на основе Microsoft Exchange сервера, могут использовать не только нативное решение (клиентское приложение Outlook, работающее на платформе Wintel), но и сторонние разработки, к примеру, Evolution компании Novell, работающее под ОС Linux. В большинстве же случаев при разработке клиентского интерфейса производителем СЭД функционал такого клиентского приложения четко предопределен разработчиком.

2.ОТЛИЧИЕ ECM – СИСТЕМЫ ОТ ERP – СИСТЕМЫ

Хотя  и ERP, и ECM работают с корпоративной  информацией, характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная  информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму, где  набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки. Документ ECM-системы (под документом будем понимать отдельную единицу  контента) — это в первую очередь информация неструктурированная, ее состав в большинстве случаев предсказать заранее невозможно. Атрибуты документа и связанная справочная информация, то есть структурированные данные, играют второстепенную роль.

Характер  информации — один из основных отличительных  признаков ERP и ECM-систем. Другим, не менее  важным, различием являются методы ее обработки. Действительно, в обоих  классах систем ключевую роль играет коллективная работа пользователей, но цели и средства работы с системой у них неодинаковы.

Таблица 1

В таблице  приведены некоторые особенности  систем с точки зрения подходов к  обработке данных. Это наиболее яркие  отличия. Среди других, не столь очевидных  — порядок протоколирования, уровни разграничения доступа и т. д. Существенно различается и политика хранения объектов системы. Именно она  обусловливает требования к архитектуре  системы и оборудованию.

Ключевым  требованием к архитектуре ERP-систем и оборудованию является скорость одновременного создания документов и справочной информации сотнями пользователей, поскольку  это определяет актуальность текущей  информации о хозяйственной деятельности предприятия и фактически от этого  напрямую зависит «самочувствие» компании. Требования к объемам информации и хранению ниже, чем у ECM-систем: хранение фискальной информации, планов и практически всех документов в ERP-системах может быть ограничено действующими сроками давности. Отчетные документы, а также плановые и фактические  данные, предназначенные для анализа, могут быть вынесены в отдельные  хранилища — в те же ECM или OLAP-системы.

Для ECM-систем требования к архитектуре и оборудованию смещаются в сторону одновременной  работы пользователей с большими массивами информации, поскольку  объем одного документа, который  рассматривается как атомарный  элемент системы, в зависимости  от задач может достигать нескольких гигабайт (медиа-информация, конструкторская документация и т. д.). Существенно повышаются требования к возможностям поиска, надежности хранения, поддержке объемов хранимой информации.

В результате в ECM-системах особым образом выделяется понятие хранилища. Разные типы хранилищ предназначаются для разных типов  неструктурированной информации, либо для различных стадий жизненного цикла документов. Например, после  устаревания документ может перемещаться в долгосрочное хранилище на более  дешевые носители (и здесь возникают задачи интеграции ECM-систем со специализированным оборудованием).

Автоматизация бизнес-процессов, являющаяся неотъемлемой частью ECM, также во многом определяет архитектуру ECM-решений и предъявляет  свои требования к скорости обработки  потоков работ, возможностям автоматизации  отдельных шагов, средствам настройки  маршрутов.

Стоит обратить внимание и на собственно пользователей  системы. Для многих организаций  системой, которая охватывает большинство  задач всех сотрудников, будет именно ECM, а не ERP. Это государственные  организации, управляющие компании, рекламные агентства, проектные  институты и др. Для них основной производственный инструмент — это  не система управления складами, производственным оборудованием и расчетом себестоимости, а система работы с неструктурированными документами.

ERP и ECM используют во многом разные  подходы и оперируют разной  информацией, и объединять эти  системы в одну — занятие  малоперспективное. Однако если  стоит задача минимизировать  затраты на ECM-функционал (обычно  на первом этапе), то такой подход  вполне допустим. При этом нужно учитывать и снижать риски подобного решения: «самописные» модули управления документами будут не такими качественными, как готовые решения от поставщика или партнеров; ECM-функционал в ERP-системах будет заведомо ниже, чем в специализированных ECM-системах, а функции работы с контентом будут не слишком активно развиваться и поддерживаться поставщиком ERP-решения. Кроме того, потенциальный объем управляемых неструктурированных документов при таком подходе уменьшится.

Тем не менее, долгосрочная ИТ-стратегия должна предусматривать приобретение самостоятельного ECM-решения, которое будет выполнять свои задачи и интегрироваться с ERP-системой. А интеграция ERP и ECM действительно необходима, например, для хранения ERP-отчетности в ECM-системе, заверки ее цифровой подписью; хранения образов первичных документов в ECM-системе; хранения текстов договоров или кадровых приказов в ECM-системе и привязка их к записи договора или приказа в ERP; отправки структурированных документов (например, заявок, бюджетов) по маршрутам согласования с использованием механизмов workflow ECM-системы, привязка к ним неструктурированных документов (различных обоснований или проектов).

Интеграция  возможна разными средствами и в  разных направлениях. Во-первых, путем  создания единого интерфейса доступа  — пользователь должен иметь возможность  быстро отыскать связанные с учетным  документом тексты (договора, заявки), желательно используя стандартные  средства ERP-системы. Во-вторых, объединением или синхронизацией справочных данных (например, поддержка единых справочников сотрудников, подразделений и контрагентов). В-третьих, организацией сквозных бизнес-процессов. Исторически механизмы workflow получили наибольшее развитие в ECM-системах, поэтому именно там удобнее вести сложные согласования, обрабатывать отдельные документы, создавать ERP-объекты и менять их статус в зависимости от того или иного этапа маршрута. При совместной работе ECM- и ERP-решения должны подчиняться единой политике распределенной работы, консолидации данных и безопасности.

Таким образом, интеграция ERP и ECM на предприятии —  это, пожалуй, наиболее естественный и  наименее рискованный путь объединения  функционала этих систем.

3.ЭФФЕКТИВНОСТЬ   ECM – СИСТЕМЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Применительно к расчету эффективности ECM-проекта  можно выделить два таких условных «типа»:

●    компактное расположение сотрудников  компании в рамках одного офиса;

●    крупные предприятия с несколькими  площадками (например, крупные заводы).

Выделяем 4 типа эффекта от внедрения:

Снижение материальных затрат

От системных  интеграторов часто можно услышать о сокращении затрат на бумагу и  расходные материалы по итогам внедрения  и связанную с этим фактом окупаемость  проекта. Экономия действительно есть, но не такая большая, как нам о ней говорят. В среднем, по расчетам, в результате проекта:

●    компактное предприятие в рамках одного офиса снижает материальные затраты на 5%;

●    крупные предприятия с несколькими  площадками – на 20%.

О чем  это говорит? При работе в рамках одного офиса рабочие места сотрудников  расположены компактно, и им не нужно  создавать большого количества бумажных копий документов, т.к. проще передать документ в другой отдел лично. Совсем другое дело – завод, в котором  документы могут перевозиться из цеха в цех на спецтранспорте по определенному графику (например, не более 2 раз в день). Естественно  возникает необходимость копирования  документов, и естественное желание  сотрудников «припасти» копию документа у себя.

Вместе  с этим, достичь заданного уровня экономии получится лишь в том  случае, если сотрудники принимают  культуру работы с электронными документами. К примеру, не стремятся распечатать  по старой привычке только что полученный на согласование электронный документ. В год экономия на расходных материалах действительно получается и она больше, чем стоимость 1 тонны бумаги.

Экономия на процессах

Здесь проанализированы расчеты, в основном связанные с автоматизацией базовых потребностей организаций (исходящие и входящие документы, организационно-распорядительный документооборот, контроль исполнения поручений), поэтому приводятся цифры, касающиеся  данных задач.

Сокращение  стоимости таких операций, как  создание и передача документов, колеблется от 8-15% для компактно расположенной  в рамках одного офиса компании, до 50% для крупного предприятия с  несколькими площадками. В качестве еще одного примера можно привести процесс согласования и исполнения поручений – здесь экономия может колебаться от 6% до 23%. Конечный эффект зависит как от стиля работы организации (количество формальных процедур), а также от структуры и величины компании. Чем четче формализованы процедуры в компании, тем проще внедряются новые технологии и тем выше будет эффект: все процедуры осуществляются в электронном виде, документы и поручения не теряются, можно опуститься до конечного исполнителя по любому поручению. С другой стороны, чем неформальнее общение в организации, тем труднее выделить четкие процедуры (возможно иногда они и вовсе не нужны) и рассчитать эффект для данного процесса.

Экономия на функциях

Под функцией в данном случае понимается определенная операция, не привязанная к конкретному процессу: например, поиск или обеспечение доступа к документам

Так, экономия на поиске документов – от 3 до 24% –  зависит от стиля работы с документами  и от организации их хранения. Конкретный эффект может определяться, например, тем, как часто необходимо обращаться сотрудникам к отработанным или архивным документам. На крупных предприятиях существует практика создания дополнительных копий документов, которые избавляют сотрудника от необходимости обращаться в архив и тем самым позволяют экономить время на функциях.

Снижение рисков

Данный  эффект относится к так называемым «стратегическим показателям». Их расчет является наиболее сложным и неоднозначным, т.к. часто принимаются завышенные значения показателей. Но даже сам факт их выделения позволяет оценить  уровень проблем.

Снижение  риска по договорным процессам. В ходе одного из проектов был рассчитан эффект от снижения рисков по договорным процессам: недопущение наступления риска просрочки согласования и заключения договоров (это важно в первую очередь в рамках работы по тендерам). Снижение риска составило порядка 60%, и на второй план ушли все остальные проблемы.

Таким образом, мы видим, что считать эффекты  можно и нужно. Есть определенные закономерности, которые проявляются  как в типах компаний, так и  в сложившейся деловой практике работы сотрудников. Именно поэтому  в каждом конкретном случае и для  каждой конкретной компании эффект будет  свой.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Важность  ECM-системы на предприятии значительна. Как уже говорилось выше, ЕСМ-системы предназначены именно для того, чтобы сократить эти затраты. Обеспечивая возможность сбора, хранения и предоставления информации по запросу, они позволяют структурировать получаемую информацию и устанавливать единые стандарты ее обработки, хранения, предоставления по запросу и удаления. ECM-система является составной частью ERP-системы. Интеграция ERP и ECM действительно необходима, например, для хранения ERP-отчетности в ECM-системе, заверки ее цифровой подписью; хранения образов первичных документов в ECM-системе; хранения текстов договоров или кадровых приказов в ECM-системе и привязка их к записи договора или приказа в ERP. Выделяют 4 типа эффекта от внедрения данной системы: снижение материальных затрат, экономия на процессах, экономия на функциях, снижение рисков.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ECM-системы [Электронный ресурс]. – 2011 – Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_eDocLib/ – Дата доступа: 21.11.2011.

2. ECM-системы: прошлое, настоящее и будущее [Электронный ресурс]. – 2010 – Режим доступа: http://www.intertrust.ru/analytics/we_in_smi/405/ – Дата доступа: 03.01.2012.

3.Есть ли место ECM внутри ERP [Электронный ресурс]. – 2012 – Режим доступа: http://www.osp.ru/cio/2006/12/3829699/ – Дата доступа: 03.01.2012.  

4. Примеры эффекта от внедрения ECM-систем  [Электронный ресурс]. – 2011 – Режим доступа: http://ecm-journal.ru/docs/Primery-ehffekta-ot-vnedrenija-ECM-sistem-V-prodolzhenie-vebinara-DOCFLOW.aspx – Дата доступа: 04.01.2012.