Система координации в менеджменте

Система координации  в менеджменте

Система координации в настоящее время очень важна, так как она позволяет действовать более эффективно, объединяя все функции в единое целое.

Под координацией понимают – обеспечение бесперебойности и непрерывности системы внутренних подразделений предприятия. Одной из главных задач является обеспечение взаимодействия и согласования в работе всех подразделений, а так же установление рациональных связей.

Регулирование систем производства можно осуществить двумя способами:

- Регулирование переменных  расходом путем регулирование  ресурсов.

- Регулирование расходов, изменение процедуры (процесса) путем перекомпоновки элементов.

Технические средства и документальные источники необходимо использовать для выполнения функций координации.

Основными переменными которые требуют регулирования относится: цели, люди, структура, технологии и задачи.

Запасы предприятия тоже подвержены регулированию. Регулирование осуществляется на основе расчетов уровня запасов и издержек связанных с ним.

При регулировании запасов в первую очередь оценивают следующие издержки:

- стоимость закупки

- хранение запасов

- отсутствие запасов

Регулирование позволяет:

- осуществлять более быструю  доставку продукции покупателям;

- уменьшение времени работы (сверхурочно)

- обеспечивает более производительное  и лучшее использование оборудования.

А так же регуляция влияет на:

-

Регуляция влияет также на:

- изменения скучной по  содержанию работы (осуществляется  с помощью учета и контроля  аффектов и эмоций);

- конфликтные ситуации (методы  регулирования конфликтных ситуаций: определение общих целей, отделение  людей от проблем, фокус на  интересах, а не на позициях, использование  объективных средств оценки поведения, определение выгоды от разрешенного  конфликта);

- моральный климат в  коллективе (закрепление осуществляется  с помощью укрупнения актов  совместно-творческой деятельности).

Это все требует осуществления квалифицированного контроля.

Процесс регулирования включает в себя не только прямое, но косвенное воздействие на объект управления.

В процессе регуляции происходит прямое и косвенное воздействие на объект управления. Основными факторами среды прямого воздействия являются поставщики материалов, трудовых ресурсов и капитала, законы и органы государственного регулирования, потребители и конкуренты, рационализация рабочих мест. Значимыми переменными среды косвенного воздействия являются технология, состояние экономики, политическая обстановка, социокультурные факторы.

Организации должны быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения, чтобы обеспечить выживание и достичь поставленных целей.

Все внутренние и внешние переменные организации взаимосвязаны между собой. В совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них влечет за собой изменение другой. Поэтому требуется регулирование этих процессов.

К регулятивным механизмам управления относятся связующие процессы. Это то, что создает коммуникативное пространство, поддерживает информационную систему управления. Но, об этом см. в следующем разделе лекционного материала.

Управление персоналом

Стержень любой организации — работающие в ней люди, которыми необходимо управлять. Система управления персоналом очень разносторонняя и многогранная. Она включает в себя все аспекты взаимодействия работников с организацией.

    Управление персоналом  организации является целенаправленной  деятельностью руководящего состава  организации, руководителей и специалистов  подразделений системы управления  персоналом. Она включает в себя  разработку концепции и стратегии  кадровой политики, принципов и  методов управления персоналом.

    Созданию системы  и координации работы составляющих  организации служит подразделение (отдел) управления персоналом в  современной организации. Он имеет  собственную иерархию должностей, которая является составной частью  общеорганизационной иерархии. Такой  отдел является функциональным  подразделением, и его сотрудники  напрямую не участвуют в основной  деятельности организации. Вместе  с тем, степень эффективности  их работы в большой мере  зависит от степени взаимодействия  с линейными подразделениями. В  практической деятельности линейные  службы несут прямую ответственность  за достижение целей организации  и поэтому наделены полномочиями  принимать решения, касающиеся распределения и эффективного использования имеющихся трудовых ресурсов. Функциональные подразделения призваны при помощи экспертных советов помогать линейным руководителям повышать эффективность принимаемых решений. Поэтому наиболее оптимальной моделью взаимодействия линейных подразделений и отдела управления персоналом является та, при которой линейные руководители делегируют этому отделу право принятия решений по широкому спектру вопросов управления персоналом. Функции отдела управлением персоналом организации заключается в:

формировании системы управления персоналом;

планировании кадровой работы, разработке оперативного плана кадровой работы;

проведении маркетинга персонала;

определении кадрового потенциала и потребности организации в персонале.

    Для успешного  выполнения своих должностных  обязанностей работники отдела, наряду с другими качествами, должны обладать следующими базовыми  характеристиками:

знанием сферы деятельности организации;

профессиональными знаниями и навыками в области управления персоналом;

способностью к обучению и развитию;

способностью быть лидером.

    Технология управления персоналом охватывает широкий спектр функций от приема до увольнения кадров: наем, отбор и прием персонала; деловую оценку персонала при приеме и аттестации; профориентацию и трудовую адаптацию; мотивацию трудовой деятельности персонала и его использования; организацию труда и соблюдение этики деловых отношений; управление конфликтами и обеспечение безопасности персонала; обучение, повышение квалификации и переподготовку кадров; управление поведением персонала в организации; управление социальным развитием кадров; высвобождение персонала.

    Управление персоналом  предусматривает информационное, техническое, нормативно-методическое, правовое  и делопроизводственное обеспечение  системы управления персоналом. Руководители и работники подразделений  системы управления персоналом  решают вопросы оценки результативности  труда руководителей и специалистов  управления, оценки деятельности  подразделений системы управления  организации, оценки экономической  и социальной эффективности совершенствования  управления персоналом.

    Работники отдела  управления персоналом должны  знать и понимать специфику  производственной деятельности  организации, видеть перспективы  ее развития, в том числе и  в долгосрочном периоде, иметь  четкое представление о связях  организации, ее потребителях, а  также уметь разрабатывать эффективные  системы управления персоналом  в организации.

    Эффективность  системы управления персоналом  организации — это система  показателей, отражающих соотношение  затрат и результатов, применительно  к интересам его участников. Она  выражается в достижении максимального  эффекта при минимальных затратах  трудовых ресурсов и измеряется  как отношение результата к  затратам живого труда во всех  сферах деятельности организации.

    Эффективная деятельность  организации требует выработки  направления ее развития. Именно  поэтому работники отдела управления  персоналом должны уметь сформулировать  поставленные цели организации  и найти способы их достижения  и реализации на каждом этапе. Ее иерархической ступени. Это  потребует от них знания принципов  планирования и принятия решений, разрешения конфликтов и т.д.

Методы управления персоналом организации

    Методами управления  персоналом называют способы  воздействия на коллективы и  отдельных работников с целью  осуществления координации их  деятельности в процессе производства. Все методы делятся на три  группы: административные, экономические  и социально-психологические.

    Административные  методы ориентированы на такие  мотивы пове-дения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определенной организации и т.п. эти методы отличает прямой характер воздействия: любой регламентирующий и административный акт подлежит обязательному исполнению.

    Для административных  методов характерно их соответствие  право-вым нормам, действующим на определенном уровне управления, а также нормам и распоряжениям вышестоящих органов управления.

    Экономические  и социально-психологические методы  носят кос-венный характер управленческого воздействия. Нельзя рассчитывать на автоматическое действие этих методов, достаточно трудно определить силу их воздействия и конечный эффект. С помощью экономических методов осуществляется материальное стимулирование коллективов и отдельных работников. Эти методы основаны на использовании экономического механизма. Социально-психологические методы управления в свою очередь основаны на использовании социального механизма (система взаимоотношений в коллективе, социальные потребности и т.п.).

Производство как объект управления

Производственным менеджментом (англ. management production — управление производством) называется система взаимосвязанных элементов, характеризующих производство, его организацию, техническое обслуживание, а также управление в оперативном режиме производством, материальным обеспечением производства, качеством выпускаемой продукции, ценообразованием, расходами.

Словарь иностранных слов определяет менеджмент как управление производством и как совокупность принципов, методов и форм управления производством с целью повышения его эффективности и прибыльности.

Объектами производственного менеджмента являются производство и производственные системы. До недавнего времени основное внимание в теории и практике производственного менеджмента уделялось производственной функции. Современный взгляд на производство стал более широким. Появился термин «интегрированное производственное предприятие», которым обозначают производственное предприятие, на котором все службы участвуют в процессе принятия решений и выработке стратегии развития. Службы должны работать сообща на достижение конечного результата. При этом предполагается устранение границ между функциональными службами (производства, маркетинга, ПИОКР, финансов и трудовых служб). Па многих крупных предприятиях происходит переход к организации производства, ориентированной на определенный процесс.

Менеджеры — категория людей, чья работа состоит в организации и руководстве усилиями всего персонала для достижения целей предприятия. Поэтому менеджмент зачастую идентифицируют со службой менеджеров или с аппаратом управления. Без менеджмента —

специфического органа современного производства — предприятие не может существовать как целостное образование и не может эффективно справляться с насущными проблемами.

Аппарат управления является неотъемлемой частью любого предприятия. В его задачи входит эффективное и скоординированное использование всех ресурсов предприятия для достижения поставленных целей.

Сущность производственного менеджмента, состоит в выполнении следующих функций:

—  организация,

—  планирование,

—  координация,

—  мотивация,

—  контроль.

Рассмотрим более подробно каждую из этих функций.

Организация. Организовать — значит, создать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы предприятие могло выполнять намеченные планы и тем самым достигать поставленной цели. Одним из этих элементов является работа, конкретные задания предприятия, такие, как строительство жилых домов, или сборка радиоаппаратуры, или обеспечение страхования жизни.

Промышленная революция началась с осознания того, что организация работы определенным образом позволяет группе работников добиться гораздо большего, чем они могли бы сделать без должной организации. Организация работы была в центре внимания движения за научное управление.

Поскольку работу выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий, существующих в рамках организации процесса, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным работникам задания и полномочия или права использовать ресурсы предприятия. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование — это средство, которое руководство использует для выполнения работы с помощью других лиц Концепция внесения систематического начала в организацию работы и деятельности людей может быть расширена до создания структуры предприятия в целом.

Планирование. На этапе планирования происходит оценка того состояния, в котором находится предприятие в данный момент, определяются дальнейшие пути развития и способы достижения целей. Вес это реализуется на основе глубокого и всестороннего анализа существующего положения, формулировки целей и задач, стоящих перед предприятием, разработки стратегических действий, составления необходимых программ и планов.

Координация деятельности трудового коллектива предприятия имеет существенное значение, так как предприятие существует за счет деятельности своих работников, и их совместной деятельностью необходимо управлять.

Мотивация. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации на предприятии не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу. И функция мотивации заключается в том, чтобы работники предприятия выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразно плану.

Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих работников, делая это не всегда осознанно. В древние времена для этого служили хлыст и угрозы, для немногочисленных избранных — награды. С конца XVIII по XX в. было широко распространено убеждение, что люди всегда будут работать больше, если у них имеется возможность заработать больше. Считалось таким образом, что мотивирование — это простой вопрос, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. На этом основывался подход к мотивации школы научного управления.

Исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность чисто экономического подхода. Руководители узнали, что мотивация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Для того чтобы эффективно мотивировать своих работников, руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности, и обеспечить способ для работников удовлетворять эти потребности через хорошую работу.

Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь определенной цели в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя, месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе могут произойти и неблагоприятные изменения: работники откажутся выполнять свои обязанности, предусмотренные планом; будут приняты законы, запрещающие подход, избранный руководством; на рынке появится новый сильный конкурент, который значительно затруднит организации реализацию ее целей. Или просто люди совершат ошибку при выполнении своих обязанностей.

Такие непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов прежде, чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.

Контроль — это процесс учета расхода ресурсов, выполнения планов, программ, заданий по реализации управленческих решений. Данная функция призвана заблаговременно предвидеть надвигающиеся опасности, обнаруживать ошибки, отклонения от существующих стандартов и тем самым создавать основу для корректировки деятельности предприятия. Главная задача контроля состоит в определении причин возникновения ошибок и возможных путей выхода из сложившегося состояния, т.е. профилактике возможных отклонений В последнее время контроль все чаще рассматривается как метод совершенствования управления на всех его уровнях.

Управленческий контроль можно определить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.

Существуют три стадии управленческого контроля. Первая стадия — это установление стандартов, т.е. точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно базируется на этапах, разработанных в процессе планирования.

Вторая стадия — это измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами.

Если обе эти стадии правильно реализованы, то руководство предприятия знает не только о существовании проблемы, но и о том, каков источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей стадии, а именно стадии активных действий для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий — пересмотр целей — предпринимается для того чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.

Основой производственного менеджмента является управление производством и производственными системами.

Производство — это технически законченная ступень сложного производственного процесса, имеющая четкие границы, обусловленные особенностями технологии.

Системный подход к организации производства порождает понятие «производственная система». Производственная система (англ. production system,) — это система, использующая операционные ресурсы предприятия для преобразования вводимого фактора производства («вход») в избранную предприятием продукцию или услугу («выход»). «Вход» может быть представлен сырьем, заказчиком либо готовой продукцией, полученной из другой производственной системы.

Производственная система состоит из элементов производственного процесса (средств труда, предметов труда, труда) и элементов технической и организационной упорядоченности. Эта упорядоченность устанавливается исходя из принципа экономичности систем. Все элементы производственной системы функционируют с одной целью — изготовление продукции, необходимой потребителю, т.е. производственная система формируется как средство достижения цели — изготовления и реализации продукции для получения прибыли.

Для полного описания системы нужно знать состояние ее элементов, а также состояние связей между ними — «входов» и «выходов».

Полная система производственной деятельности предприятия называется операционной системой. Операционная система в свою очередь состоит из двух подсистем:

1)  перерабатывающая подсистема  — выполняет производительную  работу, непосредственно связанную  с превращением входных величин  в выходные результаты;

2)  подсистема обеспечения  — выполняет функции обеспечения  перерабатывающей подсистемы.

Совокупность подсистем подразделяется на управляемые и управляющие объекты, т.е. на управляемую и управляющую подсистемы.

Управление системой сводится к обеспечению ее целенаправленного поведения в изменяющихся условиях. Это достигается надлежащей организацией и развитием производства. Различие производственных систем состоит в том, что перед ними поставлены различные задачи. Методы и средства, используемые в организации, направлены на создание условий, максимально содействующих достижению поставленных целей.

Планирование, как уже было сказано, представляет собой следующий комплекс действий: постановку проблемы, прогнозирование, определение целей, разработку стратегии их выполнения, определение условий и средств достижения цели. Функционирование производственной системы обеспечивается благодаря регулированию, которое включает учет и контроль. В процессе планирования принимаются решения. Потом создаются условия для их выполнения и дальнейшего функционирования. Однако под влиянием внутренних и внешних факторов могут возникать отклонения от намеченных целей. Регулирование направлено на нейтрализацию причин отклонений и обеспечение желаемого хода развития системы.

Чтобы обеспечить функционирование производственной системы, осуществляют сбор, хранение, обработку информации для расчета показателей, характеризующих работы системы, и их анализ.

Контроль предполагает наблюдение за ходом достижения поставленных целей, проверку выполнения управленческих решений и оценку их последствий.

Регулирование позволяет выявить проблемы, требующие новых управленческих решений, новых организационных структур. Последствия этих решений вновь будут регулироваться, контролироваться.

Таким образом, производственная система включает: планирование, анализ, контроль. В зависимости от особенностей производственной системы осуществляется процесс управления.

Основной функцией производственной системы является выпуск продукции. Производство включает непосредственно технологические процессы и вспомогательные операции, связанные с изготовлением продукции.

Управление производством предполагает составление календарных планов, установление норм выработки, совершенствование технологии, контроль качества, обработку материалов и т.п.

Функция, считающаяся частью подсистемы обеспечения на одном предприятии, может быть составной частью перерабатывающей подсистемы на другом.

Заключение

В заключение хочется сказать, что пройдя практику в ТОО «Прайд Маркетинг» Сеть супермаркетов «Мельница» я ознакомилась с производством данной компании. Стоит отметить, что с открытия магазина и до сегодняшнего дня магазин показывает себя с лучшей стороны. За эти годы магазин приносит стабильную прибыль, имеет постоянных покупателей и поставщиков, качественное обслуживание покупателей.

Пройдя производственную практику я приобрела множество навыков и знаний. Которые без практики не получить. Такие как:

1. Общение с сотрудниками и клиентурой
2. Дисциплина
3. Навыки работы в сфере торговли
4. Знание документации
5. И многие другие

В ходе прохождения практики мной были изучены и оценены основные организационно-технические характеристики предприятия, его структура, кадровая политика, существующая система оплаты труда.