Система управления организацией. 2

Система управления организацией

Система управления торговой фирмой включает в себя три уровня. Уровни менеджеров соответствуют уровням  управления. В ООО "Ярош" руководителей традиционно делят на группы: 1. Технологический уровень - ежедневно осуществляющие операции и действия (продавцы, технический персонал, кассиры). 2. Управленческий уровень - координируют работу внутри организации, согласовывая разные формы деятельности (директор магазина). 3. Институционный уровень - занимаются разработкой долгосрочных планов, установлением целей, изменениями политики организации, ее связями с другими организациями (Генеральный директор, заместители ген.директора, юристы). Эти группы соответствуют трем уровням управления: 1) низовое звено, 2) среднее звено, 3) высшее звено. Рассмотрим характеристики каждого уровня. Руководители низкого уровня Руководители низового звена, или первого ранга, имеют много общего независимо от того, в какой сфере они работают. Руководители этого ранга выполняют следующие функции: 1) осуществляют контроль за выполнением заданий; 2) постоянно получают информацию о ходе выполнения заданий; 3) распоряжаются выделенным им товарами и оборудованием, несут ответственность за его сохранность; 4) распределяют задания среди работников (заведующие секциями работают совместно с продавцами). Руководители этого ранга замещают должности, имеющие следующие названия: заведующей секцией, заведующий отделом, менеджер первого уровня, младший начальник. Этот уровень управления присутствует во всех организациях. В среднем срок выполнения заданий руководителем такого уровня небольшой - около двух-трех недель. Как правило, этим руководителям в основном приходится общаться со своими подчиненными, что требует от них соответствующих качеств, которые должны учитываться администрацией ООО "Ярош" при приеме на работу. Руководители среднего звена. В большой организации, имеющей несколько уровней управления, может быть и несколько уровней руководящего среднего звена. Чаще всего их два или три (как в нашей организации): верхний и низший. К этим должностям относятся заместители директора фирмы. Руководители этого ранга возглавляют крупные подразделения организации, например отделы (юридический, торговый). Руководители среднего звена, как правило, выполняют следующие функции: 1) выполняют работу руководителя высшего звена, если этой должности переданы соответствующие полномочия; 2) принимают решения по работе своего подразделения; 3) определяют возникающие проблемы, выносят их на обсуждение; 4) организуют разработку предложений по улучшению работы; 5) подготавливают информацию для вышестоящего руководителя и для своих подчиненных; 6) доводят решения вышестоящего руководителя до своих подчиненных, реализуют их.

1. Организационные документы организации

Деятельность учреждения фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

-общие положения;

-организационное единство;

-регламент деятельности;

-финансово - материальная база;

-отчетная и ревизионная деятельность;

-порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной  власти. Уставы общественных организаций  принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных  предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

-наименование министерства или ведомства;

-название организации;

-название вида документа;

-дата, номер;

-место издания;

-гриф утверждения;

-текст;

-подпись руководителя.

В комплексе организационных  документов коммерческих предприятий  особое место занимают должностные  инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной  инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

-общие положения;

-должностные обязанности;

-права;

-ответственность.

В первом разделе указываются  область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность  и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе  перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

-Реквизиты формуляра должностной инструкции:

-наименование министерства или ведомства;

-наименование организации;

-наименование вида документа;

-дата, номер;

-место издания;

-заголовок в именительном падеже;

-гриф утверждения;

-текст;

-подпись автора;

-визы.

Деятельность каждого  учреждения, организации или предприятия  определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются  по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных  подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают  руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается  с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они  излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным  документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:

-общие положения;

-основные задачи;

-функции;

-права;

-организация работы.

Формуляр - образец положения  состоит из реквизитов:

-наименование ведомства,

-название организации,

-наименование структурного подразделения,

-гриф утверждения,

-наименование вида документа - положение,

-дата, номер,

-место издания (город),

-заголовок,

-текст,

-подписи,

-гриф согласования,

-визы.

Штатное расписание - один из основных видов организационных  документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное  расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с  главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения  в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

-организация работы предприятия;

-взаимные обязанности работников и администрации;

-предоставление отпусков;

-командирование сотрудников;

-внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются  путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

2.Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания и оформления документов. Системы документации организации.

Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству-

как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, был "Генеральный регламент", утверждённый Петром 1 28 февраля 1720 года, "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учёт документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).

Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства издавались, и в советский период.

Обязательность документирования информации сегодня определена Федеральным  законом "Об информации, информатизации и защите информации". В нём  указано: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации".

Федеральный закон "О  бухгалтерском учёте", указав, что  бухгалтерский учёт осуществляется путём "сплошного, непрерывного и  документального учёта всех хозяйственных  операций", специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет, что "первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры".

Таким образом внедрение  компьютерных технологий не исключает  составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами.

Представление о том, что внедрение компьютеров и  подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных  показателей и избавит от составления  документов, является глубоко ошибочным.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных  актов. Так, например, Гражданский кодекс Российской Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения, расторжения брака, усыновления, удочерения и т.п. "Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путём внесения соответствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей".

В законодательно-нормативных  актах в отдельных случаях  указывается и состав информации, которая должна быть отражена в документе (его структура). Например, в ст. 878 в Гражданского кодекса РФ, часть II, определено: "чек должен содержать:

1) наименование "чек", включённое в текст документа;

2) поручение плательщику  выплатить определённую денежную  сумму;

3) наименование плательщика  и указание счёта, с которого  должен быть произведён платёж;

4) указание валюты  платежа;

5) указание даты и места составления чека;

6) подпись лица, выписавшего  чек, -чекодателя.

Отсутствие в документе  какого либо из указанных реквизитов лишает его силы чека."

В Постановлении правительства  Российской Федерации от 12 декабря 1995 года № 1227 "Об удостоверении беженца" не только перечислено, какие сведения и на основании чего в него вносятся, но и даётся форма удостоверения, утверждённая этим постановлением, соблюдение которой является обязательным.

Однако формы документов, установленные законом, редки. Это обычно наиболее массовые виды документов, чаще всего удостоверяющих личность.

Документ является средством  укрепления законности и контроля.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Постановлением Правительства  Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 утверждены "Правила подготовки правовых актов федеральных органов  исполнительной власти и их государственной регистрации". В этих правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и детально расписан порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в министерстве юстиции. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Но один документ это единичный акт документирования. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому  аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое  значение, но можно рассматривать  и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение  специфика той или иной сферы  деятельности.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

В Положении "О государственной  архивной службе России", утверждённом Указом Президента Российской Федерации  от 17.03.94 № 552 в числе главных задач  государственной архивной службы России (Росархив) указано: "координация  деятельности федеральных органов государственной власти в области ... делопроизводства, развития совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. Росархив в соответствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти». Росархив «проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в области организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии.

Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, её примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

.

3. Особенности оформления управленческих документов

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые  взаимосвязаны и составляют системы  документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

У нас в стране, в  связи с развитием автоматизации  управленческих процессов, разработаны  унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной  системы документации устанавливаются  стандартами. Документы различных  систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система  документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую  для управления в определенной сфере  деятельности.

Унифицированные формы  документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет по статистике - формы первичной учетной и отчетной документации, Комитет по архивам и делопроизводству - систему организационно-распорядительной документации и т.д.

Унифицированные системы  документации устанавливает общегосударственный  классификатор унифицированной документации - ОКУД.

Можно дать классификацию  систем документации, соотношение которых  в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

организационные документы;

распорядительная документация;

информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;

плановая документация;

отчетно-статистическая;

кадровая документация;

бухгалтерская документация.

Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).

Организационно-распорядительная документация

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы  (уставы, положения, инструкции, штатное  расписание и др.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

3) информационно-справочная  документация (письма, акты, протоколы,  справки и др.).

ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых, специальных  систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.

Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные  расписания и др.

Организационные документы  реализуют нормы административного  и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию  организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:

Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые  положения разрабатываются для  однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются  положения об организациях, о структурных  подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения  и его формуляр унифицированы  в УСОРД. Положения оформляют  на общем бланке организации с  указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.