Систематизация и хранение документов в организации

Систематизация и хранение документов в организации

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком — этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации, форма номенклатуры дел выглядит следующим образом:

Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа (реквизит 10).

 Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

Тема 7 Систематизация документов и их хранение

План лекции

1. 

Систематизация документов.

Номенклатура дел.

2. 

Формирование дел.

3. Хранение дел.

Систематизация и хранение документов являются важны­ми организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т. к. тесно связаны с вопро­сами создания архивов и баз данных самого различного назна­чения и рационального использования документной информа­ции в процессах управления различными звеньями народного хозяйства России. Проблема систематизации рассматривается в предлагаемом курсе как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью, классификацией и эшелонированием до­кументной информации для практического применения на предприятиях и в организациях различного статуса.

В рассматриваемой теме предлагается подойти к проблеме систематизации и хранения документов как к самостоятельной совокупности документирования.

7. Систематизация документов. Номенклатура дел

Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простей­шей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной ин­формации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экс­пертный.

Номинальный признак — это группировка в одно дело до­кументов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак — это совокупность доку­ментной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе до­кументов одного автора, единого творческого коллектива (ста­тьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формирова­нии переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению иму­ществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории дан­ного региона (например, переписка с предприятиями-потре­бителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании до­кументов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000—2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения докумен­тов (постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хра­нения — до 10 лет).

При классификации документов, однако, используют не­сколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного

). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного обеспече­ния специальным классификационным справочником, закреп­ляющим заголовки дел и определяющим порядок формирова­ния документов в дела, является номенклатура дел, определяе­мая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).

Основное требование к номенклатуре — максимальный охват документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура создает реальную воз­можность размещения любого документа и комфортного пользо­вания им.

Теория делопроизводства насчитывает три вида номенк­латур: конкретная, примерная и типовая. Крупные организации дополняют их номенклатурами структурных подразделений и номенклатурой всего предприятия как объекта информационно-документационного обеспечения.

Широкое практическое распространение типовых и при­мерных номенклатур связано со стремлением к унификации самих способов комплектования различных баз данных (БД). При этом существенно то, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизвод­стве определенной категории организаций, единую индекса­цию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют ус­тановить единую схему формирования, унификации заголов­ков однородных документов, установления единых сроков хра­нения источников документной информации.

Подобные номенклатуры разрабатываются специализиро­ванными подразделениями (службами) и архивами общерос­сийских ведомств с утверждением руководством архивных ор­ганов. Каждая организация в соответствии с практической це­лесообразностью должна иметь свою конкретную номенкла­туру дел, составляемую на основе типовой или примерной.

Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой организации. Сроки же хранения дел переносятся в кон­кретную номенклатуру из типовой

без изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать тра­диционным требованиям, предъявляемым к документной ин­формации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:

- 

род оформляемого дела (переписка, досье, подборка до­кументов);

- 

конкретный вид документов (приказы, протоколы, пла­ново-отчетная документация);

-  

автор, тема, корреспондент;

- 

календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация

по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов, затем — дела с органи­зационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее — дела с организационно-распорядительной документа­цией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов — правления совета директо­ров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.

Номенклатура дел структурного подразделения после ре­дактирования и согласования с архивом предприятия, орга­низации апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения — хранителя документации.

На основе специализированных номенклатур структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных под­разделений, расположенные в соответствии с организацион­но-функциональной структурой и штатным расписанием организации субъекта управления. При этом первым разделом помещается служба ДОУ, а последними

— общественные орга­низации.

Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваи­ваются одинаковые индексы.

Под одним и тем же индексом из года в год в номенклату­ру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбина­цией арабских цифр.

К примеру, индекс «03—09» обозначает, что дело при­надлежит структурному подразделению «03» и занимает девя­тый раздел в номенклатуре.

В соответствии с «Основными правилами работы государ­ственных архивов...», номенклатура дел унифицируется по сле­дующим графам:

графа 1 — индекс дела,

графа 2 — название заголовков дел,

графа 3 — количество томов,

графа 4 — срок хранения документов,

графа 5 — примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).

В случаях, когда организация в силу своего статуса и под­чиненности не сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна согласовываться с экспертной комис­сией вышестоящей организации (ведомственной, региональ­ной).

Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При неизменности фун­кций и целей организации номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию, пересоставлению и согласова­нию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно в номенклату­ре делается итоговая запись о категориях и количестве заведен­ных дел.

2. Формирование дел

Под формированием дел понимается отнесение дел к оп­ределенному комплексу и их систематизация внутри дела, по­священного конкретному виду и классу документной инфор­мации.

Дела формируются и хранятся, как правило, в структур­ных подразделениях, являющихся местом создания и обработ­ки документов. При этом следует руководствоваться правилом: организационно-распорядительные и важнейшие внутренние документы, переписка руководства формируются в централи­зованной службе ДОУ. В небольших организациях — у секрета­ря, помощника, референта руководителя.

На каждое поименованное в номенклатуре дело к концу года заводится папка (досье), на которую переносится заголо­вок, указывается название организации (предприятия), струк­турного подразделения, индекс по номенклатуре и срок хра­нения (для постоянного хранения — «Хранить постоянно»).

По мере исполнения документы размещаются в соот­ветствующие папки, подшивка документов в дело осуществля­ется, как правило, к концу рабочего дня. Исполненные доку­менты (задания, поручения) должны иметь отметку об исполнении. Если документы не вписываются в утвержденную но­менклатуру, то они оформляются под резервным номером.

Документы формируются в дело в одном экземпляре, за исключением черновых и дуплетных экземпляров особо важ­ных из них. Копии подшиваются в том случае, если они содер­жат пометы (визы, резолюции, дополнения), дополняющие данные первого экземпляра.

Толщина каждого дела не должна превышать 250 листов (30—40 мм). С появлением дополнительных документов форми­руются новые тома. Документы формируются в объеме одного календарного года. Исключение составляют переходящие (судеб­ные, арбитражные, личные) дела, формируемые в течение всего периода, в том числе и работы конкретного должностного лица. Документы выборных органов и постоянных комиссий форми­руются за период их созыва, в учебных заведениях — по учеб­ным годам, в театрах — по театральным сезонам и т. д.

Достаточно специфичны по формированию документы ор­ганов здравоохранения (истории болезни), издательств (дела на рукописи), телевизионных и кинокомпаний (фильмы и ко­пии) и т. д.

Планово-отчетная документация независимо от времени ее создания помещается в дело того года, к которому она относится.

Внутри дела документы размещаются в хронологическом порядке, сочетаясь с вопросно-логическим, т. е. документы под­шиваются по мере решения вопроса, причем при формирова­нии переписки документ-ответ подшивается за документом-запросом.

Хронологическое расположение характерно для ини­циативных документов. Приказы, распоряжения, постановле­ния формируются строго по хронологии. Алфавитная система­тизация однородных  

документов осуществляется внутри дел при использовании таких групповых признаков, как фамилии ав­торов, названия организаций, корреспондентов, наименова­ния административно-территориальных единиц и т. д. Докумен­ты с порядковой нумерацией (билеты, квитанции, накладные и т. п.) группируются в нумерационном порядке.

Дела по письменным обращениям граждан (заявления, просьбы, жалобы) формируются отдельно от общей перепис­ки организации.

3. Хранение дел

Дела считаются заведенными (открытыми для формиро­вания) с момента включения в них первого исполненного до­кумента.

Хранение документов обеспечивается различными спосо­бами, но чаще всего традиционно: в запирающихся шкафах и сейфах, в вертикальном положении. На корешке дела простав­ляется индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шка­фа — номенклатура дел.

Последовательность расположения дел на полках (стел­лажах) должна точно соответствовать номенклатуре дел. Поиск необходимого документа осуществляется вначале по номеру нужного дела (по номенклатуре), а затем по номеру соответ­ствующей папки с документами.

Для дел с особо ценными и важными документами (про­токолами, приказами, личными делами, трудовыми книжка­ми и т. д.) составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая, как правило, в начале дела. Опись содер­жит индекс документа, его датировку, краткое содержание и номер листа.

Дела постоянного срока хранения группируются отдельно от документов временных сроков хранения. Подлинники отде­ляются от копий, годовые планы и отчеты — от месячных и квартальных, утвержденные документы — от проектов, прика­зы, распоряжения, указания вышестоящих органов, связанные с прямой деятельностью организации, — от такого же типа организационно-распорядительных документов, присланных для сведения.

Приложения группируются вместе с документами, к ко­торым они относятся. Приказы по основной деятельности фор­мируются в дела и хранятся отдельно от приказов по личному составу.

Если в начале календарного года потребовался конкрет­ный документ (уже включенный в дело), он может быть извле­чен только лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на его место помещается лист с указанием адресата, даты и срока выдачи документа. При выдаче же целого дела составляется карта-заменитель, содержащая реквизиты индекса, даты и срока выдачи с распиской получателя комплекта дела.

Следует иметь в виду, что дела, содержащие учетно-бухгалтерские документы, могут быть выданы только по распоря­жению главного бухгалтера. Выдача же дел за пределы данной организации может состояться только с разрешения ее руко­водителя.

При оформлении дел на хранение из них удаляются ме­таллические и пластмассовые скрепки и держатели.

Формирование дел с документами временных сроков хра­нения может вестись упрощенно: разрешается оставлять доку­менты в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать заверительных надписей, не составлять описи.

4. Передача документов в архив, экспертиза ценности документов

Дела хранятся в месте их формирования до передачи в архив организации. Подготовка дел к сдаче в архив — завер­шающий этап работы с документами в технологии документационного обеспечения.

Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с обще­государственными требованиями, изложенными в документах Госархива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопро­изводством структурных подразделений.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства организации.

Сдача дел в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела принимаются по описям и номенк­латурам с приложением регистрационных карточек на докумен­ты (для пополнения ими справочного аппарата архива).

Если отдельные дела по практической необходимости це­лесообразно оставить в подразделении для текущей работы, ар­хив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-сдатчику, остальные ос­таются в архиве организации.

Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя: прове­дение экспертизы научной и практической ценности докумен­тов, оформление дел, составление описей на дела с постоян­ным и долговременным сроками хранения. Эти работы прово­дятся под контролем и методическим руководством сотрудни­ков архива организации.

Экспертиза ценности документов. Большая часть докумен­тов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования

которой документы теряют свою актуальность.

Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в обозримом будущем. Определенная группа доку­ментов содержит информацию, ценную и в научном

, и в прак­тическом отношениях. Такие документы, естественно, должны храниться постоянно.

Для оптимального отбора ценных документов и прово­дится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сро­ков их хранения (ГОСТ 16. 487—83).

Экспертиза ценности документов проводится поэтапно, начиная с текущего делопроизводства и завершая государ­ственным архивом.

1 

этап — составление номенклатуры, предопределяющей сроки хранения создаваемых документов.

2 

этап — подготовка документов к сдаче в архив орга­низации.

3 этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в госу­дарственный архив.

Экспертиза ценности документов в организации прово­дится под руководством постоянно действующей экспертной комиссии. В крупных организациях со сложной организацион­но-функциональной структурой действуют центральные экс­пертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается при­казом руководителя из наиболее квалифицированных специа­листов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами эксперт­ной комиссии являются:

- 

рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного);

- 

рассмотрение документов, выделяемых к уничтожению, и актов уничтожения документов и дел, срок хранения кото­рых завершился;

- 

подготовка и вынесение на рассмотрение экспертных ко­миссий Госархива предложений о сроках хранения документ­ной информации;

-  

участие в подготовке и рассмотрении проектов норма­тивно-методической документации по делопроизводству и ар­хивированию: номенклатур, классификаторов, перечней доку­ментов и инструкций по документационному обеспечению раз­личных уровней управления;

-  

проведение консультационно-методической и органи­зационной работы с подведомственными структурами.

Экспертная комиссия — коллегиальный орган, заседания которого протоколируются и утверждаются руководителем орга­низации.

Экспертиза научной и практической ценности докумен­тов проводится систематически, наряду с оценкой правильно­сти и оперативности ведения дел и их соответствия утвержден­ной номенклатуре.

Процедура подготовки и оформления документов являет­ся традиционной для отечественной практики: в начале каж­дого календарного года сотрудники структурных подразделе­ний, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хране­ния или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к унич­тожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.

Определение ценности документов требует компетентно­сти и профессионализма: знания истории и перспектив орга­низации, ее функций, задач, организационной структуры, информационных связей с другими организациями, сложив­шейся практики документационного обеспечения.

При проведении документной экспертизы следует помнить о принципах объективности, историзма, комплексности и универсальности документов, о критериях отбора по происхож­дению, содержанию и внешним особенностям документов.

Конкретно сроки хранения документной информации определяются с помощью специально разработанных и научно обоснованных перечней документов. Типовые перечни устанав­ливают, как правило, сроки хранения, характерные для боль­шинства организаций и отражают организационно-функцио­нальные вопросы их практической деятельности (руководство, планирование, учет, контроль, отчетность, финансирование, организация трудового, материально-технического обеспече­ния и т. п.)

Разумеется, типовые перечни не способны полностью охватить все многообразие документной информации. По этой причине на базе типовых

ведомственными органами разраба­тываются перечни отраслевого и межотраслевого характера. В зависимости от значимости (важности, актуальности) доку­ментов устанавливаются дифференцированные (постоянные или временные) сроки хранения: год, три года, пять, десять лет и т. д. Срок хранения исчисляется по состоянию на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов немыслимо проводить только по заголовкам дел (что, к сожалению, не редкость на практике), так как в течение года при формировании дел мо­гут быть допущены ошибки различного характера. В связи с этим необходим тщательный анализ фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра, который может привести к переоформлению всего массива документов с вы­делением единиц постоянного и временного хранения.

Отечественная практика архивоведения выделяет (с по­зиций хранения) четыре группы дел:

- 

постоянного хранения, подлежащие передаче Госархиву Российской Федерации;

- длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве органи­зации;

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению (по истечении сроков хранения).

Оформление самих дел не может состояться без уточне­ния сроков хранения документов. Дела с постоянным и долго­временным сроками хранения готовят к сдаче в архив органи­зации-создателя и получателя документной информации.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению, составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами работы государственных архивов»... Акт рассматривается и рекомендуется к утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем утверждается экс­пертной комиссией соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, вклю­ченные в акт, подлежат уничтожению.