Систематизация и обеспечение сохранности документной информации. 2

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Дальнереченский социально-экономический институт (филиал)

ГОУ ВПО  ДВГТУ (ДВПИ имени В.В. Куйбышева) 
 
 
 
 
 
 
 

Систематизация  и обеспечение  сохранности 

документной информации 
 
 

Контрольная работа 

по дисциплине «Документирование управленческой

деятельности» 
 
 
 
 
 

                                          Выполнил: студентка гр. ДР – 4610                 

                                          Проверил преподаватель:

                                          Арещенко З.И. 
 
 
 
 
 

                                                  Дальнереченск

                                                           2009 

Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и  движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

     Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

     На  предприятии существует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

     Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

     Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает:

• Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• Описи дел;
• Оформление дел;
• Описание документов постоянного и долговременного хранения;
• Обеспечение их сохранности;
• Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

     В данном реферате происходит рассмотрение и изучение систематизации и обеспечение сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание. 
 

1. Определение ценности документов и документной информации 

      Полный  цикл взаимодействия человека с документной  средой включает следующие стадии: документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях; использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций; хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

      Значение  и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

      Одни  документы необходимы только для  оперативной работы с ними в течение  довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале — бессрочно, т. е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т. д., имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

      В силу типичности и неоднократной  повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

      Оценка  документов проводится практически  на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение  формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за исполнением документов.

      Наиболее  тесно именно регистрация связана  с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

      В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

      Экспертные  комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК Государственной архивной службой Российской Федерации (Росархивом) разработано Типовое положение.

      В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов: изобретений и открытий; документов с повторяющейся информацией; научно-технической документации; производственных автоматизированных систем управления; редакционных документов и т. д.

      Экспертиза  осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т. е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

      Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

      В соответствии с многогранностью  оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему до-кументационного обеспечения — состав и содержание всей совокупности документов. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав экспертной комиссии обязательно включают:

      - должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

      - должностное лицо, ответственное за архив организации;

      - специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

      - специалиста по обеспечению защиты информации и др.

      Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии — секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

      Экспертная  комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после  утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

      - ежегодно составляемая номенклатура дел;

      - описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

      - акты об аннулировании и о выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя;

      - комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

      Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.

      В организациях, в процессе деятельности которых не создаются докумен-ты, подлежащие включению в Архивный Фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составле-ния годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

      2   Общие требования  к систематизации  документов и формированию  дел 

      Совершенствование работы аппарата управления, оперативность  и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями.

      Номенклатура  дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел.

      Номенклатура  дел служит основным учетным документом в делопроизводстве, в ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она используется в качестве основы при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел необходима для организации информационно-поисковой системы, т. е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.

      Составляются  и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

      Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации документов однородных организаций внутри отрасли. Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций и т. д. (в дальнейшем — организаций).

      Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана.

      Типовые и примерные номенклатуры дел  должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспортно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в десять лет.

      Номенклатура  дел разрабатывается для всех структурных подразделений организации. В структурных подразделениях к разработке номенклатуры дел обычно привлекают ведущих специалистов.

      Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций.

      Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуру включаются также незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.

      В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в спра-вочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации.

      Номенклатура  дел организации на следующий  делопроизводственный год составляется в третьем-четвертом кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями. При наличии в организации ЭК в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуры дел своих структурных подразделений.

      Номенклатура  дел организации согласовывается  ЭК (ЦЭК) и направляется руководителем  службы ДОУ на согласование с ЭПК  соответствующего архивного органа. Только после согласования с ЭПК  номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ).

      Утвержденная  номенклатура дел организации вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие.

      Номенклатура  дел организации печатается в  необходимом количестве экземпляров; при этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело-, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр используется в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. Все экземпляры кроме первого могут не выводиться на бумагу по согласованию с соответствующими органами архивной службы.

      Утвержденный  экземпляр номенклатуры дел организации  является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки.

      Порядок составления и утверждения номенклатур  дел организаций, не передающих документы на хранение в государственные архивы, отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного органа заменяется согласованием с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.

      Номенклатура  дел составляется по следующей унифицированной  форме:

      Название  раздела

      Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных  подразделений, расположенных в  соответствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Например: служба документационного обеспечения, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бухгалтерия, отдел кадров... При наличии в организации классификатора структурных подразделений, он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры дел, т.е, служит ее разделами. При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, например: канцелярия — 01, учебный отдел — 02 и т. д.

      В графе 1 номенклатуры указываются индексы  дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1,01-2, ..., 01-12, ..., 02-1, 02-2, ..., 02-35 и т. д.

      Классификационная схема министерств, ведомств, других организаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и подразделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управления министерства, ведомства и т. д.) оформляется на общем бланке, в качестве заголовка указывается делопроизводственный год.

      В названии раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов) конкретного управления и его индекс. Индекс в данном случае будет состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия — 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб — 01.3 и т. д. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т. д.

      Во  второй графе номенклатуры указываются  заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

• организационно-распорядительная документация;
• плановая документация;
• отчетная документация;
• документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
• документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
• документация, относящаяся кучетно-справочной работе с документами.

      Внутри  каждого выделенного комплекса  документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации — фондообразователя.

      Третья  графа номенклатуры заполняется  в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при  большом объеме документов, относящемуся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

      В графе четвертой номенклатуры проставляются  сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

      Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока  действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т. п. Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

      При оформлении сводной номенклатуры дел  используется общий бланк организации или титульный лист. 
 
 
 
 
 
 
 

3   Составление заголовков  дел 

      Заголовок дела является важнейшим элементом  номенклатуры. Основные требования к  его составлению — четко и  в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок — «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
• автор документа (название организации, структурного подразделения);
• корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
• вопрос или краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся Документы дела;
• указание на копийность дела.

      Состав  элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

      Название  документа в заголовке дела указывается  в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия).

      Для документов, создаваемых в организации, автор документа -название организации (структурного подразделения) — указывается кратко или приводится его общее видовое название:

      «Протоколы  заседания Совета директоров».

      При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления: «Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».

      Если  документы относятся к корреспонденции  одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

      «Переписка  с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».

      Если  содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

      «Переписка  с организациями Объединения  архивов Москвы о проведении научно-практической конференции».

      Если  в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):

      «Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)».

      В заголовках дела при необходимости  дается указание на копийность документов: