Системи електронного документообігу

ЗМІСТ

Вступ

1. Основні поняття про систему електронного документообігу (СЕД).

1.1. Призначення СЕД.

1.2. Особливості збереження та маршрутизації документів.

1.3. Переваги використання СЕД.

1.4. Очікувальні результати впровадження.

2.  Категорії технологій систем електронного документообігу.

3. Системи електронного документообігу АСКОД.

4. Системи електронного документообігу на прикладі СЕД iTs-Office.

5. Система електронного документообігу «M.E.Doc».

6. Система електронного  документообігу Megapolis.DocNet.

7. Система електронного документообігу «ДОК ПРОФ 2.0».

7.1. Основні характеристики  «ДОК ПРОФ 2.0».  

Висновок

Список використаної літератури та джерел

Вступ

Електронний документообіг  – високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати  переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і  сховищ інформації дозволяє систематизувати  і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для  пошуку прихованих закономірностей  у великих масивах даних можна  приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями  не в останню чергу залежить від  коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

1.1. Призначення СЕД

На думку галузевих  аналітиків, електронний документообіг  включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

ІDC у такий  спосіб визначає поняття СЕД (маючи  у вигляді EDMS – Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних".

Головне призначення  СЕД – це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації – від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.

Основними користувачами  СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

1.2. Особливості збереження та  маршрутизації документів

СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і  використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система збереження документів (за принципом "шафа /папка"). Кожен документ міститься в папку, що, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кількість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутні можливості збереження за рахунок організації зв'язків між документами (ці зв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).

Будь-якому документові  в СЕД властивий певний набір  атрибутів (наприклад, його назва, автор документа, час його створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів він зберігається незмінним). У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється зв'язаною із самим документом.

Деякі галузеві аналітики навіть вважають, що СЕД  цілком можуть стати основою корпоративної  інформаційної системи підприємства чи організації. 
СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД складається з наступних логічних компонентів (які можуть розташовуватися як на одному, так і на декількох серверах):

1. Сховища атрибутів  документів (карток);

2. Сховища документів;

3. Сервісів повнотекстової  індексації.

Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою "архів документів". Слід зазначити, що великими перевагами СЕД є збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізнавання безлічі форматів файлів.

Останнім часом  все більшу популярність здобуває збереження документів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має свої переваги і недоліки. Перевагою є значне підвищення безпеки доступу до документів, а основним недоліком – низька ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої інформації. При даному підході також потрібне використання могутніх серверів з великими обсягами оперативної пам'яті і жорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто.

Модулі СЕД, що відповідають за документообіг, прийнято називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використовуються поняття "вільної" і "твердої" маршрутизації документів. При "вільній" маршрутизації будь-який користувач, що бере участь у документообігу, може за своїм розсудом змінити існуючий маршрут проходження документів (або задати новий маршрут). При "твердій " маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати. Однак при "твердій " маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли маршрут змінюється при виконанні яких-небудь заздалегідь заданих умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень).

У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їхньою допомогою визначаються наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної СЕД):

- Повний контроль  над документом;

- Право редагувати, але не знищувати документ;

- Право створювати  нові версії документа, але  не редагувати його ;

- Право анотувати  документ, але не редагувати його  і не створювати нові версії;

- Право читати  документ, але не редагувати його ;

- Право доступу до картки, але не до вмісту документа;

- Повна відсутність  прав доступу до документа  (під час роботи із СЕД кожна  дія користувача протоколюється, і, таким чином, вся історія  його роботи з документами  може бути легко проконтрольована).

При одночасній роботі із документом відразу декількох користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати в різних інстанціях) дуже зручною функцією СЕД є використання версій і підверсій документа. Припустимо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію третьому користувачеві, що створив уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати вихідну версію і на її основі створює підверсію першої версії документа. Достоїнством СЕД є реалізована в них можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або часові їхнього створення).

При організації  групової роботи над документами  досить корисна можливість їхнього  анотування. Тому що в деяких випадках користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція "червоного олівця", за допомогою якої можна графічно вказати недоліки на самому зображенні.

1.3. Переваги використання СЕД

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення  їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад, за даними Sіemens Busіness Servіces, при використанні СЕД:

• Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;
• Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.

Прийнято також  вважати, що при впровадженні СЕД  здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням фізичного місця для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін. До стратегічного відносяться переваги, зв'язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві); Значне прискорення пошуку і вибірки документів (по різних атрибутах); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів.

1.4. Очікувані результати впровадження

• Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях.
• Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань.
• Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.
• Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.
• Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.
• Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).
• Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.
• Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.
• Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.
• Єдиний інформаційний простір Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість територіально розгалуженому підприємству «Головне підприємство – Районні управління» функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь.Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

Створення електронного архіву. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Забезпечення атрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально результати пошуку. Забезпечення миттєвого доступу до інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання "прозоро" адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу.

2. Категорії технологій систем електронного документообігу.

На сучасному етапі  розвитку процесу автоматизації документообігу підприємств спостерігається втручання безліч програм, які не мають прямого відношення до розв'язуваної проблеми – текстові редактори, програми розпізнавання символів, системи електронної пошти. Електронний документообіг охоплює, окрім контрольованого руху готових документів як усередині організації, так і за її межами ще й стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією з комп'ютерних мереж. 

На сьогодні більшість  підприємств вимагають розподіленої архітектури управління документами, тобто такої, що задовольняє вимогам модульності, масштабованості, відкритості та ефективності. Відповідно до вимог масштабованості бажано, щоб система документообігу могла підтримувати як п'ять, так і п'ять тисяч користувачів, і здатність системи нарощувати свою потужність визначалося тільки потужністю відповідного апаратного забезпечення. Виконання такої вимоги може бути забезпечене за допомогою підтримки серверів баз даних виробництва таких компаній, як Sybase, Oracle, Informix та інші, які є на всіх можливих програмно-апаратних платформах, тим самим забезпечуючи широкий спектр продуктивності. Враховуючи модульність, замовнику може знадобитися відразу впровадження всіх компонентів системи документообігу та діловодства, а іноді спектр розв'язуваних замовником завдань менше, ніж весь спектр завдань документообігу. Тоді цілком зрозуміло, що система документообігу повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою.

На підставі  вимог розподіленості основні проблеми при роботі з документами виникають в територіально-розподілених організаціях, тому архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених місць, причому розподілені місця можуть об'єднуватися найрізноманітнішими за швидкістю і якістю каналів зв'язку. Також архітектура системи повинна підтримувати взаємодію з віддаленими користувачами. Розподілене, розширюване управління документами призводить до різкого підвищення продуктивності роботи працівників, посилення загальної конкурентоспроможності організації. Враховуючи відкритість система документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших систем, наприклад іноді необхідно інтегрувати систему з прикладною бухгалтерською програмою. Тоді система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливості доопрацювання і інтеграції з іншими системами. Відповідно до вимог ефективності, забезпечення раціонального співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами, включаючи кінцеві результати автоматизації діловодства; можливість впровадження широкого спектру додаткових технологій для підвищення рівня повернення від засобів, витрачених на систему.

На ринку засобів  електронного управління документами, можна умовно виділити п'ять категорій  технологій. Слід зауважити, що ні одна класифікація не може бути ідеальною. У результаті деякі програмні засоби одночасно потрапляють в кілька категорій і мають можливості, характерні для програмних засобів з інших категорій. Також можна виділити такі категорії технологій систем електронного документообігу та діловодства з прикладами найбільш відомих постачальників і продуктів у кожному класі:

1. Системи управління образами – вони перетворюють інформацію з паперових носіїв в цифровий формат, як правило, це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використаний у роботі вже в електронній формі.

2.  Системи управління потоками робіт (Workflow management): Lotus (Domino / Notes і Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware. Ці системи в основному розраховані на забезпечення руху якихось об'єктів по заздалегідь заданим маршрутами (так звана «жорстка маршрутизація»). На кожному етапі об'єкт не може змінюватися, тому його називають загальним словом «Робота» (work). Системи такого типу називають системами workflow. До робіт можуть бути прив'язані документи, але не документи є базовим об'єктом цих систем. За допомогою таких систем можна організувати певні роботи, для яких заздалегідь відомі і можуть бути прописані всі етапи.

3. Системи електронного документообігу, орієнтовані на бізнес-процеси: Documentum, FileNet (Panagon і Watermark), Hummingbird (PC DOCS). Як правило, призначені для специфічних вертикальних і горизонтальних додатків, іноді орієнтовані на використання в певній індустрії. Ці рішення, як правило, забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи технології роботи з образами, управління записами і потоками робіт, управління контентом .

4.  Корпоративні системи електронного документообігу: Lotus (Domino.Doc), доповнення до Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context). Забезпечують корпоративну інфраструктуру для створення, спільної роботи над документами та їх публікації, доступну, як правило, всім користувачам у організації. Основні можливості цих систем аналогічні системам, орієнтованим на бізнес-процеси. Однак, їх характерною особливістю є спосіб використання та розповсюдження. Аналогічно таких засобів як текстові редактори і електронні таблиці, корпоративні системи електронного документообігу є стандартним, «додатком за замовчуванням» для створення і публікації документів в організації. Як правило, ці кошти не орієнтовані на використання тільки в якійсь певній індустрії чи для вузько певного завдання. Вони пропонуються та впроваджуються як загальнокорпоративні технології, доступні практично будь-якої категорії користувачів.

5. Системи управління контентом (від англ. Content – зміст, суть): Adobe, Excalibur. Забезпечують процес відстеження створення, доступу, контролю та доставки інформації аж до рівня розділів документів і об'єктів для їх подальшого повторного використання та компіляції. Потенційно доступність інформації не у вигляді документів, а в менших об'єктів полегшує процесс обміну інформацією між додатками.

На сьогодні ринок  продуктів електронного документообігу стрімко розвивається. Розробляється та впроваджується нове, більш прогресивне програмне забезпечення, завдяки якому діяльність підприємств переходить на якісно новий рівень. І вибір тієї чи іншої категорії систем електронного документообігу повинен виходити з тієї мети та завдань, які є головними для підприємства. Правильний вибір допоможе прискорити діловодні процеси та позитивно вплинути на діяльність підприємства.

3. Системи електронного документообігу АСКОД.

Система АСКОД  призначена для наступних процесів:

• Автоматизація процесів діловодства та документообігу
• Накопичення та надійне зберігання документів
• Забезпечення оперативного доступу до документів
• Контроль виконавчої дисципліни
• Надання статистичної та аналітичної інформації
• Забезпечення конфіденційності
• Застосування електронного цифрового підпису
• Інтеграція процесів документообігу в територіально- розподілених підрозділах
• Забезпечення внутрішніх комунікацій структурних підрозділів

Система електронного документообігу АСКОД пропонується для використання у 3-х варіантах:

• АСКОД Корпоративний (база даних Oracle)
• АСКОД Стандартний (база даних Interbase 6.5/Firebird) 
• АСКОД WEB (у взаємодії з АСКОД Корпоративний)

Вибір варіанту залежить від обсягів документообігу та кількості  користувачів системи. Для замовників, де незначний обсяг документів (2-5 тисяч документів на рік) і невелика кількість користувачів, що одночасно працюють з системою (до 20 користувачів), рекомендовано застосувати АСКОД Стандартний.

Система АСКОД інтегрована  з системою електронного документообігу Мегаполіс-документообіг, що функціонує в Кабінеті Міністрів України, та з системою електронного документообігу Секретаріату Президента України, яка функціонує на базі АСКОД Корпоративний в Службі документального забезпечення. Система АСКОД повністю відповідає вимогам Указу Президента України від 07.02.2008 р. № 109/2008 та затвердженого 14.02.2008 р. Віце – прем’єр – міністром України І. Васюником Плану організації виконання положень цього Указу.

Базовим інформаційним  об’єктом в системі АСКОД виступає реєстраційна картка документа, що дозволяє реєструвати документи, для яких існують електронні копії так і документи у паперовому вигляді. АСКОД Стандартній відрізняється від АСКОД Корпоративний тим, що має у своєму складі менше різноманітних сервісних функцій, відсутня взаємодія з АСКОД WEB.

Основні функціональні  можливості АСКОД Стандартний дозволяють здійснювати повноцінні процеси  реєстрації документів, контролю за їх виконанням, використовувати електронну пошту та ЕЦП.

4. Системи  електронного документообігу на  прикладі СЕД iTs-Office.

iTs-Office – система електронного документообігу, що забезпечує створення єдиного простору для роботи з документами на підприємстві. Дозволяє організувати повноцінний електронний документообіг на підприємствах будь-якого масштабу.

СЕД iTs-Office побудована на платформі Lotus Notes / Domino від IBM і є повноцінною системою класу ECM (Enterprise Contetnt Management system).

Спираючись на функціональность системи, дана СЕД може стати єдиною стратегічною інфраструктурою для  підтримки всього життєвого циклу погано структурованої інформації в організаціях будь-якого масштабу.

iTs-Office дозволяє забезпечити  всіх співробітників організації  можливістю створення, управління, персоналізації та поширення  змісту безпосередньо в ході  виконання ними своїх звичайних службових обов'язків.

Масштабованість.

Розглянута СЕД дозволяє забезпечувати одночасний доступ до системи необмеженому числу користувачів і підтримку розподілених сховищ будь-якого обсягу. iTs-Office володіє можливостями настройки і доробки, враховуючи специфіку організації будь-якого масштабу, також вона дозволяє гарантувати  роботу організацій з географічно розподіленою структурою.

Безпека інформації.

Безпека інформації забезпечується характерними особливостями платформи Lotus Notes/Domino. Загальновідомий факт, що Lotus Notes/Domino є найоптимальнішою платформою, яка забезпечує захист інформації найкращих чином, порівнюючи з усіма аналогічними аналогами. Не траплялося випадків злому цієї системи та витоку або втрати інформації.

Використовується багаторівневий захист доступу до документів, існує можливість підключення зовнішніх розробок електронного підпису.

Система безпеки захищає  цілісність даних протягом всього їхнього  життєвого циклу, від створення  і узгодження, до затвердження, публікації, архівації або видалення.

Відкритість.

Система забезпечує просту інтеграцію з різними програмами та інформаційними системами. СЕД iTs-Office підтримує велику кількість провідних  стандартів і форматів електронного подання інформації.

Автоматизація бізнес-процесів.

iTs-Office дозволяє керувати і контролювати  контент протягом усього його  життєвого циклу. Миттєва розсилка  документів на ознайомлення, розгляд,  виконання без прив'язки до  географічного місця знаходження  користувачів.

Для забезпечення оперативного і легкого зв’язку між співробітниками компанії, залучення їх до участі у спільних бізнес-процесах, використовується розробка IBM Sametime, а також поштовий сервер самої платформи Lotus Notes/Domino. Користувачі системи iTs-Office можуть виконувати різноманітні дії прямо з карток документів (відіслати закладку на документ будь-якому користувачеві, переслати документ і т.д.).

Система електронного документообігу працює в різному апаратному середовищі – підтримуються різноманітні операційні системи і серверне програмне забезпечення (Microsoft, Linux, Mac та ін.).

5. Система електронного документообігу «M.E.Doc».

«M.E.Doc» – це система електронного документообігу, яка допоможе в роботі з документами різних типів та призначення: звітами, податковими накладними, актами, рахунками та інше. З «M.E.Doc» Ви легко та швидко зможете:

- створити всі необхідні  документи;

- підписати документи  електронним цифровим підписом