Системный подход в управлении. 4

    Содержание

Введение 3

Глава 1. Системный подход в управлении 4

    1. Понятие системного подхода 4

    2. Системный подход и «дерево  целей» 9

Глава 2. Системный подход в управлении предприятием на примере медицинского центра «Здоровье» 15

Заключение 23

Литература 25 
 

     ВВЕДЕНИЕ

    Весь XX в. можно охарактеризовать как  век постоянного нарастания комплексных  проблем, требующих для своего разрешения все больше информации и участия  специалистов различных областей знаний.

    По  мере усложнения типов производств  усложняются и отношения во всех сферах человеческой деятельности. Возникают задачи, решение которых невозможно без использования понятия комплексного системного подхода.

    Для обобщения дисциплин, связанных  с исследованием и проектированием  сложных социальных систем чаще используется термин «системные исследования» или «системный подход».

    В настоящее время под системным  подходом понимают направление методологии  научного познания и социальной практики, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем. Соответственно, суть системного подхода в теории организации заключается в представлении об организации как о системе.

    Цель  курсовой работы – освоить сущность и содержание системного подхода, анализа и синтеза систем управления. Т.к. суть системного подхода состоит в том, что предприятие рассматривается как некоторая действующая система, которая состоит из элементов, управляется, производит и имеет цель своего существования. В рамках такого подхода предлагается отвлечься от анализа отдельных бизнес-процессов и проанализировать предприятие извне, как единое целое.

    Основные  задачи:

• раскрыть основные черты и сущность системного подхода;
• выявить роль системного подхода в системе управления;
• определить понятие системного подхода и «дерева целей»;
• показать эффективность системного подхода на примере.

     1. СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД В УПРАВЛЕНИИ

    1.1. Понятие системного подхода

    Структура организации часто изображается в виде плоской двухмерной организационной  блок-схемы. Эти блок-схемы представляют собой удобные модели, которые  помогают увидеть сложные взаимоотношения между отдельными подразделениями, структурными единицами и людьми в данной организации.

    Системный подход – это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих – это способ мышления по отношению к организации и управлению.

    Система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

    Все организации являются системами. Поскольку  люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.

    Закрытая  система имеет жесткие фиксированные  границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.

    Открытая  система характеризуется взаимодействием  с внешней средой. Такая система  не является самообеспечивающейся, она  зависит от энергии, информации и  материалов, поступающих извне. Кроме  того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

    Руководители  в основном занимаются системами  открытыми, потому что все организации  являются открытыми системами. Предприятие как открытая система строит свое функционирование в существенной (хотя и не однозначной) связи с внешней средой. Отсюда одной из центральных задач управления предприятием является задача позиционирования во внешней среде, в частности отыскание оптимального положения в сети ресурсных потоков. Это связано с тем, что часть параметров бизнес-процессов (например, такие экзогенные величины как объем реализации продукции, ставки налогов, тарифы на энергоносители, рыночные цены, курсы валют и др.) формируется во внешней среде предприятия, что может быть интерпретировано как проявление возмущающих или ограничивающих факторов. [12,С.4]

      Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в них предполагалось, по крайней мере неявно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении.

    Однако теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой (Приложение 1).

    Одним из направлений изучения внутреннего  содержания организации является системный  подход. Метод исследования объектов, которые мы определяем как системы, заключается не в наборе определенных процедур, а в подходе, который  многие называют системным мышлением, или системным подходом. Анализируя возникающую проблему, руководитель компании выделяет для себя некоторую целостность – систему, предназначенную для решения этой проблемы, при этом речь идет о комплексе взаимосвязанных управленческих, информационных и коммуникационных процессов.

    Системный подход – это совокупность некоторых общих принципов, предопределяющих научную и практическую деятельность при анализе и синтезе сложных систем, которые вытекают из особенностей представления сложных объектов. При исследовании объекта создается его абстрактное представление в виде системы, цель которого – служить инструментом для описания, понимания и изменения рассматриваемого объекта. Термин «системный подход» используется с целью подчеркнуть необходимость исследования объекта с разных сторон, комплексно, для того чтобы выявить новые свойства, лучше определить взаимоотношения объекта с внешней средой, другими объектами. [13,С.2]

    Системный подход как метод исходит из того положения, что любая организация  рассматривает процесс как сложное целое, как совокупность взаимосвязанных частей – функционирующих элементов, составляющих определенную систему. Основными свойствами любой системы являются измеримость и эффективность. При этом измеримость – это способность системы измерять свои характеристики, а эффективность – это возможность решить проблему с помощью данной системы. Системное мышление предполагает, что рост понимания достигается путем расширения исследуемой системы, а не разложением ее на отдельные элементы. Понимание частей происходит из понимания целого, а не наоборот, как при получении знания. Из этого следует вывод, что при изучении систем недостаточно знать, как функционирует система, а необходимо понимать, почему она функционирует именно таким образом.

    Подход к управлению с точки зрения теории систем позволяет дать характеристику принципиальной модели предприятия и рассматривает предприятия как целеориентированный центр действий, где люди (кадровый потенциал) ставят определенные цели и производят для их достижения действия с объектами, используя для этого имеющийся материальный потенциал. Согласно этим теоретическим положениям формируются более мелкие комплексы (подсистемы) – системы планирования и блоки интегрированных планово-контрольных расчетов.

    Причем  система планирования и организационная система должны соответствовать одна другой. С точки зрения системного подхода организация предприятия представляет собой долговременную целеориентированную структуру потенциала и действий, которые в значительной степени обусловливают систему планирования и контроля на предприятии. [5,С.152]

    Система связей между элементами называется структурой системы. Если рассматривать  систему как некую сеть, то в  каждый конкретный момент элементы представляют собой узлы, а связи – соединительные нити этой сети.

    Аппарат управления современным промышленным предприятием также целесообразно  рассматривать с позиций системного подхода, а организационную структуру  целесообразно отождествлять со структурой системы.

    Для оценки эффективности аппарата управления и его организационной структуры мы предлагаем использовать следующие три группы показателей.

1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление.

    При оценках эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием  системы управления, могут рассматриваться  объем (увеличение объема выпущенной продукции), прибыль (увеличение прибыли), себестоимость (снижение себестоимости), объем капитальных вложений (экономия на капитальных вложениях), качество продукции, сроки внедрения новой техники и т.п.

2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда.

    В качестве затрат на управление учитываются  текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических  средств, содержание зданий и помещении, подготовку и переподготовку кадров управления, а также единовременные расходы на исследовательские и проектные работы в области создания и совершенствования систем управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении, затраты на строительство.

3. Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень, которые могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности проектируемых вариантов организационных структур.

    К ним относятся структура системы  управления, уровень централизации  функций управления, принятые нормы  управляемости, сбалансированность распределения  прав и ответственности, уровень  специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п. [13,С.5]

    Системный подход, диаметрально противоположен командному стилю управления (Приложение 2).

    Внедрение системного подхода к управлению предприятием неизбежно влечет за собой  кардинальные перемены в работе, заставляя менеджеров совершенно по-иному планировать производственные процессы и управлять ими. Системный подход требует, чтобы планирование работ основывалось на требованиях потребителей, а не на принятой в организации иерархии функциональных подразделений. Работа в соответствии с запросами потребителей позволяет исключать любые непроизводительные расходы, обусловленные неверной организацией труда в компании.

    Устранение  этих расходов повышает производительность, сокращает затраты и создает  предпосылки для дальнейшего развития предприятия. При этом меняются как роли самих менеджеров, так и применяемые ими показатели для оценки работы подчиненных. Вместо того чтобы распоряжаться людьми и бюджетными средствами, они становятся составными частями производственных систем. При этом менеджеры разных подразделений начинают использовать в своей работе различные показатели в зависимости от целей, возможностей, изменчивости производственных процессов и от предъявляемых к ним требований.

    Системный подход также повышает адаптивные способности организации. По мере изменения предъявляемых требований исполнители сами меняют способы своей работы, что совершенно немыслимо при использовании командного стиля управления. Тем самым работникам отводится та роль, которая принадлежит им по праву, — они становятся душой организации.

    Системный подход требует кардинальных изменений  мышления менеджеров. Поэтому его  внедрение возможно, только когда  руководители сами видят все отрицательные  последствия тех взглядов на проблемы управления, которых они придерживались ранее. Подобным переменам сложно или даже невозможно научить в классах или на собраниях. Менеджеры обязаны сами изменить свои взгляды, но прежде всего они должны быть подготовлены к тому, чтобы поставить под вопрос ту концепцию управления, которой они придерживались прежде.

    1.2. Системный подход и «дерево целей»

    Мы  уже говорили о том, что суть системного подхода состоит в том, что  предприятие рассматривается как  некоторая действующая система, которая состоит из элементов, управляется, производит и имеет цель своего существования. В рамках такого подхода предлагается отвлечься от анализа отдельных бизнес-процессов и проанализировать предприятие извне, как единое целое.

    Предприятие (с точки зрения системного подхода) – это система, состоящая из некоторым образом связанных и управляемых элементов, производящая определенный продукт и потребляющая ресурсы.

    Система (предприятие) производит некий продукт (товары, услуги) и потребляет для  производства некоторые продукты (товары, услуги и капитал); результатом работы системы является прибыль; управляющие связи системы осуществляет менеджмент.

    Определим составляющие системы «предприятие».

    Цель  системы – выживаемость и развитие. Нередко происходит ошибочная подмена  целей системы целью собственника. Цель собственника – максимизация долгосрочной прибыли (имеется ввиду коммерческое предприятие, управляемое в интересах собственников). Более точная формулировка цели собственника – максимизация текущей ценности ожидаемой долгосрочной прибыли. [11,C6]

    Угрозу для выживаемости предприятия представляют поставщики капитала: собственники и кредиторы, которые могут инициировать процедуру банкротства. Осуществление цели «выживаемость» для системы возможно при извлечении прибыли, достаточной для поддержания платежеспособности и не меньшей, чем альтернативная норма доходности.

    Осуществление цели «развитие» для системы возможно, если поставщики капитала будут предоставлять  необходимый для роста капитал.

    Для предоставления капитала необходимо, чтобы ожидаемая долгосрочная прибыль превышала норму альтернативной доходности. Соответственно, цель собственника и средства достижения целей системы «предприятия» совпадают.

    Ценность  ожидаемой долгосрочной прибыли  определяется процедурой дисконтирования, то есть в первом приближении соответствует стоимости бизнеса. Таким образом, система «предприятие» потенциально стремится к максимизации своей стоимости.

    Целевая функция системы – это средство реализации цели собственника (для  этого оно и создается и  эксплуатируется собственником). Цель собственника – максимизация текущей ценности ожидаемой долгосрочной прибыли. Следовательно, целевая функция системы – прибыль.

    Элементы  системы – это активы, пассивы  и сотрудники предприятия. Активы –  все активы предприятия (за исключением goodwill); они отражают материальное и нематериальное имущество, непосредственно участвующее в производстве. Пассивы отражают источники формирования активов, то есть тот капитал, который потребляет предприятие, и права владения предприятием и/или его активами поставщиками капитала. Сотрудники – это коллектив предприятия с его знаниями и опытом, а также сложившийся корпоративный дух.

    Управляющие связи элементов системы –  функции, которые выполняет менеджмент предприятия для достижения поставленной цели.

    Производимый продукт – товары или услуги, которые производит предприятие для последующей продажи.

    Потребляемые  продукты – товары и услуги, которые  потребляет предприятие в качестве составных элементов для последующего производства или перепродажи. Товары – это сырье, полуфабрикаты, энергоносители и т. д. Услуги – это аренда средств производства и прочие услуги других субъектов бизнеса, необходимые для существования системы и ее развития.

    Определив таким образом предприятие как  систему, необходимо проанализировать следующее понятие системного подхода – системный эффект.

    Системный эффект отражает качество работы системы  в целом, то есть эффективность использования  элементов системы и эффективность  управляющих связей. Определить системный  эффект можно через сравнение  суммарной стоимости элементов системы и стоимости системы в целом по ее целевой функции.

    Таким образом, системный эффект предприятия  – это разница между доходной стоимостью бизнеса и стоимостью его элементов (ликвидационной стоимостью). Этот показатель соответствует понятию goodwill.

    SE₁=PV + LV, где:

• SE₁ – системный эффект предприятия (goodwill);
• PV – доходная стоимость предприятия или текущая ценность ожидаемой долгосрочной прибыли;
• LV– чистая стоимость элементов предприятия (ликвидационная стоимость предприятия). [11,C8]

    Системный эффект предприятия может быть как  положительным, так и отрицательным. Отрицательная величина отражает экономическое  устаревание системы, иначе говоря – ее неэффективность.

    Для того чтобы понять как происходит системный подход в бизнесе более подробно разберем термин «дерево целей».

    «Дерево целей» – это сленговое название диаграммы стратегических целей (Objective diagram). В свою очередь термин «диаграмма стратегических целей» пришел в практику российского менеджмента из концепции стратегического управления Balanced Score Card и методологии моделирования в ARIS.

    Апологеты высшего технического образования  с гордостью заявят, что стратегическим управлением могут заниматься только они, т.к. способность к системному мышлению и применению системного подхода ярко выражены только у обладателей диплома с записью инженер.

    Однако  пользователями системного подхода  в управлении в большей степени  являются счастливые обладатели экономического образования, которые не без успеха руководят отечественными компаниями. Конечно, среди них встречаются люди мыслящие алогично, бессистемно и не умеющие просто выразить свои мысли, но такие индивидуумы имеют место быть и среди инженеров.

    Возвращаясь к теме, можно сделать умозаключение, что реализация стратегии – это совокупность мероприятий и бизнес-процессов, направленных и реализующихся для установления требуемых значений показателей, характеризующих реализацию стратегии. Совокупность, в данном случае, это и есть система, элементы которой взаимозависимы.

    Именно «дерево целей» предлагает возможность наглядно представить стратегию предприятия и взаимосвязь элементов системы стратегического управления – стратегических целей (Приложение 3)

    Очевидно, что чем больше целей, тем сложнее  система и больше переменных которые необходимо изменить так, чтобы показатели характеризующую цель нулевого уровня стали достижимы. По сути, достижение стратегических целей можно свести к системе уравнений. Однако решить и даже сформировать такую систему очень не просто или не возможно. Это не Госплан, конечно, но и не система из двух уравнений с двумя неизвестными.

    Приведем пример дерева целей и некоторые характеристики систем менеджмента.

    Элемент дерева целей генерирующего предприятия  электроэнергетики – хороший  пример четко сформулированных целей. (Приложение 4)

    Уровней дерева целей: 6.

    Всего целей: 65.

    Процессов верхнего уровня: 37.

    Уровней процессной составляющей системы: 4.

    Таким образом «дерево целей» – это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей экономической системы, программы, плана, в которой выделены генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева»). Название «дерево целей» связано с тем, что схематически представленная совокупность распределенных по уровням целей напоминает по виду перевернутое дерево.

    Метод дерева целей (рис.2) ориентирован на получение  относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений. Для достижения этого при построении первоначального варианта структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы формирования иерархических структур.

    Этот  метод широко применяется для прогнозирования возможных направлений развития науки, техники, технологий, а также для составления личных целей, профессиональных, целей любой компании. Так называемое дерево целей тесно увязывает между собой перспективные цели и конкретные задачи на каждом уровне иерархии. При этом цель высшего порядка соответствует вершине дерева, а ниже в несколько ярусов располагаются локальные цели (задачи), с помощью которых обеспечивается достижение целей верхнего уровня.

    Системный подход может осуществляться в различных сферах деятельности. В управлении он может применяться в таких направлениях как, управление:

• предприятием;
• качеством продукции;
• ресурсами предприятия;
• персоналом и т.д.

     2. СИСТЕМНЫЙ  ПОДХОД В УПРАВЛЕНИИ  ПРЕДПРИЯТИЕМ НА  ПРИМЕРЕ МЕДИЦИНСКОГО  ЦЕНТРА «ЗДОРОВЬЕ»

    ООО Медицинский центр «Здоровье» – одно из старейших частных медицинских  учреждений города Ижевска (на рынке медицинских услуг с  декабря 2008 года).

    Медицинский центр «Здоровье» имеет собственный лабораторно-диагностический комплекс, также основанный в 2008 году.

    Парк  лабораторного оборудования соответствует  мировым стандартам, позволяет выполнять  широкий спектр лабораторных тестов и обеспечивать высокую производительность и скорость, а также диагностическую  надежность исследований и достоверность получаемых результатов.

    В апреле 2009 г. Медицинский центр «Здоровье» открыл двери центра профилактических осмотров. Располагая всеми необходимыми ресурсами для оказания медицинской помощи на высоком профессиональном уровне, Медицинский центр «Здоровье» предлагает полный перечень услуг по проведению профессиональных осмотров и предоставлению всех необходимых видов справок и медицинских заключений.

    Таким образом, на сегодняшний день Медицинский  центр «Здоровье» представлен пятью подразделениями, расположенными во всех районах города Ижевска, и обслуживающими более 10 000 пациентов ежемесячно. 

    В центре работают более 170 человек, в  т.ч. 70 врачей, большинство из которых  являются штатными сотрудниками. Консультативную  помощь оказывают кандидаты и  доктора медицинских наук, сотрудники Ижевской государственной медицинской академии.

    ООО Медицинский центр «Здоровье» активно сотрудничает со страховыми компаниями, предоставляя пациентам возможность пользоваться услугами центра на основании договора добровольного медицинского страхования.

    Учет  всех процессов в Медицинском  центре «Здоровье» ведется автоматизировано. Каждое рабочее место врача оснащено компьютером, подключенным в единую сеть, что дает возможность формировать единую базу пациентов, а также оперативно получать всю необходимую информацию.

    В медицинском центре «Здоровье» при системном подходе процесс оказания медицинской помощи рассматривается как открытая динамическая система, состоящая из взаимосвязанных частей (подсистем), оказывающих влияние на вышестоящую систему, и сами подверженные ее влиянию. Если часть системы функционирует неэффективно, то это оказывает негативное влияние не только на деятельность системы в целом, но и на составляющие ее части, что может еще больше усугубить ситуацию. Значимость отдельных частей системы различна. Улучшение работы ее критических составляющих (узких мест), часто не требующее значительных ресурсов, может значительно повысить ее эффективность в целом.

    Процесс оказания медицинской помощи состоит  из взаимодействия внешних систем и внутренних подсистем. Следовательно, ее результат определяется множеством внешних и внутренних взаимосвязанных процессов. Именно поэтому эффективное управление возможно только на основе системного подхода.

    Система не является простой суммой свойств входящих в нее частей, а обладает новыми системными качествами. При системном подходе вначале определяется вышестоящая система, изучаются ее свойства и закономерности развития, и только потом переходят к анализу нижестоящей системы (подсистемы) с учетом влияния вышестоящей.