Системы документооборота

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

На тему:

 

 

 

«Системы  документооборота».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация документооборота.

 

Само понятие термина «документооборот»  неоднозначно. Часто его трактуют как автоматизацию делопроизводства.

    Делопроизводство–  это отрасль деятельности, обеспечивающая  создание официальных документов и организацию работы  с ними.

   Документооборот -  деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их  создания или получения до завершения исполнения:  отправки из организации и (или) направления в архив.

Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);
2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

-  первичную  обработку;

- предварительное  рассмотрение;

-  регистрацию;

-  рассмотрение  руководством;

- передачу  на исполнение.

 

Вход           Выход

 

Рис. 1. Схема движений документов.

                                                  

Служба документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как  самостоятельным  структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудникам (серетарь-референт)   должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда  только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

   Предварительное рассмотрение  документов проводится работником  службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

• направляемые на рассмотрение руководителю организации,
• направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным лицам (Например: Письмо для бухгалтера Тамары Ивановны, или письмо для отдела кадров и так далее).

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

   На рассмотрение руководства  передаются документы , адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

  Все  подлежащее исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

   Рассмотренные  руководителем документы возвращаются  в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносятся резолюция (решение принятое должностным лицом) руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

  Обработка  и передача документов исполнителям  осуществляется в день их поступления  в службу ДОУ. Если документ  должен исполняться несколькими  подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

    Исполненные документы подшиваются  в дела вместе с копиями  ответов.

  Работа  с исходящими документами начинается  с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами дорабатывается по их замечаниям. Окончательные вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

   Документы,  подлежащие отправке в другую  организацию, сортируют, упаковывают,  оформляют как почтовое оправление  и сдают в отделение связи.  Перед упаковкой документов служба  ДОУ обязана проверить правильность  оформления документов, наличие  всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и так далее. Неправильно оформленные документы подлежат  возврату исполнителю для доработки. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работников службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться  в день регистрации.

Внутренние  документы организации создаются  по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии  документов заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения. Оригинал документа подшивается в дело.

  Документы  внутри организации должны передаваться  исполнителям по списку.

Служба  ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемый документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. Е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

    Результаты учета документооборота  обобщаются и доводятся до  сведения руководителя организации  для выработки мер по совершенствованию  работы с документами и определения  штатной численности службы ДОУ.

    Цель разработки оптимального документооборота – создание эффективной схемы управления документацией, функционирование которой основано на тесном взаимодействии различных служб.

 

В настоящее время следует учитывать  расширение использования компьютерных систем нового поколения. Системы автоматизации традиционного документооборота, внедрявшиеся в 90-е годы, были нацеленные в основном на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о корпоративных технологиях и системах работы с документами в рамках организации. При этом по сравнению с ранее применявшейся технологией  изменяется структура трудозатрат,, появляются новые виды работ (например, использованием электронной почты, сканирование документов, ведение справочников корпоративной автоматизированной системы и т.п.). Однако в итоге существенно снижаются суммарные затраты организации на передачу документов на исполнение, информационно-поисковую, аналитическую работу.

 

Особенности документооборота.

 

Особенности документооборота вытекают из особенностей деятельности предприятия  сервиса.

   Поскольку деятельность  предприятия связана с обслуживанием  потребителя, важно оптимизировать срок этого обслуживания (время приема техники в ремонт, время доставки техники в ремонтное подразделение, время диагностики аппарата, время обеспечения данного аппарата необходимыми комплектующими, время оповещения потребителя о готовности аппарата). При прочих равных условиях для оптимизации всего времени оказания услуги необходим отлаженный документооборот между структурными подразделениями сервисного предприятия.

    Сервисное предприятие  имеет распределенную структуру  бизнес-процессов (сеть приемных пунктов, ремонтное подразделение, обеспечивающие подразделения).

 

      Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов.

 

Документы, передаваемые сервисным  предприятием потребителю, должны соответствовать  Закону о защите прав потребителей (Закон РФ «О защите прав потребителей»  от 07.02.1992. № 2300-1).

   Наряду с использованием  типовых документов сервисное предприятие разрабатывает специальные документы для управленческого учета, и эти документы должны соответствовать законодательству в области бухгалтерского и налогового учета.

 

Стадии жизненного цикла документа.

 

Основные стадии  жизненного цикла документа – создание, обращение, хранение, уничтожение. На рисунке показано, что стадии обращения и хранения могут быть взаимосвязаны: находясь на хранении, документ может быть вновь введен в обращение. Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечению срока давности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непредвиденных обстоятельств).

 

 

 

    СОЗДАНИЕ ОБРАЩЕНИЕ ХРАНЕНИЕ

         

 

 

   УНИЧТОЖЕНИЕ

 

 

Рис.2.  Жизненный цикл документа (основные стадии)

 

Рассмотрим краткую характеристику основных функций работы с документом на протяжении его жизненного цикла  в организации и возможности  их автоматизации.

      Составление -  подготовка содержания документа на основе имеющейся информации и ее оценки. Часть процессов составления документа может быть автоматизирована при подготовке текста на компьютере. При документировании повторяющихся ситуаций могу быть использованы типовые тексты, в том числе компьютерные формы, шаблоны.

Примеры шаблонов- бланки для исходящих писем организации; бланк заявление на отпуск; бланк платежной ведомости.

      Оформление - использование внешних элементов оформления конкретной разновидности документов и расположение реквизитов в соответствии с установленными требованиями (форматы бумаги, бланки, границы полей и т.п.). процесс может быть частично автоматизирован (типовые компьютерные формы, шаблоны с типовыми элементами оформления).

Пример – оформление доверенности на управление автомобилем, распечатываемой  у нотариуса.

      Согласование -  оценка целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству, нормативным документам и др.,  проставление собственноручной подписи уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами (реквизиты «визы» или глиф «согласования»). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Могут быть использованы электронный аналог подписи при согласовании электронной версии документа и технология электронного согласования проектов.

    Подписание (утверждение) -  проставление подписи или глифа утверждения на документе уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Может быть использован электронный аналог подписи.

      Регистрация, учет – запись учетных данных о документе по установленной форме (в журнале, картотеке, компьютере), фиксирующая факт его создания или получения. Процесс может быть автоматизирован, при этом могут осуществляться автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документов в информационной системе.

      Передача на исполнение или отправка адресату -  процедура документов (или их копий) до конкретных лиц для ознакомления или совершения действий, указанных в документе. Передача может осуществляться непосредственно исполнителю, через курьера, с использованием различных способов отправки (почта, телеграф, факс и т.п.). при наличии электронного документа или электронной копии данная процедура может быть автоматизирована (использование корпоративной системы документооборота, электронной почты, корпоративного портала).

       Копирование (размножение)  -  создание копий документа на бумажном носителе или в электронной форме для ознакомления с ним и одновременной работы необходимого круга лиц. Используется копировально-множительная или компьютерная техника (распечатка дополнительных копий документа, изготовленного на компьютере, копирование файла, сканирование или копирование бумажного документа).

          Получение – процедура получения документов или их копий конкретным лицам для ознакомления или совершенствования действий, указанных в документе, в установленных случаях документируется (передается под расписку получателя). Варианты получения – от работников служб, осуществляющих доставку документов, от начальника или коллег, по каналам связи (факсу, электронной почте, посредством корпоративной системы электронного документооборота и др.)

         Ознакомление -  оценка информации, содержащейся в документе для использования в дальнейшей работе. Документ представляется на бумажном носителе или электронной форме.

           Рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция) -  оценка информации, содержащейся в документе, и принятие решений о порядке дальнейшей работы с ним, сроках, характере исполнения, конкретных исполнителях. Документ представляется на бумажном носителе или электронной форме.

             Контроль прохождения и исполнения документа – отслеживание установленного порядка прохождения документа и его исполнения (сроки и решение вопросов). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ представляется на бумажном носителе или электронной форме. Формальная сторона может быть автоматизирована.

               Хранение документа в процессе исполнения -   обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе его исполнения. Могут использоваться средства автоматизации поиска бумажного документа в процессе исполнения. В случае использования системы автоматизации документооборота необходимо обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование).

                  Списание в дело - признание факта, что выполнение документа завершено; помещение документа на хранение в дело, сформированное по предметно-вопросному, корреспондентскому, хронологическому и другим признакам; обеспечение физической сохранности,  удобства для дальнейшего использования документов и быстрого их нахождения по запросу. На документах на бумажной основе делается соответствующая отметка, и при использовании автоматизированной системы документооборота в нее вносится информация о списании документов в дело. Для документов, существующих только в электронной форме, требуется дальнейшая проработка таких вопросов, как организация их хранения, обеспечение физической сохранности, аутентификация и др.

                      Поиск -  нахождение документа или запрашиваемых о нем сведений. Процесс может быть автоматизирован: необходима формулировка критериев поиска в информационной системе (системе документооборота или в архиве).

                      Хранение в архиве -  обеспечение физической сохранности документа и соблюдение  порядка доступа к информации в процессе архивного хранения. Могут быть использованы средства автоматизации для контроля за услугами хранения, противопожарной безопасностью, регулирования доступа в помещениях архива и защиты информации в информационной системе. Возможно создание фонда пользования архивными документами в электронной форме, автоматизация  поиска документа в процессе архивного хранения. При использовании автоматизированных систем следует обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных 9в том числе резервное копирование).

                     Экспертиза ценности -  отбор документов на хранение или установление сроков их хранения в архиве организации на основе принятых критериев, а так же выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Формальная сторона (отбор дел и документов по срокам хранения) может быть автоматизирована. Документы представляются на бумажном носителе или электронной форме.

                         Уничтожение -  физическое уничтожение (разрушение) носителя информации или записи на носителе. Используется оборудование для уничтожения бумажных документов (например. Шредер) или для уничтожения записи на бумажном носителе.

 

 

Документооборот в территориально распределенном бизнес-процессе.

 

По мере развития организации, ее структура, взаимосвязей с другими учреждениями и предприятиями, увеличение числа  работников, формировании территориальных  подразделений и т.д. возрастает значение интеграционных процессов в менеджменте.

(интеграция – объединение в  единое целое отдельных частей).

   В каждом подразделении  свой поток документов- инженерно-технических,  бухгалтерских, канцелярский. Поэтому  общая концепция информационного менеджмента на предприятии включает несколько разнообразных систем, выполняющих над документами определенные операции.

    Корпоративные системы  документооборота должны предусматривать  не только структурирование (в  частности, автоматизацию) традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом.

   В условиях корпоративной  системы важно вести централизованный контроль за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях, в том числе  территориально удаленных. Одним из основных критериев должен стать приоритет работы с документами в организации в целом по отношению к подразделениям.

   Отсюда вытекает необходимость  использования форм документов, сроки их предоставления, распределение среди получателей, принятые в главной организации, и перевод на эту систему всех подразделений предприятия. Однако должна существовать возможность изменения организационных форм работы по регистрации документов и вводу информации в сторону децентрализации, поскольку требуемая информация может быть получена из единой базы данных.

 

 

Электронный документооборот.

 Предпосылки  внедрения, основные функции,  выгоды от внедрения.

 

Документы в наше время выступают  как  универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс – работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации. Один из способов решения проблемы – использование специального программного обеспечения – системы электронного документооборота (СЭД).

   Системы  электронного  делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

    Системы электронного  документооборота обеспечивают  строго регламентированное и  формально контролируемое движение  документов внутри и вне организации  на основе информационных и  коммуникационных технологий.

      Пользователями систем  автоматизации делопроизводства  являются сотрудники таких структурных  подразделений как управление  делами, секретариаты, канцелярии (10-15 % сотрудников); пользователями систем, автоматизирующих деловые процессы 40-50 % сотрудников организации; пользователями электронного документооборота до 80 % сотрудников.

 В настоящее время оптимизация и автоматизация документооборота выходит за рамки традиционного делопроизводства, и в  этой области проявляются новые подходы. Растет число предприятий, применяющих корпоративные системы документооборота. Такие системы получили распространение с середины 1990-х годов и сейчас применяются, прежде всего, в организациях и на предприятиях, стратегии которых нацелена на длительную работу и определенной отрасли бизнеса.

 

Характеристики  СЭД:

 

1. масштабируемость системы,
2. поддержка различных программно-аппаратных платформ,
3. гибкость управления доступом ко всему спектру документов,
4. интегрируемость с другими информационными системами,
5. наличие нескольких типов интерфейсовых рабочих мест,
6. наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота.

 

Возможности электронного документооборота.

 

В СЭД можно осуществлять весь цикл работы с документами.

   Группировка и сортировка документов может осуществляться такими методами, как:

- хронологический;

- предметно-вопросный;

- алфавитный;

- нумерационный;

- номинальный;

- корреспондентский.

 

 Регистрация и хранение документов  в СЭД обеспечивает возможность  учета и сохранности документов, быстрого их поиска. Создание в системе электронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к ним. В СЭД можно отследить текущее состояние дел, наступление сроков исполнения поручений, историю работы с документами, статистику их выполнения.

 

Предпосылки перехода организации на электронный  документооборот.

 

На определенном этапе у организации, деятельность которой характеризуется  территориально распределенными  бизнес- процессами, возникает осознание того, что система бумажного документооборота обладает рядом существенных недостатков, тормозящих реализацию стратегии развития компании:

 

- трудоемкость контроля за передачей  документов между сотрудниками и подразделениями;

- сложность получения достоверной  информации о ходе исполнения  документов;

- отсутствие оперативной информации  о выполнении поручения по  входящему документу;

- невозможность  отслеживать  связи входящих-исходящих документов, большие временные затраты на поиск документов по подразделениям;

-  отсутствие необходимой степени  полноты  информации у руководителей  о качественном и количественном  составе документооборота в компании;

-  возможный риск утраты сведений  о важном документе, затрагивающем коммерческие интересы компании;

-  значительные временные и  финансовые затраты на тиражирование  документов.

 

Все это приводит к замедлению принятия решений и, как следствие, к  снижению эффективности управления из-за недостаточности  разобщенности информации. При этом становится очевидным, что внедрение системы электронного документооборота и программных средств коллективной работы в условиях возрастания потоков документов должно способствовать значительному повышению эффективности работы с персоналом и уменьшению прямых и косвенных расходов организации.

 

Особенности электронного документа.

 

 Опыт применения корпоративных  систем документооборота и элементов  электронного документооборота  подтверждает, что ряд вопросов  не является характерным для прежних инструментов делопроизводства и требует специальной регламентации

  Пример: порядок подключения пользователей к системе, ведение справочников-классификаторов, работы с электронными файлами и др.

 

Эти вопросы могут быть отражены либо в специальном, изданном для организации документе, либо в отдельных взаимоувязанных документах, регламентирующих работу службы делопроизводства и структурных подразделений.

   Обосновывая  необходимость  увеличения доли электронных  документов в процессе управления, следует учитывать особенности использования бумажных и электронных документов, их преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации. Можно провести сопоставление электронных документов с бумажными по их характеристикам, имеющим значение в управленческой деятельности.

 

 

Требования  к оформлению документов и приданию им юридической силы.

 

Эти требования для бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами.  В электронных документах состав реквизитов и последовательность их расположения могут быть такими же, как в бумажных, а  могут быть и специфическими.

 

Пример: если электронная копия получена в результате сканирования бумажного документа.

 

Требования  к оформлению электронных управленческих документов и большинства их реквизитов пока не стандартизированы. Законодательно установлено, что в случае  использования электронных документов для их удостоверения применяется  Электронная цифровая подпись (ЭЦП). Пока регламентирован только ряд вопросов, относящихся к использованию ЭЦП. Требования к оформлению электронных документов в целом должны быть более жесткими, чем для бумажных документов, так как при использовании каналов связи и при взаимодействии различных систем (если не обеспечена совместимость программно-технических средств), передача информации может не состояться, либо она не будет доступной для восприятия человеком, например, иногда письма, приходящие по электронной почте, нуждаются в перекодировании.

  В   деятельности государственных организаций  вопросы регламентирования кодирования, способов передачи информации и ответственности передающей и принимающей стороны подробно описаны и утверждены соответствующими документами.

 

Например: в Типовом соглашении об обмене электронными документами между управлениями Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации и территориальньными управлениями Федерального агентства по управлению федеральным имуществом, утвержденным 14 апреля 2005 г., содержатся условия начала обмена электронными документами и основания для его прекращения, правила использования средств криптографической защиты информации  средств электронной цифровой подписи, основания признания юридической силы электронных документов, права, обязанности и ответственность сторон, порядок решения разногласий.

 

(Криптографическая защита информации - Криптографическая защита информации (зашифрование, расшифрование) - процесс преобразования открытой информации с целью сохранения ее в тайне от посторонних лиц при помощи некоторого алгоритма, называемого шифром. Для зашифрования информации сторонами используется алгоритм криптографического преобразования ГОСТ 28147-89, программно реализованный в сертифицированном ФАПСИ средстве криптографической защиты информации. Расшифрование является обратным процессом зашифрования).

 

Время транспортировки  документов.

 

Это одна из основных характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией  и ее своевременное предоставление. Критичность времени доставки документа  обусловила появление понятия «ускорение документооборота». Для бумажных документов данная характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по почте, доставить самолетом и так далее). Электронные документы имеют в этом случае неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных  секундами и минутами.

 

Справочно-информационная работа.

 

Это поиск  информации в информационном фонде  по атрибутам документа и по содержанию. Для бумажных документов эта процедура может быть трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов.

  Для электронных документов задача максимально упрощается  и сокращается по времени. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и документы, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Отпадает необходимость дублирования массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться информацией в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа в систему.