Системы электронного документирования

Оглавление

Введение

По данным DELPHI CONSULTING GROUP, ежедневно появляется более 1 млрд. cтраниц документов, а в архивах уже хранится порядка 1,3 трлн. различных документов. Обьем корпоративной текстовой информации удваивается каждые три года. Эти цифры говорят о том, что для любой организации вопросы оптимизации документооборота имеют ключевое значение.

По оценкам Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется в среднем до 20 раз и до 6% корпоративных документов безвозвратно теряется. Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом. Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы для крупных коммерческих организаций и органов государственной власти, однако средний и малый бизнес долгое время находился «без присмотра» соответствующих производителей. В последнее время ситуация стала меняться в лучшую сторону. Если прежде в автоматизации документооборота у нас были замечены лишь крупные предприятия и государственные структуры, то сегодня в этот процесс всё больше вовлекаются средние компании и даже небольшие фирмы. Современные СЭД уже дают ощутимый экономический эффект на предприятиях различного масштаба.

Традиционный документооборот

Основу традиционного документооборота, безраздельно доминировавшего все минувшие десятилетия, составляли так называемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бумажных документов. 
Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же "дедовским" способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов. 
В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах. 
Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Традиционный бумажный документооборот - означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы — гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа — документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.

Процессы документооборота в традиционном делопроизводстве рассматривались, как правило, со времени создания документа, то есть его официального подписания и регистрации. Однако при таком подходе «за кадром» остаются процедуры подготовки проекта документа, его согласования. Если рассматривать документооборот во взаимосвязи с управленческими процессами (или бизнеспроцессами), то процесс документооборота следует рассматривать, начиная не только с момента создания документа (то есть придания ему юридической силы), но и включая всю предшествующую стадию подготовки и согласования проекта. Началом жизненного цикла документа следует считать создание проекта, когда он материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов (метаданных), предшествующих официальному подписанию документа и свидетельствующих о его легитимности. Более того, в процессе управления стадия работы с проектом документа неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнеспроцессов в организации. В условиях новых информационных технологий эти процессы в первую очередь привлекаю к себе внимание в целях оптимизации трудозатрат и повышения оперативности. Поэтому в современных условиях оставлять стадию подготовки проекта за рамками процессов документооборота принципиально неверно.

В нормативных и методических документах по вопросам делопроизводства, издававшихся 15–20 и более лет назад, обычно содержалось положение о том, что внутренняя переписка в организации не должна регистрироваться и следует принимать меры по ее сокращению. Такое требование было обусловлено сложившейся практикой, а также задачами повышения оперативности работы и снижения трудозатрат на изготовление документов и их регистрацию в условиях бумажного документооборота.

Принципы традиционного бумажного документооборота: понятие документооборота ограничивается движением документов в конкретной организации; разграничение технических и содержательных операций при работе с документами, отделение их в процессе работы; сосредоточение большей части формальных и технических операций с документами в делопроизводственной службе, а содержательных — в других подразделениях организации; прямоточность, т.е. сокращение возвратных перемещений документов в организации; отказ от регистрации большинства внутренних документов; однократная регистрация документов  
в организации; централизация операций по регистрации, приему и отправке документов; делопроизводственная служба выполняет техническую работу и обслуживает руководство и другие подразделения организации.

СЭД и его премущества.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Виды электронного документооборота:

- производственный документооборот;

-управленческий документооборот; архивное дело (совокупность процедур  архивного документооборота);

-кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

-бухгалтерский документооборот; складской документооборот;

-секретное и конфиденциальное  делопроизводство;

-технический и технологический  документооборот.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости.

Задачи систем электронного документооборота:

- Обеспечение эффективного  управления за счет автоматического  контроля выполнения, прозрачности  деятельности всей организации  на всех уровнях. -- Поддержка системы  контроля качества, соответствующей  международным нормам.

- Поддержка эффективного  накопления, управления и доступа  к информации и знаниям. Обеспечение  кадровой гибкости за счет  большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

- Протоколирование деятельности  предприятия в целом (внутренние  служебные расследования, анализ  деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

- Оптимизация бизнес-процессов  и автоматизация механизма их  выполнения и контроля.

- Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Классификация систем электронного документооборота

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

- Системы электронного  документооборота с развитыми  средствами хранения и поиска  информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный  случай системы документооборота, ориентированный на эффективное  хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются  за счет развитых средств полнотекстового  поиска: нечеткий поиск, смысловой  поиск и т. д., другие - за счет  эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона  оборудования для хранения информации  и т. д.

- Системы электронного  документооборота с развитыми  средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

- Системы электронного  документооборота, ориентированные  на поддержку управления организацией  и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают  в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием  в системе может быть как  сам документ, так и задание, которое  нужно выполнить. Для управления  организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа  назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе  технологии в том или ином  виде могут присутствовать в  таких системах. Эти системы активно  используются в государственных  структурах управления, в офисах  крупных компаний, которые отличаются  развитой иерархией, имеют определенные  правила и процедуры движения  документов. При этом сотрудники  коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их  исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

- Системы электронного  документооборота, ориентированные  на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

- Системы электронного  документооборота, имеющие развитые  дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с  клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Основное внимание при выборе такой платформы стоит уделить: организации хранилищ электронных документов; автоматизации документооборота с учётом индивидуальных особенностей организации; интеграции с существующей информационной средой.

Преимущества электронного документооборота.

 Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.

Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.

Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.

 Больше гибкости в отношении  физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса.

Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.

Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.

Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.

Сравнительный анализ систем электронного документооборота.

EMC Documentum — унифицированная ECM-платформа, создающая общую инфраструктуру для приложений по управлению содержанием в корпоративном масштабе и предоставляющая сервисы, обеспечивающие:

-управление содержанием и архивированием, создание содержания и обеспечение взаимодействия сотрудников в ходе его согласования и обсуждения, автоматизацию операционных процессов, управление полным жизненным циклом бизнес-процессов — от проектирования и моделирования, до анализа и оптимизации,

-обеспечение процессов создания, управления, публикации и доставки различных видов цифрового медиа-содержания по различным каналам, сбор и архивирование содержания для долговременного хранения в соответствии с корпоративными регламентами и требованиями регулирования.

EMC Documentum включает сервер EMC Documentum Content Server, брокер соединений и интерфейс администратора EMC Documentum Administrator:

- EMC Documentum Content Server служит единым репозиторием метаданных и содержания (неструктурированная информация различных форматов представления). Брокер соединения служит сервером имен для EMC Documentum Content Server.

- EMC Documentum Administrator позволяет администратору выполнять мониторинг, администрирование, настройку и обслуживание EMC Documentum Content Server и репозиториев через веб-браузер.

- Система EMC Documentum реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных. Пользовательский интерфейс EMC Documentum реализован в виде дополнения к программе Windows Explorer и построен таким образом, чтобы работа с хранилищем для пользователя практически не отличалась от работы с локальной файловой системой. В рамках пользовательского интерфейса реализованы папки с документами, диалоги свойств документов, функции поиска, выписки/сохранения, участия в процессах обработки документов, просмотра статистики и т.п. Также система обладает полнофункциональным web-клиентом, позволяющим работать с системой посредством web-браузера.

Управление содержанием в EMC Documentum

Одним из наиболее ценных активов в любой деятельности является информация – различные формы содержания, которое представляет собой накопленные организацией годами и десятилетиями знания и интеллектуальный капитал. Эта информация – включая спецификации продуктов, маркетинговые материалы, веб-страницы, данные клиентского обслуживания, контракты с поставщиками, сообщения электронной почты, фотографические изображения и т.п. – часто связана с корпоративным содержанием и олицетворяет собой значительные финансовые и временные затраты. Но без полноценной системы, которая позволила бы управлять содержанием безопасно и эффективно, возврат инвестиций в информацию будет минимальным.

Технологии управления содержанием EMC Documentum позволят упростить управление неструктурированной информацией за счет замены трудоемких ручных процессов автоматизированными процедурами.

Управление содержанием поможет:

- Организовать информацию

- Систематизировать процессы сотрудничества

- Защитить информационные активы

Управление содержанием также включает процессы рассмотрения, согласования и утверждения любого объекта содержания в соответствии с определенными пользователем правилами выполнения работы. Оно предоставляет возможности интеллектуального поиска за счет создания и управления метаданными, что облегчает и поиск необходимых данных и делает его более эффективным.

Alfresco. Alfresco относительно молодая ECM-система, проект возник в 2005 году. Сообщается, что команда, участвующая в создании Alfresco, имеет более чем 15-летний опыт разработки и эксплуатации подобных систем. Среди них – один из руководителей Documentum – John Newton (Джон Невтон) и Джон Повелл (John Powell), Chief Operating Officer Business Objects. Поэтому они четко представляют, слабые и сильные стороны альтернативных решений и главное, как должен выглядеть конечный результат.

Внедрение системы управления электронными документами на платформе Alfresco позволяет реализовать следующие возможности:

- Упорядочить и автоматизировать  внутренний организационно-распорядительный, договорной и финансовый документооборот.

- Создать электронный  архив файлов любых форматов.

- Организовать совместную  работу над документами.

- Создать интернет- и интранет-порталы любой степени сложности.

Основные функции системы:

- Управление документами (Document Management) – виртуальная файловая система, система поиска, CIFS-синхронизации, защиты и аудита, оповещения об изменениях, преобразования основных форматов офисных пакетов в ODF/PDF (PowerPoint во Flash), контроля версий, одноразовой аутентификации (Single Sign-On) через NTLM или LDAP, jBPM-интеграция;

- Управление веб-содержимым (Web Content Management) – полноценная CMS-система, построенная с применением Spring, Hibernate, Lucene и JSF, которую ставят в один ряд с Drupal/Joomla!. Поддерживается любое количество сайтов, автоматическая кластеризация, виртуализация, поддержка проектов, версий, слоев (изменение в файл, но основа остается постоянной, как в unionfs), развертывание копий сайта и многого другого.

- Управление записями (Records Management) – единый репозиторий для управления всеми форматами контента, поддерживающий стандарт DOD 5015.2, который используется в министерстве обороны США (у нас другой – ГОСТ ИСО 15489-1-2007/ISO 15489:2001). Реализованы автоматическое извлечение и классификация данных, архивирование в ODF/PDF, аудит и управление доступом, упрощенный экспорт, работа в кластере, быстрый поиск, создание разнообразных отчетов.

- Управление изображениями (Image Management) – единый репозиторий для управления всеми форматами документов, в том числе «оцифровка» входящей информации (бумажный носитель, факс, электронная почта и так далее). Доступны автоматический сбор метаданных и классификация, преобразование во многих форматах (TIFF, JPEG, GIF, PNG, MS Office, PDF и Flash), поиск, автоматическое уведомление.

- Хранилище данных (Content Repository) включает функции защиты, разграничения доступа, аудита, поиска, поддерживает множество стандартов (Web Services, JSR 168, JSR 170 Level 2, MyFaces, WebDAV, SQL, RSS, ODF, OpenSearch), доступ ко всем действиям через гиперссылку, доступ по протоколам CIFS, FTP, WebDAV и CMIS, комбинированный поиск по многим параметрам.

DocsVision. Система автоматизации документооборота и управления бизнес-процессами. Основное назначение системы - решение задачи автоматизации документоцентричных бизнес-процессов для обеспечения  прозрачности основных и вспомогательных процессов, контроля исполнительской дисциплины и снижения издержек. Результатом внедрения системы становится повышение эффективности деятельности наших клиентов.

Масштабируемая архитектура, развитые средства WorkFlow, плотная интеграция DocVision с Microsoft-инфраструктурой и другими информационными системами предприятия, а также широкий выбор готовых приложений, позволяют выполнить внедрение системы в минимальные сроки и реализовать все потребности клиента.

Комплексная автоматизация на базе DocsVision позволяет:

-организовать единое информационное  пространство, обеспечить сотрудников  удобным и надежным инструментом  для коллективной работы с  документами, в том числе в  географически удаленных филиалах  и подразделениях организации;

-автоматизировать процессы, связанные с регистрацией, обработкой, согласованием, поиском и хранением  документов;

-провести интеграцию различных  информационных систем на базе  сквозных бизнес-процессов;

-автоматизировать процессы  назначения поручений, контроля  сроков и стадий их исполнения.

Преимущества DocsVision:

- удобная и простая настройка, модификация и разработка собственных решений на базе DocsVision, не требующая программирования;

- возможность масштабирования системы;

- широкий набор готовых решений по управлению документами и бизнес-процессами;

- гибкий интерфейс системы, разнообразные варианты реализации рабочих мест пользователей, в зависимости от требований:  

 -   рабочие места для специалистов по делопроизводству; 
   -   рабочие места на базе  Microsoft Office и Microsoft Outlook; 
   -   рабочие места на базе корпоративного портала Microsoft SharePoint; 
   -   мобильные рабочие места для руководителей;

- наличие встроенных средств защиты информации от несанкционированного доступа, обеспечивающие максимальный уровень безопасности данных;

- лучшая в отрасли техническая поддержка пользователей.

Эффект от внедрения:

- повышение прозрачности и управляемости компании;

- обеспечение контроля обработки документов и хода бизнес-процессов;

- минимизация рисков невыполнения обязательств и потери документов;

- сокращение сроков обработки документов и выполнения бизнес-процессов;

- повышение исполнительской дисциплины;

- решение проблем потери документов и операционных ошибок в бизнес-процессах;

- экономия на  печати, хранении, и перемещении документов.

Таблица 1