Системы электронного документооборота. 2

Содержание.

Введение.

1С: Документооборот.

Directum.

Lotus Notes.

PayDox.

DocsVision.

Effect Office.

NauDoc.

Documentum.

LanDocs.

БОСС-Референт.

Сравнительная характеристика на основе преимуществ.

Заключение.

Список используемой литературы:

Введение.

Основой системы документооборота является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система  - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. Проанализируем наиболее популярные разработки в области автоматизации документооборота и делопроизводства.

1С: Документооборот.

Система 1С:Документооборот предназначена прежде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масштабах предприятия. С ее помощью можно обеспечить контролируемый процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище.

1С:Документооборот состоит из нескольких компонент может работать как в сетевом, так и в удаленном варианте через модем. При работе в сетевом варианте к сети не предъявляется никаких специальных требований и нет ограничений на количество одновременно подключенных пользователей, работающих в одном подсегменте сети. При работе в удаленном варианте используются специализированные протоколы связи, устойчиво работающие на линиях с плохим качеством передачи данных и позволяющие более рационально использовать время соединения.

Опыт внедрения показывает, что наиболее часто документооборот используется для автоматизации следующих видов деятельности:

        учет и движения финансовых бумаг и документов

        приказы, распоряжения и управление подразделениями. Административный контроль

        учет входящей корреспонденции - писем, бумаг, факсов и пр.

        движение различных учетных и регистрационных карточек

        групповая работа над файлами и обмен текстовыми сообщениями

Проведенное исследование показало, что длительность внедрения составляет от 1 недели до 2-3 месяцев в зависимости от количества подключаемых пользователей и удаленности филиалов. Количество подключаемых к системе пользователей составляет от 5 до 200 человек. Дневной трафик документов составляет от нескольких десятков до нескольких сотен по всей организации.

Область применения

Система 1С:Документооборота является универсальным, легко настраиваемым и модифицируемым решением, которое позволяет решить широкий спектр задач, связанных с автоматизацией документооборота и делопроизводства:

        Формализовать технологические (бизнес) процессы, происходящие на Вашем предприятии

        С помощью средств разработчика Вы можете описать конкретный технологический процесс, указать его участников, установить правила обхода участников - маршрутную схему, права и обязанности участников и пр.

        Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации большей части рутинной работы. Большинство операций по приемке, получению, заполнению документа выполняется системой автоматически.

        Уменьшить суммарное время работы над документами за счет мгновенной передачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому.

        Отказаться от бумажных технологий. Ряд бумажных документов, циркулирующих в организации, может быть полностью заменен на их электронные версии, что позволит отказаться от поддержки дорогостоящих архивов бумаг и сделать возможным их последующее использование для получения сводных отчетов, статистики и пр.

        Получить возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия и пр.

        Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах. Каждый пользователь имеет возможность защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся информацию

        Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также допустимо использование отсканированных и распознанных документов.

        Вести центральный архив всех циркулирующих документов и составлять к нему запросы. Специальное расширение языка Бейсик, входящего в 1С:Документооборот позволяет составлять как простые, так и сложные запросы к серверу документов.

Принципы работы.

В основе функционирования всей системы лежит понятие электронного документа, как объекта работы сотрудников Вашего предприятия. Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика. Небольшая библиотека готовых, универсальных форм входит в любой комплект поставки системы, а постоянно появляющиеся новые формы размещаются на WWW сервере и доступны для использования без ограничений.

В обязанности конечного пользователя системы входит регулярный запуск программы-клиента, просмотр поступившей корреспонденции, обработка поступивших документов и отправка их далее по маршруту. При этом каждый пользователь имеет право создавать новые документы на основе форм, разрешенных ему для использования администратором системы.

Администратор системы должен периодически выполнять диагностику и архивацию почтового узла (узлов) предприятия, регистрировать новых пользователей и рассылать всем измененный справочник предприятия.

Цены на некоторые продукты в рублях.

1С:Бухгалтерия 8.1 Базовая версия - 3000.

1С:Бухгалтерия ПРОФ версия 7.7+ИТС USB – 10800.              .

1С:Бухгалтерия 8.1 - 9000.

1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Типовая конфигурация 7.7 сетевая версия на неогр. число пользователей+ИТС USB – 21600.

1С:Зарплата и Кадры 7.7 Проф+ИТС USB – 12600.

1С:Предприятие 7.7. Расчет. Конфигурация Зарплата и Кадры сетевая версия для 3-х пользователей+ИТС USB – 21600.

1С:Предприятие. Расчет. Конфигурация Зарплата и Кадры 7.7 сетевая версия на неограниченное число пользователей+ИТС USB -  43200.

1С:Торговля и Склад 7.7 Проф+ИТС USB – 12600.

1С:Предприятие. Оперативный учет. Конфигурация Торговля и склад 7.7 сетевая версия для 3-х пользователей.+ИТС USB – 21600.

1С:Предприятие. Оперативный учет. Конфигурация Торговля и склад 7.7 сетевая версия на неогр. число пользователей.+ИТС USB – 43200.

Directum.

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Развитие системы идет в рамках концепции "Переход на электронный документооборот – проще, технологии – доступнеее".

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

        Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

        Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

        Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

        Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

        Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

        Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Lotus Notes.

Lotus Notes и Domino можно по праву отнести к самым выдающимся продуктам за всю историю развития программного обеспечения для бизнеса. C момента появления первой версии Notes в конце 1989 г. миллионы пользователей рассматривают Lotus Notes и Lotus Domino как базовую корпоративную коммуникационную инфраструктуру для коллективного взаимодействия и совместного использования информационных ресурсов - критически важную для достижения успеха в бизнесе. Сегодня семейство клиент-серверных приложений Lotus Notes и Domino входит в число ведущих программных продуктов в отрасли, и многие компании считают это ПО основой для эффективной и продуктивной работы.

Семейство программных продуктов IBM Lotus Notes и Domino предоставляет практически каждому сотруднику компании весомые аргументы в пользу обновления существующего корпоративного ПО. Пользователи найдут для себя долгожданные новые функции и улучшенную производительность. Разработчики приложений обнаружат новые возможности для эффективного применения своего профессионального опыта и навыков программирования. Системные администраторы получат новые инструментальные средства, упрощающие управление комплексными средами для коллективной работы. И, наконец, руководители увидят очевидный потенциал для сокращения совокупной стоимости владения ИТ-системой.

Когда Вы заполняете какую-то анкету, формуляр, вы создаете документ. Каждый документ представляет из себя набор полей, в которые ввели значения. В основе Lotus Domino лежит понятие документа. Как определяют продукт представители IBM, Lotus Domino - документоориентированные базы данных.

Это задает сферу применения Domino:

        Каталоги, картотеки, справочники, любые хранилища информации, в которых само собой возникает понятие "документа".

        Документооборот (workflow, автоматизация бизнес-процессов) - приложения с довольно сложной логикой (ветвистые маршруты документов, множество различных состояний документа, утверждение и отклонение и т.д.), документы движутся от одного пользователя к другому, отслеживается статус, рассылаются уведомления. Электронный документооборот, системы документооборота, организация документооборота - основная сфера применения Lotus.

        Совместная работа с данными - групповая разработка документов, просмотр документов различными группами пользователей, разделение информации. В отличие от систем электронного документооборота не учитывает маршрутов документов.

        Интернет-приложения, вплоть до сайтов и порталов. Domino имеет в своем составе мощный веб-сервер, позволяющий "на лету" преобразовывать информацию, хранящуюся в базах данных, в стандарты Интернет, доступные для просмотра веб-браузерами.

        Логи, архивы, учет данных.

PayDox.

Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

Система электронного документооборота PayDox предназначена для управления корпоративными документами и групповой работой сотрудников. Система включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия в соответствии с отечественными нормами делопроизводства, поддерживает коллективную работу сотрудников с документами, включая ведение версий документов, осуществляет электронное согласование и утверждение документов, рассылку и ознакомление сотрудников с документами с регистрацией факта ознакомления сотрудника с документом, а также ориентирована на работу с платежными документами - ведение и учет платежных документов, управление договорами, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях, контроль затрат и отчеты по статьям затрат, формирование и исполнение бюджетов. Администраторы системы и продвинутые пользователи могут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов.

Успешные инсталляции в России:

                      нефтяные компании

                      энергетические компании

                      металлургические предприятия

                      предприятия газовой промышленности

                      торговые компании

                      сети магазинов

                      аудиторские компании

                      финансовые и инвестиционные компании

                      страховые компании

                      центры управления воздушным движением

                      пенсионные фонды

                      сети ресторанов и кофеен

                      фармацевтические компании

                      авиакомпании

                      машиностроительные предприятия

                      государственные учреждения

                      высшие учебные заведения (институты и университеты)

                      и другие.

DocsVision.

DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Платформа DocsVision позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как:

        Автоматизация канцелярии и делопроизводства

        Автоматизация согласования и утверждения документов

        Системы автоматизированного контроля исполнения

        Создание электронных архивов документов с распределенным доступом

        Система управления конструкторской и проектной документацией

        Автоматизация системы управления качеством

        Создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур)

Платформа DocsVision позволяет добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, уже используемые в организации, как, например:

        Автоматизация процесса подготовки и контроля исполнения бюджета

        Управление процессом публикаций и наполнения WEB сайта

        Архив документов и система контроля взаимодействий в приложении управления контактами

        Подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами

        Подсистема утверждения платежных документов

Effect Office.

Система электронного документооборота Effect Office™ - свод концепций и идей, ориентированных на автоматизацию делопроизводства и документооборота на предприятии. Программным воплощением системы электронного документооборота Effect Office™ являются серия программных продуктов, предназначенных для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия.

Основная идея продуктов системы документооборота Effect Office™ - максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами.

Область применения продуктов Effect Office™ – делопроизводство и документооборот в государственных, муниципальных учреждениях, учебных заведениях, коммерческих организациях, автоматизация делопроизводства.

        Продукты системы электронного документооборота Effect Office™ содержат механизмы для решения большого количества задач по документообороту предприятия

        Основным преимуществом продуктов системы электронного документооборота Effect Office™ является простота внедрения, адаптируемость к специальным требованиям и надежность функционирования. Продукты Effect Office™ разработаны с учетом особенностей и специфики отечественного делопроизводства, развития технических средств и уровня подготовленности потенциальных пользователей.

        В целом использование продуктов системы электронного документооборота Effect Office™ позволит повысить качество управления и конкурентный потенциал Вашего предприятия.

Продукты Effect Office™ позволяют:

1.        Организовать централизованное хранение большого количества разнообразных документов. «Эффект Офис» - система организации единого электронного архива документов на предприятии. Для системы управления документами «Эффект Офис» неважно, в каком из приложений был создан или создается документ. Важно только, чтобы в карточке документа указывалось, в каком из редакторов его просматривать и изменять.

2.        Систематизировать документы организации. В системе «Эффект Офис» хранение документов организовано в виде иерархической структуры, внешне похожей на Диспетчер файлов в Windows, с использованием длинных (до 1000 символов) имен документов и объемных (до 2000 символов) комментариев к ним.
Из особенностей «Эффект Офис» необходимо подчеркнуть возможность хранения (визуального) одного и того же документа сразу в нескольких разделах архива.

3.        Классифицировать документы организации. При создании документа или дальнейшей работе с ним, пользователь может классифицировать его с помощью атрибутов. Классификация электронного архива системы «Эффект Офис» с помощью атрибутов соответствует стандартам делопроизводства и упрощает как работу с документами, так и их поиск в единой базе.

4.        Защитить от несанкционированного доступа к документам. Контроль доступа обеспечивается следующими методами:

                    Контроль доступа к операциям над документом (просмотр, редактирование, копирование, ведение истории документа и создание нового, контроль версий документов) в зависимости от прав пользователя.

                    Запрет доступа к документам вне системы. В «Эффект Офис» все документы хранятся в сжатом виде, что с одной стороны обеспечивает экономное расходование дискового пространства, а с другой стороны, невозможность просмотра документов вне рамок системы стандартными средствами.

5.        Организовать документооборот между сотрудниками организации. В системе «Эффект Офис» существует встроенный механизм информационного обмена между сотрудниками организации – Система заданий.

6.        Организовать быстрый поиск документов и построение отчетов
Система «Эффект Офис» позволяет быстро найти любой документ, имеющийся в архиве.

Организовать эффективное администрирование системы. Система администрирования заключается в создание пользователей системы, тематических разделов для документов и назначении прав доступа пользователей к разделам.

NauDoc.

NauDoc Free представляет собой платформу для разработки решений по автоматизации документооборота на предприятии. Позволяет управлять процессами обработки документов, контролем исполнительской дисциплины, получать исчерпывающую информацию о ходе выполнения заданий.

Используя систему NauDoc,  компания получает возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволит его сотрудникам в любой момент времени иметь доступ ко всем необходимым им документам и в кратчайшие сроки находить всю нужную им информацию.

Наличие в системе контроля исполнительской дисциплины позволит сотрудникам назначать задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения.

Назначение системы электронного документооборота (СЭД) NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами, другими словами, автоматизация документооборота на предприятии

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

          Система электронного документооборота NauDoc отличается от других систем электронного документооборота целым рядом преимуществ:

          низкая стоимость приобретения и внедрения системы по сравнению с аналогами

          бесплатные обновления до новых версий системы

          бесплатная платформа NauDoc позволяет минимизировать риски при внедрении СЭД

          полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы электронного документооборота;

          работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;

          отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей, например, сервер приложений, базу данных, операционную систему и пр.;

          открытый код системы;

          значительный опыт реализованных проектов по внедрению системы электронного документооборота в различных отраслях, более 200 внедрений

          полный спектр услуг по обучению и технической поддержке системы электронного документооборота NauDoc обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы сэд.

Documentum.

Documentum - это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Documentum - это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких "редакциях", ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.

Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами.

Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является "конструктором", из которого собирается необходимая функциональность, и далек от "коробки", а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.

LanDocs.

Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Продукт открыт для разработчиков - имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст.

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

БОСС-Референт.

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.