Сложности при начислении отпускных

Введение

Согласно новым  правилам расчета отпускных, право  на отпуск возникает у сотрудника после первых шести месяцев работы, но при этом стоит отметить, что  в этот период не включается время, когда работник находился в отпуске  без сохранения зарплаты (за свой счет) более чем на 14 дней. Однако, если сотруднику действительно необходим  отпуск, то вполне реально получить отпуск "авансом", для этого  необходимо просто договориться с руководством, хотя конечно далеко не всем сотрудникам  начальник готово предоставить такого рода "аванс".

Основные правила  предоставления, расчета и оплаты отпуска закреплены в Трудовом кодексе  РФ (ТК РФ), в статье 114 которого закреплено право работников на предоставление ежегодного отпуска с сохранением  места работы и оплаты среднего заработка, размер которого составляет 28 календарных дней.

Помимо основного  ежегодного оплачиваемого отпуска  существуют так же ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, которые предоставляются  работникам, занятым на работах с  вредными и (или) опасными условиями  труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным  рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в  других случаях, предусмотренных федеральными законами (статьи 115, 116 ТК РФ).

Расчет отпуска (ежегодного основного и дополнительного  оплачиваемого) производится в календарных  днях и максимальным пределом оплата отпуска не ограничивается. При этом нерабочие и праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число  календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Оплачиваемый  отпуск должен предоставляться работнику  ежегодно. Согласно ТК РФ, право на использование  отпуска за первый год работы возникает  у работника по истечении шести  месяцев его непрерывной работы в данной организации, однако по договоренности с работодателем оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока.  

Очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного  профсоюзного органа данной организации  не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени  начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две  недели до его начала. По дополнительному  соглашению между работником и работодателем  ежегодный оплачиваемый отпуск может  быть разделен на части, однако в этом случае хотя бы одна из частей этого  отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Расчет и оплата отпуска производится не позднее  чем за три дня до начала отпуска. Об этом говорится в статье 136 ТК РФ.

Остановимся подробнее  на правилах расчета оплаты отпуска. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Общие  положения расчёта и начисления отпускных.

Согласно статье 114 Трудового кодекса ежегодный  основной оплачиваемый отпуск должен предоставляться всем сотрудникам  без исключения. Причем за время  отдыха за ними сохраняется как место  работы, так и средний заработок.

 Для того  чтобы определить сумму отпускных,  бухгалтеру нужно просто умножить  средний дневной заработок на  количество дней отпуска. И  если с последним показателем  проблем, по определению, быть  не должно, то расчет среднего  дневного заработка традиционно  вызывает множество вопросов. Правительство  посвятило особенностям его исчисления  целое постановление за номером  213, датированное 11 апреля 2003 года. Естественно,  правительственным чиновникам с  тех пор пришлось не раз  его корректировать, подстраиваясь  под внесенные в законодательство  поправки, а заодно и под решения  судов. 

 С одной  стороны, для всех случаев определения  размера среднего заработка трудовое  законодательство устанавливает  единый порядок исчисления. При  любом режиме работы расчет  производится исходя из фактически  начисленной сотруднику заработной  платы и фактически отработанного  им времени за 12 календарных месяцев,  предшествующих отпуску. Причем  учитываются все предусмотренные  системой оплаты труда виды  выплат (их полный перечень приведен  в пункте 2 постановления правительства  № 213). Обратите внимание, календарным  месяцем считается период с  1-го по 30-е (31-е) число соответствующего  месяца включительно (в феврале  — по 28-е (29-е) число включительно).

 Средний дневной  заработок для оплаты отпусков  можно определить по формуле:

 Сумма выплат  работнику в расчетном периоде  : 12 мес. : 29,4 = Средний дневной заработок 

 Тогда сумма  отпускных будет равна: Средний  дневной заработок × Количество  дней отпуска 

 Кстати, фирмы  могут установить и другой  расчетный период, отличный от 12 месяцев. Это позволяет сделать  статья 139 Трудового кодекса. Правда, данная норма содержит несколько  условий, которые должны быть  при этом одновременно выполнены: 

собственный расчетный  период должен быть предусмотрен в  коллективном договоре, локальном нормативном  акте;

данное «творчество» не должно привести к ухудшению положения  работников.

 Расчет отпускных  в данном случае нужно производить  поэтапно. Для начала необходимо  рассчитать сумму отпускных исходя  из предусмотренного Трудовым  кодексом периода в 12 месяцев.  Затем определить сумму отпускных  с учетом того расчетного периода,  который установлен в компании. На руки сотрудник должен получить  ту из полученных сумм, которая  больше. Только в этом случае  можно говорить о том, что  права труженика не будут нарушены.

1.1 Расчёт отпускных  при начислении  премии.

 Как видим,  коэффициент рассчитывается на  основании данных о повышении  зарплаты. Вместе с тем организации  могут поощрить своих работников  и иными способами. Например, выплатить  премию. При расчете отпускных  премии можно учитывать только  в том случае, если они предусмотрены  положением об оплате труда  (премировании) работников организации.  На это в свое время указал  Роструд в письме от 5 февраля  2007 г. № 274-6-0. Но нужно ли  и их тоже индексировать? Ответ  на этот вопрос дала Федеральная  служба по труду и занятости  в письме от 29 июня 2007 г. № 2227-6-1. По мнению представителей Роструда, при расчете отпускных умножать  на коэффициент повышения зарплаты  нужно все выплаты, которые  входят в средний заработок.  Главное, чтобы начислены они  были за месяцы расчетного  периода, предшествующие повышению  оклада. Таким образом, у бухгалтеров  появилась возможность порадовать  сотрудников, проиндексировав им  не только саму зарплату, но  и иные вознаграждения, например  премии, даже если они никоим  образом не связаны с должностным окладом.

Пример 

 Оставим условия  примера 1 прежними, добавив лишь  то, что сотрудник в феврале  2007 года получил премию за 2006 год  в размере 10 000 рублей.

 Оклад индексируем  на коэффициент 1,2 за все месяцы, предшествующие повышению заработка.

 Так, зарплата  за период с 1 июля 2006 г. по 31 марта 2007 г. составит:

10 000 х 9 мес. х 1,2 = 108 000 руб.

 Той же  участи подвергнем и годовую  премию за 2006 г.:

10 000 х 1,2 = 12 000 руб. 

 Зарплату  за апрель-июнь 2007 г. умножать  на коэффициент не нужно:

12 000 х 3 мес. = 36 000 руб. 

 Следовательно,  сумма выплат, которую необходимо  учесть при расчете среднего  заработка, составит 150 000 руб. (108 000 + 12 000 + 36 000).

 Вообще, годовые  премии за предшествующий календарный  год независимо от даты их  начисления необходимо учитывать  в составе заработка за расчетный  период, а именно в размере  1/12 за каждый месяц (п. 14 постановления  правительства № 213). Однако это  вовсе не означает, что индексировать  нужно только ту часть премии, которая приходится на долю  расчетного периода до повышения  окладов. К сожалению, Роструд  в своих разъяснениях не уделил  внимание этой проблеме, но, судя  по всему, умножить на повышающий  коэффициент можно все-таки годовую  премию в полном объеме. Во  всяком случае, никаких ограничений  на сию операцию в постановлении  правительства нет, а у нас,  как известно, то, что не запрещено,  разрешено.

1.2 Отпуск на два  отчётных периода.

 Если ежегодный оплачиваемый отпуск работника приходится на два отчетных периода, как в этом случае учитывать отпускные в целях налогообложения прибыли? На этот вопрос Минфин России ответил в письме от 04.04.2006 № 03-03-04/1/315. Такие расходы нужно учитывать пропорционально количеству дней отпуска, приходящихся на каждый отчетный период. То есть, например, в декабре учитываются расходы на отпускные за дни, которые приходятся на декабрь, а в январе – за дни, которые приходятся на январь. 
 
 
 
 

2.  Повышение окладов

 Если зарплата  была повышена в расчетном  периоде (12 календарных месяцев  до месяца отпуска), весь заработок  за предшествующие столь знаменательному  событию месяцы необходимо увеличить  на коэффициент повышения окладов.  Таково требование пункта 15 уже  упомянутого нами постановления  правительства № 213. Существенно  то, что данное правило относится  только к случаям, когда заработок  подняли во всей организации  или ее филиале, а не просто  отдельно взятому сотруднику.

Пример 1

 Работник  ООО «Ромашка» идет в отпуск  в июле 2007 г. на 28 календарных дней. Расчетный период для отпускных  — с 1 июля 2006 г. по 30 июня 2007 г.  С апреля его зарплата была  повышена с 10 000 до 12 000 руб. Значит, зарплату за период с июля 2006-го  по март 2007 г. необходимо увеличить  в 1,2 раза (12 000 руб. : 10 000 руб.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Отпуск по собственному желанию

Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению сторон. Основанием для предоставления такого отпуска будет являть письменное заявление работника. Отпуск предоставляется  по семейным обстоятельствам, либо по другим уважительным причинам.

 Работодатель  имеет право не удовлетворять  просьбу работника.

 Продолжительность  отпуска не регламентируется  законодательством, не устанавливается  при этом никаких ограничений. 

 Согласно  нормам ст. 128 ТК РФ, работодатель  обязан предоставить отпуск без  сохранения заработной платы:

- участникам  Великой Отечественной войны  - до 35 календарных дней в году;

- работающим  пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

- родителям  и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие  ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей  военной службы, либо вследствие  заболевания, связанного с прохождением  военной службы, - до 14 календарных  дней в году;

- работающим  инвалидам - до 60 календарных дней  в году;

- работникам  в случаях рождения ребенка,  регистрации брака, смерти близких  родственников - до пяти календарных  дней;

- в других  случаях, предусмотренных НК РФ, иными федеральными законами  либо коллективным договором.

 Кроме того, работодатель обязан предоставить  отпуск без сохранения заработной  платы:

- работникам, допущенным  к вступительным испытаниям в  имеющие государственную аккредитацию  образовательные учреждения среднего  профессионального образования, - 10 календарных дней;

- работникам, обучающимся  в имеющих государственную аккредитацию  образовательных учреждениях среднего  профессионального образования  по очной форме обучения, совмещающим  учебу с работой, для прохождения  промежуточной аттестации - 10 календарных  дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов - два месяца, для сдачи итоговых экзаменов - один месяц.

 Отпуск без  сохранения заработной платы  оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации.

 При расчете  суммы оплаты за отпуск большое  значение имеет определение расчетного  периода, а именно: полностью или  не полностью отработаны расчетные  периоды.

 Расчетный  период отработан полностью.

Нормы Постановления № 922, согласно которому если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

 Количество  календарных дней в неполном  календарном месяце рассчитывается  путем деления среднемесячного  числа календарных дней (29,4) на  количество календарных дней  этого месяца и умножения на  количество календарных дней, приходящихся  на время, отработанное в данном месяце.

 Согласно  п.11 Положения № 922 средний дневной  заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации  за неиспользованные отпуска  исчисляется путем деления суммы  фактически начисленной заработной  платы на количество рабочих  дней по календарю 6-дневной  рабочей недели. 
 
 
 
 
 

4. Сложности при  начислении отпускных.

Важнейшей проблемой  учета отпускных является порядок  признания расходов на их выплату. Ведь в соответствии с требованиями Трудового  кодекса РФ выплатить всю сумму  отпускных необходимо за три дня  до начала отпуска. Поэтому бухгалтер, конечно же, обязан сразу исчислить  всю сумму отпускных. Однако на практике довольно часто отпуск не «укладывается» в рамки одного календарного месяца, даже если его продолжительность  составляет всего 28 календарных дней – ведь работник может пойти в  отпуск не первого или второго  числа, а, скажем, 15-го или 25-го. И тогда  одна часть отпуска «попадет»  на один месяц, а вторая часть –  на другой месяц. А если речь идет об учителях, преподавателях вузов и  некоторых других работниках, часть  их отпуска может прийтись и на третий календарный месяц. 

 В недавнем  письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/641 – как, собственно, и в более ранних письмах,  о некоторых из которых уже  упоминалось и на нашем сайте  (например, в материале «Когда  отпуск приходится на два отчетных  периода»). – специалисты финансового  ведомства, опираясь на нормы  п. 7 ст. 255, а также п. 1 и п. 4 ст. 272 НК РФ, еще раз напоминают, что  при определении налоговой базы  по налогу на прибыль организаций  сумма начисленных отпускных  за ежегодный оплачиваемый отпуск  включается в состав расходов  пропорционально дням отпуска,  приходящимся на каждый отчетный  период.

Таким образом, отпускные надо делить, и не только в налоговом, но и в бухгалтерском  учете.

4.1 Деление отпускных.

Деление отпускных  на части, конечно же, должно найти  свое отражение в бухгалтерском учете.

 Поскольку  выплатить работнику нужно всю  сумму отпускных, по кредиту  счета 70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда» бухгалтер  должен сразу отразить всю  начисляемую сумму. И со всей  суммы он будет удерживать  НДФЛ и начислять ЕСН, взносы  на обязательное пенсионное страхование  и на обязательное социальное  страхование от несчастных случаев  на производстве и профессиональных  заболеваний.

 А вот при  отнесении начисляемых сумм на  расходы он как раз-таки и  произведет разделение:

 - сумму отпускных, приходящихся на текущий месяц (а также сумму ЕСН и обязательных взносов с этой части отпускных) бухгалтер должен отнести в дебет счетов учета текущих расходов – например, 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д.в зависимости от отраслевой специфики, должности и места работы сотрудника;

 - а ту сумму отпускных, которая приходится на следующий месяц (или следующие месяцы), как и сумму ЕСН и обязательных взносов с этой части отпускных, бухгалтеру следует отнести на предусмотренный в Плане счетов синтетический счет 97 «Расходы будущих периодов».

 Соответственно, в следующем месяце (или следующих  месяцах, если «разбиение» затрагивает  более двух отчетных периодов) сумма, отнесенная ранее на  счет 97, будет списана в составе  текущих расходов соответствующего месяца.

Пример 

 Инспектор  отдела кадров производственной  фирмы ООО «Рубин» Анищенко  Д.А. пошла в отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 25 сентября  по 22 октября включительно. Предположим,  что средний дневной заработок  сотрудницы, исчисленный в соответствии  с требованиями ст. 139 ТК РФ  и Положения № 213, составляет 514 руб. 

 Общая сумма  отпускных, которые следует выплатить  в сентябре, за 3 дня до ухода  Анищенко Д.А. в отпуск, составляет:

 514 руб. х 28 дн. = 14 392 руб.

 Однако, поскольку  на сентябрь приходится только 6 календарных дней отпуска (с  25 по 30 сентября включительно), в  расходы сентября можно включить  только:

514 руб. х 6 дн. = 3084 руб.

 Остальную  сумму – за оставшиеся 22 календарных  дня отпуска, приходящиеся на  октябрь – в сентябре следует  рассматривать в качестве расходов будущих периодов, подлежащих признанию в октябре 2007 года. Эта сумма составляет:

514 руб. х 22 дн. = 14 392 руб. – 3084 руб. = 11 308 руб.

4.2. Формирование резервов  на оплату отпусков.

Все вышесказанное  справедливо только в том случае, если организация не предусмотрела  в своей учетной политике формирование резерва на оплату отпусков.

 Если же  организация формирует такой  резерв – что, кстати, вполне  можно делать и в налоговом  учете на основании п. 24 ст. 255 и  ст. 234.1 НК РФ – бухгалтер будет  сразу относить всю сумму отпускных  (и, конечно же, ЕСН и обязательных  взносов) на уменьшение суммы  созданного ранее резерва, т.е.  в дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

Формирование резерва предполагает, что начиная с января бухгалтер ежемесячно производит отчисления в этот резерв, отражаемые по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов учета затрат в зависимости от должностей и мест работы отдельных работников.

 Кроме того, по итогам календарного года  бухгалтер должен провести инвентаризацию  резерва: сопоставить сумму сформированного  резерва и сумму фактически  начисленных отпускных, а также  проверить, нет ли необходимости  сформировать «переходящий» остаток  резерва (если, например, в текущем  календарном году не все работники  воспользовались своим правом  на очередной оплачиваемый отпуск). При необходимости резерв должен  быть доначислен, либо излишне  сформированная сумма резерва  должна быть сторнирована в  бухгалтерском учете и включена  в состав внереализационных доходов  в налоговом учете. 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

1. Налоговый кодекс РФ
2. Трудовой кодекс РФ
3. Письмо Минфина России от 12.07.2007 № 03-11-04/2/176
4. Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»
5. Самсонов И.С. Расчет отпускных: Виды отпусков и порядок их предоставления; Бухгалтерский учет и налогообложение отпускных.
6. Гулага Л.Д. Отпуска и отпускные: Расчет и налоги. Налог-Инфо, Статус-Кво, 2006