Служебная командировка

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). 

В соответствии со ст. ст. 167–168 ТК РФ, при направлении  работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой: 
– расходы по проезду; 
– расходы по найму жилого помещения; 
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); 
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. 

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ 
ПОДТВЕРЖДЕНИЕ 
И ЭКОНОМИЧЕСКОЕ 
ОБОСНОВАНИЕ

Прежде чем  направлять сотрудников в командировку, необходимо в коллективном договоре или Положении о служебных  командировках закрепить порядок  организации и оформления командировок. 
    В данном положении может быть определен регламент оформления следующих документов при направлении работника в служебную командировку: 
• Служебная записка о направлении в командировку. 
• Служебное задание для направления в командировку (форма № Т-10а). 
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9). 
• Командировочное удостоверение (форма № Т-10). 
 

После возвращения  из командировки сотрудник должен отчитаться о понесенных расходах на основании  следующих документов: 
• Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, подписанный уполномоченными должностными лицами. 
• Оформленное командировочное удостоверение (с печатями организации, куда направлялся сотрудник), приложенное к авансовому отчету. 
• Документы о найме жилого помещения. 
• Документы о фактических расходах на проезд в железнодорожном, воздушном, автотранспорте и пр. 
• Документы, подтверждающие иные обоснованные расходы. 
• Отчет о выполненной в командировке работе. 

Но отсутствие хотя бы одного документа не может являться нарушением ст. 252 НК РФ, по мнению экспертов, так как документально подтверждаются расходы на основании нескольких документов. Однако отсутствие или ненадлежаще оформленные документы могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, и налогоплательщику придется защищать свою позицию в судебном порядке (Постановление ФАС Московского округа от 10.02.2011 № КА-А40/18048-10). 

Продолжительность 
командировки.  
Продление 
командировки   

 Действующим  законодательством РФ не ограничивается срок нахождения работника организации в производственной командировке (Письмо УФНС по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@). Поэтому работодатель может направлять работника в служебную командировку на длительный срок.  
    На основании ст. 166 ТК РФ, командировка – это выполнение служебного поручения, после которого работник должен вернуться на постоянное место работы. 
    Работодателю следует учитывать, что в случае направления сотрудника в очень длительную командировку это можно расценить как перевод на другую работу, к которому должны применяться нормы ст. 72.1 ТК РФ. А значит, все расходы, связанные с командировкой не удастся учесть в целях налогообложения прибыли, так как перевод на другую работу не является командировкой. 
 

При задержке выезда командированного лица из места командировки организация вправе учесть в расходах для целей исчисления налога на прибыль стоимость билетов, гостиницы, суточных и пр. при наличии разрешения руководителя, закрепленного, например, в приказе (Письмо Минфина РФ от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 п. 2). В противном случае указанные расходы со дня окончания командировки по приказу нельзя будет принять в затратах. Кроме того, сумма расходов будет являться доходом работника, а значит, придется удержать НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74). 
    В случае задержки командировки по вине транспортной компании (задержка рейса) для подтверждения данного обстоятельства необходимо получить справку от авиакомпании с указанием причин и времени фактического отправления. 

НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ. НДФЛ И СТРАХОВЫЕ  ВЗНОСЫ 

Расходы на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством  и реализацией на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ для предприятий, применяющих  общий режим налогообложения. Для организаций на упрощенной системе налогообложения расходы на командировки указаны в пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. 
    Командировочные расходы не облагаются НДФЛ, так как относятся к компенсационным выплатам (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако такие расходы не облагаются НДФЛ в пределах норм. Об установлении суточных выше нормы пойдет речь в следующем разделе. 

СУТОЧНЫЕ

Суточные не нормируются и включаются в состав расходов в полном объеме, закрепленном в коллективном договоре или ином нормативном акте организации. 
    Однако налогоплательщику необходимо учесть, что, согласно абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, суточные не облагаются НДФЛ в пределах не более 700 рублей в день на территории РФ и не более 2500 рублей в день в заграничной командировке. 
    Для выплаты суточных работнику не требуется подтверждения израсходованных средств (чеки, акты и пр.). Необходимо лишь правильно рассчитывать количество суток нахождения в командировке, основываясь на п. 4 Положения № 749.  
Так, если время прибытия, указанное в билете, 23:45 (01.08.2011), то суточные положены за 01.08.2011, а за 02.08.2011 не выплачиваются. Если у сотрудника есть документальное подтверждение от авиакомпании, что рейс был задержан и самолет прилетел в 00:20 (02.08.2011), то суточные платятся и за 01.08.2011, и за 02.08.2011. 

Более того, налоговые  органы требуют при выплате суточных по однодневным командировкам удерживать у сотрудника НДФЛ. Но на основании  ТК РФ, в частности ст. ст. 167–168, сотруднику гарантируется компенсация в  виде расходов, понесенных в командировке, в том числе и суточные. В ТК РФ нет ограничений на продолжительность командировки, то есть работодатель обязан компенсировать расходы независимо от того, едет сотрудник в командировку на день или на два дня. К тому же суточные – это компенсация, а не выгода сотрудника, что противоречит ст. 41 НК РФ и, соответственно, не может являться доходом, облагаемым НДФЛ. 
 

Таким образом, выплачивая суточные за один день командировки, организация не сможет данные расходы  учесть в целях налогообложения  прибыли. По вопросу обложения НДФЛ указанных расходов организация может столкнуться с претензиями со стороны контролирующих органов. 
 

БИЛЕТЫ 

В расходы можно  включить всю стоимость билетов, в том числе страховой взнос  на обязательное личное страхование  и предоставление постельных принадлежностей (п. 26 Положения № 749). 
    Железнодорожный билет является бланком строгой отчетности и, следовательно, является основанием для принятия к вычету НДС. Также бланком строгой отчетности является и авиабилет (Письмо УФНС по г. Москве от 31.08.2009 № 16-15/090448.1). 

В последнее  время бухгалтеры чаще всего имеют  дело с электронными билетами, особенно при использовании сотрудником  воздушного транспорта. В данном случае в авансовый отчет работник должен приложить маршрут/квитанцию электронного авиабилета (распечатку на бумажном носителе), а также посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в билете маршруту (Письма Минфина РФ от 07.06.2011 № 03-03-07/20, от 01.02.2011 № 03-03-07/1).  

В маршруте/квитанции авиабилета указываются такие реквизиты, как фамилия и имя сотрудника, дата вылета, маршрут, а также стоимость перевозки и уникальный номер билета. При приобретении сотрудником билета самостоятельно необходимо приложить к авансовому отчету дополнительно чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату. 

Внимание! При  заказе железнодорожных билетов  через Интернет сотруднику необходимо пояснить, какие документы от него требуются, чтобы не возникало проблем  с принятием расходов и вычетом  НДС.   

 Также при  покупке билетов через организацию-посредника  подтверждением расходов на проезд  при отсутствии оригиналов билетов  могут быть счета, накладные  и счета-фактуры от посредника (Постановление ФАС Московского  округа от 21.03.2011 № КА-А40/1515-11). 

ВОЗВРАТ БИЛЕТОВ

В данном случае приходится возвращать билеты, вследствие чего образуется разница между ранее  купленным билетом и полученными  деньгами.    

 Иногда командировки  отменяются или переносятся на  другой срок по производственным  причинам, болезни сотрудника, направляемого в командировку, – а билеты уже куплены.

В данном случае приходится возвращать билеты, вследствие чего образуется разница между ранее  купленным билетом и полученными  деньгами.

В данном случае следует к авансовому отчету приложить объяснительную записку, подтверждающую обоснованность возврата билета, приказ об отмене командировки

   В бухгалтерском  учете разница между стоимостью  билета и суммой, полученной при  возврате этого билета, должна  быть признана в составе расходов  на основании п. 11 ПБУ 10/99 и отражена проводкой: Дт 91.2 Кт 71.1. 
    Сумма НДС при этом не принимается к вычету, так как не выполняется условие п. 1 ст. 172 НК РФ, то есть услуга не оказана. Сумма НДС в бухгалтерском учете отражается записью: Дт 91.2 Кт 19. В целях налогообложения прибыли данная сумма НДС не учитывается  
 

Проживание 
в командировке

Документами, подтверждающими  факт оплаты гостиничных услуг, являются чеки ККТ либо бланки строгой отчетности. Без предоставления документов по проживанию учесть в целях налогообложения прибыли такие расходы не удастся

 Документом, подтверждающим расходы на проживание  в гостинице, будет являться  счет из гостиницы. В счете  должны быть указаны время  проживания командированного, стоимость  проживания в день и за весь  период; также должна стоять отметка  об оплате услуг гостиницы. Счет должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью.  
    Если гостиница не разработала свой бланк строгой отчетности и продолжает выписывать чек по форме № 3-Г, она обязана пробивать чек ККМ  
 

Суммы НДС, указанные  в бланках строгой отчетности, выдаваемых гостиницами гражданам, в том числе находящимся в служебной командировке, в которых налог выделен отдельной строкой, принимаются к вычету

       Организация может самостоятельно  оплачивать услуги гостиницы  через расчетный счет. Для этого необходимо заключить договор об оказании услуг по проживанию с гостиницей. Оправдательными документами будут являться счета-фактуры и акты, выписанные гостиницей на организацию.   Такие расходы фирма списывает на командировки. При этом в оправдательных документах должны быть точно указаны ФИО сотрудника, период проживания, стоимость и прочие реквизиты. 

Также организация  может обязать сотрудников останавливаться  только в гостиницах, с которыми предприятием заключены договоры, или  в «проверенных» гостиницах, список которых утвержден руководителем организации. В данном случае целесообразно периодически требовать у гостиниц прайс-листы на услуги. 

Дополнительные  услуги

Нередко бывает, что в стоимость проживания в  гостинице включен завтрак. В  случае когда в счете указывается завтрак, организация не сможет включить затраты в целях налогообложения прибыли в сумме дополнительной услуги. Таков же порядок обложения налогами на дополнительные услуги гостиницы, которые не могут быть экономически обоснованы, а именно: услуги прачечной, химчистки, оздоровительные, развлекательные и прочие услуги. Если организация оплачивает сотруднику такие расходы, то у работника необходимо удержать НДФЛ. 

А вот услуги по перевозке, хранению багажа могут  быть включены в расходы при налогообложении прибыли, если они экономически обоснованы. Служебную записку с обоснованием данных расходов сотрудник прилагает к авансовому отчету после возвращения из командировки. 
    Также сотруднику в командировке необходимо воспользоваться Интернетом, связью. Такие услуги можно будет включить в расходы, но в прочие (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), если они экономически обоснованы. При этом желательно наличие расшифровки телефонных номеров, которую работник прилагает вместе с заявлением на возмещение расходов. Правомерность отнесения услуг связи и Интернета в командировке на расходы подтверждают и суды  

Расходы по оплате услуг зала официальных делегаций (VIP-зала аэропорта), оказанных работнику, направленному в служебную командировку, даже если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрена такая возможность и определен размер соответствующих выплат, облагаются НДФЛ и страховыми взносами  
 

Заказ билетов через  посредников. 
Бронирование гостиниц

В последнее  время при покупке билетов  фирмы все чаще действуют через организации-посредники, которые покупают и привозят билеты на основании договора и за эти услуги получают денежное вознаграждение. Однако далеко не все фирмы-посредники правильно оформляют документы, что приводит к последствиям для организации, приобретающей билеты. Так, фирмы-агенты должны выставлять счет-фактуру только на свои услуги, то есть сервисный сбор. Но встречаются случаи, когда агенты выставляют счета-фактуры также и на суммы билетов, чего делать нельзя. Ведь сами билеты являются бланками строгой отчетности, и брать к вычету НДС возможно только по первичным документам, то есть билетам.     Однако суд в Постановлении ФАС Московского округа поддержал налогоплательщика и разрешил принять к вычету НДС на основании не билетов, а счетов-фактур, выписанных организацией-посредником. 
 

Сервисные (комиссионные) сборы, выплачиваемые организациям-посредникам  при покупке железнодорожных  и авиабилетов учитываются в  качестве сумм комиссионных сборов и  иных подобных расходов за выполненные сторонними организациями работы  
 

Рассмотрим случай, когда у организации-посредника был куплен железнодорожный билет, но не использован, а сдан в кассу  вокзала. В данном случае должны быть сделаны следующие проводки: 
Дт 60 Кт 51 – плата за билет организации-продавцу; 
Дт 50.3 Кт 60 – принят к учету приобретенный билет; 
Дт 26 Кт 60 – сумма комиссионного (сервисного) сбора учтена в затратах; 
Дт 19 Кт 60 – выделен НДС с комиссионного (сервисного) сбора организации-продавца; 
Дт 68 Кт 19 – зачтен НДС с суммы комиссионного (сервисного) сбора; 
Дт 71.1 Кт 50.3 – выдан билет сотруднику; 
 

После сдачи  авансового отчета: 
Дт 26 Кт 71.1 – отражены расходы по оплате проезда – стоимость нового билета, купленного сотрудником в кассе вокзала (авансовый отчет); 
Дт 19 Кт 71.1 – выделен НДС с нового билета (авансовый отчет); 
Дт 68 Кт 19 – зачтен НДС с нового билета; 
Дт 91.2 Кт 71.1 – разница между стоимостью сданного билета и суммой полученных наличных при возврате учтена в составе расходов (авансовый отчет); 
Дт 19 Кт 71.1 – выделен НДС с разницы (авансовый отчет); 
Дт 91.2 Кт 19 – НДС с разницы списан в состав расходов; 
Дт 26 Кт 60 (сторно) – сумма комиссионного сбора с билета, который возвращен; 
 

Дт 91.2 Кт 60 –  сумма сбора учтена в составе  прочих расходов; 
Дт 68 Кт 19 (сторно) – сумма НДС с комиссионного сбора с билета, который возвращен; 
Дт 91.2 Кт 19 – сумма НДС с комиссионного сбора учтена в составе прочихрасходов. 
     Затраты на бронирование и оплату номера на имя работника организации, осуществленные налогоплательщиком от лица ответственного сотрудника, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в целях налогообложения прибыли  
 

Бухгалтерский учет 

Авансовый отчет  сдается в течение трех рабочих  дней со дня возвращения из командировки

         В бухгалтерском учете командировочные  расходы отражаются следующим  образом: 
Дт 71.1 Кт 51 (50) – Выписка банка (расходный кассовый ордер). Перечислены денежные средства под отчет сотруднику на банковскую карту (выданы через кассу наличные денежные средства). 
Дт 26 (20, 25, 44,…) Кт 71.1 – Авансовый отчет. Отражены суточные, расходы на проезд, проживание и т.д. 
 

Также могут  быть в авансовом отчете отражены следующие проводки: 
Дт 19 Кт 71.1 – сумма НДС с расходов подотчетного сотрудника, 
Дт 10 Кт 71.1 – расходы по покупке каких-либо материалов в командировке. 
    Если сотрудник израсходовал в командировке меньше, чем брал под отчет, то он возвращает деньги в кассу либо данная сумма удерживается из заработной платы.    

 Если сотрудник  израсходовал больше, чем брал под отчет, то ему выплачивается перерасход: Дт 71.1 Кт 50 (51)  
 

Заграничные  командировки 

Учет расходов на заграничную командировку несколько  отличается от командировок внутри страны. 
    При направлении работника в командировку за пределы территории РФ командировочное удостоверение не оформляется, кроме командировок в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения.    

 В данном  случае важно наличие правильно  оформленного приказа руководителя  о направлении в командировку, где указывается продолжительность, место (страна и город) и прочее. К авансовому отчету прилагается копия заграничного паспорта с отметками пограничных органов, где указывается дата пересечения границы  
 

Такой порядок  касается всех документов, подтверждающих командировочные расходы. 
Документ, выдаваемый в зарубежном отеле в подтверждение расходов на проживание, необходимо построчно перевести на русский язык.

     При  направлении в заграничную командировку, в отличие от командировок  внутри страны, сотруднику дополнительно возмещаются следующие экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы:

     –  Оформление заграничного паспорта, визы и иных выездных документов. 
– Обязательные консульские и аэродромные сборы. 
– Сборы на право выезда или транзита автомобильного транспорта. 
– Оформление обязательной медицинской страховки. 
– Иные обязательные платежи и сборы. 
 

Важна для заграничных  командировок валюта, которой расплачивается работник.

     При  направлении работника в командировку  на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник. 
    Перерасчет валютных суточных в рубли производится по курсу, действовавшему на дату фактической выплаты суточных, а не на дату утверждения авансового отчета  
 

Ревизия командировочных  расходов

Ревизор проверяет  правильность оформления и использования  типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных.  
 

Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогообложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.