Служебные письма. 2

Содержание

Введение 

1. История делового  письма

2. Служебные письма

3. Классификация документов составляющих служебную переписку

4. Разновидности служебных писем

Заключение 

Список литературы

Введение

   С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма  на  пергаменте.  Неважно  на  чем,  но человек  старался  высказать  свои  мысли  и  чаяния   посредством   письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью  которых  человек осуществлял  обмен  информацией,  делал  предложения  и   вел   переговорное общение.

   Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства, историк рассматривает документ как исторический источник, кибернетик-документалист видит в нем носителя информации вообще, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

   Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Деловая переписка между партнерами может многое рассказать - не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

   Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средством общения между юридическими и физическими лицами и при этом пересылаются от автора адресату. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. История делового  письма 

   Еще в  начале 18 века, в России  начали  издаваться  сборники  образцов документов называемые «письмовник».

      Предшественниками «письмовников»  были  «формулярники»,  известные   на Западе уже в 7 в., а в  России – с первой трети  16  столетия  (в  частности,  «формулярники»  московской  митрополичьей  кафедры)  –  описания  реквизитов документа,   расположенных   в   определенной   последовательности.   Ранние письмовники были своеобразными подручными  сборниками,  «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали  образцы  построения  документов  по  определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений,  являвшихся  неотъемлемой  частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой  вид ранних письмовников «титулярники», содержавшие сведения  о том,  как  записывать полный царский титул. Сферу частных отношений  и  частной  переписки  ранние письмовники не регламентировали.

      Для актов, сделок и прошений  обычно  использовали  гербовую  бумагу  с искусственными клеймами  и с изображением государственного  герба.  Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата. Требования к почерку  были  достаточно  высоки:  он  должен  был  быть четким,  чистым  и  красивым.  Цвет  бумаги,  которая  могла   быть   синей, оранжевой,  палевой  и  прочей,  авторы письмовника   советовали   выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса.

      Письма отправляли в конвертах,  а конверты запечатывали  облатками   или сургучом: первым запечатывали  только записки и редко письма,  все  остальное сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч  большей  частью  красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом. В советское время жанр  «письмовников»  был  подвергнут  осмеянию  как «пережиток  буржуазного  прошлого».  Частная  переписка  могла  подвергаться досмотру почтовой  цензуры,  умение  писать  письма  утрачивалось,  значение деловой  корреспонденции  недооценивалось.   При   отсутствии   конкуренции, свободного предпринимательства не  требовались  ни  красноречие,  ни  умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто  обращал  внимание  эпистолярный

этикет. 
 
 
 
 
 

2. Служебные письма

    Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой. Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

   Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. В письмах используют следующие формы изложения текста:

· от первого  лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого  лица единственного числа («считаю  необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство  не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

 В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.  Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

· письмо оформляется  на должностном бланке;

· письмо носит  конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Там же.

   Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать. В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение «господа», либо добавление к имени и отчеству определения «уважаемый». Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - оттиск печати. По характеру информации письма имеют много разновидностей. Рассмотрим это в следующей главе. 

3. Классификация документов составляющих служебную переписку

Служебные письма - это самый распространенный вид  деловых документов. Существует множество  способов классификации служебных  документов. Вот, например, некоторые  из них.

1). По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы

по административным вопросам;

вопросам материально-технического снабжения;

планирования;

бухгалтерского  учета;

подготовки кадров;

внешнеторговой  деятельности и т.д.;

2). По происхождению документы делятся на официальные и личные.

Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).

Личные  документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

3) По месту составления документы делятся на:

внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и

внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

Документооборот в организации осуществляется в  виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие  этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). 
 
 
 
 
 
 
 

4. Разновидности служебных писем

Сопроводительное  письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…», «В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…», «В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…».

Текст сопроводительного письма может  содержать просьбы, пояснения, связанные  с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения. Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами сопроводительного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений.

Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также, в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас провести...», «Просим Вас предоставить..."» «Просим Вас сообщить...» и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса...», «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.

В одном  письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)», «Одновременно просим Вас...».

Письмо-просьба  оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-просьбы являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом  письма-запросы составляются так  же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем  организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа. Письмо-запрос оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-запроса являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе

Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении  писем-ответов должен соблюдаться  принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от №...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без  объяснения, поэтому письмо-отказ  целесообразно начинать с обоснования  отказа: «В связи с…». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-ответ  оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения - письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: «Сообщаем Вам, что…», «Доводим до Вашего сведения, что…», «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».Письмо-сообщение оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Если  подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко  изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать  их и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на ...)».

Письмо-подтверждение  может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-подтверждения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе.

Информационное  письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные  письма нередко носят типовой  характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней  подведомственным организациям или  организациям определенного типа. В  информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные  письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. Информационное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться  могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя  лицами: руководителем организации  и главным бухгалтером. Гарантийные  письма также удостоверяются печатью  организации. Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий  с целью их привлечения или  приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение  может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно, или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения руководитель организации  или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться  и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Письмо-извещение  оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-извещения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения.

Отличается  от письма-извещения тем, что может  оформляться не на бланке, иметь  различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста - орнамент, рисунки и т.п.