Содержание и структура системы управления организацией

Министерство сельского  хозяйства продовольствия РФ 
Департамент научно-технологической политики и образования 
Федеральное государственное образовательное учреждение 
высшего профессионального образования 
Волгоградский Аграрный Университет

Кафедра: «Менеджмента»

Дисциплина: «Организация сельскохозяйственного производства»

Р е  ф е р а т

 

На тему: «Содержание и структура системы управления организацией»

 

 

 

 

Выполнила: студентка гр.Бух-43

№5109257

Проверил: Панов А.А.

 

 

 

Волгоград 2012

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение.........................................................................................3
2. Общие понятия..............................................................................4
3. Структура СУО.............................................................................6

1. Внешняя среда СУО...........................................................10
2. Внутренняя среда СУО:

1б) Научное обоснование СУО.............................................................13

2б) Целевая подсистема СУО................................................................15

3б) Обеспечивающая подсистема СУО.................................................16

4б) Управляемая подсистема СУО........................................................19

5б) Управляющая подсистема СУО......................................................19

4. Заключение...................................................................................20
5. Список использованной литературы...........................................21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ВВЕДЕНИЕ

Для полного совершенства надо, чтобы подготовка была труднее  самого дела.

Ф. Бэкон 

Главный талант руководителя — собрать нужные ресурсы 

в нужном месте  и в нужное время.

А. Гастев

 «Система управления  организации» - одно из ключевых  понятий Теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ.

Система – это целое, созданное  из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов.  Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь (см. рис. 1).

Рис. 1. Схема функционирования системы.

    

Управление – это процесс  воздействия на систему с целью  поддержания заданного или перевода её в новое состояние.

Система управления:

– механизм такого воздействия;

– совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении (см. рис.2).

Рис. 2. Схема системы с  механизмом управления.

    

При этом любая система  управления должна иметь четыре основных элемента:

1. Выход основной системы.

2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода.

3. Канал обратной связи.

4. Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие (см. рис. 3).

Рис. 3. Схема системы управления организации.

    

Очевидно, что именно система  управления организации имеет возможность адекватно реагировать на внешние и внутренние воздействия, что придаёт организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает её саморегулируемой.

 

 

3. СТРУКТУРА СУО

В соответствии с сущностью  системного подхода система управления организацией (система менеджмента) должна состоять из внешнего окружения (за «черным ящиком») и внутренней структуры (внутри «черного ящика»). В 1995 г. в книге автора «Менеджмент конкурентоспособности товара» была обоснована необходимость проектирования внутренней структуры СУО из пяти подсистем:

1) научное обоснование  системы; 

2) целевая подсистема;

3) обеспечивающая подсистема;

4) управляемая подсистема;

5) управляющая подсистема.

По отношению к «черному ящику» целевую подсистему рационально  помещать на его «выходе», а обеспечивающую (энергетическую) — на «входе». Научное обоснование системы связано со всеми подсистемами СУО, поэтому оно должно находиться в центре «черного ящика». Таким образом, структура СУО будет иметь следующий вид (рис. 1.1). Опишем ее.

К внешнему окружению СУО относятся «вход», «выход», связи с внешней средой и обратная связь. Внутренняя структура СУО состоит из пяти подсистем.

К «входу» системы относится все, что получает организация для производства товаров, новшеств и оказания услуг сторонним организациям (то есть компонентам «выхода» системы). К компонентам «входа» относятся поступающие в организацию извне новшества, сырье, материалы, комплектующие изделия, энергия, информация, новое оборудование, вновь поступающий в организацию персонал, документы и т. д. Задача органов управления сводится к обеспечению конкурентоспособного «входа» системы путем проведения маркетинговых исследований и отбора наиболее конкурентоспособных поставщиков; если «вход» будет неконкурентоспособным, то при любом уровне процесса по переработке «входа» в «выход» параметры «выхода» системы тоже будут неконкурентоспособными.

 «Выходом» СУО являются выпускаемая организацией продукция (товары), новшества для продажи, оказываемые сторонним организациям услуги.

Основными условиями обеспечения  стратегической конкурентоспособности «выхода» являются:

1) высокое качество стратегических  маркетинговых исследований и  обоснованность нормативов конкурентоспособности  будущих товаров, услуг, новшеств;

2) обеспечение конкурентоспособных  параметров «входа» системы в  процессе ее функционирования;

3) обеспечение конкурентоспособных  параметров процесса в системе;

4) изучение конъюнктуры  рынка, применение эффективных  стратегий рекламы товара, каналов  его распространения (сбыта), сервисного  обслуживания и других инструментов рыночного механизма.

К компонентам  обратной связи СУО относятся дополнительные требования и рекламации потребителей, новая информация по научно-техническому прогрессу и конъюнктуре рынка и т. п. Обратная связь может быть как с организацией-изготовителем непосредственно, так и с поставщиками «входа» системы (например, с изготовителем двигателя как комплектующего изделия для автомобиля, изготовителем кинескопа как комплектующего изделия телевизора).

Рис. 1.1. Структура системы управления организацией

К внешней среде СУО относятся макросреда, инфраструктура региона (мезосреда) и микросреда организации, они будут рассмотрены в п. 1.2.

Подсистема научного обоснования системы состоит из следующих компонентов: изучение механизмов действия экономических законов и законов организации (1.1); применение научных подходов к управлению (1.2); применение принципов управления различными объектами (1.3); применение современных методов и моделей управления (1.4). Эта подсистема будет рассмотрена в п. 3.3.

Целевая подсистема СУО состоит из следующих компонентов: повышение качества выпускаемых товаров и выполняемых услуг (2.1); ресурсосбережение по стадиям жизненного цикла выпускаемых товаров (2.2); расширение рынка сбыта товаров (2.3); организационно-техническое развитие производства (2.4); повышение качества сервиса потребителей товаров (2.5); социальное развитие коллектива и охрана окружающей природной среды (2.6). Эта подсистема будет рассмотрена в п. 1.4.

Обеспечивающая  подсистема состоит из следующих компонентов: методическое обеспечение (3.1); ресурсное обеспечение (3.2); информационное обеспечение (3.3); правовое обеспечение (3.4). Эта подсистема будет рассмотрена в п. 3.5.

Управляемая подсистема как объект управления субъектом (персоналом) состоит из следующих компонентов: стратегический маркетинг (4.1); инновационный менеджмент (4.2); финансовый менеджмент (4.3); организация производства (4.4); тактический маркетинг (4.5); организация сервиса потребителей товаров (4.6). Эта подсистема будет рассмотрена в п. 3.6.

Управляющая подсистема как субъект управления состоит из следующих компонентов: управление персоналом (5.1); разработка рациональных управленческих решений (5.2); оперативное управление реализацией решений (5.3). Эта подсистема будет рассмотрена в п. 1.7.

На рис. 1.1 внутри «черного ящика» связи между подсистемами указаны без стрелок, так как они, как правило, все прямые и двусторонние. Соединения связей внутри «черного ящика» свидетельствуют о том, что выполнение любой операции (общей функции) по любому компоненту управляемой подсистемы (стратегического маркетинга, инновационного менеджмента и т. д.) требует применения или выполнения требований всех компонентов подсистемы научного обоснования, обеспечивающей и управляющей подсистем СУО.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3А). ВНЕШНЯЯ СРЕДА СУО

К внешней среде системы (организации, фирмы и т. п.) относятся  макросреда, инфраструктура региона (мезосреда) и микросреда.

На рис. 1.2 в качестве примера  показаны связи фирмы с внешней  средой: прямые или косвенные связи между фирмами внутри региона (1), влияние факторов инфраструктуры региона на устойчивость и эффективность фирмы (2), факторов макросреды на эффективность и качество работы региона (3), факторов макросреды на устойчивость и эффективность работы фирмы (4) и факторов взаимодействия фирм разных регионов (5). Односторонняя прямая связь между контуром факторов макросреды и инфраструктуры региона (5) означает законодательное и налоговое воздействие федеральных органов управления страны на регион, косвенная двусторонняя связь между этими контурами означает взаимное влияние по другим факторам (табл. 1.1).

К компонентам внешней  среды, влияющим на эффективность и  устойчивость функционирования фирмы, относятся те, на которые фирма не может воздействовать и которыми она не управляет. Такие компоненты влияют на фирму напрямую (налоговая система, политика поставщиков, потребителей и др.) либо косвенно (политическая, экономическая и другие сферы страны). Одним из них является макросреда. Факторы макросреды фирмы оказывают влияние на нее косвенно.

Следующим компонентом внешней  среды является инфраструктура региона (прежде всего города) (или мезосреда), где территориально расположена фирма и которая существенно влияет на эффективность и устойчивость ее функционирования. Инфраструктура влияет на работу фирмы в основном косвенно.

Целесообразно исследовать, какие региональные факторы способствуют более полному удовлетворению физиологических, социальных и духовных потребностей населения или коллектива фирмы. Попытаемся это сделать (табл. 1.2).

Каждый регион заинтересован  в увеличении удельного веса конкурентоспособной продукции фирм и соответственно в увеличении массы прибыли фирм и региона. От качества работы во всех отраслях инфраструктуры региона во многом зависит устойчивость и эффективность работы каждой фирмы. Поэтому регион как глобальная система должен всячески помогать своим компонентам — фирмам. Эффективность глобальной системы будет увеличиваться при совершенствовании связей в системе.

И последним компонентом  внешней среды является микросреда организации.

Рассмотренные факторы макросреды и инфраструктуры региона влияют на устойчивость и эффективность функционирования фирмы косвенно, ими фирма сама не имеет возможности управлять. Конечно, чем больше удельный вес фирмы в объеме производства региона или страны, тем больше фирма будет влиять на эту форму внешней среды, и, наоборот, внешняя среда будет оказывать большее влияние на фирму.

К факторам микросреды фирмы мы относим: непосредственных конкурентов фирмы по выпускаемым ею товарам; всех конкурентов поставщиков («входа»); маркетинговых посредников фирмы по «входу» и «выходу» системы; контактные аудитории. Чем выше конкуренция по «входу» и «выходу» системы, тем выше будет конкурентоспособность выпускаемых фирмой товаров. Упрощенная схема влияния микросреды фирмы на ее функционирование представлена на рис. 1.3, на котором показано, что из внешней среды на фирму «давят» контактные аудитории. Конкуренты поставщиков фирмы «выталкивают» из данного сегмента непосредственных поставщиков, с которыми она заключила контракты, и относятся в данный момент к ее «входу». Конкуренты фирмы по выпускаемым ею товарам тоже «выталкивают» ее из данных сегментов, т. е. оказывают сопротивление (поэтому стрелки направлены против хода). Маркетинговые посредники по «входу» и «выходу» фирмы содействуют (помогают) ей в реализации поставленных целей.

Факторы и показатели микросреды приведены в табл. 1.3. Поставщики и потребители относятся к  «входу» и «выходу».

Рис. 1.3. Упрощенная схема влияния микросреды фирмы на ее функционирование

 

 

 

 

 

 

 

3Б) ВНЕШНЯЯ  СТРУКТУРА СУО

1б) Научное обоснование СУО

Главной подсистемой СУО  является подсистема научного обоснования, которая определяет конкурентоспособность и эффективность организации. В настоящее время объем работы, выполняемой по научному обоснованию построения и функционирования системы управления, составляет не более 10 % от предлагаемого нами объема. Вследствие этого эффективность использования ресурсов (затраты ресурсов на единицу конечного продукта потребления) примерно в 2–3 раза ниже, чем в развитых странах (от Японии и США Россия отстает троекратно), удельный вес конкурентоспособной на внешнем рынке отечественной промышленной продукции составлял в 2002 г. порядка 0,4 %, по жизненному уровню Россия находилась в 2004 г. на 105-м месте в мире.

Идея повышения научного уровня СУО заключается в том, что эффективность умственного труда высококвалифицированных специалистов, ученых и менеджеров в сотни-тысячи раз выше эффективности физического труда. Лучше затратить дополнительный рубль на стадии стратегического маркетинга и планирования, чем терять тысячи рублей на стадии эксплуатации (применения) продукта.

К компонентам  подсистемы научного обоснования СУО относятся:

1. изучение механизмов действия экономических законов и законов организации;
2. применение научных подходов к управлению;
3. применение принципов управления различными объектами;
4. применение современных методов и моделей управления различными объектами.

1. Механизм переходной экономики, в которой находится Россия, сверхсложный, так как он сочетает элементы плановой (административно-командной) и рыночной экономик. В РФ рыночные инструменты работают только в некоторых подотраслях и сферах деятельности. При благоприятных условиях эффективные рыночные отношения как система экономических, правовых и нравственно-психологических отношений в России могут быть сформированы только лет через 20—30. До этого страна должна строить переходную экономику, компонентами которой являются:

• «невидимая рука» рынка (рыночная экономика);
• «видимая рука» экономики обоснованного государственного регулирования (плановая экономика);
• международная конкуренция с учетом международной интеграции, новых информационных технологий, стандартизации и сертификации.

2. К научным подходам к управлению относятся: системный подход; логический подход; комплексный подход; виртуальный подход;маркетинговый подход; деловой подход (впервые разработан нами) и др.

3. В состав компонентов научного обоснования СУО обязательно должны включаться и принципы управления различными объектами. Рассмотренные в учебной и научной литературе, они не охватывают весь круг аспектов, характеризующих особенности данного объекта или функции, бессистемны и некомплексны, что не позволяет в самом начале процесса разработки решения проблемы осветить ее со всех сторон.

4. В подсистему научного обоснования СУО нами включены и разработаны следующие принципы: управления экономикой (нами они существенно дополнены и уточнены); анализа объектов; прогнозирования; планирования; экономического обоснования; рационализации структур (нами они существенно дополнены и уточнены); оценки конкурентоспособности различных объектов.

 

 

 

 

 

 

2б) Целевая подсистема СУО

Целевая подсистема состоит из следующих компонентов (подцелей):

1. повышение качества выпускаемых товаров и выполняемых услуг;
2. ресурсосбережение по стадиям жизненного цикла выпускаемых товаров;
3. расширение рынка сбыта товаров;
4. организационно-техническое развитие производства;
5. повышение качества сервиса товаров;
6. социальное развитие коллектива и охрана окружающей природной среды (ОПС).

Перечисленные компоненты (подцели) направлены на выполнение трех целей  организации: повышение конкурентоспособности  выпускаемых товаров и организации (эту цель выполняют подцели 1, 2 и 5); повышение эффективности функционирования организации (подцели 1, 2 и 3); комплексное развитие организации (подцели 4 и 6). Взаимосвязи подцелей и целей организации представлены в виде логической схемы (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Взаимосвязи подцелей и целей организации

 

 

3б) Обеспечивающая подсистема СУО

Компонентами обеспечивающей подсистемы являются: методическое обеспечение; ресурсное обеспечение; информационное обеспечение; правовое обеспечение. Ниже приводится краткое содержание этих компонентов.

Прежде всего рассмотрим такой компонент обеспечивающей подсистемы СУО, как методическое обеспечение.

Все теоретические, методические и практические вопросы по разработке, функционированию и развитию системы менеджмента должны быть обоснованы и изложены в соответствующих нормативно-методических документах межгосударственного (международного), национального, республиканского, регионального либо фирменного уровня. В межгосударственных документах должны регламентироваться все общие вопросы сохранения планеты Земля, мира, экологии, безопасности товаров и услуг, прав человека, стандартизации и др. Национальные нормативно-методические документы должны дальше развивать вопросы, которые регламентируются в межгосударственных документах, и т. д. Но документы нижестоящего уровня ни в коей мере не должны противоречить документам вышестоящего уровня.

Создание системы нормативно-методических документов, правил, терминологии, норм международного характера значительно упростит построение каждой фирмой системы менеджмента, повысит эффективность использования природных ресурсов, труда и капитала как главных факторов обеспечения благосостояния, повышения качества жизни.

Следующим компонентом обеспечивающей подсистемы СУО является ресурсное обеспечение.

Цели ресурсного обеспечения производственного менеджмента:

• своевременное обеспечение фирмы необходимыми видами ресурсов требуемого качества и количества;
• улучшение использования ресурсов.

Различаются следующие виды ресурсов: ресурсы внешней среды; трудовые ресурсы; материальные ресурсы (сырье, материалы, комплектующие изделия, топливно-энергетические ресурсы и др.); основные производственные фонды; финансовые ресурсы — собственный капитал, заемный капитал, нематериальные активы и пр.; информационные ресурсы; организационные ресурсы; совокупные ресурсы — сумма предыдущих видов ресурсов в денежном выражении.

Наличие и состав ресурсов определяются объемом конкретного  вида ресурса, его структурой по номенклатуре и ассортименту, качеством и сроками поставок.

Перейдем к третьему компоненту обеспечивающей системы СУО. Им является информационное обеспечение, одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация».

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает сведения, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникация — это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, общий коммуникативный смысл может быть утрачен.

В процессе коммуникации можно  выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал — средство передачи информации.
4. Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Четвертым компонентом обеспечивающей подсистемы СУО является правовое обеспечение, которое основано на законодательных и нормативных актах по различным вопросам разработки, функционирования и развития системы, принятых на федеральном (государственном) и региональном уровнях. К этим документам относятся действующие федеральные законы, постановления правительства и федеральных органов управления, государственные стандарты.

Правовое обеспечение  системы менеджмента осуществляется по следующим направлениям:

1. правовые вопросы функционирования экономики страны (по приватизации, развитию предпринимательства, налоговой системе, финансовой и кредиторской политике, внешнеэкономической деятельности и др.);
2. законы и нормативные акты по системам: стандартизации; метрологии; сертификации товаров и услуг; защиты прав потребителей; антимонопольной политики; управления качеством товаров; безопасности и охраны труда и др.;
3. законы и нормативные акты по регулированию безопасности и взаимозаменяемости товаров, ресурсосбережению, развитию производства, социальному развитию коллективов, охране окружающей природной среды;
4. правовое регулирование образования и функционирования фирмы.

Без качественного правового  обеспечения системы менеджмента  фирмы по перечисленным направлениям вообще невозможно обеспечить ее стабильное и эффективное функционирование, так как каждая фирма является подсистемой системы более высокого уровня — региона, отрасли, страны, а совместные предприятия — мирового сообщества.

 

 

 

 

4б) Управляемая подсистема СУО

Управляемая подсистема (объект) состоит из следующих компонентов: стратегический маркетинг; инновационный  менеджмент; финансовый менеджмент; организация производства; тактический маркетинг; организация сервиса потребителей товаров.

 

 

 5б) Управляющая подсистема СУО

Управляющая подсистема (субъект) состоит из следующих компонентов:

• управление персоналом в организации;
• разработка рациональных управленческих решений;
• оперативное управление реализацией решений.

Напомним, что методика разработки конкурентоспособных и эффективных управленческих решений основана на изучении экономических законов и законов организации, научных подходов и принципов, методов и моделей управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.ЗАКЛЮЧЕНИЕ

«Управление - это организация, анализ, контроль. Управление - один из главных моментов предпринимательской деятельности, важнейший фактор ее успеха»

Менеджмент следует рассматривать  не как систему управления персоналом в условиях рыночных отношений, а как систему обеспечения конкурентоспособности управляемых объектов (персонала, технологии, продукции, организации и т. д.).

К построению системы управления организацией следует применять  системный подход. В этом случае к компонентам внешнего окружения  организации будут относиться ее «вход», «выход», связь с внешней средой и обратная связь. К подсистемам внутренней структуры организации относятся подсистема научного обоснования, целевая, обеспечивающая, управляемая и управляющая подсистемы. Сначала следует анализировать внешнее окружение организации (взгляд вовнутрь, первично), затем — внутреннюю структуру (взгляд изнутри, вторично).

К компонентам подсистемы научного обоснования системы управления организацией следует относить: экономические законы функционирования рыночных отношений, законы организации в статике и динамике, научные подходы к управлению, принципы, методы и модели управления. Чем сложнее и дороже объект, тем глубже должно осуществляться научное обоснование управленческих решений.

Эффективность производственного  менеджмента во многом определяется уровнем качества работ, выполненных на предыдущих стадиях — стадиях стратегического маркетинга (менеджмента) и инновационного менеджмента.

Рекомендуется осуществлять диагностику и мониторинг качества системы управления организацией.

 

 

5. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Фатхутдинов Р. А. производственный менеджмент: Учебник.6-е изд., перераб. и доп. — СПб.: Питер, 2008.
2. Акбердин Р.З., Кибанов А.Я. «Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при формах хозяйствования»// Учебное пособие. - М.: ГАУ, 2009.
3. Немкович Е.Г., Курило А.Г. «Менеджмент малого и среднего бизнеса» // http://kicbi.karelia.ru/smb/edu/courses/meneg_smb
4. Под редакцией Румянцевой З.П., Саломатина Н.А. «Менеджмент организации»// Учебное пособие. - М.: Инфа-М, 2010.
5. Смирнов Э.А. «Основы Теории организации» // ЮНИТИ, 2008.
6. Вихранский О.С., Наумов А.И., «Менеджмент» / Под ред. А.И. Наумова. – М.: Гардарики, 2011. – 288 с.
7. Экономика предприятия: Учебник/ Под ред. проф. О.И. Волкова. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 520 с.
8. Управление организацией: Учебник / Под ред. А. Г. Поршнева, 3. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина. 4-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2010.