БГА  РФ

Институт  прикладной  экономики  и  менеджмента 
 
 
 

Реферат по дисциплине «информационные технологии»  на тему:

«Состав и структура АРМ  бухгалтера

  и 

его место в системе  управления» 
 
 
 

                                                                    Выполнила: студентка У-21                                Азаркевич М.В

                                                           Проверила:  Розен Н.Б. 
 
 
 
 
 

Калининград

                                                      2011 

     Оглавление

Введение

      Деятельность  работников сферы управления в настоящее  время ориентирована на использование развитых информационных технологий. Организация и реализация управленческих функций требует радикального изменения, как самой технологии управления, так и технических средств обработки информации, среди которых главное место занимают персональные компьютеры. Они все более превращаются из систем автоматической переработки входной информации в средства накопления опыта управленческих работников, анализа, оценки и выработки наиболее эффективных экономических решений.

     Тенденция к усилению децентрализации управления влечет за собой распределенную обработку информации с децентрализацией применения средств вычислительной техники и совершенствованием организации непосредственно рабочих мест пользователей.

     Актуальность  исследования автоматизированных рабочих мест (АРМ) состоит в том, что они являются базисом для рабочего места, без которого не будет принципиальной возможности осуществления работы вообще. При этом в зависимости от того, какую работу необходимо проводить, значительно различаются средства АРМ, их технические характеристики, стоимость.

Что такое АРМ?

     Автоматизированное  рабочее место (АРМ) можно определить как совокупность информационно-программно-технических  ресурсов, обеспечивающую конечному  пользователю обработку данных и  автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

     Создание  АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке  информации возлагаются на вычислительную технику, а экономист выполняет  часть ручных операций, требующих  творческого подхода при подготовке управленческих решений.

       Наиболее простой функцией АРМ  является информационно-справочное  обслуживание. Хотя эта функция  в той или иной степени присуща  любому АРМ, особенности ее  реализации существенно зависят  от категории пользователя.

     АРМ имеют проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область. Профессиональные АРМ являются главным инструментом общения человека с вычислительными системами, играя  роль автономных рабочих мест. АРМ  выполняют децентрализованную одновременную обработку информации на рабочих местах исполнителей в составе распределенной базы данных (БД). При этом они имеют выход через системное устройство и каналы связи в ПЭВМ¹ и БД других пользователей, обеспечивая, таким образом, совместное функционирование ПЭВМ в процессе коллективной обработки.

      Для каждого объекта управления нужно  предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие  их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

      Согласно  принципу системности АРМ следует  рассматривать как системы, структура  которых определяется функциональным назначением.

      Принцип гибкости означает приспособляемость  системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

      Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять  основные функции независимо от воздействия  на нее внутренних и внешних возможных  факторов. Это значит, что неполадки  в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима. 

      АРМ должен отвечать следующим требованиям: 

- своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста.

- минимальное время ответа а запросы пользователя.

- адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам.

- простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания.

- терпимость по отношению к пользователю.

- возможность быстрого обучения пользователя.

- возможность работы в составе вычислительной сети. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Структура АРМ

     Обязательным  условием функционирования АРМ является техническое обеспечение. Это обоснованно  выбранный комплекс технических средств для их оснащения.

     Средства  обработки информации — вычислительные машины разных мощностей и типов  — составляют основу технического обеспечения вычислительных сетей. Характерной особенностью практического  использования технических средств  в организационно-экономическом управлении в настоящее время является переход к децентрализованной и сетевой обработке на базе ПЭВМ.

       Техническое  обеспечение   АРМ  представляет  собой   комплекс технических  средств   обработки  информации  на  базе   ПЭВМ,  предназначенный  для  автоматизации  функций  специалиста  в  предметной и проблемной областях его профессиональных интересов. АРМ  специалиста  сферы  организационного  управления   обычно базируется на ПЭВМ индивидуального или коллективного пользования.

    Технологическое обеспечение АРМ  предназначено  для организации технологического  процесса  использования  АРМ  применительно к  комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста.Технологический  процесс  представляет  собой   совокупность  функциональных работ, включающих обеспечение ввода, контроля, редактирования и манипулирования данными, накопление, хранение, поиск, защиту, получение выходных документов. В связи  с тем, что пользователь является, как правило, участником некоторого коллектива и выполняет в нем определенную работу, необходимо предусмотреть технологическое  взаимодействие  исполнителей при  решении  задач,  обеспечить  условие совместной работы  специалистов

       В составе программного обеспечения (ПО) АРМ можно выделить два основных вида обеспечения, различающихся по функциям: общее ПО и функциональное ПО.

     Общее программное обеспечение обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых  программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы. К общему программному обеспечению относится комплекс программ, обеспечивающий автоматизацию разработки программ и организацию экономичного вычислительного процесса на ПЭВМ безотносительно к решаемым задачам.

     Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей.

     При разработке ФПО очень большое  внимание уделяется вопросам организации взаимодействия “человек-машина”. Пользователю интересно и увлекательно работать на ЭВМ только в том случае, когда он чувствует, что он занимается полезным, серьезным делом. В противном случае его ждут неприятные ощущения. Непрофессионал может почувствовать себя обойденным и даже в чем-то ущемленным только потому, что он не знает неких “мистических” команд, набора символов, вследствие чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное обеспечение или служителей культа ЭВМ

     В качестве операционных систем АРМ, созданных на базе 16-разрядных ПЭВМ, обычно используется MS DOC, на базе 32-разрядных — Windows, OS/2 и UNIX.

     Достаточно  большой популярностью в учреждениях  пользуются программные средства АРМ  для контроля и координации деятельности организации, где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. При этом деятельность каждого работника увязывается с остальными. таким образом создается план-график работ. Пакет может автоматически при наступлении срока формировать задания исполнителям, напоминать о сроке завершения работы и накапливать данные об исполнительской деятельности сотрудников.

     Основными приложениями пакетов прикладных программ, входящих в состав специального ПО АРМ, являются обработка текстов, табличная обработка данных, управление базами данных, машинная и деловая графика, организация человеко-машинного диалога, поддержка коммуникаций и работа в сетях.

     Лингвистическое обеспечение АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ обеспечивают однозначное смысловое соответствие действий пользователя и аппаратной части в виде ПЭВМ.

     Основу  языков АРМ составляют заранее определяемые термины, описания способов установления новых терминов, списки правил, на основе которых пользователь может строить формальные конструкции, соответствующие его информационной потребности. Например, в одних АРМ данные и конструкции представляются в виде таблиц, в других — в виде операторов специального вида.

     Организационное обеспечение АРМ включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании  компьютера или терминала другого  вида на рабочем месте и определяющих функции и задачи каждого специалиста.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

АРМ бухгалтера: назначение и требования создания

      Очевидно, что в работе бухгалтерии есть много технической, рутинной работы, которая хорошо поддается автоматизации.

        Хранение документов в виде  компьютерных данных на диске  безусловно более целесообразно,  чем хранение их в классическом  виде, то есть в виде бумаг.  Значительно упрощается поиск  нужного документа, имеется возможность  хранить данные за много лет  и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных справок.

            Всю работу бухгалтерии можно разделить на несколько основных подпунктов:

       1. Работа со справочной и нормативной  информацией. В качестве основных  тут можно отметить справочник различных начислений сотрудникам, справочник сотрудников с хранящимися в нем фамилией сотрудника, его табельным номером, окладом, полем, показывающим, является ли он членом профсоюза, обоснованием оклада, справочник налогов с хранящимися названием и размером налога, справочником по тарифной сетке, и другие. Необходимо поддерживать своевременное изменение этой информации, организовать гибкую систему справок.

       2. Ведение записной книжки бухгалтера. Эта книжка как бы дублирует  Главную книгу и служит для контроля. В ней отражаются любой приход или расход денег. По этой книге каждый месяц необходимо подводить баланс и проверять, сколько денег осталось на каждом из счетов.

       3. Расчет платежной ведомости  организации. При подсчете заработной  платы необходимо учитывать файл, в котором хранятся начисления сотрудникам за почасовую работу. Следует автоматизировать вычитание разнообразных налогов, учитывать льготы различным категориям сотрудников. Система должна следить за фондом заработной платы, автоматически предупреждать пользователя при перерасходе фонда, и наоборот, учитывать экономию фонда и учитывать эту экономию в дальнейшем. Программа должна тщательно документировать все свои действия и выдавать отчеты, по которым можно было всегда ревизовать ее деятельность.

       4. Ведение файла, в котором  отражается выдача различных  льгот в подведомственной организации.  Должно быть возможно путем  несложного запроса выяснить, сколько  и каких льгот получал каждый  конкретный сотрудник за какой-то  период времени.

       5. Работа с банками. Необходимо  автоматизировать учет и хранение  банковских документов, как-то: платежные  поручения, банковские объявления, выписки из банка на каждую  проведенную операцию

       6. Работа с главной книгой. Пользуясь  различными введенными документами, программа должна генерировать записи в главной книге, подсчитывать баланс по ней, позволять просматривать главную книгу для контроля.

      С помощью АРМ специалист может  обрабатывать тексты, посылать и принимать  сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления.

      Основное  назначение автоматизированного рабочего места бухгалтера – это снижение трудоемкости труда, снижение ошибок и автоматизации процесса для создания системы взаимосвязанных информационных потоков.

        В современных условиях ведение бухгалтерского учета основывается на самом широком использовании средств вычислительной техники. Поэтому при выборе программного обеспечения автоматизации бухгалтерского учета необходимо учитывать такие факторы как:

• Структура системы. Любая система представляет собой достаточно большой и сложный программный продукт, который выполнен в виде набора взаимосвязанных модулей, каждый из которых может функционировать как независимо, так и в составе комплекса. Поэтому необходимо определить, что конкретно требуется - полный комплекс программы или отдельные модули (склад, заработная плата и т.п.).
• Технические возможности и организационно-методические принципы построения программного обеспечения.
• Требования к оборудованию в зависимости от варианта программного комплекса -локального или сетевого. Данный фактор очень важен, так как для  сетевого варианта программы (для одноранговых сетей или сетей с выделенным сервером) дополнительно требуется сетевое оборудование и программа поддержки сетевого обмена, что потребует дополнительные затраты.
• Степень защиты программного комплекса.
• Методическая поддержка.
• Информационно-техническое сопровождение.
• Модификация² программы.
• Операционная система, в которой работает программа.
• Мобильность в части обновления методологии учета и законодательной базы по бухгалтерскому учету.
• Сопровождение работы программного комплекса.
• Возможность экспорта данных аналитического учета в электронные таблицы, в которых наиболее удобно проводить всевозможные расчеты, анализы, строить графики и диаграммы.

Структура АРМ бухгалтера

     Структура АРМБ включает в себя следующие элементы: 

1. Аппаратные  средства. К ним относятся:

• оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор;

• оптические считывающие устройства, накопители на магнитной ленте;
• дисководы;
• принтеры;
• терминалы.

2. Программные средства.

• системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, относится операционная система, которая управляет аппаратными средствами и распределяет их ресурсы для максимально эффективного использования; системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных; сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции.

• прикладные (пользовательские) программы, которые представляют собой набор машинных команд для обработки данных, которые организация приобрела у внешнего поставщика.

1C: Бухгалтерия

     Программа «1С: Бухгалтерия» - это универсальная  программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.

     Пакет программ  "1С-Бухгалтерия"  состоит из  двух независимых программ:  "Учет бухгалтерских операций" (bmp.exe) и "Платежные документы" (uro.exe).

     Программа "Учет бухгалтерских операций" предназначена для ведения бухгалтерских проводок, печати первичных документов, расчета итоговых показателей, формирования отчетов для налоговых органов.

     Программа "Платежные  документы"  предназначена для формирования, печати и хранения платежных документов для банка. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.1 Программа "Учет бухгалтерских операций"

     При вызове программы "Учет бухгалтерских операций" (запуск файла bmp.exe) на экране  появляется главное меню, из которого выполняется обращение ко всем функциям ( см.рис.1). 

     Рис.1

     Основным  режимом работы  в  программе  является  ведение  списков (опера-ций, счетов  и  т.д.).  Все списки вводятся,  просматриваются и корректируются по общему принципу.         Характеристики программы 

     Программа имеет следующие характеристики:

      - количество операций  не ограничено;

      - количество счетов (субсчетов)  не ограничено;

      - разрядность сумм операций - до 16 знаков включая точку;

      - количество знаков бухгалтерского  счета/субсчета (буквы,цифры) - 3;

      - количество  объемов  аналитического  учета  по  каждому   счету (субсчету)     до 100000 наименований;

      - формирование итогов - за год,  квартал, месяц, произвольный  период;

           - количество независимых рабочих мест  на одном компьютере   не ограничено 

        При выборе в главном меню групповой функции  Сервис  на  экране появляется ниспадающее меню (см.рис.2 ). 

Рис. 2

     Команды этого пункта меню выполняют следующие  функции: 

      Команда УСТАНОВКА ПАРАМЕТРОВ включает в себя следующие опции (параметры ввода операций, введенная проводка активна, автоматический пересчет  итогов,  копировать, количество знаков в журнале суммы без копеек, выключить звук, рабочая  дата, рабочее место, редактор,  параметры  печати, вывод  отчетов,  формирование отчетов) 

      Команда АРХИВНАЯ КОПИЯ 

     Позволяет выполнить сохранение и восстановление архивной (страховой) копии информации на дискетах.  Это необходимо  для обеспечения сохранности данных в случае их потери на жестком диске, а также для переноса информации на другой компьютер. 

    Команда ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ КЛАВИШИ 

     При вводе бухгалтерских операций часто  встречаются  повторяющиеся реквизиты, например "Реализация", "Начисление", "Входящее сальдо" и т.д. В режиме "Функциональные клавиши" значения таких реквизитов можно задать функциональными клавишами.  Чтобы при вводе значения реквизитов после подставляемой строки автоматически выполнялся  переход  к следующему полю,  в  конце  строки следует поставить символ ";".   

    Команда  КАЛЬКУЛЯТОР 

     Калькулятор вызывается из главного меню из группы Сервис  и из других режимов нажатием клавиш Ctrl+F2. В калькуляторе  можно ввести  любое арифметическое   выражение, состоящее из чисел, круглых скобок и знаков операций: "+" (плюс), "-" (минус), "*" (умножить), "/" (разделить). Дробную и целую части чисел надо разделить точкой (1.5).  

    Команда ВНЕШНИЕ ПРОГРАММЫ 

     При вызове  внешних  программ из группы Сервис главного меню на экран выводится список внешних программ. Список внешних программ можно расширять и корректировать,  кроме первых четырех строк, которые нельзя удалять. Для запуска  внешних  программ на жестком диске компьютера должно быть свободно не менее 600 Кбайт.  

    Команда ЗАПИСНАЯ КНИЖКА 

     В записной книжке можно назначить  на любую  дату  список  дел,  и тогда при входе в программу  в тот день, на который назначены дела, на экран будет автоматически выведен список дел. 

      Команда УСТАНОВКА  ПАРОЛЯ 

     Если  необходимо ограничить возможность  доступа других лиц к программе, можно установить пароль на вход в  программу.  При входе в этот режим выводится  запрос на установку пароля.  Вводится пароль от 1 до 10 букв или цифр и нажимается клавиша Enter. После этого при входе в программу каждый раз будет запрашиваться пароль. Если пароль указан будет неверно,  работа программы прекращается.  
 
 
 
 
 
 
 

2. Учет  бухгалтерских операций

          План счетов - основа ведения бухгалтерского учета.  Перед тем как начать работу,  необходимо просмотреть, какая система счетов заложена в программу "1С: Бухгалтерия". При необходимости эта система счетов может быть откорректирована  в  соответствии  с  потребностями предпринимателя.

     Программа позволяет вести  неограниченное количество объектов аналитического учета:  по товарам, материалам,  организациям, сотрудникам, основным средствам и  т.д. Для  обобщенного названия группы объектов аналитического учета в программе используется термин субконто³.

     Принципы  работы со списком видов  субконто  (ввод  новой  записи, просмотр, корректировка,  удаление)  такой  же как и для  всех списков.

     Исходными данными  для бухгалтерии являются проводки,  вводимые в журнал хозяйственных операций.  На основании введенных проводок программа автоматически формирует баланс и другую отчетность.

          Типовые операции предназначены  для упрощения ввода проводок. С их помощью можно автоматизировать  ввод стандартных или часто  используемых операций и печатать необходимые первичные документы. Типовые операции представляются собой сценарии  стандартных или часто повторяющихся действий.

          При задании типовой операции  в журнал  операций  помещается  одна или несколько  проводок,  имеющих  общую  дату и содержание операции. Суммы проводок могут рассчитываться автоматически  или  запрашиваться при вводе типовой операции.  Программа позволяет корректировать и дополнять список типовых операций и формулы для расчета сумм  проводок. При использовании типовых операций можно автоматически получать соответствующий первичный документ.  Формат  первичного  документа  также можно корректировать.