Содержание:
Введение………………………………………………………………………….3
- Составление
и оформление объяснительной записки…………………4
- Протокол…………………………………………………………………..6
- задачи и
функции протокола………………………………………..6
- особенности
оформления……………………………………………7
- требования
к составлению и оформлению протокола…………….9
- составление
и оформление акта………………………………………...14
Заключение……………………………………………………………………...19
Список
литературы……………………………………………………………..20
Введение
Делопроизводство
координирует все этапы работы -
от проектирования до практической реализации
решений. Процесс управления включает
следующие основные типовые документируемые
операции: сбор и обработку документной
информации; подготовку решения; принятие
и документирование решения; доведение
решений до исполнителей; исполнение
решения; контроль исполнения; сбор информации
об исполнении; передачу информации по
вертикальным и горизонтальным связям;
хранение и поиск информации. Аппарат
управления реализует свои функции
главным образом посредством
универсальных и полномочных
организационно-распорядительных документов
(ОРД), создаваемых циркулирующих
вне зависимости от специфики
деятельности во всех отраслях народного
хозяйства и государственного управления.
Организационно-распорядительная документация
выделяется из единой по своей информационной
природе документации в зависимости от
функций государственного органа, учреждения,
который обслуживает делопроизводство.
К распорядительным документам, отражающим
административно-управленческую деятельность
учреждений, относятся: постановления,
решения, распоряжения, уставы, положения,
приказы, инструкции, протоколы, докладные
и объяснительные записки, акты, отчёты
и др. Цель данной работы: изучить составление
и оформление объяснительных записок,
протоколов и актов. Задачи: рассмотреть
как оформляются протоколы, акты и объяснительные
записки.
Составление
и оформление объяснительной
записки
Объяснительная
записка – документ, поясняющий содержание
отдельных положений выполненной работы
(плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий
причины какого-либо события, факта, поступка.
Внешние
объяснительные записки (адресуемые руководителю
вышестоящей организации) оформляются
на общем бланке Организации. Внутренние
объяснительные записки (адресуемые ректору,
проректору, руководителю структурного
подразделения) оформляются на бумаге
стандартного формата А4 с обязательным
использованием реквизитов общего бланка.
Реквизитами
внешней объяснительной записки, помимо
реквизитов бланка, являются:
- название
вида документа;
- дата;
- индекс;
- адресат;
- заголовок
к тексту;
- текст;
- отметка о
наличии приложения (при необходимости);
- подпись руководителя
- фамилию
исполнителя и номер его телефона
Реквизитами
внутренней объяснительной записки являются:
- название
структурного подразделения
- название
вида документа;
- дата;
- индекс;
- адресат;
- заголовок
к тексту;
- текст;
- отметка о
наличии приложения (при необходимости);
- подпись составителя
Разновидностью
объяснительных записок являются документы,
составленные работниками университета
по указанию прямых или вышестоящих
руководителей при возникновении
нештатных ситуаций, нарушениях трудовой
дисциплины, дисциплинарных нарушениях,
проступках и др. Объяснительная
записка такого рода обычно пишется
от руки, адресуется руководителю, который
ее потребовал. Текст объяснительной
записки должен содержать дату нарушения,
вид нарушения, изложение причин,
обстоятельств нарушения. Требование
краткости и четкости текста распространяется
и на объяснительные записки [2].
Образец
объяснительной записки
Генеральному
директору ООО «Цветочек»
Иванову И.И.
от менеджера по продажам
Петрова П.П.
Объяснительная
записка
Я,
менеджер по продажам ООО «Цветочек»
Петров П.П., опоздал на работу 01.01.2010,
поскольку это был официальный нерабочий
праздничный день,
установленный статьей 112 ТК РФ, а письменного
согласия на работу в этот день я не давал.
Прошу оплатить мне фактически отработанное
01.01.2010 время в количестве 6 (шести) часов
в двойном размере.
01.01.2010
П.П. Петров
Протокол
Протокол
– документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы
составляются в любой организации,
где есть временные или постоянно
действующие коллегиальные органы,
комиссии и т.п. Формой их деятельности
является обсуждение тех или иных
вопросов на собраниях или заседаниях
и совместное принятие решений, часто
голосованием [1].
Задачи
и функции протокола
Протокол
представляет особый вид документа,
в котором подробно или кратко
содержится запись хода обсуждения вопросов
и принятия решений на собраниях,
конференциях, заседаниях. Протокол является
официальным документом, на основании
которого руководство вправе требовать
от сотрудников выполнения порученных
им заданий. Протокол, в котором правильно
зафиксированы основное содержание выступлений
и формулировка принятых решений, может
оказаться неоценимым помощником в служебных
конфликтах, возникающих на почве непреднамеренных
или умышленных искажений чьей-либо мысли,
забывчивости или непонимания сути дела.
Протокол отражает фактическое состояние
рассматриваемого вопроса в организации
на день и час совещания. Важность документирования
процесса принятия коллективных решений
возрастает в условиях рыночной экономики,
когда значительно увеличивается число
акционерных обществ, ассоциаций и других
коллегиальных структур хозяйствования
с участием множества юридических и физических
лиц - субъектов собственности. Поэтому
к оформлению протоколов по всем вопросам,
и особенно по результатам голосования
(с приложенном бюллетеней для тайного
голосования, протоколов счетных комиссий
и т.д.), необходимо относиться с предельным
вниманием и аккуратностью.
Особенности
оформления
Оформление
протокола имеет ряд особенностей.
Если оно продолжалось несколько
дней, то через тире указывают даты
начала и окончания совещания. Номером
протокола является порядковый номер
заседания коллегиального органа с
начала года. Протокол подписывается председателем
и секретарем. В особо важных случаях выступавшие
должны визировать протокол, визы проставляются
на левом поле документа, на уровне записи
выступления. К протоколу подшиваются
представленные на рассмотрение материалы:
справки, доклады, проекты и т.п., которые
оформляются как приложения. Как правило,
время, которое отводится на подготовку
протокола, зависит от вида совещания
и должно быть закреплено в локальных
нормативных актах предприятия. Обычно
протокол окончательно оформляют в течение
нескольких часов после совещания или
же на следующий день, пока в памяти свежи
воспоминания о ходе обсуждения у секретаря,
председателя и всех присутствующих. Всем
участникам совещания необходимо разослать
копию протокола, а ответственным исполнителям
по конкретным вопросам, не присутствовавшим
на совещании, выписку из протокола, которая
включала бы лишь необходимую для выполнения
поручения информацию. Сроки рассылки
копии протокола участникам совещания
или выписки из протокола должны быть
определены в локальных нормативных актах
предприятия. Как правило, копия протокола
делается путем изготовления ксерокопии
с оригинала протокола, подписанного председателем
и секретарем совещания. При этом в верхнем
правом углу документа ставится штамп
«КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается
во многих организациях, а в конце протокола
делается заверяющая запись в соответствии
с ГОСТ Р6.30–2003 [5]. При заверении копии
документа ниже реквизита «Подпись» проставляют
заверительную надпись «Верно», должность
лица, заверившего копию, его личную подпись
и расшифровку подписи (инициалы, фамилию),
дату заверения. При этом лицо, имеющее
право заверения копий протоколов, должно
быть наделено такими полномочиями локальными
нормативными актами предприятия, например,
это может быть отражено в Инструкции
по делопроизводству. Копию протокола
(так же, как и выписку из протокола) допускается
заверять печатью организации, определяемой
по ее усмотрению. Но, как правило, печать
на копиях документов (на выписках), используемых
внутри организации, не ставится. Если
изготавливают копию многостраничного
протокола, то отксерокопированные листы
документа сначала необходимо прошить,
а заверительная надпись в этом случае
делается на оборотной стороне последнего
листа документа. На практике многостраничные
копии, используемые только внутри организации,
не прошиваются.
Требования
к составлению
и оформлению протокола.
Протокол
– документ, содержащий последовательную
запись хода обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, конференциях
и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол
отражает деятельность по совместному
принятию решений коллегиальным
органом или группой работников.
От протоколов заседаний, создаваемых
в управленческой деятельности организаций,
следует отличать протоколы следственных,
некоторых административных органов
и органов охраны общественного
порядка (например, протокол санитарного
инспектора, протокол дорожно-транспортного
происшествия и др.), а также протоколы
договорного типа (протоколы разногласий,
протоколы согласования разногласий,
протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат
заседания постоянно действующих и временных
коллегиальных органов (коллегии федеральных
органов исполнительной власти, собрания
трудовых коллективов, собрания акционеров,
заседания советов директоров и др.). Протоколы
оформляются на основании записи хода
заседаний, стенограмм, звуковых записей
и материалов, подготовленных к заседанию
(текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений,
повестки дня, списков приглашенных и
др.). В протоколе отражаются все мнения
по рассматриваемым вопросам и все принятые
решения. Протокол ведет секретарь или
другое назначенное лицо. За правильность
записей в протоколе отвечают председатель
и секретарь, ведущие заседания. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование
вида документа, дата
и регистрационный
номер, место составления
или издания, заголовок к тексту, подписи [4]. Существует два вида
протоколов: полный и краткий. Полный протокол
содержит запись всех выступлений на заседании,
краткий – только фамилии выступивших
и краткую запись о теме выступления. Решение
о том, какую форму протокола вести на
заседании, принимают руководитель коллегиального
органа или руководитель организации.
Заголовком протокола служит название
коллегиального органа или заседания
(Протокол заседания аттестационной комиссии...;
протокол совещания ...). Текст полного
протокола состоит из двух частей: вводной
и основной. Вводная часть оформляется
единообразно в полной и краткой формах
протокола. В ней указываются фамилии
председателя и секретаря, фамилии или
общее количество участников заседания
и приглашенных лиц (если участников много,
рядом с указанием их количества делается
отметка – "Список участников прилагается"),
повестка дня. Фамилии присутствующих
записываются в протокол, если их не более
15, – в алфавитном порядке, с указанием
места работы и должности; если же присутствующих
больше, составляется отдельный список.
В протоколах постоянно действующих совещаний
и комиссий должности присутствующих
не указываются.1 Перечисление присутствующих
оформляют во всю ширину строки через
один межстрочный интервал. При этом слова
"Председатель", "Секретарь",
"Присутствовали" (без кавычек) печатают
слева от нулевого положения табулятора
(от поля), отделяя двумя интервалами от
заголовка и друг от друга. Вводная часть
заканчивается повесткой дня. Вопросы
в повестке дня располагают по степени
их сложности, важности и предполагаемого
времени обсуждения. Вопросы формулируются
в именительном падеже, нумеруются арабскими
цифрами и начинаются с предлогов "О",
"Об". Не рекомендуется вопрос или
группу вопросов формулировать словом
"Разное". Наряду с вопросом указывается
фамилия докладчика с указанием его должности.
Слова "Повестка дня" располагаются
центрировано через два-три интервала
от списка участников. Основная часть
текста протокола по каждому вопросу повестки
дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ...
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). В разделе "СЛУШАЛИ"
в кратких протоколах указываются фамилия
выступавшего (докладчика) и тема его выступления.
В полной форме протокола приводятся фамилия
и инициалы докладчика, содержание его
доклада (сообщения, информации, отчета).
Если текст доклада представлен докладчиком
в письменном виде, допускается после
указания темы выступления делать отметку:
"текст доклада прилагается". В разделе
"ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах
указываются только фамилии лиц, выступивших
в обсуждении, в полных протоколах фиксируются
также их выступления, включая вопросы
к докладчику. При необходимости после
фамилии выступившего указывается его
должность. В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)"
записывается принятое решение, которое
формулируется кратко, точно, лаконично
во избежание двоякого толкования. Наряду
с решением указываются количество голосов,
поданных "за", "против", "воздержавшихся",
а также список лиц, не участвовавших в
голосовании. Решение может содержать
один или несколько пунктов, они располагаются
по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется
номер в соответствии с повесткой дня.
Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ",
"ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от
левого поля прописными буквами и заканчивают
двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ",
"ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)"
печатается через 1,5 межстрочный интервал
с красной строки. Каждую фамилию и инициалы
выступающих печатают с новой строки в
именительном падеже, запись выступления
отделяют от фамилии дефисом. Участник
совещания или заседания может представить
особое мнение по принятому решению, которое
излагается на отдельном листе и присоединяется
к протоколу. О наличии особого мнения
делается запись в протоколе после записи
решения. Текст, краткого протокола также
состоит из двух частей. Во вводной части
указываются инициалы и фамилии председательствующего
(председателя), а также должности, инициалы,
фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Датой протокола является дата события
(заседания, совещания и т.д.) [1]. Если оно
продолжалось несколько дней, то через
тире указывают даты начала и окончания
заседания. Протоколам присваиваются
порядковые номера в пределах календарного
года отдельно по каждой группе протоколов:
протоколы заседаний коллегии, протоколы
технических, научных и экспертных советов
и др. Протоколы совместных заседаний
имеют составные номера, включающие порядковые
номера протоколов организаций, принимавших
участие в заседании. Протокол оформляется
на общем
бланке организации
с указанием наименования вида документа
– "ПРОТОКОЛ" – или на специальном
бланке протокола (бланк конкретного вида
документа). Копии протоколов при необходимости
рассылаются заинтересованным организациям
и должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки; указатель составляет
и подписывает ответственный исполнитель
подразделения, готовившего рассмотрение
вопроса. Копии протоколов заверяются
печатью службы документационного обеспечения
управления (ДОУ). Принятые решения доводятся
до исполнителей в виде выписок из протоколов,
которые оформляются на соответствующем
бланке и заверяются печатью службы ДОУ.
В связи с нарушениями в оформлении протоколов
производственных совещаний организации
был разработан образец протокола. Протокол
может содержать пункт об утверждении
какого-либо документа. В таком случае
документ должен прилагаться к протоколу
и иметь ссылку на его номер и дату. Подпись
отделяется от текста протокола тремя
межстрочными интервалами и включает
наименование должности лица, председательствовавшего
(выполнявшего обязанности секретаря)
на протокольном мероприятии, его личную
подпись и расшифровку подписи (инициалы
и фамилию). Наименование должности печатается
от левой границы текстового поля через
один межстрочный интервал и центрируется
относительно самой длинной строки. Расшифровка
подписи располагается на уровне последней
строки наименования должности без пробела
между инициалами и фамилией. Положение
последней буквы в расшифровке подписи
ограничивается правым полем. Гриф (пометка
об ограничении доступа к документу) -
печатается в правом верхнем углу первого
листа протокола. К протоколу подшиваются
представленные на рассмотрение материалы:
справки, доклады, проекты и т.п., которые
оформляются как приложения.
Федеральная архивная служба России
(Росархив)
Протокол
______________
Москва
N __________
заседания
комиссии по ...
Председательствующий
- Смирнов С.С.
Секретарь - Антонова
М.И.
Присутствовали:
30 человек (список прилагается)
Повестка дня:
1. О
разработке и принципах ...
Доклад заместителя руководителя
...
2. О
...
1. Слушали:
Соколову
А.И. - текст доклада прилагается
Выступили:
Иванов
М.И. - краткая запись выступления
Петров
Н.И. - краткая запись выступления
Постановили:
1.1. Одобрить
...
1.2. ...
2. Слушали:
Выступили:
Постановили:
Председательствующий
Подпись Расшифровка
подписи
Секретарь
Подпись Расшифровка
подписи
Составление
и оформление акта
Одним
из видов документов, с которыми
в своей деятельности часто сталкиваются
организация и ее кадровая служба,
является акт. В широком смысле акты
— это обобщающее наименование документов,
имеющих правовое значение и оформленных
в установленном порядке [4]. Специфика
акта состоит в том, что этот вид документа
применяется в различных системах документации
(организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской,
проектно-конструкторской и др.). Термин
«акт» широко используется также в области
права для обозначения решений, действий
или документов, имеющих юридическое значение
(нормативные правовые акты, акты законодательства,
законодательные акты, акты международного
права, акты гражданского состояния и
др.). В этой области термин «акт» выступает
не как обозначение вида документа, а родовое
понятие для группы документов. Например,
к законодательным актам относятся такие
виды документов, как Конституция Российской
Федерации, законы Российской Федерации;
к нормативным правовым актам (актам законодательства),
кроме перечисленных, относятся такие
виды документов, как постановления Совета
Депутатов, постановления и приказы министерств
и иных органов государственного управления,
решения органов местного управления
и самоуправления и др. Акты гражданского
состояния — это акты, подтверждающие
в установленном порядке факты рождения,
смерти, заключения брака, его расторжения,
усыновления, перемены фамилии, имени,
отчества. Им соответствуют такие разновидности
документов, как свидетельство о рождении,
свидетельство о заключении (расторжении)
брака и др. Акты международного права
— это такие виды документов, как международные
договоры, соглашения, конвенции и др.
Оставив в стороне юридический аспект,
акту можно дать следующее определение:
Акт — документ, составленный комиссией
(специально уполномоченными лицами) или
одним должностным лицом, подтверждающий
установленные факты, события, действия.
Как видно из определения, в большинстве
случаев акт составляется комиссией с
целью объективной фиксации фактов или
определенной ситуации (авария, хищение
и т.п.). Возможно составление акта одним
уполномоченным лицом — ревизором, инспектором
и т.п. Акты готовятся по результатам ревизий,
при приеме-передаче дел, проведении испытаний
новых изделий и образцов, приеме объектов
в эксплуатацию, выделении документов
к уничтожению и т.д. Так как акты применяются
при документировании различных сторон
деятельности организаций и должностных
лиц, фиксации фактов, событий и действий
в различных сферах, то единой, универсальной
формы акта не существует. Оформление
акта в каждом конкретном случае может
иметь свои особенности. Кроме того, для
некоторых видов актов нормативно-методическими
документами установлены специальные
формы, не подлежащие изменению. Тем не
менее, к оформлению актов предъявляется
ряд общих требований. Они зафиксированы
в «Государственном стандарте 6.38-95 УСД.
Система ОРД. Требования к оформлению
документов» и Методических указаниях
по его применению, а также в Примерной
инструкции по делопроизводству в министерствах,
госкомитетах и других центральных органах
управления, учреждениях, организациях
и на предприятиях [2].
При
составлении и оформлении акта используются
следующие реквизиты:
•
наименование организации;
•
название вида документа;
•
дата;
•
индекс;
•
место составления;
•
заголовок к тексту;
•
текст;
•
отметка о наличии приложения
(если оно имеется);
•
виза ознакомления с актом;
•
отметка об исполнении документа
и направлении его в дело;
•
подпись.
Дополнительными
реквизитами акта могут быть: гриф
утверждения; код организации по
ОКПО; код документа по ОКУД (для
документов, входящих в УСОРД, код
по ОКУД, как было сказано выше, имеет
лишь форма акта о ликвидации (реорганизации)
организации (предприятия); отметка
о контроле. Существует большое количество
разновидностей актов: акты ликвидации
(учреждений, организаций, предприятий);
приема-передачи (при смене руководства,
передаче дел, материальных ценностей
и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении
заказчиком и исполнителем работы договорных
обязательств); приема объектов; проведения
испытаний; уничтожения документов и дел,
испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации;
несчастных случаев; проверок и др.
М.П.
УТВЕРЖДАЮ
Руководителю предприятия
_____________________________
_____________________________
(подпись, фамилия и инициалы)
АКТ
на списание испорченных бланков
трудовых книжек
г. __________________
"___"__________ _____ г.
Нами ____________________________________________________________
(перечисляются должности, инициалы
и фамилии членов
комиссии по списанию бланков)
______________________________________________________________________
составлен
настоящий акт о том, что
за период с _______________________
по ________________
на _______________________________________________
(полное наименование предприятия)
испорчено
____________________________________________________________
(подробная причина порчи)
___________________
штук ____________________________ бланков трудовых
(количество)
(количество прописью)
книжек (вкладышей
к ним), которые "___"__________ _____
г.
уничтожены
путем сожжения.
Подписи членов комиссии
___________________________
(и., о., фамилия)
____________________________
____________________________
____________________________
Заключение
Распорядительные
документы это документы, в которых фиксируются
решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Эти
документы регулируют и координируют
деятельность, позволяют органу управления
обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач.
Принятие
унифицированной системы документации
позволило поставить делопроизводство
на более новый высокий уровень.
Список
литературы
- Демин Ю.М.
Делопроизводство. Документационный менеджмент.
- М.: Бератор, 2006. – 208с.
- Колесник
Е.Н. Введение в управленческое документоведение.
Учебное пособие. М.: 2007
- Колесник
Е.Н. Документирование управленческой
деятельности в органах государственной
власти и местного самоуправления. Книга
1. Управленческое документоведение. -
УрАГС: Екатеринбург. 2004
- Ларьков Н.С.
Документоведение. Учебное пособие. М.:
2004
- Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД;
сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов
и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. –
М., 2005. – 90 с.
