Составление и оформление приказов: по личному составу, по основной деятельности

Новосибирский государственный  аграрный университет

Факультет государственного и муниципального управления

Специальность «Государственное и муниципальное управление»

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине: делопроизводство

Кафедра государственно-правового  обеспечения управления

Тема:  Составление и оформление приказов: по личному составу, по основной деятельности

 

 

 

Выполнила:

 студентка группы 8201

Харланова Мария Владимировна

Проверила:

Рубцова Надежда Владимировна

 

Новосибирск  2012

Содержание

Введение………………………………………………………………………..….3

1. Составление и оформление приказов по личному составу……………4
2. Составление и оформление приказов по основной деятельности…...13

Заключение…………………………………………………………………...…..17

Список использованной литературы…………………………………………...18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Тема данной работы является на сегодняшний день очень актуальной, потому что составление приказов является обязательной обязанностью, так как распорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностью работников, - приемом на работу или увольнением, переводами на другую работу и изменением существенных условий труда, применением поощрений и взысканий – оформляются приказами.

Цели: раскрыть важность документа  в кадровом делопроизводстве и описать  этапы работы по созданию приказов.

Задачи: описать процедуру  оформления приказов, описать требования к основным реквизитам приказов по личному составу и по основной деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Составление и оформление приказов по личному составу

                           1.1Оформление приказов.

Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для  каждого работника, для каждого  действия), по простой форме, а могут  оформляться по разработанным и  утвержденным в организации унифицированным  формам.

Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией, то при их подготовке должны выполняться  требования, установленные п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы  которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, должны содержать  следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

г) содержание хозяйственной  операции;

д) измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных  лиц.¹

Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно  с делопроизводителями разрабатывают  бланки приказов, в которых наряду с перечисленными в п.п. «а»-«в»  реквизитами включает иные необходимые  сведения. Какие реквизиты необходимы, а какие желательно внести в бланк приказа, кадровики определяют в соответствии с новым стандартом делопроизводства, введенным в действие с 01.07.2003 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

  Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно и правильно вписать соответствующие реквизит в нужном месте. Для кадровой службы значимыми являются отметки для границ расположения даты документа и его регистрационный номер.

  Кроме того, в бланк приказа могут быть включены ограничительные отметки для границ зон расположения заголовка к тексту.

     1.2.Порядок подготовки проектов приказов по личному составу.

Проекты приказов по личному  составу составляются работниками  отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений, тщательного и всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.

Приказы по личному составу  печатаются на специальных бланках  или стандартных листах плотной  бумаги, пригодной к длительному  хранению, и имеют самостоятельную  порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы  в папке приказов по личному составу  в отделе кадров, по очередности  их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм).

Каждый пункт приказа  по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Наличие других сведений в  пунктах приказа по личному составу  определяется спецификой распорядительного действия.

Наименование организации, наименование вида документа, место  составления или издания документа, а также ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1)Центрированным – начало, и конец каждой строки реквизитов  равно удалены от границ зоны  расположения реквизитов;

2) Флаговым – каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.²

     1.3.Простые и сложные приказы по личному составу.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному  составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

1.4. Требование к информации в приказах по личному составу.

Информация, содержащаяся в  приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется  в трудовых книжках работников.

Фамилия, имя, отчество в  приказе по личному составу указываются  полностью, а наименование должности  должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

При приеме на работу обязательно  указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение  оплаты труда (если оно возникает).³

          При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ. При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и  продолжительность командировок, место  направления, наименование предприятия.

Каждый пункт приказа  по личному составу должен заканчиваться  ссылкой на письменное основание  данного распорядительного действия.

Информация, содержащаяся в  приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется  в трудовых книжках работников.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному  составу таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.

Вот какие требования предъявляются ГОСТам к каждому реквизиту приказа.⁴

                1.5. Наименование организации.

Оно должно соответствовать  наименованию, закрепленному в учредительных документах юридического лица. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках (его располагают ниже или справа от наименования на русском языке). Сокращенное не приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (его в скобках помещают ниже полного или за ним). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации;

                 1.6. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, составленного или изданного  организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 020000). В данном случае – это приказ. Слово «приказ» может печататься прописными или строчными буквами;

                             1.7. Дата документа.

Датой приказа является дата его подписания руководителем организации. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Так, дата 6 августа 2005 года оформляется следующим образом: «06.08.2005».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «06 августа 2005 г.», а также оформление даты в  последовательности: год, месяц, день месяца, например «2005.08.06»;

              1.8. Регистрационный номер документа.

Приказы по личному составу  обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме  указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу  рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

                           1.9. Заголовок к тексту.

Заголовок к тесту включает в себя краткое содержание приказа. Заголовок должен быть согласован с наименованием документа и отвечает на вопрос «О чем?» (например, «О переносе отпусков работников» или «О ком?» (например «О Ефремове А.Ю.»)). Точка в конце заголовка не ставится (только если заголовок оканчивается инициалами работника). Как правило, заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом. Заголовок документа, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

                          1.10. Текст документа.

Текст документа составляют на государственном языке РФ или  на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

В тексте документа, подготовленного  на основании раннее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, его дату, регистрационный № документа, заголовок к тексту.

Обычно же текст состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной, но тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», и сразу начинаются с распорядительного действия.

В приказе организации  действующей на принципах единоначалия текст излагают от первого лица единственного  числа словом «Приказываю», которое печатается вразрядку или же прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля (от нулевого табулятора).

Распорядительная часть  содержит предписываемые действия, фамилии  должностных лиц, ответственных  за их выполнение и сроки исполнения. Она, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители, должностное лицо или структурное подразделение, и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Страницы приказа и  приложений нумеруются как единый документ.

                      1.11. Визы согласования.

Проект приказа по личному  составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказ по личному составу  объявляется заинтересованному  работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работник от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

По поручению руководителя предприятий приказы по личному  составу на определенную категорию  работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения.

В отсутствие основного руководителя приказы по личному составу подписывает  лицо, исполняющее его обязанности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Составление и оформление приказов по основной деятельности

Правила оформления приказа по основной деятельности.

Приказ по основной деятельности оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов. Для приказа, как и для любого другого вида документов, характерен свой набор реквизитов.

Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты  как:

Наименование  организации- автора документа- является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах- внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге. Наименование организации должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда приводится в именительном падеже. Оно включает в себя наименование вышестоящей организации (оно может быть сокращенным) и полное наименование организации- автора документа ниже приводится сокращенное наименование, которое указывается в скобках.

Наименование  вида документа – ПРИКАЗ проставляется после наименования организации – автора документа.

Дата приказа – это дата его подписания, она как правило оформляется цифровым способом . элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты.

Регистрационный номер – помешается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.

Текст приказа должен иметь  заголовок. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»: «Об итогах….» «О введении…» «О мерах….» и т.д.

Заголовок располагается  ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» печатается через один интервал, в кавычки не ставится, точка в  конце заголовка не ставиться.

Содержащиеся в проекте  приказ поручения должны быть указаны  с ранее изданными распорядительными  документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку. Упоминание в тексте наименование органов  власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их описанием.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически  взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.

Констатирующая  часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.

Распространенными вариантами констатирующей части приказа  по организации могут быть следующие:

1. Когда основанием для  создания приказа является законодательный,  нормативный или правовой акт  вышестоящего органа власти и  управления.

2. Когда приказ издается  в дополнение или во изменение  ранее изданного приказа. В  этом случае в констатирующей  части приводится дата, номер  и заголовок соответствующего  документа

3. Когда приказ готовится  в инициативном порядке в целях  выполнения текущих задач организации.  Возможен вариант издания приказа  без констатирующей части. Делается это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого объяснения, являются очевидными.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть  начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без  кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной  форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.

Так же приведем пример приказа  с угловым расположением постоянных реквизитов, оформление флаговым методом. Документ оформлен в упрощенном варианте поскольку предназначен для решения сугубо внутренних задач.

В формулировках распорядительной части следует избегать неконкретных выражений , таких как «улучшить», «повысить», «активизировать» и т.д.

Согласование  документа - это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования  проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа.

Замечания излагаются на отдельном  листе, подписывают прилагаются  к приказу.

Подпись - обязательный реквизит приказа, как и любого другого документа.

Должностные лица имеют право  подписывать служебные документы  в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях и должностных инструкциях.

В состав реквизита «подпись»  входят:

- наименование должности  подписавшего приказ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи  (инициалы и фамилия).

Не допускается подписывать  приказ с предлогом «за» или проставлением  косой черты перед наименованием  должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в  подписанном документе неточностей  или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение изменений и дополнений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель  составляет список на рассылку, который  должен включать те подразделения и  организации, которых он касается.

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий  отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

 

 

 

Заключение

Приказы по личному составу  являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

  Приказами по личному составу оформляются прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков личного состава, оформление отпуска, объявление поощрений и взысканий.

Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для  каждого работника, для каждого  действия), по простой форме, а могут  оформляться по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам.

Проекты приказов по личному  составу составляются работниками  отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений, тщательного и всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде.

Приказ по основной деятельности и другие распорядительные документы (распоряжения, постановления, указания, решения) являются важным средством управления подчиненными. Умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами документировать свои решения в форме распорядительного документа составляет одну из черт профессионализма руководителя любого ранга, секретаря-референта, специалиста.

 

 

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Справочно-правовая система «Консультант Плюс»
3. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009. – 232 с.
4. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев. – 7-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 234 с. – (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 18 (115)).
5. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. – 640 с.

 

¹ Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев. – 7-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 234 с. – (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 18 (115)).

² ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

³ Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009. – 232 с.

⁴ Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. – 640 с.