Составление и уточнение номенклатур дел

Составление и уточнение номенклатур дел.

В правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года №477 записано, что «формирование документального  фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.»

Отсюда видно, какое внимание уделяется правительством формированию документального фонда, составлению номенклатуры дел.

Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы в дела для их оперативного поиска и использования.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная или конкретная.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли и является нормативным документом, то есть носит обязательный характер.

Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены  и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

Например, заголовок в примерной номенклатуре: Годовые статистические отчеты по вопросам основной деятельности в индивидуальной номенклатуре может быть разбит на несколько по формам статистических отчетов: «Годовой статистический отчет (Ф2-Т трудоустройство) о предоставлении государственных услуг в области содействия занятости населения», «Годовой статистический отчет (1-Т трудоустройство) о содействии занятости населения», а такие заголовки как: «Протоколы заседаний инвентаризационной комиссии», «Акты, ведомости об инвентаризации основных средств» могут быть объединены в заголовок «Документы об инвентаризации», а в скобках перечислить три вида документов: протоколы, акты, описи.

Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями для составления номенклатуры дел конкретной организации.

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

Каждая организация, независимо от того имеются типовые или примерные номенклатуры, должна иметь конкретную номенклатуру.

Конкретная номенклатура дел организации составляется лицом, ответственным за документационное обеспечение, с привлечением ведущих специалистов организации и состоит из номенклатур структурных подразделений, которые располагаются в ней в соответствии с официальной структурой организации.

Методика составления номенклатур дел.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, следует изучить необходимые для этого нормативные документы учреждения, организации:

• уставы или положения об учреждении, в которых оговорены юридический статус, права и обязанности, взаимоотношения с вышестоящем органом и подведомственной сетью (дает представление о составе  документооборота);
• штатные расписания, в которых указывается структура организации;
• положения об отделах и должностные инструкции сотрудников;
• планы и отчеты о работе организаций;
• типовые и примерные номенклатуры дел;
• ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения;
• ознакомиться с составом документов, образовавшихся в отделах в текущем году.

После определения состава документов можно приступить к составлению заголовков дел.

В номенклатуру дел должны быть внесены все дела, которые предполагается завести в следующем году независимо от их значения и сроков их хранения. Подлежат учету не только документы, создаваемые организацией, но и получаемые от других организаций и лиц. Например, постановления, приказы вышестоящих организаций; планы и отчеты подведомственных организаций; заявления, жалобы, предложения граждан и т. д.

Вносятся в номенклатуру также регистрационные журналы и картотеки организации.

В номенклатуру дел включаются документы с грифом «ДСП» (для служебного пользования), дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций или прекращения их деятельности. Документы «ДСП» в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа, группируются в дела отдельно или с другими документами по одному и тому же вопросу. В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов с грифом ограничения доступа и без него, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. В организациях с небольшим количеством документов ограниченного доступа может быть предусмотрено заведение одного дела.

Электронные документы включаются в номенклатуру дел, но при этом указывается, что они ведутся на электронном носителе. Например, журнал регистрации платежных поручений управления, а в графе примечание указывается: на электронном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания.

Правильный заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Наименование организации – фондообразователя в заголовке обычно опускается и указывается кратко, так как полное название указано в наименовании номенклатуры дел.

Например фондообразователь «Государственное научное учреждение «Всероссийский ордена трудового Красного Знамени научно-исследовательский и проектно- технологический институт механизации и электрификации сельского хозяйства» полностью указывается в наименовании номенклатуры дел, а в заголовках дел коротко - «институт»: отчет института, план института и т.д.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а так же вводных слов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

• название дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д. );

Частой ошибкой при составлении номенклатуры дел является то, что в заголовке дела указывается действие, а не именование вида дела или документа. Например: Визиты Губернатора в область.

Правильно будет: Документы о визитах Губернатора в область (программы, списки журналистов, информации и др.)

• название организации или структурного подразделения – автора документа, например – постановления главы администрации города (района);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, например, переписка с вышестоящими организациями о заболеваемости животных.
• краткое содержание документов  дела, например, протоколы заседаний

территориальных избирательных комиссий по выборам Президента Р Ф

• даты (периоды), к которым относятся документы дела, например: квартальные отчеты управления о финансово-хозяйственной деятельности;
• указание на копийность документа, то есть пишется название документа, ставится точка и указывается что это копия. Например: Приказы начальника управления по личному составу. Копии

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются разновидности документов.

Например: «Документы к проекту годового бюджета города (переписка, расчеты, таблицы).

В заголовках судебных, следственных, личных дел и др., содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело». Например: Дело о приватизации Государственного учреждения «Комбинат строительных материалов»

В заголовках дел, содержащих переписку, должно быть ясно отражено, с кем и по каким вопросам она ведется. Не допускаются такие заголовки как, «Разная переписка», «Исходящая переписка», «Входящая корреспонденция».

В заголовке должно быть четко сформулировано, кто с кем переписывается и по каким вопросам.

Если организация переписывается с однородными корреспондентами, административно-территориальными единицами, то указывается их общее видовое название. Например: Переписка с подведомственными организациями управления о природно-очаговых заболеваниях.

Если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то последние не указываются. Например: Переписка об организации совещаний по вопросам работы городского транспорта.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов или подразделов номенклатуры определяется степенью значимости документов.

При этом придерживаются примерно следующей схемы расположения:

• Нормативно-распорядительные документы вышестоящих организаций, ведомств (постановления, решения, приказы и др.);
• Устав, положение об организации;
• Приказы руководителя об основной деятельности;
• Проекты всех распорядительных документов (проекты приказов после приказов, распоряжений - распоряжения);
• Распоряжения руководителя об основной деятельности;
• Положения о структурных подразделениях;
• Протоколы;
• Решения;
• Должностные инструкции;
• Инструкции, методические рекомендации;
• Целевые программы (если есть);
• План работы организации (годовой, квартальный; месячный - если есть);
• Лимиты, сметы штатные расписания (приравниваются к планам);
• Структура организации, штатное расписание;
• Годовые отчеты о работе организации;
• Годовой отчет о финансово-хозяйственной деятельности организации (бухгалтерские балансы);
• Годовые отчеты об уплате налогов (транспортный, налог на землю, на имущество предприятий) и перечислении денежных средств во внебюджетные фонды организации;
• Все годовые статистические сведения (с указанием периодизации, всех форм и их расшифровок);
• Представления, заключения на какой-то вид деятельности;
• Акты, справки, сведения, информации;
• Договоры, контракты, соглашения;
• Документы (с расшифровкой их видов, но не менее 3, в скобках);
• Заявления, характеристики, представления;
• Паспорта, описи, номенклатуры;
• Переписка;
• Списки, перечни, реестры;
• Книги регистрации, учета;
• Журналы регистрации, учета;

Заголовки дел по одному вопросу располагают рядом, учитывая при этом сроки хранения дел. Например, квартальный отчет о работе организации помещают за годовым, месячные - за квартальным и т. д.

Для практического использования номенклатур большое значение имеют индексы, применяемые для обозначения дел.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Например: 02-03, где 02- индекс структурного подразделения, 03- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Индексы обозначаются арабскими цифрами. Индексы структурных подразделений и его секторов отделяются от порядковых номеров тире.

Структурные подразделения следует располагать в соответствии со штатным расписанием.

Для организаций с разветвленной структурой рациональнее использовать структурную схему организации, предварительно составив, классификатор структурных подразделений.

Для большинства вновь образованных организаций, особенно негосударственных, характерны  нестабильность структуры, ее частые изменения, поэтому возможно построение номенклатуры дел не по структурному, а по функциональному принципу. Это значительно упрощает индексацию, которая становится однозначной (порядковый номер дела совпадает с индексом). Это применимо и для небольших организаций.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

Добиться этого можно, соблюдая правильную систематизацию дел внутри номенклатуры.

Дела по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года, но индексы таких дел должны быть неизменными до окончания решения вопроса.

При делении дела на тома, отдельный индекс томам не присваивается.

Для документов с грифом «ДСП» к индексу дела добавляется отметка об ограничении доступа. Например, 07-08/ДСП Переписка о снабжении закрытых предприятий.

Определение сроков хранения документов.

Определение сроков хранения документов – один из важнейших элементов номенклатуры дел.

Сроки хранения проставляются на основании действующих ведомственных или типовых перечней документов.

При определении сроков хранения можно пользоваться типовыми и примерными номенклатурами.

Организациям не разрешается сокращать сроки хранения документов, которые указаны в типовых и других перечнях.

В настоящее время мы пользуемся «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», М., 2010г.

Отметка «ЭПК» в отдельных статьях перечней документов со сроками означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие историческое, научное, социальное, культурное значение и которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в архив.

Оформление номенклатуры дел

Таким образом, определив состав документов, составив заголовки дел, отсистематизировав их, определив сроки хранения дел, присвоив каждому делу строго определенный индекс можно переходить к оформлению номенклатуры дел. Все данные должны быть внесены в бланк номенклатуры дел организации в соответствующие графы (всего 5 граф).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 «примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Номенклатура дел, как и всякий другой документ, должна быть правильно оформлена. Оформляется номенклатура на бланке организации. Гриф утверждения документа располагается на первом листе в правом верхнем углу.

В левом углу первого листа пишется наименование организации; вид документа – номенклатура дел, место ее составления и год, на который она составляется.

Гриф согласования архивного органа располагается на последнем листе номенклатуры после подписи составителя.

В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется работником, ответственным за делопроизводство, в конце года.

Согласование и утверждение номенклатуры дел

Номенклатура дел визируется заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за делопроизводство и работу архива, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссией (ЭК) организации направляется на согласование ЭПК комитета по управлению архивным делом, после чего утверждается руководителем организации.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения (в опись не включается). Согласованная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

После согласования и утверждения номенклатуры дел, каждое структурное подразделение получает номенклатуру соответствующего подразделения для использования в работе.

Номенклатуры дел согласовываются не реже одного раза в 5 лет. Ранее этого срока согласование проводится в случае коренного изменения функций и структуры организаций.

Грамотно составленная номенклатура дел позволяет правильно формировать дела, проводить экспертизу ценности документов, включать в полном объеме в опись дела постоянного хранения и по личному составу, что уменьшает трудозатраты при обработке документов, позволяет качественно формировать архивный фонд РФ.