Составление номенклатуры дел. 3

Составление номенклатуры дел 

Для обеспечения  правильного формирования и учета  дел в каждой организации должна составляться грамотная номенклатура дел. Номенклатура дел — это систематизированный  перечень заголовков дел с указанием  сроков их хранения, оформленный в  установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме  технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в  Государственной системе документационного  обеспечения управления, Основных правилах работы  архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.

На наш  взгляд назначением номенклатуры дел  является систематизация документов, позволяющая  правильно распределять документы после их исполнения в  дела и определяющая систему хранения документов в архиве.

Каждое  дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально  проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.

Номенклатура  дел может быть использована как  схема построения справочной системы  на исполненные документы в организации.

Номенклатура  дел организации разрабатывается  специалистом, отвечающим за работу с  документами, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура  дел составляется по установленной  форме  и включает в себя следующие  реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения). 
 

Значение  примерной номенклатуры дел

1. Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

Схема построения примерной номенклатуры дел

Составление заголовков дел

Определение сроков хранения дел

Оформление  примерной номенклатуры дел

Применение  примерных номенклатур дел

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической  деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской  деятельностью, увеличивается электронный  документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации  выступают на первый план. Одним  из давно апробированных и эффективных  инструментов систематизации и классификации  крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление  номенклатур дел.

Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации  в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к  номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной  и хозяйственной жизни, структуры  административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций  и объединений предъявляет все  более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел. Определение ее можно найти в ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Примерная номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов, носящий рекомендательный характер.

Какие же цели и задачи преследуются при  составлении Примерной номенклатуры дел? В первую очередь она предназначена  для того, чтобы, как мы уже говорили, облегчить работу по составлению  номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур  и унифицировать их структуру. Примерная  номенклатура дел в этом смысле является базой (основанием) для создания номенклатур  дел конкретных организаций.

Квалифицированно  составленные примерные номенклатуры дел максимально полно отражают схему документирования деятельности всего ряда охватываемых ею организаций, всех их функций и задач, тем самым  обеспечивая полноту сохраняемых  информационных ресурсов организаций. Можно говорить о том, что примерная  номенклатура дел является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации  номенклатуры дел.

Вместе  с тем, примерная номенклатура дел  способствует и решению задач  унификации структуры государственных  и негосударственных систем документирования, их сопоставимости в условиях информатизации. При проектировании автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут  быть использованы в качестве классификаторов  документированной информации. В  условиях развивающихся электронных  делопроизводственных технологий примерная  номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде (о чем делается соответствующая отметка в графе "Приложения".) Примерная номенклатура дел может функционировать и использоваться как в традиционном (бумажном), так и в электронном виде.

Не нужно  сбрасывать со счета и то, что  в результате использования примерных  номенклатур дел организациями  достигается существенный экономический  эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению индивидуальных номенклатур дел.

В качестве нормативно-методической базы при составлении  примерных номенклатур дел следует  руководствоваться Основными правилами  работы архивов организаций (М., 2002), ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001), уставами или положениями об организациях, типовыми структурами организаций, планами и отчетами об их работе, ведомственными инструкциями по делопроизводству, в которых определяется состав документов и правила документирования управленческой и иной деятельности организаций.

Когда необходимо установить круг вопросов, входящих в компетенцию конкретной организации, то он устанавливается  на основании положений, уставов, учредительных и распорядительных документов о ее образовании или реорганизации, изменениях ее структуры.

При составлении  примерных номенклатур дел следует  использовать индивидуальные номенклатуры дел базовых организаций, которые  соответствуют требованиям, предъявляемым  архивными учреждениями, и могут  служить основой для составления  примерной номенклатуры дел. При  этом следует иметь в виду, что  практически все организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности  и иных особенностей, имеют те или  иные аналогичные типовые управленческие функции и, соответственно, типовые  управленческие системы документации. К последним относятся те, которые в качестве унифицированных систем документации включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, ОК 011-93, с изменением на 2003 год, в действующей редакции):

организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;

первичная учетная документация;

банковская  документация;

финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская  документация бюджетных учреждений и организаций;

отчетно-статистическая документация;

учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

документация  по труду;

документация  пенсионного фонда РФ;

внешнеторговая  документация.

Типовыми  для всех организаций являются также  документы по долгосрочному и  краткосрочному планированию их деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, учредительные, договорные и другие документы, которые не вошли  в ОКУД.

Названные управленческие функции документируются  в принципе одинаково во всех организациях на основании имеющихся унифицированных  форм и документов и в соответствии с делопроизводственной традицией. Поэтому однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры примерных номенклатур дел.

В них  определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций, а сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), ведомственными перечнями  и иными действующими нормативными документами, устанавливающими сроки  хранения.

Наряду  с этим, в организациях, кроме  типовых документальных систем, имеются  документы, отражающие специфику деятельности организаций. Например, в учебных  заведениях это документы, отражающие учебный процесс; в организациях здравоохранения - оказание медицинской  помощи; в научных учреждениях - документирование процесса научных исследований и  т.д.

В примерных  номенклатурах дел программируется (определяется, проектируется) наиболее эффективная структура дел, их информативные  наименования, порядок (очередность) расположения и сроки хранения на основании  нормативных документов. 

2. Организация работы по составлению  примерных номенклатур  дел 

Для повышения  качества примерной номенклатуры дел  и успеха ее применения в практике учреждений важное значение имеет правильная организация работы по ее составлению.

Примерная номенклатура дел должна разрабатываться  на основе внимательного изучения функций  и направлений деятельности, охватываемой ею категории организаций, состава и содержания образующихся в их деятельности документов.

Сам процесс  организации работы по составлению  примерной номенклатуры дел включает несколько этапов.

Вначале принимается решение о разработке примерной номенклатуры дел, которое  следует оформить приказом. В приказе  указывается, кем разрабатывается  примерная номенклатура дел, под  чьим руководством, в какой срок. Определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу  прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел. Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год.

Следующим необходимым этапом является уточнение  сферы действия примерной номенклатуры дел, выбор на основании определенных критериев категории организаций  и учреждений, для которых целесообразно  ее составить.

Главным критерием выбора является однородность стоящих перед этими организациями  целей, выполняемых ими задач  и, следовательно, однотипность состава  образующихся в деятельности этих организаций  документов. При этом сами организации  могут различаться по структуре - отсюда вытекает неизбежная вариативность  схем построения примерной номенклатуры дел.

При этом в названии примерной номенклатуры дел должна быть отражена установленная  система соподчинения или функциональной связи между собой органов  управления и организаций, на которые  она распространяется.

Только  после уяснения критериев выбора и четкого определения круга  выбранных организаций можно  приступать к разработке самой примерной  номенклатуры дел. Одновременно с ее разработкой составляются методические указания по ее применению. Завершающим  этапом подготовки примерной номенклатуры дел является ввод ее в действие после проведения необходимых действий по ее согласованию, подписанию, утверждению  и регистрации. 

3. Схема построения примерной  номенклатуры дел 

По завершении организационного этапа подготовки к составлению примерных номенклатур  дел составители начинают ее разработку. Начинают они ее с выбора классификационной  схемы построения примерной номенклатуры дел.

Выбор схемы зависит от структуры организаций. При наличии достаточно стабильной типовой или сходной структуры  при незначительных различиях обычно выбирается структурная схема номенклатуры. Если же структура организаций, при  условии выполнения ими одинаковых функций, подвержена частым изменениям, или имеет значительные различия, или даже вообще отсутствует, выбирается функционально-производственная схема.

Поэтому классификационными делениями (разделами  и подразделами) примерной номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации, так и ее управленческие функции или направления деятельности.

В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных  подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать  типовому штатному расписанию.

В номенклатуре дел организации, построенной по функциональному принципу, разделами  служат основные ее функции или направления  деятельности, которые располагаются  в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство (организационно-распорядительная документация); планирование и отчетность (планово-отчетная документация); финансирование и бухгалтерская отчетность (финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация); работа с персоналом (документация по личному составу); контроль и учет (регистрационно-контрольная и учетная документация) и т.д.

В примерную  номенклатуру дел включаются все  дела, присущие большинству организаций  данной категории, наиболее полно отражающие документируемые участки работы и вопросы их деятельности, а также  их общественных организаций, временно действующих органов, документы  которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации  или прекращения ее деятельности (например, дела профсоюзных органов, временных творческих коллективов, собраний учредителей, ликвидационной комиссии) и т.д. 
 
 
 
 
 
 

Составление заголовков дел  

После решения вопросов выбора схемы примерной  номенклатуры составители приступают к формулированию заголовков дел. Этот этап является одним из наиболее ответственных, т.к., по существу, определяет действенность  и полезность примерной номенклатуры дел в качестве методического  пособия для конкретных учреждений при составлении ими номенклатур  дел.

Заголовок должен быть кратким и четким, в  обобщенной форме, и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. В заголовок вносят также  уточняющие содержание дела данные о  подлинности или копийности документов. Отметка о копийности документов в заголовке не указывается, если эта информация нашла отражение в установленных сроках хранения.

Не допускается  употребление в заголовке дела вводных  слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок ("разная переписка", "общие материалы", "материалы Комитета" и т.д.). Правда, могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации, к примеру отложившимися в архиве организации историческими комплексами документации, название которых уже нельзя изменить (например, картографические материалы, материалы земельного кадастра).

Заголовки дел формулируются на основе определений  документируемых участков работы и  вопросов деятельности организации. При  этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический.

Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Автор определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения, где  составлен документ, подпись (в письмах, предложениях, заявлениях граждан, а также в распорядительных документах). Корреспондент определяется по реквизиту "адресат" и используется, чаще всего, при составлении заголовков к делам по переписке.

Основным  признаком, который обязательно  следует отразить при составлении  заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем документы дела.

Хронологический признак содержит указание о том, за какой период времени сгруппированы  документы в деле. Как правило, в дела подшиваются документы  одного делопроизводственного года, но есть и дела переходящие, т. е. такие, в которые подшиты документы  за несколько лет. Географический признак  используется реже, как правило, в  тех случаях, когда в деле сгруппированы  документы нескольких авторов или  корреспондентов, объединенных признаком  территории, на которой они расположены.

Элементы  заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или  виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения, лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы), краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности.

В заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных (персональных), других дел, связанных  последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в  качестве вида дела употребляется термин "дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью  делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках  указываются их названия: например "Документы о проведении промышленных выставок (планы, списки, доклады, переписка, характеристики экспонатов)".

Термин "Документы" применяется также  в заголовках дел, содержащих документы  и приложения к какому-либо документу. Например "Документы к протоколам заседаний правления жилищно-строительного  кооператива".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она  ведется. Например: "Переписка с  выставочным комитетом об участии  в выставках".

Если  дело состоит из нескольких томов  или частей, то составляется общий  заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого  тома (части), уточняющие содержание заголовка.

В заголовках группы дел может использоваться какой-либо обобщенный термин, например, "территориальный орган", "подведомственные учреждения", означающий, что данный вид документа формируется во всех органах системы (организации, объединения) и их филиалах. Например: "Документы проверок территориального органа (подведомственного учреждения) вышестоящей организацией (акты, справки, предложения и др.)", "Акты приема-передачи дел при смене руководителя территориального органа (подведомственного учреждения)" и др. Когда возможно установить название конкретного органа или  должностного лица, указывается конкретный автор. Например: "Приказы Генерального директора ООО "Гелиос" по личному составу".

По одному заголовку дела примерной номенклатуры дел может быть предусмотрено  несколько заголовков дел в конкретной номенклатуре дел, а заголовки дел  с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в индивидуальную номенклатуру дел как один заголовок.

Заголовки дел по вопросам, которые ведутся  в течение нескольких лет, являются переходящими. Их рекомендуется вносить  в индивидуальную номенклатуру дел  каждого года под одним и тем  же индексом до решения вопроса и  окончания по нему делопроизводства. 

Определение сроков хранения дел  

Большое значение для повышения эффективности  примерной номенклатуры дел в  качестве методического пособия  по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах  дел. Особенно это актуально для  современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и  необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим  методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.

Сроки хранения дел, включенных в примерную  номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями  документов, а также перечнями  документов, подлежащих передаче на государственное  хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при  определении сроков хранения в номенклатурах  дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются  на основании их изучения во взаимосвязи  с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.

Допускается согласование сроков хранения дел с  ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная  удаленность и т.д.). При этом в  примерной номенклатуре дел делается примечание "Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00".

Для обеспечения  единства определения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.

При разработке примерных номенклатур дел проверяются  и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными  номенклатурами.

Постоянный  срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.

Временные сроки хранения могут оговариваться  примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного  и временного сроков хранения для  некоторых дел практического  значения применяются также сроки "до минования надобности" (ДМН) и "до замены новыми". Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок "до замены новыми" обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер.