Составление номенклатуры дел

   Содержание: 

   Введение

1. Составление номенклатуры дел

Заключение

Список  использованной литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Введение 

   В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики  своевременное и правильное решение  стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

   Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

   Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

   Работа  любого управленческого аппарата, как  и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации  труда. Всякий процесс организации  работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

   Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

   Правильное  формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в  постоянно растущем документом массиве  предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации  делопроизводства, что подтверждает актуальность выбранной темы курсовой работы.

   Целью исследования данной работы является изучение технологии формирования дел  в делопроизводстве, их номенклатуры и хранения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Составление номенклатуры дел 

   Составление номенклатуры дел - это процесс разработки документа, систематизирующего и отражающего список дел, ведущихся в организации. Составление номенклатуры дел должно соответствовать определённым правилам. На практике при сколько-нибудь крупном документообороте (когда невозможно помнить каждый документ отдельно) использование номенклатуры дел является практически обязательным для работы отделов бухгалтерии и кадровой службы.

   Составление номенклатуры дел подразумевает  охват всех документов, созданных  организацией с момента основания. Основная задача данного списка - это систематизация всех бумаг и определение, как системы архивного хранения документов, так и процесса работ с ними. Важной практической стороной применения номенклатуры дел является тот факт, что этот документ содержит сроки хранения для каждого дела, что даёт возможность определять ценность документов в кратчайшие сроки, а также очень помогает в составлении различных описей. Номенклатура дел является одним из базовых документов в делопроизводстве компании: на основе данного документа может разрабатываться картотека и система регистрации новых дел.

   При составлении номенклатуры дел возможно решение сразу несколько проблем  архивного хранения и документооборота:

   - Определяется статус каждого  документа: в частности, исполнен он или нет.

   - Определяются дублирующиеся или  недостающие документы. 

   - Распределение документов в хронологическом  порядке. 

   - Группировка дел по значению, хронологии или типу.

   При составлении номенклатуры дел важно  понимать, что типовые схемы систематизации могут быть неприменимы для некоторых компаний: возможно, потребуется индивидуальная разработка с учётом специфики деятельности каждого отдела или подразделения вашей компании. Составление номенклатуры дел подразумевает предварительный сбор информации, разработку и согласование системы хранения с руководителем каждого подразделения или отдела, утверждение в архиве и тщательную проверку каждого документа компании.

   Составление или восстановление номенклатуры дел  может быть весьма трудоёмкой процедурой при больших объемах документооборота, либо при тех или иных ошибках в систематизации документации, однако эта работа необходима для нормального функционирования организации.

   Каждый  отдел, структурное подразделение  организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: приемная руководителя — 02.

   Номенклатура  дел организации составляется по форме, определенной Государственной  архивной службой РФ, на основе номенклатур  дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

   Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко  в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

   Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

   Назначение  номенклатуры дел:

   - распределение исполненных документов  в дела;

   - систематизация дел;

   - закрепление индексов дел;

   - установление сроков хранения  дел. 

   Кроме того, номенклатура дел:

   - служит основой для составлении  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

   - используется как основной учетный  документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

   - является основой для составления актов на уничтожение дел;

   - может быть использована как  схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

   Номенклатуры  дел бывают трех видов: типовая, примерная  и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

   Индивидуальная  номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

   Разработка  индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

   Каждое  структурное подразделение организации  составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие – это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений.

   Сводная номенклатура дел отражает документы  всей организации и состоит из номенклатур дел структурных  подразделений.

      Номенклатура дел структурного подразделения:

• составляется работниками этого подразделения,

• согласовывается  со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации,

• подписывается  руководителем этого структурного подразделения,

• направляется в службу ДОУ.

   Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объединяет эти номенклатуры дел сводная служба ДОУ.

     Сводная номенклатура дел:

   • подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления,

   • визируется руководителем архива или  лицом, ответственным за архив,

   • согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации,

   • направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы),

   • утверждается руководителем организации.

   Для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

   При составлении номенклатуры дел следует  руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

   Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

   В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

   Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное  расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

   Если  в организации нет структурных  подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

   Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т.д.

   Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов.

   Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора, 03 - коммерческий директор и т.д. 

   Дела  формируются в организации децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

   • помещать в дело только исполненные  документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

   • помещать вместе все документы, относящиеся  к разрешению одного вопроса;

   • группировать в деле документы одного календарного года, за исключением  переходящих дел;

   • группировать отдельно документы постоянного  хранения и временных сроков хранения.

   В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

   Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель.

   Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

   Протоколы располагаются в хронологическом  порядке по номерам.

   Обращения граждан по вопросам работы организации  и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

   Переписка группируется, как правило, за календарный  год и систематизируется в  хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

   Экспертиза  ценности документа, оформление дел, составление  описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

   Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ Р 6.30-97.

   К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граждан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать.

   Инструкция  утверждается постановлением главы  администрации, приказом руководителя организации и под роспись  дается каждому работнику для  соблюдения им правил работы с документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Заключение 

   Если  внимательно вдуматься в вопрос, чем является номенклатура дел юридического лица с правовой точки зрения, то совершенно очевидно, что этот документ выходит за рамки чисто делопроизводственного  и архивного документа, так как только номенклатура дел (если она ведется) дает полную информацию обо всех видах и разновидностях документов и дел, которые должны вестись данным юридическим лицом, и объективно отражает в образующихся документальных комплексах все юридические, организационные, финансовые, производственные и другие связи юридического лица.

   В этом аспекте номенклатура дел, как  источник информации о деятельности юридического лица, является гораздо  более значимой, чем инструкция по делопроизводству, которая организует и фиксирует лишь состояние документообразования и документооборота.

   Ответственность за правильность установления сроков хранения документов в соответствии с действующими нормативными, правовыми  актами, перечнями документов со сроками  хранения, утвержденными, согласованными уполномоченным органом Российской Федерации по архивному делу, и их соблюдение несет архив юридического лица.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  использованной литературы 
 

1. «Делопроизводство», Андреева В.И.: М-1996.
2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.
3. Андреева В.И.  Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.
4. Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.