Министерство  образования Российской Федерации

Челябинский государственный университет

Институт  экономики отраслей, бизнеса и  администрирования 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

По дисциплине: Информатика

На тему: «Создание таблиц, запросов, форм, отчётов» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: ст. гр. 22 ФС -101

Михайлюк  О.Н.

                                                        Проверила: преп. Фицнер М.А. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Челябинск 2011г

 

      Содержание

     Введение………………………………………………………………….3

     1. Создание таблиц ……….……………………………………………..4

     2. Создание запросов …………………………………………………..16

     3. Создание форм…………….………………………………………....22

     4.Создание отчетов……………………………………………………..29

     Заключение……………………………………………………………..34

     Список  литературы………………………………...………………..…35

 

      Введение

     Прежде  всего, Access это система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории Access предназначена для хранения и получения данных представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операция. Используя Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода данных, но и обрабатывать данные, а также составлять всевозможные сложные отчеты. С другой стороны Access является мощным приложением Windows. Впервые производительность СУБД соответствует возможностям такой развитой операционной системой как Microsoft Windows. Поскольку и Windows Access – детища фирмы Microsoft, они очень хорошо взаимодействуют одна с другой. Система Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access. Это означает, что вы можете вырезать копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

     В то же время Access это реляционная  СУБД. Это означает, что с помощью Access можно получить доступ к любым  данным любого типа и использовать одновременно несколько таблиц базы данных. Использование реляционной СУБД позволять упростить структуру данных и, таким образом, облегчить выполнение работы.

     В Microsoft Access можно создать базу данных двумя способами: с помощью Мастера  базы данных и самостоятельно. На создание базы данных с помощью мастера затратится минимум времени, но она не будет содержать каких-то нужных для вас полей, форм или таблиц, зато в ней будут элементы не нужные для вашей базы данных. Для создания своей базы данных (не используя Мастера) вы потратите значительную часть времени, а также это потребует определенных знаний Access. Конечный результат будет очевиден: база данных будет содержать те элементы, которые вам необходимы для работы.

 

      Тема 1. Создание таблиц

     В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных , с помощью Конструктора таблиц  и с помощью Мастера создания таблиц . Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц (рис. 1.1). Если вы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет.

       
Рис. 1.1. Ярлыки новых объектов в списке таблиц пустой базы данных

     Если  вы не отображаете ярлыки новых объектов в окне базы данных, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать. Тогда появится диалоговое окно Новая таблица, в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы (рис. 1.2.).

       
Рис. 1.2. Диалоговое окно Новая таблица

     И, наконец, на панели инструментов Access расположена  кнопка Новый объект. Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект Таблица, то откроется то же диалоговое окно Новая таблица.

     Для создания новой таблицы можно  воспользоваться любым из описанных  способов. Обычно создание таблиц путем  ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и может тоже потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры. Поэтому знать его небесполезно.

     Создание  таблицы путем ввода данных

     Если  вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет  создать таблицу путем ввода  данных в окно с традиционной табличной формой (рис. 1.3).

       
Рис. 1.3. Создание таблицы путем ввода данных

     Для этого необходимо:

1. Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.
2. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2 и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.
3. В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.
4. Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец. После этого стандартное название столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название.
5. По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
6. В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы (имя таблицы)? нажать кнопку Да.
7. В окне Сохранение в поле Имя таблицы ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК (рис. 1.4.).

       
Рис. 1.4. Диалоговое окно Сохранение

8. Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас?. Нажать кнопку Нет, если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да, и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым. В списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Таблица при этом создается автоматически. Поля ее будут иметь либо стандартные названия, либо те, которые вы ввели, а их типы будут определяться по введенным данным. В случае если в один столбец были введены данные разных типов, например числа, даты и текст, тип поля определяется как Текстовый.

     Ввод  данных в таблицу Access мало чем отличается от ввода в таблицу Excel. Для перехода между полями вы можете использовать клавишу (Таb). Данные, введенные в текущую строку, сохраняются при переходе к следующей строке.

     Создание  таблиц с помощью Мастера таблиц

     Для создания таблиц с помощью Мастера таблиц необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера.
2. В диалоговом окне Создание таблиц (рис. 1.5.) выбрать назначение таблицы: Деловые (для иных целей можно выбрать и Личные).
3. В поле Образцы таблиц выбрать подходящую таблицу- Список рассылки.
4. Переместить нужные поля из списка Образцы полей в список Поля новой таблицы. Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > - переместить одно поле, » - переместить все поля.

       
Рис. 1.5. Диалоговое окно Мастера таблиц

5. Повторять описанные в пп. 3—4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.
6. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы и нажать кнопку Переименовать поле, затем ввести в диалоговом окне Переименование поля новое имя поля и нажать кнопку ОК (рис. 1.6). Нажать кнопку Далее.

       
Рис. 1.6. Диалоговое окно Переименование поля

7. В следующем диалоговом окне в поле Задайте имя для новой таблицы ввести имя новой таблицы "Список рассылки оповещений" (рис. 1.7).

       
Рис. 1.7. Второе диалоговое окно Мастера таблиц

8. Выбрать способ определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ (имеется альтернатива Пользователь определяет ключ самостоятельно. Тогда в таблицу будет добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее.
9. В случае, если было выбрано самостоятельное определение ключа, в поле со списком Выберите поле с уникальными для каждой записи данными необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым. Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле. Мастер предлагает выбрать один из трех вариантов:

- Последовательные числа, автоматически присваиваемые каждой новой записи;

- Числа, вводимые пользователем при добавлении новых записей;

- Сочетание чисел и символов, вводимое пользователем при добавлении новой записи.

     Нажать  кнопку Далее.

10. В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей (рис. 1.8). Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи. Например, выберите в списке строку не связана с "Клиенты" и нажмите кнопку Связи.

 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1.8. Третье диалоговое окно мастера таблиц 

Рис. 1.9. Диалоговое окно связи 
 
 
 
 
 
 
 

       
Рис. 1.10. Четвертое окно Мастера таблиц

11. В окне Связи нужно выбрать тип связи с данной таблицей (рис. 9). Выберите переключатель Одной записи в таблице "Клиенты" будет соответствовать много записей таблицы "Список рассылки оповещений". Нажать кнопку ОК.
12. В диалоговом окне Мастера таблиц нажать кнопку Далее.
13. Открыв последнее диалоговое окно, можно решить, что вы будете делать с таблицей дальше (рис. 1.10). Выберите переключатель Изменить структуру таблицы, чтобы перейти в режим Конструктора таблиц, и нажмите на кнопку Готово. Откроется окно Конструктора таблиц. Структура таблицы будет выглядеть так, как представлено на рис. 1.11.

       
Рис. 1.11. Структура таблицы "Поставщики предприятия" в режиме Конструктора

     Создание  таблицы с помощью Конструктора таблиц

     Теперь  мы познакомимся с режимом Конструктора. В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц (рис. 1.12).

       
Рис. 2.14. Окно новой таблицы в режиме Конструктора

2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы.
3. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.
4. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).
5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.
6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
7. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы (имя таблицы)?, нажать кнопку Да.
8. В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.
9. В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется.

     После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя  и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

     Существуют  также и другие варианты, создания таблиц. Можно, например, создать таблицу  с помощью запроса на создание таблицы .

     Можно создавать таблицы путем импорта  из других баз данных или создавая связи с такими внешними таблицами 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Тема  2. Создание запросов 

     Запросы являются важным инструментом в любых  системах управления базами данных. Они  используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

     Результатом запроса является специальная таблица, которая называется выборкой или динамическим набором данных, так как между выборкой и таблицей, на основе которой она строится, создается динамическая связь. Как бы это ни называлось, результатом будет набор требующихся полей, содержащих данные, удовлетворяющие установленным условиям. В любом случае это часть таблицы, и любые изменения, внесенные, например, в форму, попадут и в таблицу.

     Существует  несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

     Создание  запроса на выборку с помощью  Мастера

 

     При создании запроса необходимо определить:

     1.Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации

     2.Предмет поиска в базе данных

     3.Перечень полей в результате выполнения запроса 
 

     В окне база данных выбрать вкладку  Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме  Создание запроса с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов. 

     

     Рис. 2.1 Создание простых запросов

     В окне мастера выбрать необходимую  таблицу (таблицу - источник) из опции  Таблицы и запросы и выбрать  поля данных. Если запрос формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.

     Затем в окне Мастера надо выбрать подробный  или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать  один из вариантов дальнейшего действия: Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый запрос.

     Создание  запроса на выборку с помощью  Конструктора

 

     С помощью конструктора можно создать  следующие виды запросов:

     1.Простой

     2.По условию

     3.Параметрические

     4.Итоговые

     5.С вычисляемыми полями

     Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В  окне база данных необходимо выбрать  вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: на выборку».

     В окне Добавление таблицы следует  выбрать таблицу – источник или  несколько таблиц из представленного  списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет неактивным.

     Окно  Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней  части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

     В нижней части окна находится Бланк  построения запроса QBE (Query by Example), в  котором каждая строка выполняет  определенную функцию: 

     1.Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

     2.Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле

     3.Сортировка – указывает тип сортировки

     4.Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране

     5.Условия отбора  - задаются критерии поиска

     6.Или – задаются дополнительные критерии отбора

     

     Рис. 2.2. Запрос на выборку 

     В окне  «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем запрос:

     1.Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.

     2.Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Группы студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы Студенты отбуксировать поле Фамилии во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Успеваемость отбуксировать поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

     3.Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.

     4.В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле.

     5.В строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска. Например, в поле Оценка ввести  - "отл/A", т.е. отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A.

     6.После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

     

     Рис. 2.3. Запрос на выборку

     Чтобы открыть запрос из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса  и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем. 

     

     Рис. 2.4 Запрос на выборку

     Чтобы внести изменения в запросе его  необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

     Параметрические запросы - запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменятся по заказу пользователя.

     Последовательность  создания параметрического запроса:

     1.Создать запрос в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».

     2.В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]

     3.Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный запрос будет выделен.

     4.Выполнить запрос, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести, например фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК.

 

      Тема 3.Создание форм

     Проектирование  форм и работа с ними

 

     Access предоставляет возможность вводить  данные как непосредственно в  таблицу, так и с помощью  форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

     Внешний вид формы выбирается в зависимости  от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

     Форма предоставляет возможности для:

     1. Ввода и просмотра информации базы данных

     2. Изменения данных

     3. Печати

     4. Создание сообщений 

     Способы создания форм: 

     1.Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

     2.Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

     3.Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

     4.Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

     5.Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

     6.Автоформа: сводная таблица

     7.Автоформа: сводная диаграмма

     8.Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

     9.Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы в Excel)

      
Алгоритм создания форм следующий:

     1.Открыть окно БД

     2.В окне БД выбрать вкладку Формы

     3.Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

     4.В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

     5. Щелкнуть на кнопке ОК

     

     Рис. 3.1. Создание форм с помощью конструктора

     Создание  формы с помощью Мастера

 

     Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

     

     Рис. 3.2 создание форм

     В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или  запросов). Для этого надо открыть  список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем  доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку  >>.

     

     Рис. 3.3. Создание форм

     Например, выберем источник – таблицу Студенты и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. 

     

     Рис. 3.4. Внешний вид формы

     В этом окне надо выбрать внешний вид  формы, например в один столбец и  щелкнуть Далее. 

     

     Рис. 3.5. Выбор стиля

     После выбора стиля формы (например, официальный), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы. 
После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.