Структура фирмы, характеристика состава подразделений и их взаимосвязей

     Основные  разделы

     1 Структура фирмы, характеристика состава подразделений и их взаимосвязей

     В повседневной практике иногда бывает трудно определить четкое различие между  туроператором и турагентом, так  как оба вида фирм могут решать сходные задачи.

     Тем не менее, основной задачей турагентов, является реализация туров, сформированных туроператорами, на условиях комиссионного вознаграждения, в то время как, туроператоры, занимаются комплектацией туристического продукта, состоящего не менее чем из трех услуг; размещение, транспортировка туристов и любая другая услуга, не связанная с первыми двумя.

     В общем виде организационную структуру  турфирмы «Импульс» можно определить как линейную и представить в  виде следующей схемы:

     Линейная  организация предполагает относительную автономность в работе. Данный тип департаментизации характеризуется в целом простотой, одномерностью связей (только вертикальные связи) и возможностью самоуправления (относительная автономность). Такой простой подход к группированию работ и людей осуществляется обычно когда выполняемые работы очень однотипны, а люди - не дифференцируются. Каждый из работников турфирмы выполняет определенные функции, руководствуясь должностными инструкциями.

     На  генерального директора фирмы возлагаются следующие функции:

     1.Общее  руководство деятельностью фирмы.

     2.Организация  взаимодействия всех структурных  подразделений.

     3.Обеспечение  выполнения всех принимаемых  фирмой обязательств, включая обязательства  перед бюджетами разных уровней  и внебюджетными фондами.

     4.Создание  условий для внедрения новейшей  техники и технологии, прогрессивных  форм управления и организации  труда.

     5. Принятие мер по обеспечению  здоровых и безопасных условий  труда.

     6. Контроль за соблюдением законности  в деятельности всех служб.

     7. Защита имущественных интересов  предприятия в суде, арбитраже,  органах государственной власти.

     Должностные обязанности генерального директора:

     1. Руководить в соответствии с  действующим законодательством  деятельностью фирмы, неся всю  полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества организации, а также финансово-хозяйственные результаты ее деятельности.

     2. Организовывать работу и эффективное  взаимодействие всех структурных  подразделений, направлять их деятельность на развитие и совершенствование качества услуг с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы, рост объемов реализации и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах услуг.

     3. Обеспечивать выполнение фирмой  всех обязательств перед федеральным,  региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов.

     4. Организовывать деятельность на  основе широкого использования  новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества услуг, экономической эффективности их производства, рационального использования и экономного расходования всех видов ресурсов.

     5. Принимать меры по обеспечению  предприятия квалифицированными  кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

     6. Обеспечивать правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности работ, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

     7. Обеспечивать на основе принципов  социального партнерства разработку, заключение и выполнение коллективного  договора, соблюдение трудовой дисциплины, способствовать развитию трудовой мотивации, инициативы и активности служащих.

     8. Решать вопросы, касающиеся деятельности  фирмы в пределах предоставленных  ему законодательством, поручать  ведение отдельных направлений  деятельности другим должностным  лицам.

     9. Обеспечивать соблюдение законности в деятельности фирмы и осуществлении ее хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности фирмы в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.

     10. Защищать имущественные интересы  предприятия в суде, арбитраже,  органах государственной власти и управления.

     На  секретаря руководителя возлагаются  следующие функции:

     1. Осуществление работы по организационно-техническому  обеспечению административно-распорядительной  деятельности руководителя.

     2. Ведение делопроизводства.

     3. Организация приема посетителей.

     Должностные обязанности секретаря:

     1. Осуществлять работу по организационно-техническому  обеспечению административно-распорядительной  деятельности руководителя.

     2. Принимать поступающую на рассмотрение  руководителя корреспонденцию, передавать  ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

     3. Вести делопроизводство, выполнять  различные операции с применением  компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

     4. Принимать документы и личные  заявления на подпись руководителя.

     5. Готовить документы и материалы,  необходимые для работы руководителя.

     6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование. 7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию.

     8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

     9. Выполнять работу по подготовке  заседаний и совещаний, проводимых  руководителем (сбор необходимых  материалов, оповещение участников  о времени и месте проведения, повестке дня.

     10. Осуществлять контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

     11. Вести контрольно-регистрационную  картотеку.

     12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

     13. Печатать по указанию руководителя  служебные материалы, необходимые  для его работы или вводить  текущую информацию в банк данных.

     14. Организовывать прием посетителей,  содействовать оперативности рассмотрения  просьб и предложений работников.

     15. Формировать дела в соответствии  с утвержденной номенклатурой.

     На  администратора баз данных возлагаются  следующие функции:

     1.Поддержание  в актуальном рабочем состоянии  полного объема оперативной и  накапливаемой информации, а также  защита информации от несанкционированного  доступа;

     2.Обмен  информацией в соответствии с  установленным порядком (в том  числе с использованием электронных сетей телекоммуникаций).

     На  турагента возлагаются следующие  функции:

     1. Установление деловых контактов  между покупателями и продавцами  товаров.

     2.Обеспечение  выполнения условий, предусмотренных  заключенными соглашениями.

     3. Оказание коммерческих услуг.

     4. Оформление документации.

     5. Сопровождение групп туристов  к месту назначения.

     В соответствии с функциями у турагента  есть должностные обязанности:

     1. Участвовать в работе по установлению  необходимых деловых контактов  между покупателями и продавцами товаров, а также оказанию различных коммерческих услуг.

     2. Содействовать покупке и продаже  групповых туров и туров по  системе «все включено».

     3. Обеспечивать надлежащее оформление  заключаемых договоров и контрактов, других необходимых документов, в том числе страховых документов.

     4.Организовывать  предоставление транспортных средств  и обеспечение выполнения других  условий, предусмотренных заключенными  соглашениями, договорами и контрактами.

     На  бухгалтера возлагаются следующие  функции:

     1. Ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности.

     2. Произведение начислений и перечислений  налогов и сборов в бюджеты  разных уровней, страховых взносов  в государственные внебюджетные  социальные фонды, платежей в  банковские учреждения.

     3. Расчеты всех видов выплат работникам.

     4. Методическая помощь сотрудникам  по вопросам бухгалтерского учета,  контроля, отчетности и экономического  анализа.

     Должностные инструкции бухгалтера:

     1. Выполнять работу по ведению  бухгалтерского учета имущества,  обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т. п.).

     2. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

     3. Осуществлять прием и контроль  первичной документации по соответствующим  участкам бухгалтерского учета  и готовить их к счетной обработке.

     4. Отражать на счетах бухгалтерского  учета операции, связанные с движением  основных средств, товарно-материальных  ценностей и денежных средств.

     5. Составлять отчетные калькуляции  себестоимости услуг, выявлять  источники образования потерь  и непроизводительных затрат, готовить предложения по их предупреждению.

     6. Производить начисление и перечисление  налогов и сборов в местный  бюджет, страховых взносов в государственные  внебюджетные социальные фонды,  платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников.

     7. Обеспечивать руководителей, аудиторов  и других пользователей бухгалтерской  отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета.

     8. Разрабатывать рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые  для оформления хозяйственных  операций, по которым не предусмотрены  типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвовать в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

     9. Участвовать в проведении экономического  анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.

     10. Готовить данные по соответствующим  участкам бухгалтерского учета  для составления отчетности, следить за сохранностью бухгалтерских документов, оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

     11. Выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных  бухгалтерской информации, вносить  изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

     12. Участвовать в формулировании  экономической постановки задач  либо отдельных их этапов, решаемых  с помощью вычислительной техники.

     2. Характеристика деятельности фирмы  по оказанию услуг

     2.1 Перечень и характеристика услуг  фирмы

     Туристическая компания «Импульс-Тур» предлагает широкий спектр услуг: бронирование виз, билетов, экскурсионно - груповые, индивидуальны и деловые туры, лечебно-оздоровительный отдых и отдых в санаториях КВМ, пляжный отдых, экзотические туры, туры для молодоженов, горнолыжные туры, корпоративные туры, шоп-туры, услуги трансфера. По мере развития туристической компании появилась необходимость выделить международный туризм. В наличии клиенту всегда могут предложить горящие туры, такие как Египет, Европа из Ростова. Они всегда дешевле, поэтому и «горящие».

     Важно отметить, что турагентство организует детский отдых. Есть перечень детских лагерей с выездом из Ростова, с которыми работает фирма:

• на базе Оздоровительный комплекса "Геолог Ямала" 
  Детский Клуб "4 Кита - К4". C программой Telemaking.
• ДЛ. Perfect English. Мальта
• ДЛ Лонг Бич. Кушадасы. Турция
• Детский комплек Росица. Болгария
• МЛ Джуниор. Болгария
• Детский центр Альбатрос. Болгария
• Школа природы. Испания
• ДОЛ Кировец. Кабардинка
• Санаторно-оздоровительный комплекс Золотой колос
• ДЛ Зеленый огонек. Туапсе
• ВДЦ Орленок. Туапсе
• ВДЦ Орленок, курсы английского языка
• ДОК. Криница
• ДЛ Экспресс. Лазаревская
• ДОК Дон. Новомихайловка
• ДОЛ Энергетик
• ДЛ Лагуна. Лермонтово
• ОЗ Смена. Анапа
• ДОЛ Политехник
• ДЛ Какаду с английским уклоном. Крым
• ДЛ Мандарин. Крым
• МДЦ Артек. Крым
• ДОЛ Экспресс
• ДСОЦ Костер
• ДЛ Солнышко
• ДОЛ Зеленый огонек
• ДЛ Шепси
• ДОЛ Вятичи
• ДСОЛ Планета
• ДСОЛ Искра

     2.2 Потребители фирмы

     В силу своей специфики все клиенты  турфирмы систематизированы в три  группы:

     а) туристы, путешествующие на внутриобластных маршрутах;

     б) туристы, путешествующие на российских маршрутах;

     в) туристы, отправляющиеся за рубеж.

     К каждой группе клиентов предусмотрен специальный подход и соответствующее обслуживание – как групповое, так и индивидуальное.

     Клиенты первой группы могут отправиться  отдыхать на любые турбазы и в  дома отдыха любой области как  с целью отдыха и развлечений, так и с целью оздоровления. Это могут быть продолжительные поездки, а также поездки выходного дня, в любое время года, для детей и взрослых, для корпоративных клиентов.

     Для клиентов второй группы предусмотрены  туры по России: экскурсионные туры (Москва, Санкт-Петербург, Золотое кольцо), спортивный туризм (Алтай, Горная Шория, Северный Кавказ), лечебные туры (санатории и лечебницы Урала, Сибири, Кавказских Минеральных вод), детский туризм (организованные группы во время каникул).

     Достаточно  широкий выбор туров предлагается клиентам, выезжающим за рубеж. Здесь представлены практически все географические направления (Европа, США, Ближний Восток, Дальний Восток и др.) и все виды туризма (экскурсионный, пляжный, шоп-туры, спортивный, образовательный, деловой, лечебный, детский, паломнический).

     Наибольшим, то есть фактически массовым спросом, на сегодняшний день пользуются недорогие  туры в Турцию и Египет и более  дорогие – в Таиланд, страны Западной и Восточной Европы, и это –  общая тенденция в развитии спроса на туристские услуги, получившая распространение в России в целом. Туристы могут приобрести также индивидуальные туры, в том числе для семейного отдыха.

     2.3 Особенности техники бронирования  и оформления услуг

     Менеджеры ООО «Импульс-Тур» работают с клиентами напрямую, через посредника или сами являются посредниками какой-либо фирмы. В последних 2-х случаях при клиенте делается заявка туроператору для получения информации о наличии мест. При утвердительном ответе клиент должен сделать предоплату или же оплатить путевку целиком. Предоплата, чаще всего составляет 50% и более. Но возможны варианты. Для постоянных клиентов, например, или в иных случаях турфирма варьирует сумму предоплаты. Оставшуюся сумму клиенту необходимо внести до определенного срока, который указывается в договоре. Генеральный директор или менеджер, каждый по своему направлению, посылает оператору заявку на бронирование и получает подтверждение тура. Деньги за тур отправляются оператору после подтверждения тура, по цене, представленной в прайс-листе, за минусом процента комиссионных. Часто цены указаны в у.е., хотя оплата услуг принимается в рублях по курсы ЦБ на день оплаты или по другому курсу, который заранее оговаривается. Сейчас большое внимание уделяется страхованию, особенно при поездках за границу. В данном случае схема примерно такова: присылается конверт, содержащий ваучер на проживание, авиабилеты (ж/д билеты, в зависимости от выбранного тура), медицинская страховка. Конверт можно также получить перед отправлением. В таком случае представитель от туроператора приходит к назначенному времени в назначенное место (например: перед вылетом из аэропорта представители турфирм встречают туристов под табло). Также выдается путевка, заключается договор между туристским агентством и клиентом. Договором на туристское обслуживание и путевкой регламентируются основные туристические услуги. К таким услугам, как правило, относятся: размещение, питание, транспортные услуги (включая трансферт), экскурсионные услуги. Дополнительные услуги имеют весьма широкий спектр. Сюда можно отнести:

     - дополнительные экскурсии, не  вошедшие в перечень основных  услуг;

     - физкультурно-оздоровительные услуги;

     - медицинские услуги;

     - культурно-зрелищные и игровые  мероприятия.

     Заявку, как правило, делают заранее, но непосредственно перед путешествием проводиться инструктаж, если клиент в этом нуждается (таможенные и визовые формальности), предлагается приобрести специальную литературу (карты местности, путеводители, разговорники, словари и т.д.).

     При работе без помощи оператора, менеджер сам бронирует номер, контролирует оформление документов (визы, паспорта, билетов, страховки), договаривается о трансфере, составляет программу возможных экскурсий. Консультации и рекомендации клиентам относительно предполагаемых маршрутов и видов обслуживания, связанных с этими маршрутами. Консультации очень важны, если клиент планирует дальнюю поездку и не знаком с маршрутом или желает посетить определенные места и не знает, каким видом транспорта можно воспользоваться. Агентство не подразделяет клиентов на консультирующихся и оформляющих поездку, поскольку считается, что клиент имеет право получить объективную информацию по всем интересующим его вопросам, если они затрагивают его интересы, связанные с путешествием.

     2.4 Тематические туры, предоставляемые данным предприятием потребителю

     Можно описать несколько программ обслуживания туристической компанией «Импульс-Тур». Я приведу пример только нескольких.

     Первая  программа организована в санаторий им.Орджоникидзе в городе Кисловодске. Это одна из красивейших здравниц Кисловодска привлекает клиентов, уставших от однообразия урбанизированных построек, порядком надоевших бетонных коробок и ищущих новых впечатлений. Санаторий состоит из нескольких корпусов, сооруженных в разное время, представляет собой уникальный по своим удобствам и художественным достоинствам архитектурный ансамбль. Корпуса № 1,2,3 и лечебный корпус являются уникальными памятниками дворцовой архитектуры и внесены в государственный реестр. Территория санатория представляет собой хорошо ухоженный парк с цветниками, клумбами, фонтаном, спортивными площадками общей площадью 24 га. Прогулочные дорожки санатория переходят в курортные маршруты терренкура. Такое расположение санатория обеспечивает прекрасный микроклимат и возможность для отдыхающих максимум времени проводить на воздухе.  
Санаторий работает круглогодично. Лечебный профиль: 
Современные методики, лечебно-диагностическая аппаратура, высококвалифицированный персонал, - способствуют в лечении и профилактики заболеваний сердечно-сосудистой системы, нервной, органов дыхания, опорно-двигательной, сексуальных расстройств, нарушений обмена веществ. На   территории санатория стоит бювет с минеральными водами - "Ессентуки-4" и "Славяновская".

     Условия размещения - 1-, 2-, 3-местные номера, 2-комнатный 2-местные категории «люкс».

     В стоимость входит:

     -проживание в номере выбранной категории

     -3-разовое питание по заказному меню

     -санаторно-курортное лечение: бальнеолечение, водолечение, грязелечение, климатолечение, физиотерапия, ингаляции, массаж, психотерапия, спелеокамера, ЛФК, лечебные микроклизмы, консультации узких специалистов.

     Вторая  описываемая мною программа ориентирована  на детский отдых. Интереснейший  тур в Детский клуб – «Четыре  кита К4» с программой Telemaking. Детский клуб «Четыре кита (К4)» - клубное творческое объединение детей и подростков, приезжающих со всех уголков России для того, чтобы вместе провести каникулы. Детский клуб «Четыре кита (К4)» предлагает такой способ отдыха, когда каждый ребенок становится участником всех действий, происходящих в клубе. «Тelemaking» – это такая программа для маленьких и больших детей, где каждый может построить свою индивидуальную программу отдыха, выбрав самостоятельно навигацию этой программы  - направление движения, попутчиков, идеи и действия. См.Приложение

     Программные уровни:

     1. уровень для самых маленьких (для тех, кому от 6 до 9 лет - специальная игровая телепрограмма;

     2. уровень для тех, кому от 10 до 14 лет и кто только знакомится с телевидением;

     3. уровень – для тех, кому от 15 до 18 и готов к профессиональному телевидению.

     В конце летнего сезона - большой  телефестиваль, где будут награждены телекомпании – победители в различных  номинациях: «Лучшая телезарисовка», «Лучшее интервью», «Лучший репортаж», «Лучший выпуск новостей», «Лучшее телепроизведение свободного жанра», а также те ребята, которые окажутся лучшими в своем мастер-классе. В конце программы каждый ее участник получит клубную карту первого уровня, а лучшие – звание «Мастер-кит». Мастер классы - Азы телевидения участники проекта постигают на мастер-классах режиссеров, сценаристов, телеоператоров, звукорежиссеров , декораторов, репортеров, актеров и ведущих…, руководят которыми специалисты. Хобби центр - Это такая развлекательная программа, когда можно выбрать любой хобби-центр, заниматься и развлекаться в любом. Все занятия – игровые, активные и нескучные, с путешествиями и развлечениями. Педагоги клуба - преподаватели, аспиранты и студенты педагогических ВУЗов, факультетов журналистики, физической культуры и художественного образования. В 7 км находится Небуг, в котором можно посетить самый большой в России аквапарк «Дельфин», в состав которого входит дельфинарий «Аквамир», водная дискотека, аттракционы. Агрийский заповедник с его живописной природой; церковь на окраине поселка, построенную в честь Святой Ольги. Также можно съездить к дольменам, экскурсию 33 водопада, на морские прогулки, совершить пешие походы в горы.