Судебная бухгалтерия

2

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1.Инвентаризация: понятие, виды, нормативная база

2.Документальное оформление и порядок проведения инвентаризации

Заключение

Список литературы

Введение

Недостача может возникнуть по естественным причинам, которые объясняются технологическими особенностями производства продукции, транспортировки, реализации или хранения материальных ценностей. Для таких недостач существуют нормы, которые утверждаются законодательством. Однако правила бухгалтерского учета требуют отражения недостач не только в пределах норм естественной убыли, но и в других случаях: при недостаче сверх норм, естественной убыли, утрате материальных ценностей, причинении ущерба. Прежде чем отразить недостачу материальных ценностей в учете, ее надо обнаружить. В большинстве случаев недостачи в бюджетных учреждениях выявляются в ходе инвентаризации материальных ценностей, а также ревизий и проверок финансовыми органами.

В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности все организации обязаны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок ее проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Приказ N 49).

Для целей проведения инвентаризации к имуществу относятся: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, материально-производственные запасы, готовая продукция, товары, денежные средства, прочие запасы и прочие финансовые активы; к финансовым обязательствам: кредиторская задолженность, займы, резервы.

Инвентаризации подлежит как принадлежащее организации имущество, так и находящееся на ответственном хранении, в аренде и т.п.

Для проведения инвентаризаций в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается руководителем.

Деятельность любой организации не застрахована от недостач используемых материальных ценностей, поэтому автор считает, что вопрос об отражении в учете инвентаризации будет актуален.

1.Инвентаризация: понятие, виды, нормативная база

В ходе осуществления хозяйственной деятельности торговая организация имеет активы и пассивы.

Для того чтобы иметь представление о реальном финансовом состоянии организации, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: количестве, состоянии, в котором оно находится, и правильности его оценки. Затем фактические остатки имущества сверяются с данными бух­галтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обяза­тельств называется инвентаризацией.

То есть инвентаризация представляет собой определенную по­следовательность практических действий по документальному под­тверждению наличия, состояния и оценки имущества и обяза­тельств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности. Можно сказать, что инвентаризация — это кон­трольная функция учета, позволяющая выявить случаи необосно­ванного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложен­ного в различные виды имущества (активов).

Вопросам, связанным с необходимостью проведения инвента­ризации активов и обязательств организации, придается большое значение в нормативном регулировании бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Законодательство предоставляет организациям широкие воз­можности для использования инвентаризации в качестве действен­ного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгал­терского учета финансово-хозяйственной деятельности организа­ции в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности.

Необходимость проведения инвентаризации подтверждается ст. 12 Закона о бухгалтерском учете:

«Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить ин­вентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверя­ются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда про­ведение инвентаризации обязательно».

Инвентаризация имущества и обязательств коммерческих орга­низаций является не только важным общехозяйственным меро­приятием, но и элементом учетной политики. Согласно п. 3 ст. 6 За­кона о бухгалтерском учете порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации утверждается при форми­ровании учетной политики.

Необходимо обратить особое внимание на это положение, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризация либо вообще не проводится, либо проводится с нарушением установленных правил, когда формально заполняются инвентаризационные описи и составляются акты по данным реги­стров бухгалтерского учета (без проведения натуральной (вещест­венной) проверки).

Виды инвентаризаций можно представить в виде таблицы:

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств как по головному предприятию, так и по его подразделениям.

Под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов регулируется нормами следующих документов:

- Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ);

- Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение);

- Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).

А при инвентаризации МПЗ необходимо также руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания по бухучету МПЗ).

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств утверждается при формировании учетной политики наряду с рабочим планом счетов, формами первичных документов, правилами документооборота и т.д. (п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, подлежащих проверке, определяются руководителем организации. Исключение составляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ):

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости. А основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения).

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему нужно определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждом из них (пп. 2.1 Методических указаний по инвентаризации).

2.Документальное оформление и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризации подлежит все имущество организации (в том числе находящееся на ответственном хранении, арендованное, а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам) независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление его с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств. В этой статье рассмотрим некоторые важные моменты организации инвентаризации, подготовительных мероприятий перед ее проведением, документального оформления инвентаризации, а также затронем проблемы, связанные с отражением в бухгалтерском учете результатов инвентаризации.

В соответствии с п. 1 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете[1] для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств (Письмо Минфина России от 03.06.2010 N 07-02-12/13). При принятии учреждением учетной политики наряду с другими решениями, необходимыми для организации бухгалтерского учета, утверждается порядок проведения инвентаризации.

Общие правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (в том числе формы документов, применяемых для оформления результатов инвентаризации, порядок деятельности инвентаризационных комиссий и участия материально ответственных лиц в проведении инвентаризации) установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, а также перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем учреждения, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Таковыми являются:

- передача имущества в аренду, выкуп, продажа;

- составление годовой бухгалтерской отчетности;

- смена материально ответственных лиц;

- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;

- реорганизация или ликвидация организации;

- иные случаи, предусмотренные законодательством РФ.

Проведение инвентаризации включает в себя три этапа:

1. Подготовительный этап: мероприятия, осуществляемые перед началом инвентаризации.

2. Непосредственное проведение инвентаризации путем занесения фактического наличия имущества в формы первичной учетной документации.

3. Оформление результатов инвентаризации и отражение их в бухгалтерском учете.

Подготовительный этап

Перед началом инвентаризации необходимо:

- проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление (п. 3.1 Методических указаний);

- снять остатки кассы, если проводится инвентаризация денежных средств;

- оформить акты сверки расчетов с контрагентами, налоговыми и финансовыми органами, внебюджетными фондами и т.д.;

- создать в учреждении постоянно действующую комиссию, для проведения инвентаризации при большом объеме работ - дополнительные рабочие комиссии, состав которых утверждается руководителем (п. 2.2 Методических указаний). Как правило, в комиссию включаются работники администрации учреждения, бухгалтерии, а также иные специалисты. В инвентаризационную комиссию могут быть приглашены и независимые аудиторы;

К сведению. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний).

- получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "_____________" (дата)", на их основании определяются остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний);

- взять с материально ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества;

- создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Инвентаризационная комиссия начинает свою работу только после подписания руководителем приказа о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации

На этом этапе инвентаризационная комиссия производит проверку фактического наличия имущества. Все сведения об имуществе заносятся в формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

К таким формам относятся, в первую очередь, инвентаризационные описи и акты инвентаризации (далее - описи). Они могут быть заполнены с использованием вычислительной и другой оргтехники, а также вручную чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

В описях указывают наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается наименование, количество и порядковый номер материальных ценностей, а также их общий итог в натуральных показателях, независимо от того, в каких единицах изменения эти ценности числятся.

Исправление ошибок в описях производится путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Таким способом исправления делаются во всех экземплярах описей.

Не допускается оставлять в описях незаполненные строки, на последних страницах эти строки прочеркиваются.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (п. 2.10 Методических указаний).

Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении (п. 2.12 Методических указаний).

Результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей, отражаются в сличительных ведомостях.

Особенности проведения инвентаризации отдельных объектов учета

Методическими указаниями утверждены правила проведения инвентаризации следующих объектов бухгалтерского учета.

1. Основных средств. Особенности проведения инвентаризации таких объектов определены в п. п. 3.1 - 3.7 Методических указаний. При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Следует отметить, что при инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации, а также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

По основным средствам, выявленным комиссией как не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности.

2. Нематериальных активов. Согласно п. 3.8 Методических указаний при инвентаризации нематериальных активов проверяется наличие документов, подтверждающих права организации на их использование, а также правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете.

3. Материальных запасов. Особенности инвентаризации материальных запасов определены п. п. 3.15 - 3.26 Методических указаний. Материальные запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта).

При хранении материальных запасов в разных помещениях инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются только после инвентаризации. На это составляется отдельная опись под наименованием "Материальные запасы, поступившие во время инвентаризации".

В процессе проведения инвентаризации отпускаться материальные ценности могут в исключительных случаях только с разрешения руководителя, главного бухгалтера и в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Кроме того, такие ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации".

Тара заносится в инвентаризационные описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

4. Денежных средств. Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

В рамках ее проведения подсчитываются не только наличные деньги, но и другие ценности, находящиеся в кассе учреждения (ценные бумаги и денежные документы: почтовые марки, путевки в дома отдыха и санатории и др.).

При инвентаризации денежных средств, находящихся на лицевых счетах, сверяются суммы остатков, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.

5. Расчетов. Порядок проведения инвентаризации расчетов установлен п. п. 3.44 - 3.48 Методических указаний. В рамках их инвентаризации анализируются расчеты с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами. Такая инвентаризация заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бюджетного Плана счетов.

Результаты проведенной инвентаризации обобщаются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней фиксируются установленные расхождения данных фактического наличия финансовых и нефинансовых активов с данными бухгалтерского учета, а также выявленные излишки и недостачи по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Эти расхождения отражаются на счетах бюджетного учета в следующем порядке (п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете):

а) излишек имущества приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Инструкцией N 148н[2];

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются порядке, утвержденном Инструкцией N 148н.

Излишки имущества приходуются по рыночной стоимости, то есть по той цене, которая может быть получена в результате продажи указанного имущества на дату принятия к бюджетному учету.

Заключение

В соответствии с положениями ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) инвентаризация имущества и обязательств проводится с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе проведения инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств организации, их состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и по материально-ответственному лицу.

Инвентаризация может проводиться как в целом по организации, так и по ее подразделениям. Как отмечалось ранее, по решению руководителя организации при проведении дополнительных инвентаризаций может проверяться наличие только отдельных видов имущества. При смене материально-ответственного лица инвентаризация, как правило, проводится по имуществу, закрепленному за данным лицом.

Проведение инвентаризации возлагается на постоянно действующую в организации инвентаризационную комиссию, персональный состав которой утверждается установочным приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации в начале отчетного года.

При оформлении результатов инвентаризации применяются формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России №88.

К оформляемым первичным учетным документам по учету результатов инвентаризации предъявляются следующие общеустановленные требования.

На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (при проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи о получении, а сдавший - о сдаче этого имущества).

В описи должны включаться все выявленные ценности, в том числе и излишествующие, а на выявленные при инвентаризации негодные или испорченные ценности составляются соответствующие акты.

Во всех случаях инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами и шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Список литературы

10.                 Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебное пособие. Серия «Экономика и управление». – Москва: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2003. – 928 с.

11.                 Бойко Е. А., Шумилин П. Е. Бухгалтерская финансовая отчетность для студентов вузов. Серия «Шпаргалки». – Ростов н/Д:»Феникс», 2004. – 244 с.

12.                 Бухгалтерский финансовый учет: Учебник для вузов / Под ред. Проф. Ю. А. Бабаева. – М.: Вузовский учебник, 2005. – 525 с.

13.                               Документирование хозяйственных операций и организация документооборота в бухгалтерском учете (Выпуск 18, сентябрь 1996 г.)

14.                 Камышанов П. И. , Камышанова А. П. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие: - М.: Омега-Л, 2004 – 640 с.

15.                 Керимов В. Э Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: Изд-во Эксмо, 2005.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

(какой именно)