Сущность организационного проектирования

     Оглавление 

      Введение 

     Научно  обоснованное формирование организационных  структур управления - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих  субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

     Без развития методов проектирования структур управления затрудняется совершенствование  управления и повышение эффективности производства, так как, во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления.

     Во-вторых, в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) - работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами.

     В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования.

     В-четвертых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

     Организационное проектирование достаточно широко рассмотрено  в литературе. Данную тему изучают  такие российские ученые как: Т.А. Акимова, В.Г. Алиева, Б.З. Мильнер, М.Г. Миронов, В.И. Подлесных, С.В. Рогожин, и др.  
Цель данной работы – ознакомиться с понятием, этапами и методами организационного проектирования.

     В задачи работы входит ознакомление с понятием организационного проектирования; основными подходами и методологическими принципами построения организационных структур; этапами и методами организационного проектирования; оценкой эффективности организационных проектов; а также примерами необходимости внедрения корректировки организационных структур.

     Практическое  значение темы состоит в том, что освещаемые в работе теоретические положения проектирования организационных структур можно применить в повседневной работе менеджера.

     1 Сущность организационного  проектирования 

     Организационное проектирование представляет собой  разработку проектов новых или комплекс работ по совершенствованию деятельности существующих организаций (фирм, компаний, служб). Необходимость организационного проектирования обусловлена следующими факторами:

     1. Быстро меняющимися условиями,  в которых уже нельзя использовать  организационные формы, хорошо  служившие в прошлом, и которые не удовлетворяют требованиям современных рыночных отношений.

     2. В сфере управления организациями  уже нельзя использовать механистический  подход ("отрасль – винтик государства,  завод – винтик отрасли, а  человек - винтик завода").

     3. Проектирование новых организаций или совершенствование существующих должно опираться не только на опыт, аналогию, интуицию, волевой подход, но и на научные методы организационного проектирования.

     4. Проектирование новых организаций  и совершенствование существующих должно осуществляться специалистами управления, специалистами-консультантами с участием руководителей всех уровней управления этих организацией.

     Основной  целью проектирования является создание такой организации, которая достигает  поставленных целей с максимальной эффективностью. Существует два вида оргпроектирования: комплексное и локальное.

     Комплексное оргпроектирование предусматривает разработку системы мероприятий по созданию новой или совершенствованию деятельности организации. Комплексное оргпроектирование проводится одновременно по нескольким основным направлениям, например: 1. Разработка проекта новой организации. 2. Рационализация организационной, функциональной и других видов структур. 3. Рационализация технологии выполнения основных видов работ, совершенствование условий труда, использования рабочего времени. 4. Совершенствование информационного, кадрового, финансового, материально-технического и других видов обеспечения. 5. Совершенствование документационного обеспечения процессов управления, рационализация документооборота. 6. Комплексное оснащение рабочих мест сотрудников организации средствами механизации, автоматизации, вычислительной и организационной техники. 7. Совершенствование технологии управления и других направлений.

     Кроме того, к основным направлениям организационного проектирования можно отнести:

• определение числа основных подразделений организации и их функций;
• разработка организационных структур отдельных подразделений;
• разработка рациональных процедур выполнения подразделениями, аппаратами управления своих основных функций;
• определение состава, численности работников аппарата управления и подразделений и направлений организации их труда;
• проектирование рационального пространственного размещения структурных подразделений организации.

     Локальное организационное проектирование осуществляется по одному из выбранных направлений или участков работы организации.

     В основе организационного проектирования должна быть концепция, специально разработанная для создания новой или реформирования (перестройки) конкретной организации. В основе концепции должно быть положение о принципиальной возможности улучшить деятельность организации. Концепция создания новой или перестройки существующей организации должна строиться с учётом следующих факторов:

• социальных, экономических, политических и других условий в стране и регионах;
• миссии и целей новой (или обновлённой) организации, её целевой ориентации;
• требований к новой организации;
• возможностей новой организации;
• научных достижений в области теории управления, теории организации и др.;
• отечественного прогрессивного опыта создания и перестройки организаций в новых условиях; зарубежного опыта, который может быть использован в условиях нашей страны.

     К главным элементам проектирования организации относят:

• вертикальное и горизонтальное разделение труда и кооперацию;
• централизация и децентрализация;
• охват контролем;
• иерархия в организации;
• распределение прав, обязанностей и ответственности.

     Перечисленные элементы должны обязательно использоваться в процессе любого процесса организационного проектирования. Концепция должна предусматривать изменения всех структурных подразделений и их элементов (информационного, технического, кадрового, финансового и других видов обеспечения). В процессе разработки концепции оргпроектирования следует уделить особое внимание выработке нового управленческого мышления на всех уровнях управления, созданию новой системы методов организации и управления. Объектом оргпроектирования является организация как вид социальной системы. Процесс оргпроектирования охватывает практически все аспекты функционирования организации, непосредственно связанного с деятельностью её работников.

     Такой подход позволяет рассматривать  организацию как систему и  использовать в процессе оргпроектирования системный подход, анализ и их основной инструментарий, а также многие элементы ситуационного подхода. Организация (предприятие, фирма и т.п.) представляет собой большую и сложную динамическую систему, для которой характерно:

• наличие социальной, экономической, информационной, технической и других подсистем и элементов;
• наличие большого числа самых разнообразных связей между подсистемами и между элементами;
• наличие связей между организацией и внешней средой (государство, поставщики, потребители, конкуренты);
• движение внутри организации больших информационных и материальных потоков.

       При проектировании организационной  структуры на основе системного подхода целесообразно исследовать его составные части - исторический, коммуникативный, функциональный, элементный, организационный аспекты.

     Ретроспективный (исторический) аспект позволяет изучать историю возникновения и развития организации и учитывать это при разработке стратегии и тактики её деятельности. Коммуникативный аспект позволяет изучать внешние связи организации и факторы внешней среды, влияющие на организацию. При исследовании функционального аспекта определяют круг функций, которые должны реализовываться в данной организации и её структурных подразделениях. Для реализации этого подхода обычно строят "Дерево целей", вершиной которого является главная, глобальная цель организации, а ветвями – цели, подцели, задачи, задания, а также средства достижения целей и реализации задач. Для достижения каждой цели, подцели, решения задачи необходимо выполнить определённую работу, реализовать определённую функцию, т.е. каждая цель соответствует определённой цели или задаче и поэтому можно считать, что "Дерево целей" представляет собой дерево функций (целей, задач). Элементный подход предусматривает выделение в организации отдельных её подразделений с чётким указанием их функций. При этом сначала определяют функции специалистов и исполнителей, затем эти функции; после этого и специалисты и исполнители объединяются в группы – структурные подразделения, где назначаются их руководители.

     Организационный подход позволяет формировать состав и содержание связей между подразделениями, т.е. окончательно оформить структуру организации. Связи объединяют подразделения организации в единое целое и позволяют им взаимодействовать для достижения главной цели. Большой эффект при организационном проектировании может быть получен при использовании системного подхода и Алгоритма системного анализа организации. Применение системного подхода к оргпроектированию позволяет организации получить преимущества.

     1. Создать систему чёткого распределения  задач между подразделениями  и исполнителями и, следовательно,  прав и ответственности руководителей  за их решения.

     2. Точно ориентировать деятельность  каждого подразделения, исполнителя  и руководителя на достижение общей цели организации, обеспечив при этом их необходимую оперативную самостоятельность и творческий подход к достижению поставленных целей.

     3. Повысить эффективность планирования  деятельности организации, создав  ясную систему бизнес-планирования, исключающую проблемы взаимоотношений между структурными подразделениями организации.

     4. Сформировать систему объективной  оценки работы всех структурных  подразделений организации –  от функциональной подсистемы  до конкретного отдельного исполнителя и, следовательно, объективную информационную базу управления.

     5. Создать условия для заинтересованности  работников организации в наилучшем  выполнении их функциональных  обязанностей и реализации прав, которыми они наделены.

     6. Обеспечить максимальную восприимчивость организации к любым нововведениям – техническим, технологическим, экономическим, организационным и управленческим – и преодолеть сопротивление их внедрению.

     Использование системного подхода к оргпроектированию  на практике приводит к более эффективному использованию всех ресурсов организации – материально-технических, финансовых и трудовых, что создаёт экономические преимущества – главный фактор рыночного успеха организации. Содержание работ по организационному проектированию при создании новой и совершенствовании давно функционирующей организации на начальном этапе отличаются друг от друга, а затем эти процессы становятся почти идентичными. При использовании ситуационного подхода исследуются следующие факторы:

• внешняя среда;
• стратегический выбор руководителя организации в отношении её целей;
• технология работы в организации;
• поведение работников.

2 Методы организационного проектирования 

     Методы  организационного проектирования могут  быть сведены в следующие четыре основные группы:

1. Методы структуризации целей. Включают выработку системы целей организации, качественную и количественную оценку этих целей и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия разработанной системе целей. Конкретная формулировка каждой цели должна быть четко определена с позиции следующих признаков: предметного - должно быть ясно, с какими реальными объектами связана цель; временного - является ли цель постоянной или временной, долгосрочной или оперативной; пространственного - размещение подразделений, филиалов, аппаратов управления на территории города, субъекта федерации и т.п.

     Система целей должна быть простой и понятной. Она может быть представлена в  графической ("Дерево целей"), матричной (таблицы) и списочной (перечисление и кодирование целей) форме. В процессе организационного проектирования система целей может быть использована в следующих направлениях:

• выделение основных структурных подразделений в данной организационной системе. При этом каждое подразделение должно быть ориентировано на достижение своей цели (или комплекса целей), например, кадровой, финансовой, маркетинговой и других служб, а структура организационной системы - на организационное обеспечение достижения глобальной цели (миссии) организации;
• проверка уровня и однородности целей, стоящих перед каждым структурным подразделением, исключение дублирования целей;
• установление рациональных организационных, информационных, экономических и других связей. Разработка главных направлений координации и регулирования деятельности подразделений;
• разработка критериев и систем оценки функционирования структурных подразделений, а также всей организации по достижению поставленных целей.

     При использовании метода структуризации целей необходимо помнить, что невозможно разработать четкий алгоритм перехода от системы целей непосредственно к организационной структуре, так как цели являются важнейшим, но не единственным фактором формирования организационной структуры. Здесь следует учитывать размеры организации, технологию выполнения основных работ, внутренние и внешние связи и многие другие факторы.

2. Методы экспертного анализа. Основные мероприятия при применении этих методов:
• проведение группами экспертов обследования организации, детальный анализ целей, задач, функций, организационных связей подразделений и элементов субъекта и объекта управления. Экспертами могут быть как работники данной организации, так и приглашенные специалисты;
• анализ специфических особенностей, проблем и узких мест в системе управления организацией;
• проведение экспертных опросов руководителей и специалистов для выявления трудностей, резервов и возможностей в работе организации, её подразделениях и аппаратах управления;
• разработка правил организационного проектирования, основанных на изучении опыта экспертов;
• разработка описаний организационных структур, процессов функционирования и управления, изготовление схем, графиков, диаграмм, таблиц и других иллюстративных материалов.

     3. Методы аналогий. Служат для выявления прогрессивных решений и передового опыта в отечественной и зарубежной практике и использования их при проектировании новых и реорганизации действующих организаций, их подразделений, аппаратов управления со сходными характеристиками. С помощью метода аналогий разрабатывались, например, типовые структуры управления и определялись границы их применения. В последние годы методы аналогий пытались широко использовать в процессе перехода к рыночным отношениям. Однако перенос зарубежного опыта на нашу почву чаще имел отрицательные, чем положительные последствия. Это обусловлено тем, что при использовании методов аналогий особо важным является обоснование выбора организации-аналога с проектируемой системой, а также учёт политических, экономических и культурных факторов.

     4. Методы организационного моделирования.  К ним относят разработку формализованных математических, графических, машинных и других моделей деятельности организаций, распределения в них полномочий и ответственности. Эти модели являются базой для анализа и оценки различных вариантов организационных структур в зависимости от изменяющихся условий. Модели разрабатываются с использованием методов системного анализа, исследования операций, написания сценариев, построения матриц распределения прав и обязанностей, построения матриц межфункциональных связей, игрового и имитационного моделирования. 

     Заключение 

     Организационное проектирование как процесс —  это упорядочение организационно-структурных  характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности. 
Предметом организационного проектирования на предприятии, в учреждении является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности. 
Целью организационного проектирования является разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом — комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

     Проектирование  рассматривается как процесс  составления описания, необходимого для создания еще не существующего  объекта; алгоритма его функционирования; предвидения последствий, к которым  приведет появление объекта; определение  мер по реализации проекта.

     Проектирование  организационных структур управления осуществляется на основе следующих  основных взаимодополняющих методов: 1) аналогий; 2) экспертно-аналитического; 3) структуризации целей; 4) организационного моделирования. Выбор метода решения  той или иной организационной проблемы зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования, определяемых наличием его методики, необходимой информации, а также квалификацией разработчиков системы и сроками представления рекомендаций. Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов или плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования.

Библиографический список: 
 

1. Акимова Т.А. Теория организации: учебное пособие / Т.А.Акимова. М.: ЮНИТИ, 2003.
2. Мильнер Б.З. Теория организации: учебник для вузов / Б.З. Мильнер. 5-е изд., перераб. и доп. М.: Инфра-М, 2006.
3. Миронов М.Г. Теория организации: пособие для сдачи экзамена / М.Г.Миронов, Т.С. Жданова. М.: Юрайт, 2005.
4. Подлесных В.И. Теория организации: учебное пособие / В.И.Подлесных. 2-е изд., испр. СПб.: Бизнес-пресса, 2006.
5. Рогожин С.В. Теория организации: учебник для вузов / С.В. Рогожин, Т.В.Рогожина 2-е изд., стереотип. М.: Экзамен, 2006.
6. Смирнов Э.А. Основы теории организации: учебное пособие / Э.А. Смирнов. М.: Аудит, ЮНИТИ, 2000.
7. Смирнов Э.А. Теория организации: учебное пособие / Э.А. Смирнов. М.: Инфра-М, 2000.
8. Теория организации: антология / Сост. В.Л. Семиков. М.: Академический проект: Гаудеамус, 2005.
9. Теория организации: учебник / Под ред. В.Г. Алиева. М.: Луч, 1999.
10. Туровец О.Г. Теория организации: учебное пособие / О.Г.Туровец, В.Н. Родионова. М.: Инфра-М, 2004.
11. Шеметов П.В. Теория организации: курс лекций / П.В. Шеметов, С.В. Петухова М.: Омега-Л, 2006.