Технология оптимизации себестоимости (затрат ресурсов)

Технология оптимизации  себестоимости (затрат ресурсов)

23 декабря 2010, 09:41

Автор: Солдатов Владимир, бизнес - консультант

Сущность контроля затрат состоит  
не в сокращении затрат, а в их предотвращении 
П. Друкер

Затраты играют существенную роль в цене предложения, поэтому  являются критическим фактором, определяющим успешность бизнеса. Затраты влияют на результативность через цену предложения, на эффективность через себестоимость. Затраты - следствие направленных на цель решений и действий.

Тем самым затраты определяют:

1. Конкурентные преимущества - лидерство  по затратам усиливает возможности  для первенства на рынке за  счет гибкости ценообразования.

2. Результативность деятельности  – получение доходов.

3. Эффективность деятельности –  получение прибыли.

Чтобы оптимизировать затраты необходимо понять причинно – следственные связи:

Затраты – следствие формирования и использования активов и  финансирования их пассивами.

Активы – следствие бизнес-процессов.

Процессы – следствие товара.

Товар – следствие целей и  стратегии бизнеса.

Оптимизацию затрат правильнее производить, в обратном порядке, отталкиваясь от причин, то есть начиная с целей  и следуя к затратам:

Причина – цели, стратегия, тактика  бизнеса, следствие товар для  потребителя.

Причина – товар, следствие бизнес-процессы.

Причина – бизнес-процессы, следствие  ресурсы.

Причина ресурсы – следствия  активы и пассивы.

Причина – активы и пассивы, следствия  затраты.

Основные понятия, используемые в  статье при описании технологии оптимизации, приводятся в приложении №1.

Цель оптимизации затрат – добиться результативности (effectiveness), делать правильные вещи (doing the right things) и эффективности (efficiency), делать вещи правильно (doing things right) (Питер Друкер), то есть принимать правильные решения и реализовывать их в правильных действиях при оптимальных затратах ресурсов.

Решения принимаются, руководствуясь целями, исходя из принятой стратегии  и необходимых ресурсов. Действия осуществляются на основании тактики: организации деятельности, управления действиями и ресурсами.

Оптимизировать затраты означает создать систему управления ресурсами, обеспечивающую максимальную производительность при необходимом минимуме затрат в синергетическом взаимодействии ресурсов.

Назначение оптимизации в предотвращении излишних затрат ресурсов, а суть в  том, чтобы затраты были результативны (приносили доход) и эффективны (приносили  прибыль).

Следовательно, ресурсы, как средства достижения целей, обладают двумя основными  свойствами: производительность (полезность, необходимость для цели – стратегии, тактики) и затратность (количество, стоимость).

Это ключевой момент в оптимизации  привлечения и использования  ресурсов и, как следствие затрат.

Такой подход соответствует целенаправленности деятельности человека: что хочу получить, а потом, сколько это стоит. Если цель человека – здоровье, он не покупает гнилые овощи, потому что они дешево стоят. Если цель добиться успеха в бизнесе (правильных и качественныхрешений), то не нанимают «дураков», потому что они дешевле умных.

Значит в оптимизации, следует рассматривать два направления: оптимизация ресурсов, оптимизация  затрат.

А. Оптимизация ресурсов – оценка производительной способности ресурса  для целей, стратегии.

Б. Оптимизация затрат ресурса.

Б-1. Оптимизация затрат на формирование активов (из внешней среды во внутреннюю).

Б-2. Оптимизация затрат активов  ( из внутренней среды во внешнюю).

Следовательно, оптимизация  затрат осуществляется на трех стадиях: ресурсы – активы-пассивы –  затраты.

Рассмотрим три этапа оптимизации  затрат:

1. Проектирование системы ресурсов (оптимизация ресурсов).

2. Формирование и использование  активов (оптимизация затрат ресурсов).

3. Оценка результативности и  эффективности затрат ресурсов.

1 этап – проектирование  системы ресурсов. План привлечения  и использования ресурсов.

Задачи оптимизации  ресурсов:

1. Определить ресурсы необходимые  и достаточные для реализации  этапов стратегии. Установить  их значимость.

2. Понять факторы производительности, установить критерии решений  и алгоритмы функционирования  каждого ресурса.

3. Оценить источники ресурсов  и финансирования.

4. Измерить количественные, качественные  и стоимостные параметры, показатели  результативности и эффективности.

5. Разработать систему ресурсов (синергетическое взаимодействие).

6. Установить системы организации  и управления ресурсами.

Проектирование системы ресурсов бизнеса состоит в разработке ресурсной стратегии и тактики  управления ресурсами, то есть модели функционирования ресурсов в конкретной бизнес-системе.

Ресурсная стратегия определяет, какие  и сколько ресурсов необходимо для  производства и продажи товара.

В ресурсной стратегии  устанавливается:

- Структура (перечень и состав) необходимых и достаточных стратегических  ресурсов.

- Количество и качество ресурсов – сколько и каких ресурсов, необходимо для стратегических объемов, их влияние на критические факторы успеха и показатели эффективности.

- Возможные источники ресурсов. Риски по ресурсам. Источники  финансирования ресурсов.

- Стоимость ресурсов необходимых  для реализации поставленных  целей.

- Маржинальный доход по реализации  стратегии.

- Критерии решений по ресурсам  и факторы результативности и  эффективности.

Тактика управления ресурсами определяет, какие ресурсы необходимы для  управления деятельностью по реализации стратегии.

В ресурсной тактике  устанавливается:

- Структура (перечень и состав) необходимых и достаточных ресурсов  для управления реализацией стратегии.

- Соединение, взаимодействие, взаимовлияние  ресурсов в системе.

- Количество и качество ресурсов – сколько и каких ресурсов, необходимо для управления деятельностью. Источники ресурсов. Риски по ресурсам.

- Оптимизация использования ресурсов.

- Программа сохранения и развития  качества ресурсов для результативности, эффективности деятельности, удержания  и наращивания конкурентных преимуществ.

- Эффективность реализации стратегии.

Подробнее смотри статью «Модель управления ресурсами».

Факторы, влияющие на производительность ресурсов (количество х цену):

- Наличие необходимых и достаточных  ресурсов для реализации стратегии.  Отсутствие лишних ресурсов.

- Мощность ресурса – сколько  продуктов.

- Качество ресурсов должно обеспечивать  качество продукта и развитие  бизнеса.

- Синергия и сбалансированность  ресурсов.

- Риски в ресурсах и риски  утраты необходимых и достаточных  ресурсов.

Объекты: ресурсы, система  ресурсов.

Оптимизация осуществляется в направлениях:

- Необходимости ресурсов для  дохода и деятельности, развития  бизнеса (будущих доходов).

- Производительность ресурсов.

- Качества ресурсов, необходимых  для получения дохода и прибыли.

- Количества и стоимости необходимых  ресурсов.

Оптимизация ресурсов производится на основании:

- Модели и стратегии бизнеса.

- Организации бизнеса.

- Технологий бизнес-процессов:  производства, продажи товара, управления  деятельностью.

- Теории по управлению бизнесом  и ресурсами.

- Системы управления реализацией  стратегии.

- Структуры и классификации  ресурсов.

- Компетенций разработчиков.

Технология оптимизации  производительности системы ресурсов:

1. Инжиниринг бизнес-процессов  (Приложение №2) по модели бизнеса.  Смотри статью «Модель организации  бизнеса».

2. Проектирование схемы бизнеса:  проекты инфраструктуры, рабочих  мест, технологий.

3. Организационное структурирование  на основании тактики управления. Смотри статьи «Организационное  структурирование бизнеса», «Модель  организации». Установление организационных  центров управления (ЦУ).

4. Делегирование задач, прав, ответственности  по формированию и использованию  активов в ЦУ организацией. Смотри  статьи «Организационное структурирование  бизнеса», «Проектирование организационной  структуры бизнеса».

5. Формализация в документах  технологий бизнес-процессов, правил  и порядка принятия решений,  параметров расходов, оценочных  критериев и показателей результативности  и эффективности. Смотри статью  «Система корпоративных стандартов».

6. Разработка системы функционального  управления реализацией стратегии.

7. Анализ модели бизнеса. Определение  ресурсов, необходимых для осуществления  бизнес-процессов: перечень, структура,  классификация. (Смотри статью «Модель  управления ресурсами»).

8. Проектирование модели функционирования  каждого ресурса (приложение №3  к статье). Результат: маркетинг,  факторы на результативность  бизнес-процессов, качественные  ориентиры, критерии решений,  способы привлечения, показатели  использования и другие. (Смотри  статью «Модель управления ресурсами»).

9. Разработка системы ресурсов: зависимость, сопряжение потребности  ресурсов в разных бизнес-процессах,  инновации, передовые приемы и  методы соединения и взаимодействия  ресурсов. Технология приводится  в приложении №4 к статье.

10. Определение источников ресурсов (возможностей по привлечению  достаточных ресурсов) и финансирования  их привлечения. Критерии выбора  источников, сравнительный анализ  условий поставки (Приложение №5). Критерии оценки способов финансирования. Оценка издержек по финансированию. (Смотри статью «Модель управления  ресурсами»).

11. Расчет плановых потребностей  в ресурсах для реализации  стратегии: количественные и стоимостные  параметры. Методы расчета: математические, экономические, формулы расчета.  Методы управления: BSG, Lean production и другие. (Смотри статью «Три опоры бизнеса»).

12. Результат – ресурсная стратегия  и ресурсная тактика. Определение  маржинального дохода и прибыли  по реализации стратегии бизнеса  на основе выбранной ресурсной  стратегии и тактики. Установление  модели управления ресурсами,  показателей результативности и  эффективности, как ориентиров  для оперативного управления  и оптимизации затрат ресурсов (приложение № 6). (Смотри статью  «Модель управления ресурсами»).

Выбор ключевых критериев и факторов осуществляется в зависимости от специфики бизнеса и состава  ресурсов.

Ресурсная стратегия и тактика  определяют:

а) систему организации и управления ресурсами,

б) систему ресурсов: каких, сколько ресурсов всего необходимо,

в) какую результативность и эффективность  они должны обеспечить ресурсы в  осуществлении стратегии,

г) критерии для принятия оперативных  решений по формированию активов  и пассивов,

д) факторы, на которые направляются действия в реализации стратегии и решений.

Уровень организации и управления ресурсами определяют уровень производительности ресурсов и уровень их затрат.

Оптимизация ресурсов – это инвестиционный этап, относительная трудоемкость которого при разработке бизнеса, с лихвой окупается выгодами и предотвращением  непроизводительных затрат.

Результаты оптимизации  системы ресурсов:

 Моделирование функционирования каждого ресурса в общей системе  ресурсов. Определяет алгоритм, факторы, критерии для решений, показатели эффективности. Оптимизирует количество, качество ресурсов.

 Организацию функционирования ресурсов в системе. Определяет бизнес-процессы, организационную структуру, правила  и порядок принятия решений и  осуществления действий в бизнес-процессах, необходимую инфраструктуру и снабжение  ресурсами. Оптимизирует обоснованность и риски решений, количество и  качество необходимых ресурсов.

 Взаимодействие ресурсов в системе. Определяет, как влияют и взаимодействуют  ресурсы между собой в бизнес-процессах. Оптимизирует производительность, количество, качество ресурсов.

 Управление организацией функционирования ресурсов в системе. Определяет систему  распределения ресурсов (активов) в  бизнес-процессы, измеряет, оценивает  и формирует информацию, мониторит изменения в деятельности, контролирует и анализирует использование, мотивирует достижение результативности и эффективности. Оптимизирует действия, риски, количество, стоимость ресурсов.

 Стратегический план по использованию  ресурсов. Определяет структуру, количество, качество и стоимость ресурсов для  стратегических объемов деятельности, ожидаемую результативность и эффективность  реализации стратегии. Оптимизирует производительность, количество, качество ресурсов.

Оптимизация системы  ресурсов выражается в модели функционирования ресурсов (модель ресурсов), которая  подразумевает:

- Структуру используемых ресурсов. Модели функционирования каждого  ресурса.

- Организацию ресурсов: как принимаются  решения, куда и как направляются  ресурсы для получения результата.

- Управление ресурсами: функции  управления, способы и методы  координации, балансирования и  взаимодействия ресурсов в системе.

- Количественные, качественные и  стоимостные параметры необходимых  ресурсов для воплощения стратегических  целей.

- Ожидаемую эффективность реализации  стратегии, использования ресурсов.

Модель ресурсов – это план использования ресурсов в стратегии бизнеса.

Оптимизация ресурсной  системы направлена на рационализацию привлечения ресурсов для обеспечения  результативности деятельности (получение  дохода). Ориентир на внешнюю среду.

Оптимизация затрат ресурсов направлена на рационализацию использования  ресурсов для обеспечения эффективности  деятельности (получение прибыли). Ориентир на внутреннюю среду.

2 этап – формирование  и использование активов. Факт  привлечения и использования  ресурсов.

Б. Оптимизация затрат ресурсов осуществляется на двух подэтапах:

Б-1. Оптимизация затрат на формирование активов (принятие решений).

Б-2. Оптимизация себестоимости (действия по воплощению решений).

На основании модели ресурсов, путем  оперативного управления активами, пассивами, доходами и расходами, планы превращаются в реальные результаты. То есть принятые на основании критериев решения, посредством действий, направленных на факторы, обеспечивают получение  результатов, которые оцениваются  фактическими значениями показателей  эффективности.

Стратегия _ Модель ресурсов _ Активы – Пассивы _ Бизнес-процессы (расходы) _ Продукт (внутренний и внешний) _ Доход, прибыль

Б-1. Оптимизация затрат на активы, состоит в принятии оперативных  решений по формированию активов, в  выборе источников привлечения активов, в определении способов привлечения, в установлении способов и сроков финансирования. Количество и цена активов, пассивов – факт.

Что предотвращает  излишние затраты в формировании Активов и Пассивов:

- Руководство моделью ресурсов.

- Правильный выбор критериев формирования активов.

- Полнота оценок всех привлекаемых активов (управленческая), а не только балансовая, которая отражает только имущественные ресурсы, и не отражает, например, кадровый потенциал, некоторые виды нематериальных активов.

- Правильный выбор источников и способов формирования активов.

- Правильное и рациональное финансирование пассивами.

- Компетенции персонала.

Оптимизация состоит в принятии правильных решений по формированию активов и финансированию их пассивами, исходя из модели ресурсов, руководствуясь принципами и критериями, ориентируясь на факторы производительности и  затратности. Правильность решений определяется видением, компетентностью, обоснованностью. Подробнее в статье «Активы – пассивы, доходы – расходы, прибыль».

Объекты оптимизации: активы, пассивы.

Задачи оптимизации  затрат на активы:

1. Привлечение квалифицированного  персонала, способного принимать  правильные и обоснованные решения.

2. Принятие обдуманных, своевременных  и оправданных решений, оценка  последствий решений.

3. Создание рациональной инфраструктуры  и рабочих мест. Сколько, когда  и каких внеоборотных активов нужно, стоимость этих активов.

4. Сколько, когда и каких оборотных  средств нужно, стоимость этих  активов.

5. Сколько и когда нужно денежных  средств.

6. Куда и как вкладывать средства  для получения дополнительной  прибыли.

7. За счет чего формировать  активы: капитал, обязательства.

8. Как оценивать активы и пассивы.

9. Как ускорить оборот активов.

Оптимизация затрат на активы совершается на основании:

- Модели ресурсов.

- Компетенций персонала.

- Маркетинговой информации по  ресурсам.

- Альтернатив по способам формирования  активов.

- Организационной системы (структура,  бизнес-процессы, правила, процедуры).

Принципы формирования активов:

1. Учет стратегических потребностей.

2. Соответствие объема, уровня и  структуры формируемых активов  объему и процессам разработки, производства, продажи продукции,  управления деятельностью.

3. Обеспечение ускорения оборота  активов, окупаемости в процессах  деятельности.

4. Качество активов должно соответствовать  сложности процессов.

5. Выбор прогрессивных видов  активов для роста производительности, рыночной стоимости компании.

Технология оптимизации  затрат на активы:

1. Классификация структуры активов  для создания инфраструктуры  и рабочих мест: внеоборотные, оборотные активы и т. д. Виды и классификация в приложении №7.

2. Оценка альтернатив формирования  активов и способов привлечения  активов (Приложение №8).

3. Уточнение источников привлечения  активов (поставщиков) на основании  критериев в приложении №5.

4. Выбор источников финансирования  активов на основе критериев,  руководствуясь факторами и зависимостями.  Приложение №9.

5. Формирование активов на основе  критериев, руководствуясь моделью  ресурсов, факторами и зависимостями  (показателями результативности  и эффективности). (Приложение №  10).

6. Заключение сделок по привлечению  активов.

7. Логистика активов.

Выбор ключевых критериев и факторов осуществляется в зависимости от специфики бизнеса и состава  ресурсов.

Результаты оптимизации  активов:

 система принятия решений по формированию активов и пассивов,

 достаточное количество необходимых  активов в натуральных измерителях,

 оптимальная стоимость необходимых  активов для реализации стратегии  по этапам ее выполнения,

 бесперебойное обеспечение активами,

 обеспечение финансовой ликвидности  и устойчивости деятельности.

 гуд-вилл.

Б-2. Оптимизация себестоимости, состоит  в рационализации использования  активов в бизнес-процессах в  целях получения результатов  деятельности : дохода и прибыли.

Принятые решения по активам, посредством  действий в бизнес-процессах, направленных на факторы затрат, воплощаются в  конкретные результаты, которые оцениваются  себестоимостью продукции. Себестоимость  включает в себя совокупность активов, затраченных в действиях.

Каждый бизнес-процесс должен иметь  свой продукт, то есть результат, на который  есть спрос (внешний и внутренний), обусловленный получением дохода (прямо  или косвенно).

Прямые затраты – ресурсы, непосредственно  образующие товар и его продажу.

Косвенные затраты – ресурсы, обеспечивающие синергию прямых затрат и требуемые  государством действия.

Продукт получается вследствие согласованности, координации, взаимодействия активов  в процессах. Это обеспечивается посредством управления.

Что предотвращает  излишние затраты активов в бизнес-процессах:

1. Организация затрат.

2. Управление затратами.

3. Правильные и рациональные* действия  в рамках технологий бизнес-процессов.

4. Компетенции и квалификация  персонала.

5. Своевременное и обоснованное  внедрение инноваций и изменений.

*Рациональность - соответствие  средств избранной цели (целесообразность), способность всегда выбирать  лучшую из имеющихся альтернатив,  если оно имеет максимально  ожидаемую полезность.

Тем самым оптимизация затрат состоит  в осуществлении правильных действий по выполнению решений, рациональности организации бизнес-процессов и  эффективности управляющих воздействий.

Рациональность организации определяется качеством инфраструктуры, рабочих  мест, обеспеченностью активами, квалификацией  персонала, управляющими воздействиями, внедрением инноваций, качеством продукции.

Объекты оптимизации: бизнес-процессы, затраты активов (натуральные  и стоимостные), себестоимость.

Задачи оптимизации  затрат:

1. Привлечение персонала, способного  выполнять действия соответствующие  сложности операций.

2. Своевременное и полное обеспечение  бизнес-процессов необходимыми активами.

3. Применение передовых технологий, способов, методов и приемов труда.

4. Повышение отдачи (производительности) активов. Увеличение оборачиваемости  активов.

5. Совершенствование технологий  бизнес-процессов, повышение квалификации  персонала.

6. Полноценные и качественные  управляющие воздействия на выполнение  бизнес-процессов и персонал.

7. Оптимизация налогообложения.

Оптимизация затрат активов  совершается на основании:

- Модели управления системой  ресурсов (1 стадия оптимизации).

- Структуры активов (2 стадия  оптимизации).

- Квалификации персонала.

- Информации по активам, процессам,  способам.

- Организационной системы (структура,  технологии бизнес-процессов, правила,  процедуры, стандарты качества).

- Управляющей системы (измерение  и оценка; функциональное обеспечение:  планирование, материальное, юридическое,  финансовое и другое обеспечение  процессов, информация, контроль; мотивация).

Технология оптимизации  затрат:

1. Распределение активов между  центрами управления (ЦУ) на основании  организационной структуры и  системы планирования. Система планирования  – инструмент оптимизации.

2. Разработка и применение передовых  способов, методов, приемов труда  в технологических действиях.

3. Проектирование и внедрение  инноваций, совершенствования бизнес-процессов.  Обучение персонала. Статьи «Модель  организации бизнеса», «Модель управления  ресурсами».

4. Управляющие воздействия на  персонал, руководствуясь корпоративной  культурой, системой корпоративных  стандартов на ЦУ и внутри  ЦУ на факторы, показатели затрат, исходя из критериев, классификации  затрат для соединения активов  в товары, их реализации на  рынках. Формирование себестоимости.  Приложения №11, 12 .

Выбор ключевых критериев и факторов осуществляется в зависимости от специфики бизнеса и состава  активов пассивов.

Результаты оптимизации  затрат активов:

 система рациональных* действий в бизнес-процессах,

 количество, качество и стоимость  реализованной продукции, соответствующее  используемым активам,

 прибыль к затратам активов, позволяющая  удовлетворять разумные интересы заинтересованных сторон и обеспечивать развитие бизнеса,

 обеспечение финансовой ликвидности  и устойчивости деятельности.

3 этап – Оценка  результативности и эффективности  затрат.

Важной составной частью управления затратами является постоянный сбор, обработка, предоставление информации и периодическая оценка результатов. Методология измерения, оценки и  периодичность устанавливаются  в учетной политике..

Как оценить оптимальность затрат на получение результатов?

Нужно проводить анализ фактических  показателей результативности и  эффективности для установления факторов (причин!) отклонений, для получения  информации, используемой в дальнейших решениях.

Ключевым моментом в анализе  является объективная оценка достижений в сравнении: с планом, с внешней  средой, с потенциальными возможностями  бизнеса, а не только и не столько  с фактом прошлых периодов. Ориентирование на прошлое предполагает экстенсивное развитие, более широкая база сравнения, позволяет ориентироваться на интенсивное  развитие. Экстенсивное* развитие возможно, но оно ограничено ресурсами и  отдачей на вложения, интенсивное** развитие рождает больше возможностей.

*Экстенсивное развитие - способ увеличения результативности (доходов) за счет количественных  факторов экономического роста,  увеличения используемых ресурсов. 
**Интенсивное развитие – способ увеличения результативности и обеспечения эффективности за счет совершенствования потенциалов ресурсов, использования инноваций, модернизации технологий, организации и управления.

Объекты оценки: ресурсы, активы, пассивы, доходы, затраты, капитал.

Оценка на основании  показателей результативности и  эффективности:

- Система сбалансированных показателей.

- Система управления ресурсами  (1 этап оптимизации), система управления  затратами (2 этап оптимизации)  – плановые ресурсные показатели, показатели ЦУ.

- Стандарты финансовой отчетности, правила финансового учета.

- Информационная система финансового  и управленческого учета.

- Методы измерения и оценки  показателей. Смотри приложение  №2 к статье «Модель управления  ресурсами».

Технология оценки результативности и эффективности  оптимизации затрат:

1. Организация финансового и  управленческого учета в соответствии  со стандартами финансовой отчетности (учетная политика, принципы формирования  информации, форма и содержание  информации для измерения и  оценки показателей).

2. Определение показателей результативности  и эффективности затрат (Приложение  № 13).

3. Сбор, обработка, систематизация  информации по показателям оценки. Расчет показателей.

4. Оценка результатов: анализируем,  сопоставляем, сравниваем фактические  результаты со стратегическими  целями (стратегией), установление отклонений, их причин.

5. Анализ и сравнение показателей  по факторам результативности  и эффективности, выявление причин  положительных и отрицательных  отклонений в уровне достижений. Особое внимание использованию  потенциала ресурсной базы.