Текстовое документирование, развитие, назначение и область применения

Протокол совещания– документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Протокол представляет особый вид документа, в котором  подробно или кратко содержится запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, заседаниях¹. Протокол является официальным документом, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

Протокол, в котором  правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться  неоценимым помощником в служебных  конфликтах, возникающих на почве  непреднамеренных или умышленных искажений  чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания  сути дела. Протокол отражает фактическое  состояние рассматриваемого вопроса  в организации на день и час  совещания.

Оформление  протокола совещания

  Протокол  является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти  всегда оформляется как многостраничный  документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации  или предприятия, а если общий  бланк отсутствует, протокол оформляется  на листах бумаги формата А4 с расположением  реквизитов по образцу общего бланка.

  Если  бланк для оформления первого  листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа  бумаги) центрованно.

  В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование организации или предприятия;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подписи.

  Дополнительными реквизитами протокола являются:

• наименование структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• отметка о наличии приложений;
• место (помещение, офис) и время проведения заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
• дата подписания протокола;
• способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Заголовочная  часть протокола

  Для обеспечения юридической силы протокола  необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1 

Пример 2 

  Наименование  структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

• протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
• протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3 

Пример 4 

  Названия  структурных подразделений в  протоколе должны соответствовать  точным названиям, закрепленным в схеме  организационной структуры, штатном  расписании или других внутренних документах организации.

  Название  вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).

  Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5  
Цифровой способ оформления даты 

Пример 6  
Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня 

  Цифровой  способ используется преимущественно  при оформлении дат оперативных  заседаний и совещаний.

  При оформлении даты в протоколах коллегиальных  органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7  
Буквенно-цифровой способ оформления даты 

Пример 8  
Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня 

  Дата  располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над  специальной ограничительной линией в общем бланке.

  Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

  Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).

  Этот  реквизит содержит название географического  пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении  географических названий, должны соответствовать  Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9 

Пример 10 

Пример 11 

  В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12  
Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола 

Пример 13  
Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола 

  Заголовок протокола как вид заседания  оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления  или издания» обязательно от границы  левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно  и при продольном, и при угловом  расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13). 
 

Содержательная  часть протокола, текст

  Текст протокола является самым сложным  реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная  часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о  составе присутствующих на заседании  и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и  формулируются по стандартным правилам.

  Состав  присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14 

  Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании  постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются  по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются  по всей ширине строки через один межстрочный  интервал.

Пример 15 

  Если  в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

Пример 16 

  Фамилии и инициалы приглашенных должностных  лиц, которые не являются членами  коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после  слова «Приглашенные:». Оно оформляется  от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и  заканчивается двоеточием. Должности  этих лиц принято указывать.

Пример 17 

  Перечень  вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным  органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

  Каждый  вопрос повестки дня формулируется  с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе  не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».

  Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются  в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются  с красной строки.

Пример 18 

  Формулировка  «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося  заседания, когда уже возможно точно  сформулировать все рассмотренные  вопросы.

  Даже  в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как  самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных  вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется  в дело вместе с протоколом как  отдельный информационный документ.

  Основную  часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится»  из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной  лексики и терминов делового стиля.

  Основная  часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

  Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется  от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются  в родительном падеже фамилия  и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ –  кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется  от третьего лица единственного числа  в прошедшем времени:

Пример 19 

  Если  текст основного доклада готовился  заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю  заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада  в соответствии с повесткой дня  и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Пример 20 

  При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован  автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

  Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы  левого поля прописными буквами и  заканчивается двоеточием. Фамилия  и инициалы каждого из выступающих  оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После  тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

  Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и  оформляются также с красной  строки. Фамилию лица, задавшего  вопрос, допускается не указывать. 

Пример 21 

  Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

  Это слово оформляется от границы  левого поля прописными буквами и  заканчивается двоеточием. С красной  строки по пунктам кратко и точно  формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы  в соответствии с номером вопроса  в повестке дня. Номер принятого  решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса  в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу  повестки дня принимается несколько  решений, поручений). См. Пример 22.

  Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой  модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

  Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым  моделям:

1. кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
2. что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).

Пример 22 

Пример 23 

  Если  решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются  решения о назначении, избрании или  утверждении кандидатур или о  персональном составе комиссий, комитетов  и т.п.

Оформляющая часть протокола

  Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24 

  Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.

  Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления  документа на исполнение, имеет право  удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь  коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о  заверении копии. Если копия или  выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как  и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола  предназначена для использования  вне стен родной организации, на нее  стоит поставить оттиск печати.

Пример 25  
Отметка о заверении копии протокола 

  Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем  предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний  экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

  Утверждение оформляется грифом, который располагается  в верхнем правом углу документа  и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности  руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия  указано в заголовочной части  документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и  даты утверждения.

Пример 26 

Пример 27  
Пример оформления протокола   

Виды  полных и кратких  протоколов

Существует два  вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.  Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).

Текст полного протокола  состоит из двух частей: вводной  и основной.

Вводная часть оформляется  единообразно в полной и краткой  формах протокола. В ней указываются  фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с  указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с  указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно  действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". 

Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через  два-три интервала от списка участников.

Основная часть  текста протокола по каждому вопросу  повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... 

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются  фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия  и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен  докладчиком в письменном виде, допускается  после указания темы выступления  делать отметку: "текст доклада  прилагается". 

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются  только фамилии лиц, выступивших  в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии  выступившего указывается его должность.