Теория реинжиниринга на практике

Содержание

Введение 3

1.Реинжиниринг – что это? 4

2. Теория реинжиниринга на практике 12

      2.1. Перспективы развития реинжиниринга 13

Заключение 15

Список литературы 17

Введение 

Двести лет назад Адам Смит сделал выдающееся открытие: индустриальное производство должно быть разбито на простейшие и самые базовые операции. Он показал, что разделение труда  способствует росту производительности. И на протяжении XIX и XX веков люди организовывали, развивали компании, управляли ими, руководствуясь принципом  разделения труда Адама Смита.

Однако в современном мире достаточно внимательно посмотреть на любую компанию. Обнаружится, что деятельность компаний состоит из огромного количества повторяющихся бизнес-процессов, каждый из которых представляет собой последовательность действий и решений, направленных на достижение определенной цели.

Вполне очевидно, что эффективность  деятельности компании в значительной степени определяется эффективностью реализации бизнес-процессов в этой компании. В середине 80-х годов  специалисты по управленческим технологиям в поисках возможностей по радикальному повышению эффективности, прибыльности и стоимости бизнеса обратили свое внимание на проблему эффективности реализации бизнес-процессов.

Обнаружили, что даже в передовых  с точки зрения управленческих технологий компаниях существуют возможности  повышения эффективности отдельных  подразделений и компании в целом  не на проценты, а буквально в  разы путем оптимизации бизнес-процессов на различных уровнях компании.

Это открытие дало толчок развитию новой  управленческой дисциплины, получившей название реинжиниринга бизнес-процессов. Именно реинжиниринг стал одним из важнейших рычагов успешной перестройки американских компаний, позволив им успешно «перестроиться» в 80-е годы, вернуть мировое лидерство в эффективности и обеспечить невиданный рост американской экономики и фондового рынка. Именно реинжиниринг стал методом, который для новой революции в бизнесе означает то же, что специализация труда означала для предыдущей революции.

Реинжиниринг  – что это?

Коренная  перестройка - в этом, прежде всего, суть реинжиниринга бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов не предполагает осуществления постоянных, но незначительных изменений, ведущих к небольшому «приростному» (на единицы и даже десятки процентов) улучшению показателей  функционирования компании. В результате успешно проведенного реинжиниринга - быстрого осуществления глубоких и всесторонних коренных изменений  системы управления - компания достигает  существенного, "прорывного" роста  эффективности (в десятки и сотни  раз).

Метод революционного преобразования деятельности предприятия, коренной перестройки его бизнеса, получивший название реинжиниринг, появился на Западе в 80-е годы прошлого столетия. Основателями теории реинжиниринга являются Майкл Хаммер и Джеймс Чампи, которые выпустили книгу «Реинжиниринг корпорации: манифест для революции в бизнесе». Авторы определили реинжиниринг как «фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса показателях результативности, как затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность».

Раскроем  использованные в данном определении  ключевые понятия:

þ «Фундаментальный»: Должны быть получены ответы на наиболее существенные вопросы о деятельности предприятия: «Почему мы должны делать то, что мы делаем?», «Почему мы должны делать это тем способом, которым мы это делаем?» Реинжиниринг сначала определяет, ЧТО предприятие должно делать, и только затем — КАК делать. Реинжиниринг ни для чего из прежнего опыта не гарантирует сохранения. Он игнорирует то, что есть, и концентрируется на том, что должно быть.

þ «Радикальный»: Радикальность означает изменение вещей в самом их корне. В бизнес-реинжиниринге радикальность означает отбрасывание всех существующих структур и процедур и воплощение новых способов выполнения работ.

þ «Кардинальный»: Если предприятие имеет падение прибыли всего на 10%, если его затраты всего на несколько процентов превышают запланированные, если показатель качества нужно улучшить лишь на немного, если обслуживание заказчиков требует лишь определенного ускорения, то предприятию вообще бизнес-реинжиниринг не требуется. В этом случае применимы обычные методы, например, такие как программы постепенного улучшения качества. Бизнес-реинжиниринг применяется только тогда, когда есть острая нужда во «взрывном» воздействии.

þ «Бизнес-процессы»: Это понятие — самое  важное в определении бизнес-реинжиниринга, но оно наиболее трудно понимается управляющими.Это горизонтальные иерархии внутренних и зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее компонентов.

Существуют  следующие категории бизнес-процессов:

-   Процессы, непосредственно обеспечивающие выпуск продукции;

-   Процессы планирования и управления;

-   Ресурсные процессы;

-   Процессы преобразования.

Бизнес-процесс  характеризуется:

-   Существующей технологией реализации бизнес-процесса;

-   Существующей структурой бизнес-системы;

-   Средствами автоматизации, оборудованием, механизмами и т.п., обеспечивающими реализацию процесса.

Основными показателями оценки эффективности  бизнес-процессов являются:

-   Количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за определенный интервал времени;

-   Количество потребителей продукции;

-   Количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;

-   Стоимость издержек производства продукции;

-   Длительность выполнения типовых операций;

-   Капиталовложения в производство продукции.

Реинжиниринг  – это перестройка (перепроектирование) деловых процессов для достижения радикального, скачкообразного улучшения  деятельности фирмы. В реинжиниринге  важным является то, как мы хотим  организовать работу именно сегодня  с учетом спроса на сегодняшнем рынке  и возможностей сегодняшних технологий. Таким образом, анализируя выше сказанное, выделить свойства реинжиниринга:

-   Отказ от устаревших правил и подходов и начало делового процесса с нуля, что позволяет преодолеть негативное воздействие сложившихся хозяйственных догм;

-   Пренебрежение действующими системами, структурами и процедурами компании и радикальное изменение способов хозяйственной деятельности – если невозможно переделать свою деловую среду, то можно переделать свой бизнес;

-   Приведение к значительным изменениям показателей деятельности (на порядок отличающихся от предыдущих).

Реинжиниринг  необходим в случаях потребности  очень существенных улучшений, например, таких как эти 3 основные ситуации, требующие вмешательства:

1.   В условиях, когда фирма находится в состоянии глубокого кризиса. Этот кризис может выражаться в явно неконкурентном уровне издержек, массовом отказе потребителей от продукта фирмы и т.п.

2.   В условиях, когда текущее положение фирмы может быть признано удовлетворительным, однако прогнозы ее деятельности являются неблагоприятными. Фирма сталкивается с нежелательными для себя тенденциями в части конкурентоспособности, доходности, уровня спроса и т.д.

3.   Реализацией возможностей реинжиниринга занимаются благополучные, быстрорастущие и агрессивные организации. Их задача состоит в ускоренном наращивании отрыва от ближайших конкурентов и создании уникальных конкурентных преимуществ.

Чтобы понять, каким образом проведение реинжиниринга  бизнес-процессов повышает эффективность  работы компании, рассмотрим, как реинжиниринг изменяет реконструируемые бизнес-процессы.

1. Несколько  рабочих процедур объединяются  в одну. Для перепроектированных  процессов наиболее характерно  отсутствие технологии «сборочного  конвейера», в рамках которой  на каждом рабочем месте выполняются  простые задания, или рабочие  процедуры. Выполнявшиеся различными  сотрудниками, теперь они интегрируются  в одну - происходит горизонтальное  сжатие процесса. Если не удается  привести все шаги процесса  к одной работе, то создается  команда, отвечающая за данный  процесс.

2. Исполнители  принимают самостоятельные решения.  В ходе реинжиниринга компании  осуществляют не только горизонтальное, но и вертикальное сжатие процессов.  Это происходит за счет самостоятельного  принятия решения исполнителем, в тех случаях, когда при  традиционной организации работ  он должен был обращаться к  управленческой иерархии.

При традиционной организации работ, ориентированной  на выпуск массовой продукции, исходили из предположения, что исполнители  не имеют ни времени, ни знаний, необходимых  для принятия решений. Реинжиниринг отвергает эти предположения, что  вполне естественно при отказе от массового производства и современном  уровне образования. Наделение сотрудников  большими полномочиями и увеличение роли каждого из них в работе компании приводит к значительному повышению  их отдачи.

3. Шаги  процесса выполняются в естественном  порядке. Реинжиниринг процессов  освобождает от линейного упорядочивания  рабочих процедур, свойственного  традиционному подходу, позволяя  распараллеливать процессы там,  где это возможно.

4. Работа выполняется в том месте, где это целесообразно. В традиционных компаниях она организуется по функциональным подразделениям, что достаточно расточительно и медленно.

5. Уменьшается количество проверок и управляющих воздействий. Проверки и управляющие воздействия непосредственно не производят материальных ценностей, поэтому задача реинжиниринга - сократить их до экономически целесообразного уровня.

6. Минимизируется количество согласований. Еще один вид работ, не производящих непосредственных ценностей для заказчика, - это согласования. Задача реинжиниринга состоит в минимизации согласований.

7. «Уполномоченный» менеджер обеспечивает единую точку контакта. Механизм «уполномоченного» менеджера применяется в тех случаях, когда шаги процесса либо сложны, либо распределены таким образом, что их не удается объединить силами небольшой команды. «Уполномоченный» менеджер играет роль буфера между сложным процессом и заказчиком. Он ведет себя с заказчиком так, как если бы был ответственным за весь процесс. Чтобы выполнить эту роль, менеджер должен быть способен отвечать на вопросы заказчика и решать его проблемы.

8. Преобладает смешанный централизованно/децентрализованный подход. Современные технологии дают возможность компаниям действовать полностью автономно на уровне подразделений, сохраняя при этом возможность пользоваться централизованными данными.

Процесс реинжиниринга можно подразделить на основные этапы.

1. Формируется  желаемый (необходимый с точки  зрения будущего выживания и  развития) образ фирмы. Формирование  будущего образа происходит в  рамках разработки стратегии  фирмы, ее основных ориентиров  и способов их достижения. Особое значение в ряду стратегических целей приобретает ориентация на потребителя. Правильный выбор целей реинжиниринга означает, что найдены направления, которые действительно могут быть существенно улучшены и являются жизненно важными для данного бизнеса.

2. Создается  модель реального или существующего  бизнеса фирмы. Этот этап называют  ретроспективным, или обратным, реинжинирингом. Здесь воссоздается система действий, работ, при помощи которых компания  реализует существующие цели. Производится  детальное описание и документация  основных операций компании, оценивается  их эффективность. Для создания  модели существующего бизнеса  используются результаты анализа  организационной среды, данные  контроллинга. Определяются процессы, нуждающиеся в коренной перестройке.

3. Разрабатывается  модель нового бизнеса. Происходит  перепроектирование текущего бизнеса  -прямой реинжиниринг.

Для создания модели обновленного бизнеса осуществляются следующие действия:

а) перепроектируются  выбранные хозяйственные процессы, создаются более эффективные  рабочие процедуры, определяются технологии (в том числе информационные) и  способы их применения;

б) формируются  новые функции персонала, перерабатываются должностные инструкции, определяется оптимальная система мотиваций, организуются рабочие команды, разрабатываются  программы подготовки и переподготовки специалистов;

в) создаются  информационные системы, необходимые  для осуществления реинжиниринга: определяется оборудование и программное  обеспечение, формируется специализированная информационная система бизнеса ;

г) производится тестирование новой модели в ограниченном масштабе.

4. Внедрение  модели нового бизнеса в хозяйственную  реальность фирмы. Все элементы  новой модели воплощаются на  практике. Здесь важна умелая  состыковка и переход от старых  процессов к новым.

В проведении реинжиниринга участвуют специалисты  двух типов - профессионалы в области  реконструируемого бизнеса и  разработчики информационных систем. Опыт реинжиниринга показывает, что  по-настоящему успешное и новаторское  внедрение информационных технологий является уникальным творческим процессом: управляющие компаний и специалисты-технологи, знакомясь с методами ИТ, сами делают открытия относительно возможностей их использования в своем конкретном бизнесе.

Таким образом, реинжиниринг нацелен на то, чтобы  не только каждое звено бизнеса действовало  продуктивно, но и на то, чтобы вся  система их взаимодействия была нацелена на получение максимального эффекта  мультипликации, то есть того эффекта, который невозможно получить каждому  в отдельности, но реально достичь  за счет совместных усилий, организованных оптимальным образом.

При реинжиниринге  бизнеса принципиальное значение приобретает  согласованность, взаимообусловленность  и взаимодополняемость действий. Еще одна особенность реинжиниринга -в его системе каждый работник нацеливается не столько на хорошее  и своевременное выполнение возложенной  на него работы, сколько на то, чтобы  обеспечить максимально высокий  конечный результат всего бизнеса, то есть всегда следует «подставить  плечо» сотруднику, который в такой  помощи нуждается. Конечно, при этом интенсивность труда обычно возрастает. Но это труд, приносящий прибыль, а  повышение финансовых результатов  бизнеса позволяет существенно  расширить материальное стимулирование. Результаты более напряженного и  продуктивного труда приносят не только высокий заработок, но и общественное признание, высокий имидж работника  и большее моральное удовлетворение, поскольку раскованность в работе усиливает ее творческий характер, предоставляется возможность для каждого раскрыть весь свой потенциал во имя успеха общего дела.

Проекты реинжиниринга сопряжены с большими затратами и высокими рисками. По некоторым оценкам, доля удачных  проектов реинжиниринга в мире составляет всего 30%.

Теория  реинжиниринга на практике

Привлечение всеобщего внимания к идеям и  практике реинжиниринга (так, например, только в США, где к середине 90-тых  реинжиниринг применяли более двух третей крупнейших компаний, представляющих самый широкий спектр разнообразных  отраслей национальной экономики, в  одном лишь 1994 году на консультантов  по реинжинирингу было израсходовано  более $7 млрд.) объясняется, не в последнюю  очередь, вхождением мировой экономики  в эпоху повсеместного применения информационных технологий на основе массовой компьютеризации и широкого использования Internet.

Приведем  несколько примеров реализации возможностей реинжиниринга на практике, в которых отражены основные особенности процесса реинжиниринга, а также выделена роль информационных технологий.

Так, например, компания IBM Credit (транснациональная корпорация, один из крупнейших в мире производителей и поставщиков аппаратного и программного обеспечения, а также ИТ-сервисов и консалтинговых услуг) могла бы на основе внедрения компьютерной сети в существовавшую организационно-управленческую систему ускорить прохождение заявок на кредиты всего лишь на 10%. В то же время компьютеризация подвергшихся прошедших реинжинирингу бизнес-процессов обеспечила более чем 90%-ный рост производительности.

Компания Ford в случае компьютеризации существовавшего  процесса платежей своим поставщикам  могла бы отказаться от 100 из 500 сотрудников  отдела по работе со счетами поставщиков, а путем реинжиниринга этого  процесса с последующей его компьютеризацией она сократила численность сотрудников  этого отдела на 400 человек.

Компания Kodak могла бы за счет использования  современных рабочих станций  автоматизированного проектирования всего на несколько суток сократить  существовавший процесс разработки новой продукции и необходимого технологического оборудования. Однако на основе компьютеризации прошедшего реинжиниринг процесса было достигнуто 50%-ное сокращение сроков разработки.

Завод Сатурн компании “General Motors” открыл свою базу данных поставщикам. Это позволило  исключить фазу отправки официальных  заказов на детали - теперь поставщики сами подвозят необходимые компоненты в запланированные сроки, поскольку  им уже известны потребности производства и график работ завода. В результате удалось избавиться от трудоемкой переписки  и сократить втрое число сотрудников  в отделе закупки деталей.

Перспективы развития реинжиниринга

Всего несколько  лет назад на Западе реинжиниринг бизнес-процессов стоял на первом месте в списке приоритетов любого консультанта. Компании стали выполнять большую часть подобной работы собственными силами, поэтому консультационным фирмам потребовалось найти что-то еще, что можно было бы продавать. Реинжиниринга проводится очень много, и еще больше будет проводиться в будущем.

Существует  еще два фактора, определяющих развитие реинжиниринга сегодня. Один - это  рост электронной коммерции, а второй - стремительное развитие ERP-систем (системы планирования ресурсов предприятия).

Сначала коснемся электронной коммерции. В  действительности, чтобы гарантированно доставлять покупателям именно то, что они заказали, компаниям, торгующим через такие магазины, приходится заново создавать всю свою цепочку поставок. Им приходится строить или создавать совсем новый склад, совсем новую систему логистики и совсем новую систему доставки. Иначе компания не будет приносить прибыль.

Касательно ERP-систем. В сущности, поставщики ERP-систем говорят: пожалуйста, оставьте несколько  миллионов долларов у нас, и вы получите новую компанию, которой уже не потребуется реинжиниринг. И процессы в таких системах уже другие, они более эффективны, чем старые процессы. Однако они поддерживаются системой, а не компанией. И тогда компаниям действительно приходится менять свои процессы, чтобы приспособиться к системе.

Заключение

Предприятие, которое не осуществляет инвестиции в изменения, ставит на карту свою способность к выживанию на рынке, но само стремление к переменам не является гарантиейвыживания в конкурентной борьбе. Необходимо умелое управление этими переменами.

Последствия реинжиниринга бизнес-процессов:

1.   Переход от функциональных подразделений к командам процессов.

2.   Работа исполнителя изменяется от простой к многоплановой.

3.   Требования к работникам изменяются: от контролируемого исполнителя предписанных заданий к принятию самостоятельных решений.

4.   Изменяются требования к подготовке сотрудников: от курсов обучения к образованию.

5.   Изменяется оценка эффективности работы и оплаты труда: от оценки деятельности к оценке результата.

6.  Критерий продвижения в должности изменяется: от эффективности выполнения работы к способности выполнять работу.

7.  Изменяется цель исполнителя: от удовлетворения потребностей начальника к удовлетворению потребностей клиентов.

8.  Функции менеджеров изменяются от контролирующих к тренерским.

9.  Организационная структура меняется от иерархической к более «плоской».

10.  Административные функции изменяются от секретарских к лидирующим.

Приведу некоторые положения, о которых  следует задуматься предпринимателям, решившим заняться реинжинирингом бизнеса:

þ  Проведение реинжиниринга должно быть четко увязано с действующей деловой, рыночной и организационной стратегией. Если эта связь не прослеживается, никакие совместные заседания уже не помогут.

þ  В число отвечающих за проведение реинжиниринга должны быть включены руководители отдела кадров, которые заняты осуществлением собственных программ обновления. Необходимо также приобрести более сильную поддержку со стороны служащих, измотанных почти десятилетием сокращений.

þ  Существует несколько эффективных способов стимулировать мотивацию служащих в связи с проведением реинжиниринга. Один из них - это повышение уровня образования. Движение реинжиниринга уделило этому вопросу только малую часть того внимания, которое было уделено ему управлением качеством.

þ  Те, кто возглавляет осуществление реинжиниринга, должны тщательнее продумывать, каким образом их программы и проекты должны интегрироваться с другими важными действиями по совершенствованию организации, например, достижением лидерства в вопросах качества, удовлетворением и удержанием клиентов, повышением экономической добавленной стоимости.

þ  Реинжиниринг должен самым решительным образом продемонстрировать свою способность оказывать влияние на предприятие в целом, а не только на отдельные функции. Иначе реинжиниринг будет рассматриваться как еще один инструмент, при помощи которого администрация может «подправить» свои текущие результаты, забыв про возложенные на нее важнейшие задачи по созданию нового, формированию рынка и достижению роста.

Известен  опыт большинства американских корпораций, которые, не выдержав конкуренции со стороны японских предприятий, находились в глубочайшем кризисе. С тех  пор большинство из них смогли перестроиться и восстановить свою конкурентоспособность. Одним из приемов, которым они пользовались, был  именно реинжиниринг, который помогал компании оставаться на рынке.

Список использованной литературы

1.      Уткин Э.А., «Бизнес-реинжиниринг. Обновление бизнеса», ЭКМОС, М-1998;

2.      Материалы сайта www.bkg.ru, в частности статьи Быковой А.А., Томаса Дж. Коуди;

3.      Журнал «Управление компанией», №6 – 2002г., Реинжиниринг бизнес-процессов: модное лекарство?»;

4.      Материалы сайта www2.osp.ru, статья Э. Попова, М. Шапота «Реинжиниринг бизнес-процессов и информационные технологии»;

5.      Сервер Гарвардской школы бизнеса, интервью с Джеймсом Чампи, «Реинжиниринг мертв? Не верьте этому…»;

6.      «Реинжиниринг: в чем его польза?», Олег Черемных, М.В.А. партер компании ANT Management;

7.      Материалы сайта www.consultng.netprom.ru , в частности статья Геннадия Верникова «Что такое реинжиниринг».