Теорія баз даних і їхнє створення в середовищі Microsoft Access

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ  УКРАЇНИ  

УПРАВЛІННЯ  ОСВІТИ І НАУКИ

ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСНОЇ ДЕРЖАВНОЇ  АДМІНІСТРАЦІЇ 

ПРОФЕСІЙНО-ТЕХНІЧНИЙ  НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД № 50    
 
 
 

ПИСЬМОВА 

ЕКЗАМЕНАЦІЙНА РОБОТА

На  тему ’’ Теорія баз даних і їхнє створення в середовищі Microsoft Access’’   
 
 
 

     Виконала: учениця групи № 438                     

               СЕРЬОГІНА ГАЛИНА МИКОЛАЇВНА  

                                    Перевірив:

                                    Викладач  спеціальних дисциплін

                                    БУХАЛЕНКО ЮРІЙ ЮРІЙОВИЧ    
 
 

м. ОРДЖОНІКІДЗЕ

2007 рік

ЗМІСТ:

ВВЕДЕННЯ

І  ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА

     1. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ПІДПРИЄМСТВО

     2.  ПРАВИЛА ТЕХНІКИ БЕЗПЕКИ

ІІ  ОСНОВНА ЧАСТИНА

      1. МОДЕЛІ БАЗ ДАНИХ

                   1.1 Реляційна модель

                   1.2 Ієрархічна модель

                   1.3 Мережна модель

         2. ОСНОВИ РОЗРОБКИ БАЗИ ДАНИХ

         3.  РОБОТА З ТАБЛИЦЯМИ БАЗИ ДАНИХ НА ПРИКЛАДІ СКБД MICROSOFT ACCESS

                 3.1. структура таблиці

                 3.2. дані таблиці

                 3.3. створення таблиці

                 3.4. ключі й індекси

                 3.5. загальна картина обмежень і підтримки цілісності даних

ВИСНОВОК

ЛІТЕратура    
 
 
 
 
 

    ВВЕДЕННЯ 

    Століттями  людство накопичувало знання, навички  роботи, зведення про навколишній  світ, іншими словами – збирало  інформацію. Спочатку інформація передавалася з покоління в покоління у виді переказів і усних розповідей. Виникнення і розвиток книжкової справи дозволило передавати і зберігати інформацію в більш надійному письмовому виді. Відкриття в області електрики привели до появи телеграфу, телефону, радіо, телебачення – засобів, що дозволяють оперативно передавати і накопичувати інформацію. Розвиток прогресу обумовило різкий ріст інформації, у зв'язку з чим питання про її збереження і переробку ставав рік від року гостріше. З появою обчислювальної техніки значно спростилися способи збереження, а головне, обробки інформації. Розвиток обчислювальної техніки на базі мікропроцесорів призводить до удосконалювання комп'ютерів і програмного забезпечення. З'являються програми, здатні обробити великі потоки інформації. За допомогою таких програм створюються інформаційні системи. Метою будь-якої інформаційної системи є обробка даних про об'єкти і явища реального світу і надання людині потрібної інформації про них. Якщо ми розглянемо сукупність деяких об'єктів, то зможемо виділити об'єкти, що володіють однаковими властивостями. Такі об'єкти виділяють в окремі класи. Усередині виділеного класу об'єкти можна упорядковувати як за загальними правилами класифікації, наприклад за алфавітом, так і по деяких конкретних загальних ознаках, наприклад по кольорі або матеріалові. Угруповання об'єктів по визначених ознаках значно полегшує пошук і добір інформації.

    Інформаційні системи (ІС) можна умовно розділити на фактографічні і документальні.

    У фактографічних ІС реєструються факти – конкретні значення даних (атрибутів) про об'єкти реального світу. Основна ідея таких систем полягає в тім, що всі зведення про об'єкти (прізвища людей і назви предметів, числа, дати) повідомляються комп'ютерові в якомусь заздалегідь обумовленому форматі (наприклад дата – у виді комбінації ДД.ММ.РРРР). Інформація, з яким працює фактографічна ІС, має чітку структуру, що дозволяє машині відрізняти одне дане від іншого, наприклад прізвище від посади людини, дату народження від росту і т.п. Тому фактографічна система здатна давати однозначні відповіді на поставлені питання.

    Документальні ІС обслуговують принципово інший клас задач, що не припускають однозначної відповіді на поставлене питання. Базу даних таких систем утворить сукупність неструктурованих текстових документів (статті, книги, реферати і т.д.) і графічних об'єктів, постачена тим або іншому формалізованому апаратові пошуку. Ціль системи, як правило,  - видати у відповідь на запит користувача список документів або об'єктів, якоюсь мірою задовольняючих сформульованим у запиті умовам.

    Зазначена класифікація ІС у відомій мірі застаріла, тому що сучасні фактографічні системи часто працюють з неструктурованими блоками інформації (текстами, графікою, звуком, відео), постаченими структурованими описателями. Щоб пояснити, як фактографічна система може перетворитися в документальну (і навпаки), розглянемо умовний приклад.

    Нехай об'єктом обробки фактографічної ІС є якийсь список учених-економістів, причому для кожного вченого маються наступні дані:

• Ім'я ;
• Дата народження у форматі ДД.ММ.РРРР;
• Національність (українець або іноземець);
• Біографія (довільний текст);
• Назви праць ученого.

    Розташовуючи  структурованими описателями (ім'я, дата, стать), система може видати строгі відповіді на питання: а) про будь-який ученого персонально; б) про розподіл учених по даті народження і статі (у будь-яких сполученнях). Помітимо, що ті ж дані в тій або іншій формі дублюються в біографії, наприклад: «Вільям Стаффорд народився в 1554 році в родині...», «Іван Тихонович Ціпків жив з 1652 по 1726 рік...» і т.д. Однак, якщо видалити зі списку структуровані описатели, система перетвориться в документальну і, якщо не прийняти мір, утратить здатність знаходити і класифікувати вчених. На відміну від нас, комп'ютер не знає, що Стаффорд – іноземець, а Ціпків – росіянин, що «народитися» і «жив з... по...» - синоніми, тощо. У даній роботі розглядаються фактографічні ІС, що використовуються буквально у всіх сферах людської діяльності, а практика роботи з ними буде розглянута на прикладі сучасної системи керування базами даних (СКБД) Microsoft Access.

І  ЗАГАЛЬНА  ЧАСТИНА 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ЗАГАЛЬНІ  ВІДОМОСТІ ПРО  ПІДПРИЄМСТВО

   Я, Серьогіна Галина Миколаївна, проходила  практику в управлінні праці та соціального  захисту населення Нововоронцовського району. У цьому підприємстві є декілька комп’ютерів різних за своїми  властивостями. За час проходження практики я виконувала такі завдання:

   1. Створення графічних об’єктів;

   2. Передача поштових повідомлень;

   3. Упаковка файлів, що виконуються;

   4. Робота з числовими функціями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ПРАВИЛА ТЕХНІКИ БЕЗПЕКИ

      1. Техніка безпеки  перед початком роботи

      - перевірити правильність підключення  обладнання до електромережі;

      - протерти спеціальною серветкою  поверхню екрану;

   - переконатися  у відсутності дискет в дисководах персонального комп'ютера

      При включенні комп'ютера оператор зобов'язаний дотримувати наступну послідовність  включення обладнання:

      - блок живлення (блок безперебійного  живлення), якщо він є;

      - периферійні пристрої (монітор, принтер, сканер і ін.);

      - системний блок (процесор).

.           2. під час роботи

       - відключати живлення тільки в  тому випадку, якщо під час  перерви в роботі на комп'ютері  оператор вимушений знаходитися  в безпосередній близькості від  відеотерміналу, інакше живлення дозволяється не відключати;

      Оператору під час роботи забороняється:

     - торкатися одночасно екрану монітора  і клавіатури, а також екрану  монітора і системного блоку;

      - торкатися до задньої панелі  системного блоку (процесора)  при включеному живленні;

      - перемикати роз'єми інтерфейсних кабелів периферійних пристроїв при включеному живленні;

      - захаращувати верхні панелі пристроїв  сторонніми предметами;

      - відключати живлення під час  виконання активної задачі (програми);

      - проводити часті перемикання  живлення;

      - допускати попадання вологи на поверхню системного блоку (процесора), монітора, на робочу поверхню клавіатури, дисководів, принтерів і інших пристроїв;

      - включати сильно охолоджене обладнання;

      - проводити самостійно розкриття  і ремонт обладнання.

      3. По закінченню роботи оператор зобов'язаний дотримувати наступну послідовність виключення обчислювальної техніки:

• провести закриття всіх активних задач (програм);
• переконатися, що в дисководах немає дискет і компакт-диск дисків,
• вимкнути живлення системного блоку (процесора);
• вимкнути живлення всіх периферійних пристроїв;
• відключити блок живлення (блок безперебійного живлення).

     Протипожежні  заходи

      - у всіх випадках виявлення обривів дротів живлення, несправності заземлення і інших пошкоджень електрообладнання, появи запаху гару, негайно відключити живлення і повідомити про аварійну ситуацію керівника і чергового електрика;

      - при виявленні людини, що потрапила  під напругу негайно звільнити  його від дії струму шляхом  відключення електроживлення і  до прибуття лікаря надати потерпілому першу медичну допомогу;

      - у будь-яких випадках збоїв   в роботі технічного обладнання  або програмного забезпечення  негайно викликати представника  інженерно-технічної служби  експлуатації  обчислювальної техніки;

      - при спалаху обладнання відключити живлення і вжити заходи по гасінню вогнища пожежі за допомогою вуглекислотного або порошкового вогнегасника, а також сухого піску щоб уникнути поразки електричним струмом. Викликати пожежну команду і повідомити про подію керівнику робіт.

      Заходи санітарії

      До  роботи на персональному комп'ютері  допускаються особи, що пройшли попередній медичний огляд, не мають медичних протипоказань;

      Площа на одне робоче місце з персональним комп'ютером для дорослих користувачів повинна складати не менше 6 м2, а  об'їм – не менше 20 м3. По відношенню до світлових отворів робочі місця з персональним комп'ютером повинні розташовуватися так, щоб природне світло падало збоку, переважно зліва.

      Схеми розміщення робочих місць з персональним комп'ютером повинні враховувати відстані між робочими столами з відеомоніторами (у напрямі тилу поверхні одного відеомонітора і екрану іншого відеомонітора), які повинні бути не менше 2  м, при цьому відстань від тильної поверхні позаду екрану, що стоїть до поверхні, попереду монотора, що стоїть, повинна бути не менше 2,5  м, а відстань між бічними поверхнями відеомоніторів – не менше 1,2 м.

      Екран відеомонітора повинен знаходитися  від очей користувача на оптимальній  відстані:

• (600 – 700) мм при розмірі екрану по діагоналі  – 14"/15",
• (700 – 800) мм при розмірі екрану по діагоналі  – 17",
• (800 – 900) мм при розмірі екрану по діагоналі  – 19",
• (900 – 1000) мм при розмірі екрану по діагоналі  – 21",

але не ближчі 500 мм з урахуванням розмірів алфавітно-цифрових знаків і символів.

      У приміщеннях з персональним комп'ютером щодня повинне проводитися вологе прибирання. Приміщення з персональним комп'ютером повинні бути оснащені аптечкою першої допомоги і углекислотнимі (або порошковими) вогнегасниками .

      Клавіатуру  слід розташовувати на поверхні столу на відстані (100  –  300)  мм від краю, зверненого до користувача, або на спеціальній регульованій по висоті робочій поверхні – столешнице.

• для операторів комп'ютерного набору слід призначати регламентовані перерви для відпочинку тривалістю 10 хвилин після кожної години роботи за комп'ютером.

ІІ  ОСНОВНА  ЧАСТИНА 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. МОДЕЛІ БАЗИ ДАНИХ  

    Основа  інформаційної системи, об'єкт її обробки – база даних.

    Що  таке база даних (БД)? У широкому змісті слова можна сказати, що база даних – це сукупність зведень про конкретні об'єкти реального світу в якій-небудь предметній області. Синонім терміна «база даних» – «банк даних».

    Щоб забезпечити швидкість і якість пошуку даних у базі, цей процес повинний бути автоматизований. Комп'ютерну базу даних можна створити декількома способами:

• За допомогою алгоритмічних мов програмування, таких як Basic, Pascal, і т.д. Даний спосіб застосовується для створення унікальних баз даних.
• За допомогою прикладного середовища, наприклад Visual Basic. З його допомогою можна створювати бази даних, що вимагають якихось індивідуальних особливостей побудови.
• За допомогою спеціальних програмних середовищ, що називаються системами керування базами даних.

    У даний час існує кілька видів  систем керування базами даних ( СКБД ). Найбільш відомими і популярними СКБД є Access, FoxPro і Paradox.  

    1.1 Реляційна модель 

    База  даних може бути заснована на одній моделі або на сукупності декількох моделей. Будь-яку модель даних можна розглядати як об'єкт, що характеризується своїми властивостями (параметрами), і над нею, як над об'єктом, можна робити які-небудь дії.

    Існують три основних типи моделей даних  – реляційна, ієрархічна і мережна.  

    Термін  «реляційний» (від латинського relatio – відношення) указує насамперед на те, що така модель збереження даних побудована на взаємовідносинах складових її частин. У найпростішому випадку вона являє собою двомірний масив або двомірну таблицю, а при створенні складних інформаційних моделей складе сукупність взаємозалежних таблиць. Кожен рядок такої таблиці називається записом, а стовпчик – полем.

    Реляційна модель даних має наступні властивості:

• Кожен елемент таблиці – один елемент даних.
• Усі поля в таблиці є однорідними, тобто мають один тип.
• Кожне поле має унікальне ім'я.
• Однакові записи в таблиці відсутні.
• Порядок записів у таблиці може бути довільним і може характеризуватися кількістю полів, типом даних.

       1.2 Ієрархічна модель 

    Ієрархічна  модель бази даних являє собою сукупність елементів, розташованих у порядку їхнього підпорядкування від загального до частки й утворююче перевернене дерево (граф). Дана модель характеризується такими параметрами, як рівні, вузли, зв'язки. Принцип роботи моделі такий, що кілька вузлів більш низького рівня з'єднуються за допомогою зв'язку з одним вузлом більш високого рівня.

    Вузол – інформаційна модель елемента, що знаходиться на даному рівні ієрархії.

    Властивості ієрархічної моделі даних:

• Кілька вузлів нижчого рівня зв'язано тільки з одним вузлом вищого рівня.
• Ієрархічне дерево має тільки одну вершину (корінь), не підлеглу ніякій іншій вершині.
• Кожен вузол має своє ім'я (ідентифікатор).
• Існує тільки один шлях від кореневого запису до більш приватного запису даних.

    1.3 Мережна модель 

    Мережна модель БД схожа на ієрархічну. Вона має ті ж основні складові (вузол, рівень, зв'язок), однак характер їхніх відносин принципово інший. У мережній моделі прийнятий вільний зв'язок між елементами різних рівнів.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ОСНОВИ РОЗРОБКИ  БАЗИ ДАНИХ 

    Перш  ніж приступати до роботи з базою  даних, у першу чергу необхідно вибрати модель представлення даних. Вона повинна відповідати наступним вимогам:

• Наочність представлення інформації;
• Простота введення інформації;
• Зручність пошуку і добору інформації;
• Можливість використання інформації, введеної в іншу базу;
• Можливість швидкого пере настроювання бази даних (додавання нових полів, нових записів, їхнє видалення).

    При розробці БД можна виділити наступні етапи роботи. 

    I етап. Постановка проблеми 

    На  цьому етапі формується завдання по створенню БД. У ньому докладно описується склад бази, призначення і мети її створення, а також перелічується, які види робіт передбачається здійснювати в цій базі даних (добір, доповнення, зміна даних, печатка або висновок звіту і т.д.). 

    II етап. Аналіз об'єкта 

    На  цьому етапі необхідно розглянути, з яких об'єктів може складатися ваша БД, які властивості цих об'єктів. Після розбивки БД на окремі об'єкти необхідно розглянути властивості кожного з цих об'єктів, іншими словами, установити, якими параметрами описується кожен об'єкт. Усі ці зведення можна розташовувати у виді окремих записів і таблиць. Далі необхідно розглянути тип даних кожної окремої одиниці запису (текстовий, числовий і т.д.). Зведення про типи даних також варто занести в таблицю, що складається. 

    III етап. Синтез моделі 

    На  цьому етапі по проведеному вище аналізі необхідно вибрати визначену модель БД. Далі розглядаються достоїнства і недоліки кожної моделі, зіставити них з вимогами і задачами вашої БД і вибрати ту модель, що зможе максимально забезпечити реалізацію поставленої задачі. Після вибору моделі необхідно намалювати її схему з указівкою зв'язків між таблицями або вузлами. 

    IV етап. Способи представлення інформації, програмний інструментарій 

    Після створення моделі необхідно, у залежності від обраного програмного продукту, визначити форму представлення інформації. У більшості СКБД даних можна зберігати в двох видах:

• З використанням форм;
• Без використання форм.

    Форма – створений користувачем графічний інтерфейс для введення даних у базу. 

    V етап. Синтез комп'ютерної моделі об'єкта і технологія його створення 

    Після розгляду інструментальних можливостей обраного програмного продукту можна приступити до реалізації БД на комп'ютері. У процесі створення комп'ютерної моделі можна виділити деякі стадії, типові для будь-якої СКБД.

    1. Запуск СКБД, створення нового файлу бази даних або відкриття створеної раніше бази (мал. 1)

    Мал.1 Загальний вид нової бази даних

    2. Створення вихідної таблиці або таблиць.

    Створюючи вихідну таблицю, необхідно вказати ім'я і тип кожного поля. Імена полів не повинні повторюватися усередині однієї таблиці. У процесі роботи з БД можна доповнювати таблицю новими полями. Створену таблицю необхідно зберегти, давши їй ім'я, унікальне в межах створюваної бази. (мал.2)

    Мал. 2 Створення нової таблиці в режимі таблиці

    3. Створення екранних форм.

    Спочатку  необхідно вказати таблицю, на базі якої буде створюватися форма. Її можна створювати за допомогою Майстра форм або самостійно, указавши, який вид вона повинна мати (наприклад, у виді стовпця або таблиці). При створенні форми можна вказувати не всі поля, що містить таблиця, а тільки деякі з них. Ім'я форми може збігатися з ім'ям таблиці, на базі якої вона створена. На основі однієї таблиці можна створити кілька форм, що можуть відрізнятися видом або кількістю використовуваних з даної таблиці полів. Після створення форму необхідно зберегти. Створену форму можна редагувати, змінюючи місце розташування, розміри і формат полів.

    4. Заповнення БД.

    Процес  заповнення БД може проводитися в двох видах: у виді таблиці й у виді форми. Числові і текстові поля можна заповнювати у виді таблиці, а поля типу МЕМО і OLE – у виді форми. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. РОБОТА  З ТАБЛИЦЯМИ БАЗИ ДАНИХ НА ПРИКЛАДІ

СКБД MICROSOFT ACCESS  

    Таблиці – фундаментальні об'єкти реляційної бази даних, у яких зберігається основна частина дані додатки. Окрема таблиця найчастіше зберігає інформацію з конкретної теми (наприклад, зведення про компанію, що служить, або адреси замовників). Інформація в таблиці організується в рядки (запису) і стовпці (поля). Таблиці властиві два компоненти: структура таблиці і даних таблиць. 

    3.1. Структура таблиці 

    Структура таблиці (також називається визначенням таблиці) специфіцируєтся при створенні таблиці. Структура таблиці повинна бути спроектована і створена перед введенням у таблицю яких-небудь даних. Вона визначає, які дані таблиця буде зберігати, а також правила, асоційовані з уведенням, зміною або видаленням даних (бізнесу-правила, або обмеження). Структура таблиці доступна через вікно конструктора таблиць. Щоб відкрити це вікно для існуючої таблиці, потрібно відкрити вкладку Таблиці вікна бази даних, вибрати таблицю і натиснути кнопку Конструктор. 

    Структура таблиці включає наступну інформацію: ім’я таблиці, стовпці таблиці, табличні стовпцеві обмеження. (Додаток № 1)

    Вікно конструктора таблиць використовується як для визначення структури таблиці при її створенні, так і для наступної зміни структури таблиці. 

    3.2. Дані таблиці 

    Дані  таблиці – інформація, що збережена  в таблиці. Усі дані таблиці зберігаються в рядках, кожна з яких містить порції інформації в стовпцях, визначених у структурі таблиці. Дані – та частина таблиці, до якої звичайно повинні мати доступ користувачі додатка (наприклад, дані таблиці можуть виводитися в елементах керування, розміщених у формах і звітах, або надаватися в режимі таблиці). 

    3.3. Створення таблиці

    Таблиці – об'єкти, що будуть зберігати велику частину даних , тому підходити до проектуванню таблиць необхідно з усією старанністю. Правильна розробка таблиць включає багато аспектів, що гідні глибокого розгляду.

1. Необхідно уникати дублювання інформації. Для кожної категорії інформації варто використовувати окрему таблицю. Наприклад, не варто зберігати опису відділів у таблиці, що зберігає інформацію про службовців. Процес проектування таблиць, що дозволяє виключати дублювання даних, називається нормалізацією. Нормалізація також дозволяє заощаджувати простір бази даних і допомагає запобігти помилки, що можуть виникати при наявності дубльованої інформації. У Access процедури нормалізації допомагає виконати майстер аналізу.
2. Не слід зберігати значення, що можуть бути легко обчислені з існуючих значень. Наприклад, не потрібно зберігати суму всіх позицій товарного замовлення, тому що її можна обчислити за допомогою простої формули.
3. Для полів необхідно вибирати підходящий тип даних. Це допоможе зменшити розміри бази даних і збільшить швидкість виконання операцій. При описі поля варто встановлювати для нього тип даних найменшого розміру, що дозволяє зберігати потрібні дані.
4. У кожній створюваній таблиці потрібно намагатися включати стовпець або набір стовпців первинного ключа. Первинні ключі необхідні для встановлення між таблицями відносин один-до-багатьох. Крім того, багато баз даних підтримують обмеження по первинному ключі, використовуючи індекс, що може значно підвищувати швидкість пошуку й операцій сортування. У складеному ключі, що включає кілька полів, потрібно використовувати рівно стільки полів, скільки для нього необхідно.