Типы организаций, построение организации

Типы организаций, построение организации 

ПЛАН

Введение

1. Понятие и сущность  организации

1.1 Что такое организация

1.2 Характеристика и типы  организационных структур

1.3 Взаимосвязь организации  с внешней средой

2. Построение организации

2.1 Этапы построения организации

2.2 Место и роль подразделений  в организационной структуре

2.3 Определение обязанностей  и полномочий. Схемы организации

2.4 Взаимоотношения членов  организации

2.5 Принципы создания  хорошей организации

2.6 Составляющие успеха  организации

Заключение

Список использованной литературы 

Введение

Время, в которое мы живем, - эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необходимую  реформацию.

Данная тема – “Типы  организаций, построение организации” , была выбрана для исследования не случайно, поскольку именно структура организации должна обеспечивать реализацию её стратегии, взаимодействие организации с внешней средой и эффективное разрешение основных задач организации. В широком понимании задача менеджеров при этом состоит в том, чтобы избрать ту структуру, которая лучше всего соответствует целям и задачам организации, а также внешним и внутренним факторам, которые влияют на неё.

“Совершенная” структура  – это такая структура, которая  наилучшим образом позволяет  организации эффективно взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  и целенаправленно распределять и направлять усилия своих сотрудников, и таким образом, удовлетворять  потребности клиентов и достигать  своих целей с высокой эффективностью.

Данная тема является актуальной для каждой организации. В условиях административно-командной экономики  проблема соответствия организационной  структуры управления целям и  задачам организаций, а также  внутренним и внешним факторам, которые  влияют на неё не изучались. Этот период характеризуется построением организационных структур бюрократического типа с жесткими иерархическими связями, высоким уровнем формализации, централизованным принятием решений. Данная структура считалась идеальной и эффективной. В то же время, совсем не учитывалось, что организационная структура и её управление не могут быть стабильными, т.к. они должны постоянно корректироваться и совершенствоваться в соответствии с условиями которые постоянно изменяются, т.е. не являются статичными и постоянными.

В условиях рыночной экономики  предприятиям и организациям необходимо своевременно реагировать на изменения  внешней среды и адаптировать эти организационные структуры  к этим изменениям. Поэтому данная тема детально исследована в представляемой курсовой работе. В работе исследуется: структура организаций; их типы; принципы построения совершенной организации; большое внимание уделяется выбору и усовершенствованию организационных  структур управления.

Как объект для исследования, были использованы организационные  структуры как отечественных, так  и зарубежных субъектов хозяйственной  деятельности (ОАО “Днепроспецсталь” , “IBM” , “МакДоналдс” и др.) . 

1. Понятие и сущность  организации

1.1 Что такое организация

Важно представлять, что  понимается под организацией.

Есть, к примеру, следующее  определение сущности организации  как процесса: это составная часть  менеджмента, которая заключается  в решении вопросов формирования структуры, касающихся: ответственности, посредством которой поставленные перед предприятием задачи распределяются между отдельными руководителями (менеджерами) : инспекторами-контролерами и другими служащими;

формальных внутренних взаимоотношений между служащими  предприятия по поводу распределения  ответственности.

Данное определение окажется нужным и при рассмотрении вопросов, затрагиваемых в последующих  главах.

Необходимо усвоить и  нашу трактовку следующих слов и  выражений, используемых в данной области: “Организовать” — значит спланировать и определить те функции и действия, которые необходимы для выполнения той или иной работы, а также  объединить эти функции и действия в рамках группы, сектора, отдела, подразделения.

“Организационное взаимодействие” . Если исходить из того, что менеджмент в целом распадается на отдельные позиции менеджмента в рамках структуры, то те формальные отношения, которые существуют между отдельными позициями менеджмента, и будут называться организационным взаимодействием.

Организация состоит из лиц, которые имеют перед собой  некую цель; работают в одной команде, группе; используют определенные знания и технические приемы; выступают  как единый и целостный организм.

Менеджмент осуществляет свои функции в направлении выполнения поставленных задач через посредство людей, используя разнообразные  технические приемы, в рамках той  или иной организации.

Организационная структура  — это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы  работающие в ее рамках люди могли  наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели.

Организацией часто также  называют отдельную фирму как  производственную единицу, представляющую собой единый целостный организм.

Почему крохотная “Эппл” и гигантская “Ай Би Эм” заработали сотни миллионов в компьютерном бизнесе, а другие, такие как “Ар Си Эй” , потеряли свои состояния? Как “МакДоналдсу” удается готовить миллиарды гамбургеров в год, дешево продавать их и получать при этом огромные прибыли, в то время как большинство ресторанов не в состоянии обслуживать несколько сотен клиентов в день? Почему после стольких лет существования “Сирс” и “Мицукоси” до сих пор являются ведущими компаниями в розничной торговле в своих странах, а другие, например, “У. Т. Грант” обанкротились? Почему религиозное учреждение, такое как католическая церковь, может процветать в 2000 году, если оно действует по принципам и в соответствии с практикой, которые привели бы к краху любого бизнесмена буквально за несколько часов?

Успех и провал этих фирм и компаний имеют одну общую особенность. Все они являются организациями. Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование  менеджмента.

Некая группа должна соответствовать  нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К  ним относятся:

1. Наличие, по крайней  мере, двух людей, которые считают  себя частью этой группы

2. Наличие, по крайней  мере, одной цели (т.е. желаемого  конечного состояния или результата) , которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для  всех цели.

Соединив в одну эти  существенные характеристики, мы получаем важное определение: Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей (определение Честера Бернарда, одного из классиков менеджмента 30-40-х годов) .

Приведенное выше определение  справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальныеорганизации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

Таким образом, когда употребляется  слово организация, имеется в  виду формальная организация.

Из определения следует, что организация всегда имеет  хотя бы одну общую цель, разделяемую  и признаваемую таковой всеми  ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Менеджмент - это управление сложными организациями. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей .

Один простой пример: “МакДоналдс” является организацией, состоящей из 8 с лишним тысяч самостоятельных предприятий, работа которых обеспечивается поддержкой большого числа организаций, работающих “за кулисами” , ведущих строительство магазинов и цехов, осуществляющих рекламу, производящих закупку продуктов, разрабатывающих новые виды продукции, осуществляющих контроль качества. Каждое заведение “МакДоналдс” имеет свои планы реализации продукции и прибыли. Каждая вспомогательная единица также имеет свои цели, такие как, например, закупка говядины по выгодным ценам. Эти цели взаимосвязаны и взаимозависимы.

Например, ресторан может  реализовать свои цели, добившись  запланированной прибыли, только если служба закупки добьется своих целей, обеспечив достаточное количество булочек по нужной цене, если служба маркетинга обеспечит достаточный  приток покупателей, технологи найдут способ эффективного приготовления  и. т.д. Основная причина, позволившая  “МакДоналдсу” стать крупнейшим предприятием в своем бизнесе в мире, заключается в том, что компании удается не только достичь всех выше перечисленных целей, но и эффективно взаимоувязать их с наименьшими затратами.  

1.2 Характеристика и типы  организационных структур. Общие  характеристики организаций

Все сложные организации  являются не только группами, целенаправленными  в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных  целей, они также имеют общие  для всех сложных организаций  характеристики.

Эти общие черты, кратко изложенные ниже, помогают понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.

Ресурсы .

В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов.

Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы) , капитал, материалы, технология и информация.

Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также  используют все эти виды ресурсов. “Эппл” и “Ай Би Эм” используют фонды акционеров и банков (капитал) для закупки деталей (материалы) , для строительства сборочных линий (технология) и для оплаты заводским рабочим (люди) , чтобы производить компьютеры, которые они смогли бы продать с прибылью (результаты) . Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования. Информация относящаяся к исследованию рынка, помогает руководителям “Эппл” и “Ай Би Эм” решать, какого типа продукция имеет большую вероятность понравиться публике. Общение с рабочими дает им информацию, необходимую для качественного выполнения этой задачи. Скорость и объем реализации продукции позволяет руководству решать, насколько успешно идет компания на пути достижения желаемых результатов.

Осознание важности информации как вида ресурсов является основной причиной того, что фирмы по выработке  информации, такие как “Эппл” и  “Ай Би Эм” столь стремительно росли.

Горизонтальное  разделение труда .

Вероятно, самой очевидной  характеристикой организации является разделение труда . Если, по крайней мере, два человека работают вместе для достижения одной цели, они должны делить работу между собой.

Например, организация из двух человек, имеющая целью пройти на судне до места отдаленного  на 10 миль, может разделить работу так, чтобы один во время путешествия  управлял парусами, а другой был  у руля. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие  специализированные задания позволяет  организации производить гораздо  больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно. Разбив работу по приготовлению  и подаче еды клиентам между 12 работниками, как это обычно делается у “МакДоналдса” , можно обслуживать в сотни раз больше людей в день, чем в традиционных маленьких ресторанчиках с одним поваром и несколькими официантами.

В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может  не прослеживаться достаточно четко. Владельцы, которые являются одновременно и  управляющими маленьких ресторанов, могут поочередно то готовить еду, то обслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное разделение, так что можно четко проследить их функции и цели деятельности.

Классическим образцом горизонтального разделения труда  на производственном предприятии, например, являются производство, маркетинг и  финансы. Они представляют собой  основные виды деятельности, которые  должны быть успешно выполнены, чтобы  фирма добилась поставленных целей.

Подразделения. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия. Корпорация “МакДоналдс” имеет специальные подразделения для каждой основной функции организации - отделы маркетинга, закупок, недвижимой собственности и т.д. Эти подразделения у “МакДоналдса” имеют свои собственные, более мелкие, более конкретные подразделения. “МакДоналдс” , например, являясь такой крупной и широко разветвленной компанией, формирует подразделения как по географическому принципу, так и по отдельным видам деятельности.

Отдел недвижимой собственности  разделяется на подотделы - выбора размещения новых мест предприятий, управления имеющейся собственностью, а в  каждом из этих подотделов имеются  группы по географическим зонам, такие  как группа Восточного побережья, группа Калифорнии, группа Западной Европы, группа Восточной Европы и т.д.

Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения  представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно координируется и направляется для достижения общей  цели. Таким образом, по сути своей, большие и сложные организации  состоят из нескольких специально созданных  для конкретных целей взаимосвязанных  организаций и многочисленных не- формальных групп, возникающих спонтанно.

Вертикальное  разделение труда .

Поскольку работа в организации  разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.

Возвращаясь к нашему примеру  с лодкой, если кто-то из матросов не возьмет на себя обязанности капитана, и не позаботится, чтобы движения руля были согласованы с маневрами  парусов, чтобы судно держалось  курса, - группа плывущая на судне, вероятно, никогда не доберется до порта  назначения: она, скорее всего, окажется там, куда занесут ее ветер и течение (т.е. внешняя среда) .

Итак, в организации существуют две внутренние органичные формы  разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда.

Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию  действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей  и составляет сущность управления.

Необходимость управления .

Для того чтобы организация  смогла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы  посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. Однако, в малых организациях часто не имеется четко выделенной группы управляющих.

Например, в небольшом  магазине, управляемом двумя партнерами, один из них может принимать решения, касающиеся закупок, выполняя тем самым  управленческую функцию в течение  одной недели, а второй - в течение  другой. Оба они координируют рабочие  графики своих немногочисленных подчиненных, чтобы обеспечить работу магазина в установленные часы работы. Но оба партнера выполняют и неуправленческие функции, обслуживая покупателей и  раскладывая товары на полках. Ни один из партнеров не считает другого  хозяином или управляющим.

Но, хотя управленческие функции  и не выделены четко, основная функция - координирование - выполняется.

Даже в крупных организациях большинство руководителей выполняет  часто работу, не связанную с координированием работы других. Руководители высшего  звена, в компании “Ай Би Эм” , например, сами иногда звонят клиентам или выходят в торговый зал, для того, чтобы сохранить связь с клиентами, ощутить их потребности. Однако, во всех организациях, за исключением самых маленьких, управление занимает так много времени, что становится все труднее осуществлять его мимоходом.

По мере разрастания  организации людям сложнее ориентироваться, от кого они должны непосредственно  принимать указания. На этом уровне, для того чтобы организация могла  действовать успешно, работа по управлению должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать  руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности. Фактически, суперкрупные организации современного общества стали возможны только тогда, когда стала четко ощущаться необходимость отделения управления от коммерческой или технической деятельности.

Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура  предприятия и его подразделений  определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной  структуры управления, необходимо обеспечить эффективное распределение функций  управления по подразделениям. При  этом важно выполнение следующих  условий:

• решение одних и также вопросов не должно находится в ведение разных подразделений;
• все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений;
• на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом.

Структура управления может  изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления.

Между отдельными подразделениями  могут быть вертикальные и горизонтальные связи.

ВЕРТИКАЛЬНЫЕ  СВЯЗИ - это связи руководства и подчинения, например связь между директором предприятия и начальником цеха.

ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ  СВЯЗИ - это связи коопераций равноправных элементов, например связи между начальниками цехов.

До сих пор мы рассматривали  организацию с функциональной точки  зрения. Однако анализ взаимоотношений  между различными должностями и  постами показывает, что существует целый ряд типов организационных  структур, среди которых построение по принципу отделов (подразделений) является наиболее простым. Сейчас же к вопросу  об организации мы подойдем с точки  зрения распределения полномочий, производственных обязанностей.

В основу структуры управления положена определенная система. Известны три основные системы управления производством:

• линейная;
• функциональная;
• смешанная.

ЛИНЕЙНАЯ - представляет собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ - система представляет собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять. В чистом виде эта система используется очень редко.

Наиболее распространена СМЕШАННАЯ система, в которой сочетается линейная и функциональная системы. В этом случае решения, подготовленные функциональными подразделениями рассматриваются и утверждаются линейным руководителем, который передает их, подчиненным подразделениям.

При очень большом объеме разнообразных вопросов такая схема  чрезвычайно усложняет работу линейного  руководителя. Для ее упрощения по определенным вопросам функциональные подразделения могут непосредственно  руководить нижестоящими подразделениями. Рациональная структура управления определяется типом предприятия, его  масштабом и характеристиками. На предприятиях могут быть использованы безцеховая, цеховая, корпусная или смешанная структуры управления.

Наиболее простой структурой является безцеховая , при которой производство делится на участки, возглавляемые мастерами. Мастера могут непосредственно подчиняться руководителю предприятия либо старшему мастеру, который подчиняется руководителю предприятия. Эта структура может оказаться целесообразной на мелких и средних промышленных предприятиях.

Основным производственным звеном крупного промышленного предприятия  является цех. При цеховой структуре  управления руководителю предприятия  подчиняются начальники цехов. Начальнику цеха подчиняются начальники участков, либо старшие мастера, либо мастера. Старшему мастеру подчиняются мастера. Начальнику участка подчиняются  старшие мастера, которым в свою очередь подчиняются мастера.

На особо крупных предприятиях может использоваться корпусная структура. В этом случае предприятие подразделяется на корпуса, корпуса делятся на цеха, а цеха - на участки.

На предприятиях могут  применяться и смешанные структуры управления. Например, на предприятиях со структурой могут быть отдельные цеха, а на предприятиях с цеховой структурой - участки, подчиненные непосредственно руководству предприятия.

Экспертным путем установлено, что возможно три варианта количественного  состава сотрудников, подчиненные  одному руководителю:

• пять - семь человек, если подчиненные выполняют различные функции;
• восемь - двадцать человек, если подчиненные выполняют сходные функции;
• двадцать один - пятьдесят человек, если подчиненные выполняют одинаковые функции.

Управление предприятием в современных условиях должно осуществляться на основе принципа права собственника на использование своего имущества.

Собственник может реализовать  свои права по управлению пред- приятием непосредственно или через уполномоченный им орган. Таким органом в соответствии с Уставом предприятия может служить совет или правление предприятия.

Правление предприятия  состоит из равного числа представителей, назначаемых собственником имущества  предприятия. Численность правления  предприятия и срок его полномочий определяются уставом предприятия. Заседание совета проводит председатель, который избирается из числа членов правления открытым или тайным голосованием.

Правление предприятия  вырабатывает общее направление  экономического и социального развития предприятия, устанавливает порядок  распределения чистой прибыли, принимает  решение о выпуске ценных бумаг, о покупке ценных бумаг других предприятий, решает вопросы создания и прекращения деятельности филиалов, дочерних предприятий и других обособленных подразделений.

На общем собрании предприятия  решаются вопросы входа и выхода в ассоциации и объединения, устанавливается  направление внешнеэкономической  деятельности, рассматриваются и  разрешаются конфликтные ситуации, возникающие между администрацией и трудовым коллективом предприятия, а также другие хозяйственно-экономические  вопросы, предусмотренные уставом  предприятия.

Правление предприятия  на своих заседаниях рассматривает  и решает вопросы, отнесенные к его  компетенции, однако в оперативно-распорядительную деятельность администрации деятельность правления не допускается. Все вопросы  оперативной деятельности предприятия  решают руководитель предприятия и  назначенные им заместители, руководители подразделений аппарата управления, цехов, отделов, участков и т.д., а  также мастера.

Назначение руководителя предприятия является правом собственника имущества предприятия и реализуется  им либо непосредственно, либо через  правление предприятия. При назначении руководителя на должность с ним  заключается контракт, в котором  определяются права, обязанности и  ответственность руководителя, условия  его материального обеспечения  и возможного освобождения от должности  с учетом определенных гарантий.

Решения по социально-экономическим  вопросам деятельности предприятия  вырабатываются и принимаются органами управления предприятия.

Аппарат управления предприятием должен быть построен таким образом, что бы обеспечить в техническом, экономическом и организационном  отношениях взаимосвязанное единство всех частей предприятия, наилучшим  образом использовать трудовые и  материальные ресурсы.

Приведем в пример структуру  аппарата управления крупного запорожского металлургического предприятия, имеющего развитое энергоёмкое производство – ОАО “Днепроспецсталь” .

ОАО “Днепроспецсталь” :

• форма собственности – коллективная;
• высший орган – общее собрание ОАО “Днепроспецсталь” ;
• исполнительный орган – правление ОАО “Днепроспецсталь” ;
• руководитель работы правления – председатель правления ОАО “Днепроспецсталь” .

Предприятие возглавляет председатель правления , который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность перед общим собранием. Председатель правления представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Главный инженер руководит работой технических служб предприятия, несет ответственность за выполнение плана, выпуск высококачественной продукции, использование новейшей техники и технологии. Главный инженер возглавляет производственно–технический совет предприятия, являющийся совещательным органом. Ему подчиняются отделы:

• технический;
• главного механика;
• главного энергетика;
• производственно – диспетчерский;
• технического контроля;
• техники безопасности.

В задачи технического отдела входят вопросы совершенствования выпускаемой продукции, разработки новых видов продукции, внедрение в производство новейших достижений науки и техники, механизации и автоматизации производственных процессов, соблюдение установленной технологии и др.

Отдел главного механика вместе с подчиненными ему подразделениями обеспечивает контроль за работой и наладку технологического оборудования, проводит все виды ремонта технологического оборудования, а также монтаж нового и демонтаж устаревшего оборудования.

Отдел главного энергетика вместе с подчиненными ему подразделениями обеспечивает бесперебойное снабжение предприятия электроэнергией, теплом, сжатым воздухом, водой, кислородом и другим. Проводит планирование и осуществляет ремонт энергетического оборудования, разрабатывает и осуществляет мероприятия по реконструкции, техническому перевооружению и перспективному развитию энергетического хозяйства предприятия, проводит нормирование расходов электроэнергии, тепла, топлива, сжатого воздуха и др., а также мероприятия по их экономии, использованию вторичных энергоресурсов, разрабатывает технические и организационные мероприятия по повышению надежности и увеличения срока службы энергетического оборудования, проводит работы по оптимизации режимов использования энергетического оборудования в энергетических и производственных цехах, проводит работы по научной организации труда в энергетических цехах и совершенствованию учета, расчету потребностей и составления энергобалансов, анализу, учету и представлению отчетности, проводит инструктаж и обучение персонала, осуществляет производственные связи с другими подразделениями предприятия и районными энергоснабжающими организациями.

Производственно - диспетчерский отдел осуществляет оперативный контроль за ходом производства, разрабатывает календарные графики работы, устраняет причины, нарушающие нормальный режим производства и др.