Требования к оформлению бланков

Содержание. 

Введение. 

     Значение  делопроизводства как одной из сфер управленческой деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационного хозяйства любого предприятия составляют машинописные, рукописные и типографские документы. Компьютеризация позволяет усовершенствовать процессы подготовки, оформления, хранения и выдачи документов, но в большинстве случаев не может заменить традиционных форм документации, особенно содержащих подписи и визы ответственных лиц.

     За  год на промышленном предприятии  обрабатывается от полутора до четырех миллионов документов. Содержащаяся в них информация может быть использована (зафиксирована, обработана, систематизирована, передана и т.д.) только при совершении ряда делопроизводственных операций.

     Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления организацию и культуру труда управленческих работников. На работу с документами специалисты тратят 20...60% рабочего времени. При рационально организованном делопроизводстве специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им операций, производительность и эффективность их труда повышаются.

     Правильное  и своевременное оформление документов, их надлежащие хранение и учет - залог  эффективного использования документов и рабочего времени, что оказывает  существенное влияние на эффективность производства в целом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Составление и оформление организационно-распорядительных документов. 

1.1. Основные правила составления и оформления организационно-распорядительных документов.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Цель регламентированных Государственными стандартами составления и оформления документов - обеспечить юридическую силу документов, способствовать их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных и научно-исторических целях, создать предпосылки для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей информации, сократить затраты труда и средств на документирование и обработку документов.

     Правила составления и оформления документов заключаются в следующем.

1. Для изготовления документов используют два формата бумаги - А4 и А5; первый формат имеет размер 210x297, второй -148x210 мм. Отдельные виды документов (таблицы, планы, ведомости, графики) можно выполнять на листах бумаги формата АЗ (297x420 мм).
2. Документы, оформляемые рукописным или машинописным способом, имеют поля, мм: левое - 35, правое - не менее 8, верхнее - 20, нижнее - не менее 19 для формата А4 и 16 для А5. При использовании оборотной стороны листа следует делать «зеркальные поля»: размер левого поля должен быть не менее 8, правого - не менее 35 мм. Размеры верхнего и нижнего полей не меняются.
3. При составлении и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит - элемент официального документа, например, дата, адресат, индекс, подпись и т.д. Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

     Реквизитами документа являются: 1. Государственный  герб РФ. 2. Эмблема организации или  предприятия. 3. Код предприятия, учреждения или организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 4. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 5. Наименование министерства или ведомства. 6. Наименование учреждения, организации или предприятия. 7. Наименование структурного подразделения. 8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа (факса), номер телефона, номер счета в банке. 9. Название вида документа. 10. Дата. 11. Индекс. 12. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 13. Место составления или издания. 14. Гриф ограничения доступа к документу. 15. Адресат. 16. Гриф утверждения. 17. Резолюция. 18. Заголовок к тексту. 19. Отметка о контроле. 20. Текст. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись. 23. Гриф согласования. 24. Визы. 25 Печать. 26. Отметка о заверении копий. 27. Фамилия исполнителя и номер его телефона. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о переносе данных на машинный носитель 30 Отметка о поступлении.

     Следует различать постоянный и переменный реквизиты документа. Постоянный - реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка; переменный - реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

4. Каждый вид документа (акт, заявление, приказ, письмо и т.д.) должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом, с допуском ±2 мм Формуляр для определенного вида документа называется типовым. Он устанавливает номенклатуру реквизитов и порядок их расположения.
5. Расположение реквизитов и размеры площадей для их размещения на бумаге формата А4 приведены на рис 1.

     Для каждого формата документов установлены два варианта расположения постоянных реквизитов - угловой и продольный. При продольном расположении границы реквизитов заголовочной части (реквизиты 1, 2, 5...9) продлеваются до границы правого поля документа. При этом площадь, отведенная для кодов документа, остается неизменной.

     В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы допускается располагать реквизиты параллельно продольной стороне листа (заменять «книжную» ориентацию на «альбомную») В этом случае при ширине листа 297 мм и высоте 210 мм длина поля для реквизита 28 увеличивается с 95,4 до 182, 4 мм, а высота основной части уменьшается с 258 до 171 мм. Для документов, изготовленных на бумаге формата А5, высота основной части уменьшается с 258 до 109 мм. Остальные размеры остаются такими, как показано на рис 1.

     Реквизиты 1,2 могут занимать часть площади, отведенной для реквизитов 6,7,8. Эмблема  организации может располагаться  на левом поле документа на уровне реквизита 6 «Наименование учреждения, организации или предприятия».

     Если  документ напечатан на двух или более  страницах, реквизиты 21...26 и 29 располагаются на последней странице документа.

     Реквизит 23 «Гриф согласования» с учреждениями, на которые распространяется действие специальных положений, располагается в месте, предусмотренном этими положениями.

Рис 1. Расположение реквизитов на бумаге формата А4. 
 
 
 

2. Оформление  бланков документов.

     Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной. Применение бланков ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, создает условия для использования технических средств обработки документов, повышает культуру делопроизводства.

     В каждой организации, обладающей правами юридического лица, разрабатываются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк, служащий для оформления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

     Бланк для писем с угловым расположением  реквизитов 5, 6, 8,10, 11, 12 имеет вид: 

Бланк с продольным расположением реквизитов имеет вид: 

     Изготовлять бланки для отдельных видов или разновидностей документов целесообразно, если их число на предприятии достигает 200 в год. В противном случае следует использовать резиновый штемпель, с помощью которого на чистый лист бумаги формата А4 или А5 наносятся соответствующие реквизиты.

     Бланки  документов массового применения, содержащих типовую информацию (справки, выдаваемые рабочим и служащим, акты приема выполненных работ, договоры и т.д.) должны иметь трафаретные части текста, которые при создании документа дополняются переменной информацией. Изготовлять трафаретизированные бланки типографским способом целесообразно, если на них оформляется более 100 документов в год.

     Наличие на бланке Государственного герба РФ свидетельствует о том, что документ издан органом государственной власти или государственного управления. Решение об изображении Государственного герба РФ на бланках документов учреждений принимается министерствами и ведомствами, в ведении которых находятся эти учреждения.

     Эмблема организации или предприятия - условное (символическое) графическое изображение, отражающее направление деятельности организации или предприятия. Как правило, эмблема размещается на бланках для писем с целью облегчения их поиска. В качестве эмблемы предприятия, учреждения или организации может быть использован товарный знак (знак обслуживания), принадлежащий данной организации и зарегистрированный в установленном порядке.

     Наименование  учреждения, организации или предприятия  должно быть приведено в бланке в  строгом соответствии с официально принятым наименованием, указанном в соответствующем правовом акте (приказе о создании или переименовании, уставе, положении и т.д.).

     Если  полное наименование содержит более 220 знаков и по сокращенному наименованию можно судить о характере деятельности организации, допускается применение сокращенного наименования, например, Центр подготовки специалистов ТюмГНГУ при МАДИ (ГТУ).

     Сложносокращенные наименования предприятий и организаций, если они указаны в уставе предприятия, положении об организации, пишутся в кавычках: комбинат «Норильскникель», трест «Мосгаз», ТОО «Промсервис».

     Сложносокращенные наименования, образованные частично из начальных звуков, частично из усеченных  слов, пишутся без кавычек: Гипроавтотранс, НИИпродмаш, Днепрогэс.

     Если документ оформляется не на бланке, то реквизит «наименование учреждения, организации или предприятия» является составной частью наименования должности в реквизите «подпись», удостоверяющем происхождение документа, например: 

     Документы, создаваемые совместно несколькими  организациями, оформляются не на бланках, а на стандартных листах бумаги. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, от имени которых издается документ, название вида документа, место его составления или издания.

     Подписи в таких документах располагаются  на одном уровне. В наименования должностей лиц, подписавших документ, включаются наименования организаций, которые они представляют.

     Все экземпляры совместно изданных документов должны быть подлинниками; т.е. содержать  подписи должностных лиц, включающие наименования должностей, личные подписи и их расшифровку.

     Организации, издающие документ, присваивают ему  регистрационные индексы. Разделенные косой чертой, они составляют индекс документа, например: 121 / 232. Первым указывается номер, присвоенный организацией, подготовившей проект документа. В каждой из организаций, издавших документ, он может быть зарегистрирован в разное время. Порядок датирования в этом случае ГОСТ не устанавливает. Целесообразно таким документам присваивать дату регистрации в организации, чей индекс стоит первым. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3. Оформление реквизитов документов. 

1. Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой приказа, письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, указания, распоряжения и т.п. является дата их подписания; постановления, решения и т.п. - дата их принятия коллегиальным органом; устава, отчета, инструкции, плана и т.п. - дата утверждения; акта, протокола - дата зафиксированного в нем события, которая, как правило, совпадает с датой составления этих документов.

     Элементы  даты оформляются цифровым способом и приводятся в одной строке следующей последовательности: день, месяц, год. Год указывается четырьмя или двумя цифрами, месяц и день - двумя, например: 24.06.1998 или 24.06.98. В порядке исключения допускается, в основном в текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применение словесно-цифрового способа оформления дат: 5 января 1998 года или 5 января 1998 г.

     Дата  документа - обязательный реквизит для документов всех видов. Она проставляется лицом, подписывающим (утверждающим) документ или при его регистрации.

2. Индекс документа используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их составления и хранения.

     Индекс  документа включает условное обозначение  подразделения, куда он направлен или где был составлен, и номер дела по номенклатуре, куда он будет помещен. Например, 05-12 (05 - обозначение подразделения, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре). При ведении индивидуального учета документов к указанному индексу добавляют порядковый номер исходящего или входящего документа. Тогда индекс имеет вид: 05-12/82 (82 - индивидуальный порядковый номер данного документа). Порядковые номера, присваиваемые отдельно поступающим и отправляемым документам, возрастают в течение года. Индексы присваивают документам при регистрации.

3. Ссылка на индекс и дату входящего документа используется в бланках для писем и состоит из постоянной части «На №___от____», в рамках которой располагаются номер и дата входящего документа, на который дается ответ.

     Если  исходящее письмо является ответом  на ряд писем одной организации, необходимо ссылаться на все их номера и даты. Если одно исходящее письмо является ответом на письма разных организаций, то ссылки на их номера и даты следует располагать одну под другой в такой последовательности, в какой в реквизите «адресат» указаны наименования этих организаций.

4. Место составления или издания указывается в соответствии с административно-территориальным делением Российской Федерации, например, г. Тюмень. При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга в реквизите сокращение «г.» не употребляется.
5. Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или частное лицо.

     Если  документ направляется в учреждение, почтовый адрес указывается после  наименования учреждения, структурного подразделения, фамилии должностного лица; если частному лицу - перед его фамилией.

     Если  документ адресуется руководителю организации  или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, например: 

     Если  документ адресуется другому должностному лицу, то сначала в именительном падеже указываются наименования учреждения и подразделения, а затем в дательном падеже - должность и фамилия адресата, например: 

     Несколько адресов на документе указывают  с целью информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направляется данный документ. На документе следует указывать минимум адресов; если их более четырех, то на каждом документе указывается один адрес и составляется список на рассылку. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресом не проставляется. Адреса разделяются двумя-тремя межстрочными интервалами.

     В ряде случаев допускается обобщенное указание адресата, например:

     Директорам  филиалов ТюмГНГУ.

     При оформлении реквизита «адресат» можно использовать общепринятые сокращения (зам., зав., гл. и другие), а также общепринятые сокращенные названия организаций (Гипроавтотранс, НИИАТ и т.п.).

6. Гриф утверждения свидетельствует о распространении действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Он содержит следующие основные элементы: слово УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личная подпись лица, утвердившего документ, и ее расшифровка, дата утверждения:

     Если  документ утверждается приказом, постановлением или другим распорядительным актом, используется другая форма грифа: 

     Если  документ создан совместно несколькими  организациями (т.е. оформляется не на бланке), наименования организаций включаются в наименования должностей утверждающих его лиц, например: 

     Добавления  и исправления в утвержденный документ могут быть внесены только с разрешения утверждавшего его  лица (лиц). Гриф утверждения располагается  в правом верхнем углу первой страницы документа на четыре...пять межстрочных интервалов ниже верхнего обреза листа. В одной строке должно быть не более 28 знаков. Составные части реквизита разделяются полутора-двумя межстрочными интервалами; наименование должности или утверждающего документа печатаются через один интервал.

7. Резолюции отражают результаты рассмотрения документов руководителем, содержат указания по исполнению документов.

     Исполнителями в резолюции устанавливаются  не структурные подразделения, а  должностные лица и, как правило, непосредственно подчиненные ее автору.

     В резолюции указывается ограниченное число исполнителей, как правило, один, реже два...четыре. Ответственным  за исполнение документа является лицо, указанное первым. Указание остальных лиц (соисполнителей) свидетельствует о требовании руководителя привлечь их к исполнению документа. Ответственному исполнителю предоставляется право получать от соисполнителей необходимую информацию.

     Обычно  в резолюции указываются решение  руководителя по существу рассматриваемых в документе вопросов и пути его осуществления. Если указание о том, что и как следует делать, отсутствует, это означает, что принимать решение должен исполнитель. Резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению» и предварительные типа «Прошу переговорить» не несут новой информации, и применять их нецелесообразно.

     Срок  исполнения документа указывается  в резолюции, если решением руководителя изменяется срок, установленный инструкцией или другим документом, либо если в учреждении такие сроки не установлены.

     Резолюции пишут на верхней свободной площади  лицевой стороны первого листа  документа. Если это место занято другим реквизитом (например, адресатом) или недостаточно для резолюции, ее размещают на любой другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей. Помещать резолюцию не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении нежелательно.

8. Заголовок облегчает труд регистратора, освобождая от необходимости читать документ и кратко формулировать его содержание. По заголовку оперативно устанавливаются назначение, важность и срочность документа.

     Заголовок составляется к тексту документа, оформляемого на бланке или листе бумаги формата  А4, независимо от его вида и назначения. Он должен быть лаконичным и точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом «о» или «об» и отглагольным существительным. Например, «О финансовой деятельности Центра подготовки специалистов ТюмГНГУ при МАДИ (ТУ) в период реорганизации», «Об организации приема документов и проведения вступительных экзаменов».